Eine IT-Strategie in 24 Stunden – Tipps und Tricks für KMU

1. Eine IT-Strategie in 24 Stunden –Tipps und Tricks für KMU Dr. E. Scherer, i2s

2. Aufgaben und Mittel IT Aufgabe Mehrwert generieren Bereitstellung/Betrieb von Hilfsmitteln zur rationellen Arbeitsabwicklung Bereitstellung von Information als Führungshilfsmittel ü Applikations- landschaft Applikations- landschaft IT-Prozesse IT-Prozesse Mittel Systeme/Infrastrukur Change/KVP/Qualifizierung Betriebsressourcen Projektmanagement

3. Kultur Ziele Innovationsstrategie • Produkte • Prozesse • Ressourcen Organisation Systeme Prozesse Integration Innovation Innovation Abläufe Abläufe Ressourcen Ressourcen IT Strategieentwicklung Markt Unternehmensstrategie Best Practices Kunden, LieferantenKonkurrenz State-of-the-Art IT-Markt Ziel: Konformität erreichen Geschäftsstrategie Informatikstrategie Geschäftsprozesse Informatikprozesse Quelle: Henderson

4. Systemlandschaft (Beispiel) Strategische Führung Vertrieb Aussen- dienst- system Information Warehouse VIS IO Backbone System IO Logistik Entwicklung IO IO EDB Shop Floor Integration IO IO Advanced Planning System Projekt- manage- ment

5. Vorgehen Klassifikation Applikationssysteme • Anwendungskontext klären • Business Case • Prioritäten • Schnittstellen (Org./IT) - Klassifikation • Business Applikationen • Office Applikationen • Technische Informatik/Steuerung (nicht im Zuständigkeitsbereich der IT) • IT Infrastruktur - Regelung „Ownership“ • IT zentral • Prozesse - Bestehende Landschaft aufnehmen (inkl. Roll-out-Planung) - Steckbrief je Applikation • Zweck • Kosten/TCO • Innovationmechanismus (Anstoss) • Schnittstellen • Betroffene Bereiche • Aussenbeziehungen

6. Integrationsportfolio: Schritt 1 – aktuelle Situation erfassen 10 IST Flexibilität: hoch Flexibilität: hoch PPS Integration: gering Integration: hoch 9 Auftragsabwicklung Materialwirtschaft 8 FiBu BeBu 7 MIS/CO HR Lohn & Zeit 6 BDE/MDE 5 Flexibilität 4 3 2 1 Flexibilität: niedrig Flexibilität: niedrig Integration:niedrig Integration: hoch 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Integration

7. Integrationsportfolio: Schritt 2 – Zukünftige Situation definieren 10 IST SOLL Flexibilität: hoch Flexibilität: hoch PPS Integration: gering Integration: hoch 9 Auftragsabwicklung Materialwirtschaft 8 FiBu BeBu 7 MIS/CO HR Lohn & Zeit 6 BDE/MDE 5 Flexibilität 4 3 2 1 Flexibilität: niedrig Flexibilität: niedrig Integration:niedrig Integration: hoch 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Integration

8. Integrationsportfolio: Schritt 3 – „Logische“ Applikationsblöcke bilden 10 IST SOLL Flexibilität: hoch Flexibilität: hoch PPS Integration: gering Integration: hoch 9 Auftragsabwicklung LogistischeSysteme Materialwirtschaft 8 FiBu BeBu 7 MIS/CO HR Lohn & Zeit 6 BDE/MDE 5 Flexibilität AdministrativeSysteme 4 3 Zeitwirtschaft/Lohn 2 1 Flexibilität: niedrig Flexibilität: niedrig Integration:niedrig Integration: hoch 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Integration

9. Elemente einer IT-Strategie für KMU (1 von 3) Kompetenzportfolio Organisation • Welches Leitbild und Ziele bestehen für die einzelnen Organisationseinheiten? Welche Kernkompetenzen müssen unterstütz werden? Welche Prozesse sind Kernprozesse, Supportprozesse und Führungsprozesse? Welche Prozesse sind operativ untereinander verknüpft (zeitkritisch)? Welche Rückmeldungen und Reporting-Funktionen sind notwendig? IT System Portfolio • Wie sieht die Systemlandschaft aus? Welches System fungiert als Backbone? Wie sind die Integrationsobjekte definiert? Welche Systeme dienen als Frontsysteme? Welche Kopplungen sind notwendig? Sind diese zeitkritisch (real-time)?

10. Elemente einer IT-Strategie für KMU (2 von 3) Roll Out Plan • Welche Standzeiten sind für die einzelnen Systeme geplant? Welche logischen Reihenfolgen für die System-Implementation bestehen? Welche Systeme lassen sich unabhängig betreiben? Welche Systeme dienen als Zubringer-Systeme (engl. „feeder“) für andere? Welche Technologien sollen heute und in Zukunft genutzt werden? Wie stabil sind die verwendeten Technologien (klare Release-Stände)? Welche Investitionen sind zu welchen Zeitpunkt notwendig? Welche Kosten ergeben

11. Elemente einer IT-Strategie für KMU (3 von 3) Zuordnung IT-Kompetenz • Welche Bedeutung hat IT für das Unternehmen, um die Stellung am Markt zu behaupten („strategic enabler“)? Welche Kompetenzen muss das Unternehmen auf operativer und strategischer Ebene unterhalten, um flexibel reagieren zu können? Wie kann man die Anforderungen durch den kontinuierlichen technologischen Wandel (neue Systeme und Releases)? Risk Assessment • Welche zukünftigen Entwicklungen sind in Bezug auf Technologien, Organisationsstruktur und den Markt zu erwarten? Was bedeuten diese für die verfolgte IT-Strategie? Wo werden Anpassungen an der IT-Architektur wahrscheinlich notwendig? Wie wird die Integrität der Datenbestände über die Zeit gewährleistet?

12. Fazit • Eine IT-Strategie behandelt Aufgaben, Mittel und Ziele der IT • Das Applikationsportfolio (z.B. ERP-Systeme, etc.) ist das Bindeglied zwischen IT-Dienstleistung und Nutzen für die Organisation • Bei einer IT-Strategie für KMU steht die Planung des Applikationsportfolios im Vordergrund • Ein Applikationsportfolio ergibt sich aus Anwendersicht und nie aus Technologiesicht • Logische Integration (z.B. entlang von Prozessen und Funktionen) wird nicht automatisch durch physische Integration (z.B. durch ein „all-in-one“-System) erreicht