CYKL NEGOCJACYJNY I JEGO FAZY

1. CYKL NEGOCJACYJNY I JEGO FAZY • Prawidłowo zaplanowane i przeprowadzone negocjacje funkcjonują według zasad występujących w tzw. Cyklu negocjacyjnym. Rozpoczęcie owego cyklu można umieścić w segmencie: przebieg konfliktu (zachowania konfliktowe). W nazewnictwie negocjacyjnym stosuje się termin zaistnienie, artykulacja sporu. Jest to i faza konfliktu i faza prenegocjacyjna (tzw. Faza 0).

2. 0. Artykulacja sporu V. Zawarcie umowy I. Organizowanie akcji negocjacyjnej oddziaływanie ruchy negocjacyjne wybadanie partnera stabilizacja, finalizowanie II.Przygotowanie spotkania IV. Dochodzenie do zgody III. Negocjowanie

3. Faza 0. ARTYKULACJA SPORU (ZAISTNIENIE): • co się rzeczywiście zdarzyło, jakie są fakty, • jakie są koszty sporu, straty, • jaki jest związek sporu z przeszłością naszych stosunków, czy mieliśmy już konflikt z partnerem sporu, • jakie będą implikacje dla naszych przyszłych stosunków, np. stosunków pracy, handlowych, finansowych itp. • Faza I ORGANIZOWANIE AKCJI NEGOCJACYJNEJ: • nasze, ich, silne oraz słabe punkty, • na jakie zachowania (akcje) możemy sobie pozwolić, • nasza, ich, siła emocji, racji, przekonań, • nasze, ich, cele, zamierzenia, ambicje, aspiracje, • jakie inne możliwości, czynniki będą brane pod uwagę przy spotkaniach negocjacyjnych.

4. Faza II PRZYGOTOWANIE SPOTKANIA NEGOCJACYJNEGO: • wybór głównego negocjatora lub zespołu (jeśli to konieczne), • wybór sekretarza, protokolantów, głównego organizatora spotkania, • przygotowanie scenariusza negocjacyjnego, • przygotowania kalendarza spotkań. Faza III NEGOCJOWANIE: • dbanie o stosowanie odpowiedniej argumentacji, kontrargumentacji, • dbanie o sekwencyjność zachowań negocjacyjnych, • unikane wejścia negocjacji na tzw. ślepy tor, na bocznicę, • unikanie niepotrzebnych odroczeń, impasów, drastycznych zerwań rozmów.

5. W fazie III negocjacji charakterystyczne poczynania negocjacyjne skupiają się na: • wybadaniu partnera • wzajemnym oddziaływaniu • ruchach negocjacyjnych • próbie stabilizacji, finalizacji sytuacji spornej w celu ostatecznego jej rozwiązania.

6. Faza IV DOCHODZENIE DO ZGODY: • intensywne poszukiwania ostatecznego rozwiązania, • odsuwanie jako spraw drugorzędnych mało znaczących sytuacji, • ustalanie wspólnych punktów widzenia, chęć zakończenia sporu. • Faza V ZAWARCIE UMOWY, KONTRAKTU, PODPISANIE DOKUMENTÓW; FAZA CAŁKOWITEGO ROZWIĄZANIA KONFLIKTU I ZAKOŃCZENIA ROZMÓW NEGOCJACYJNYCH.

7. Z ZAGADNIEŃ PSYCHOLOGII NEGOCJACJI • W procesie negocjacji występują podmioty (strony, partnerzy) oraz sprawa (problem), będący pomiędzy nimi. Psychologia negocjacji interesuje się czynnikiem ludzkim w negocjacjach, a na szczególna uwagę zasługują: • zagadnienia percepcji, • problematyka ludzkich emocji, • komunikowanie się.

