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基層機關公文整合系統 98~99 年維運委外服務案

基層機關公文整合系統 98~99 年維運委外服務案. 公文電子交換更版說明. 主辦機關 : 行政院研究發展考核委員會 承辦廠商 : 大 同 股 份 有 限 公 司 99 年 4 月. 大綱. 更版注意事項 更版項目. 更版注意事項 (1). 更版前尚未收下之公文，請承辦人儘速至收文作業執行收文，此收文介面一星期後即不提供。 自動收、發文作業必須成功登入新版交換後，才會執行。 如欲結束收發文作業時，需按 後才會結束，否則系統會一直視為登入狀態，若有待收、發文，系統隨時都會執行自動收、發文作業。

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基層機關公文整合系統 98~99 年維運委外服務案

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  1. 基層機關公文整合系統98~99年維運委外服務案 公文電子交換更版說明 主辦機關:行政院研究發展考核委員會 承辦廠商:大 同 股 份 有 限 公 司 99年4月

  2. 大綱 • 更版注意事項 • 更版項目

  3. 更版注意事項(1) • 更版前尚未收下之公文，請承辦人儘速至收文作業執行收文，此收文介面一星期後即不提供。 • 自動收、發文作業必須成功登入新版交換後，才會執行。如欲結束收發文作業時，需按 後才會結束，否則系統會一直視為登入狀態，若有待收、發文，系統隨時都會執行自動收、發文作業。 • 承辦人點選【新版交換登入】後，會顯示IC卡登入畫面，其中webClient Key 欄位資訊是判斷 webClient是否成功啟動之資訊，如該欄位資訊為空白則需重新啟動webClient後再作登入。 • 啟動失敗啟動成功

  4. 更版注意事項(2) • 自動收文三部曲(列印收文查詢公文管理確認) • 列印 • 本文及附件列印方式是依【系統參數設定】而定，請承辦人依機關所需之列印方式進行設定。 • 檢視公文是否有依序及完整印出。

  5. 更版注意事項(3) • 收文查詢 • 檢視當天收文有無錯誤資訊及燈號是否已呈現綠燈(表示已經整合至公文管理)。 • 檢視當天實際收文件數。 • 公文管理確認 俟收文列印及查詢皆無誤時，再透過公文管理之公文資料查詢電，檢核當日文量與新版交換查詢之數量，以確認文量是正確無誤。(下圖範例，兩者皆為19筆)

  6. 更版注意事項(4) • 自動發文作業 • 承辦人在執行發文程序時，如讀卡機尚在閃爍狀態，勿中斷(或結束)Webclient監控程式，以避免因程式中斷造成發文失敗。

  7. 更版項目 • Webclient程式更版 • 原手動發文作業改為自動發文 • 原手動收文作業改為自動收文 • 更新收、發文查詢界面 • 提供系統相關錯誤訊息及處理方式 • 修改同一機關在同一時間只能單機登入公文電子交換

  8. 1.Webclient程式更版 • 當啟動基層公文管理系統用戶端程式成功後，系統即會提示用戶端版本更新訊息。 • 當使用者按「是」後，系統即進行更版程序，俟安裝 完成系統會提示版本更新完成重新啟動webclient即可。

  9. 2.自動發文功能 • 原發文作業更改成自動發文作業，當使用者成功登入新版公文交換後，系統即會自動進行發文，勿須再點選待發文清單進行發文作業。 (原發文作業有提供刪除發文清單內之待發文，但更版後無提供此功能，請發文承辦人特別留意此作業方式) • 如某件公文格式及附件有異常狀況，則系統不會執行該筆公文發文作業，並會發出錯誤提示訊息。 • 該錯誤提示可於Webclient 監控程式中按右鍵，點選【檢視今天的發文失敗記錄】清單， 瞭解相關訊息。

  10. 自動發文功能(續) • 【檢視今天的發文失敗記錄】清單。

  11. 3.自動收文功能 • 原收文作業更改成自動收文作業，當Webclient啟動及使用者成功登入新版公文交換後，即會自動執行收文及列印。

  12. 4.更新收、發文查詢界面 • 收文查詢-增加日期區間之查詢條件，其範圍在前後7日內。 日期區間範圍為7日內 或

  13. 更新收、發文查詢界面(續) • 收文查詢結果

  14. 更新收、發文查詢界面(續) • 發文查詢-增加日期區間之查詢條件，其範圍在前後7日內。 日期區間範圍為7日內 或

  15. 更新收、發文查詢界面(續) • 發文查詢結果

  16. 5.提供系統相關錯誤訊息及處理方式 • 修改後系統訊息如下：

  17. 操作問題處理窗口 • 基層機關客服中心 • 客服專線 ：0800-366-558 • E-mail信箱： observice@fe.tatung.com.tw • 操作說明文件下載區 • 基層機關公文整合系統網址北部：http://mgtp.good.nat.gov.tw中部：http://mgt2.good.nat.gov.tw

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