8. Błędy percepcyjne w negocjacjach Zachowania konfliktowe wynikają ze specyficznego postrzegania rzeczywistości przez ludzi będących w sytuacji konfliktowej. J. Reykowski przytacza przykłady specyficznego stanu umysłów ludzkich, który umożliwia prowadzenie bezpardonowej walki konfliktowej wszelkimi dostępnymi środkami, nie wykluczając kosztujących przelewu krwi i zniszczeń. Są nimi: • autogloryfikacja strony, po której się stoi • aksjologizacja konfliktu • dehumanizacja przeciwnika • konieczność przemocy • gotowość do poświęceń • zubożenie intelektualne

9. W sytuacji kiedy strona rozpatruje rzecz jedynie ze swojego punktu widzenia szanse na porozumienie się są nikłe. Jest to podstawowy błąd percepcyjny. Przykładem niech będzie percepcja lokatorów i spółdzielni mieszkaniowej, która postanowiła podnieść opłatę czynszową. Percepcja lokatorów: • czynsz jest stanowczo za wysoki, • wszystko drożeje, wiele osób nie może płacić więcej, • znamy ludzi którzy płacą mniej (niższy czynsz za podobne mieszkanie), • czynsze rosną, a w blokach po staremu brud, śmieci, dozorcy ledwo się ruszają, • gospodarze bloków niewiele z siebie dają, nie nawiązują kontaktów z lokatorami, są obojętni, oschli.

10. Percepcja spółdzielni: • czynsz nie był podwyższany od dawna, • wszystko drożeje, potrzebujemy większych wpływów, • znamy ludzi, którzy płacą wyższy czynsz za podobne mieszkanie, • nie mamy z czego płacić śmieciarzom, dozorcom, usługi są teraz takie drogie, • nakazujemy gospodarzom, aby nie wtrącali się w sprawy lokatorów.

11. Przykłady błędów percepcji to: • sądzenie innych na podstawie uprzedzeń, podejrzliwości- jesteśmy pewni, że „ rudzi są fałszywi”, „czarni- brudni”, „otyli- powolni”, „osoby o długich rękach to złodzieje”. Czy jest więc sens układać się w rozmowach z pewnymi osobami, skoro wiadomo, że oni są tacy (Czyli zgodni z naszymi podejrzeniami)? • winienie innych za nasze błędy- „Myśmy chcieli dobrze, ale oni zawinili”, „już byliśmy przy zgodzie, ale oni kaprysili”. Nawet jeżeli uważamy, iż to my mamy rację, obwinienie się jest mało skuteczne, bowiem druga strona zaatakowana, zaatakuje również. Mało kto pragnie wysłuchiwać inwektyw pod swoim adresem. Wspomniane wcześniej, a organizowane w firmach zachodnich tzw. sesje wymiany wizerunków, mają na celu przeciwdziałać takim błędem percepcyjnym. Możemy wtedy przeanalizować, jak widzimy siebie nawzajem, gdzie się mylimy, gdzie jest gra pozorów itp.

12. K. Thomas zwrócił uwagę na następujące błędy percepcyjne: • ślepota poznawcza - „to co u nas uzasadnione, u nich nie do przyjęcia”, • selektywność percepcji - „to oni nie chcą zgody”, „to oni są winni”, • upraszczanie poznawcze - przyjęcie na siebie roli obrońcy, • dialog głuchych • autystyczna wrogość - tworzą się mity i legendy: Żydzi robią macę z krwi naszych dzieci, • substytucja celów – danie nauczki przeciwnikowi.

13. Emocje Utrzymanie kontroli nad naszymi emocjami jest jednym z warunków współżycia społecznego oraz podstawowym wymaganiom sukcesu negocjacyjnego. Nie jest łatwo kontrolować własne uczucia. W trakcie negocjacji druga strona irytuje, prowokuje, zastawia pułapki. Wtedy trudno jest powstrzymać swoje reakcje emocjonalne. Psychologia wtedy radzi: • pamiętać o samokontroli emocjonalnej, nie dopuszczać do głosu emocji destruktywnych, • starać się nie tyle wytłumić własne emocje, ile zmienić ich strukturę tzn. dokonać przesunięcia, wyciszyć emocje destruktywne, a wprowadzić konstruktywne, • można z góry umówić się, że przy negocjacjach możemy rozmawiać o wszystkim, ale bez wzajemnego obrażania się, epitetów, agresji, • należy pamiętać, ze ukrywanie emocji nie jest najlepszym sposobem Psychologowie zalecają możliwość tzw. odreagowania. Ludzie uwolnieni od ciężkich emocji lepiej mogą zająć się problemem. Można takie stanowisko przedstawić partnerowi już w trakcie prowadzenia rozmów, można też się posłużyć żartem, anegdotą dla rozładowania sytuacji.

14. Psychologowie zalecają możliwość tzw. odreagowania. Ludzie uwolnieni od ciężkich emocji lepiej mogą zająć się problemem. Można takie stanowisko przedstawić partnerowi już w trakcie prowadzenia rozmów, można też się posłużyć żartem, anegdotą dla rozładowania sytuacji.

15. KOMUNIKACJA Komunikacja werbalna Nadawca Przekaz Kanał  Odbiorca Skutek Nadawca w negocjacjach musi być wiarygodny, a to oznacza: -kompetencje (prawo do podejmowania decyzji) -obiektywność (unikanie tendencyjności w podejmowanu decyzji) -korzystna autoprezentacja -autorytet nadawcy -podobieństwo do odbiorcy

16. Przekaz • Informacje, które są przekazywane powinny trafić do odbiorcy.Ważne są następujące zasady: 1). Musimy być pewnie, że przekaz został nie tylko wysłuchany ale i zrozumiany. 2). W przekazywanych rozważaniach powinno się dobrać argumenty trafiające do odbiorcy. 3). Używany język w przekazie powinnie uwzględniać dostasowanie języka do partnera. 4). Nie można zapominać, że nasz przekaz będzie odebrany w stopniu zależnym od postawy odbiorcy względem nas.

17. Kanał • Rodzaje kanałów: • rozmowa bezpośrednia z odbiorcom • rozmowa w obecności osób trzecich • rozmowa poprzez osoby trzecie • negocjacje korespondencyjne • negocjacje telefoniczne • negocjacje za pośrednictwem przekazywanych sobie kaset magnetofonowych lub video

18. Komunikacja niewerbalna • Informacje nadawane w sposób niewerbalny przekazują nam często takie dane, które w inny sposób byłyby dla nas niedostępne. Przyczyną tego stanu mogą być np. normy i wartości kulturowe. • Wiele informacji niewerbalnych nadajemy w postaci tzw. „body language”. Pochodzą one z naszego zachowania, mimiki, gestykulacji, specyficznych spojrzeń, tików itp.

19. Najbardziej wymownym w komunikacji niewerbalnej jest wyraz oczu, spojrzenie (jego kierunek, towarzysząca mimika, ruchy głowy), które może oznaczać: -podtrzymanie kontaktu (z rytmicznym kiwaniem głową), -wzmocnienie kontaktu (z ruchem głowy i zmarszczeniem brwi), -przerwanie kontaktu (spuszczenie głowy w dół a wyrazem skupienia lub wzniesienie głowy i spojrzenie do góry), -wymuszenie uległości (długie spojrzenie, nieruchomo utkwione w oczach partnera), -unikanie kontaktu (niepatrzeie w oczy, spojrzenie w dół lub w bok).

20. Żądania i ustępstwa w negocjacjach • Pierwsze stanowisko - „żądając wiele – uzyskasz wiele”- należy rozpocząć negocjacje od wysokich żądań, a potem stopniowo ustępować aby zmusić partnera do przystosowania się do nas, następnie zatrzymać się na granicy „poziomu naszych aspiracji”. Strategia G. Karrasa – należy wierzyć w swoją siłei rozpocząć negocjacje z energią. Osoba, która negocjuje słabo i bez przekonania, nawet jeśli ma silne argumenty przegrywa. Jeśli już trzeba czynić ustępstwa, powinny one być niewielki i stopniowo malejące. Należy wysuwać takie żądania, które wzbudzą respekt partnera, ale nie powinny być za wysokie, bo to spowoduje irytacje a nawet zerwanie rozmów.

21. Drugie stanowisko preferuje pogląd, że w sytuacji poważnego konfliktu, lub w martwych punktach negocjacji, jednostronna – zrównoważona propozycja może zostać przychylnie przyjęta przez partnera. Stanowisko to można nazwać: „ stopniowym zmniejszaniem napięcia”.

22. Obietnice i groźby • Obietnice to na ogół deklaracje werbalne, o których się z góry wie, ze nie mają szans na spełnienie.Ludzie stosujący obietnice są postrzegani jako mniej groźni. Trzeba pamiętać, że istnieją granice obietnic i należy uważać kiedy drobne obiecanki przybierają zbyt odpowiedzialny wymiar. • W negocjacjach stosuje się również groźby. Są one znacznie skuteczniejsze, gdy nie są przedstawione z pozycji silniejszego, pragnącego sobie podporządkować partnera, ale są prezentowane jako akt desperacji kogoś kto nie ma innego wyjścia. O ile w pierwszym przypadku partner może czuć się poniżony, o tyle w drugim ustępstwo jest wyrazem dobrej woli.