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Tema 3: herramientas básicas 3.1 Proceso de resolución de problemas Identificación del problema. IMPORTANCIA DE UNA BUENA IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA Es el ejercicio más complejo en la preparación de un estudio de preinversión,
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Tema 3: herramientas básicas 3.1 Proceso de resolución de problemas Identificación del problema
IMPORTANCIA DE UNA BUENA IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA • Es el ejercicio más complejo en la preparación de un estudio de preinversión, • dada la cantidad de variables interrelacionadas que afectan su contexto. • Se fundamenta en el reconocimiento del problema, la explicación de los • aspectos principales de éste y el planteamiento de las posibles alternativas de • solución, • Nace con la identificación de un problema y termina con la identificación de • alternativas de solución. • Error de expresar un problema en términos de la falta de determinados medios • que podrían servir para resolverlo tales como: falta de crédito, falta de semilla, • ausencia de regulaciones legales. • A menudo las “soluciones” propuestas no resuelven el problema propiamente • Hay que evitar confundir un problema existente con la falta de una solución • Hacer una buena identificación del problema es determinante para un buen • resultado de un proyecto,
Problema versus proyecto La aparición de un problema, el aprovechamiento de una oportunidad o la percepción de un problema social requieren solución. Así, el mejoramiento de un servicio, el desbordamiento del ríoque atraviesa la ciudad, el alto nivel de analfabetismo o la suciedad de las calles constituye problemas que deben ser resueltos. Son señales que deben ser oportunas y adecuadamente atendidas por la autoridad, esto es, analizadas en detalle y buscada las alternativas de solución dentro de los medios disponibles. En respuesta a lo anterior, los proyectos de inversión pública son cursos de acción para resolver problemas de comunidades en particular o de la sociedad en general, los que deben ser identificados adecuadamente para una asignación racional de los recursos. Por lo que el propósito de todo proyecto de inversión es el de resolver un problema o necesidad, o aprovechar una oportunidad cuyos efectos beneficiarán a un grupo de personas o a la comunidad en general. Un problema en sí, no es un proyecto. Un proyecto son cursos de acción que se originan a partir de un problema y dan respuesta a ese problema en forma racional. Esto implica el uso eficiente de los recursos disponibles.
...ANTES DE COMENZAR ES IMPORTANTE RECORDAR QUE: Los métodos (cualquiera de ellos) son sólo extensiones de la inteligencia y competencia del proyectista. Ningún método reemplaza la capacidad del proyectista para enfrentar el problema Ningún método garantiza por sí mismo el éxito. ...ANTES DE COMENZAR ES IMPORTANTE RECORDAR QUE: ...ANTES DE COMENZAR ES IMPORTANTE RECORDAR QUE:
LA METODOLOGÍA ZOOP Z : iel O: rientierte P: rojekt P :lanung Es decir: “Planificación de Proyectos Orientada a Objetivos” ZOPP es un sistema de procedimientos e instrumentospara una planificación de proyectos orientada a objetivos. ZOPP es una de las herramientas de planificación de proyectos en la GTZ. Objetivos de ZOPP: ZOPP fue introducido en la GTZ para: 1. Lograr una definición realista y clara de los objetivos en una perspectiva a mediano y largo plazo 2. Mejorar la comunicación y cooperación entre el proyecto, la oficina central y la organización contraparte a través de la planificación conjunta, utilizando documentos precisos y definiciones claras 3. Definir el área de responsabilidad del equipo del proyecto 4. Establecer los indicadores para el seguimiento y la evaluación
Características de ZOPP: 1. Procedimiento de planificación por pasos sucesivos 2. Visualización y documentación permanente de los pasos de planificación 3. Enfoque de trabajar en equipo Aplicación de ZOPP: 1. ZOPP es uno de varios sistemas aplicables 2. ZOPP es un procedimiento flexible 3. ZOPP sólo puede ser tan eficiente como el equipo que forman sus participantes 4. ZOPP genera un consenso de opiniones a través del proceso de planificación 5. ZOOP requiere una aplicación realista
Ventajas de ZOPP: Contribuye a sistematizar los diferentes análisis de la fase de identificación de un proyecto Facilita lograr un consenso de opiniones en el proceso de la planificación Mejora la comunicación y cooperación entre los participantes a través de la planificación conjunta; utilizando documentos precisos y definiciones claras Entusiasma y empodera a los actores involucrados en el proyecto para que se identifiquen y responsabilicen con éste desde un inicio
Límites de ZOPP: Sólo puede ser tan eficiente como el grupo que aplica el método Tiene tendencia a ser utilizado de forma demasiado rígida que no ayuda a reflejar las situaciones diversas de la realidad. Es un proceso participativo, pero que generalmente se limita a la participación de los asistentes al taller de ZOPP y no garantiza la toma de decisiones participativa durante todo el ciclo de proyecto. El análisis de problemas sufre la tendencia del reduccionismo a un problema principal. Es muy difícil encontrar un consenso para esto y generalmente se impondrá la visión de algún actor sobre los demás. Tampoco es fácil identificar claramente cuales son causas y cuales consecuencias de un problema ya que en la realidad los factores están interrelacionados y cumplen diferentes funciones. El imperativo del consenso conlleva muchas veces a un acuerdo ficticio impuesto por un actor dominante o a un consenso sobre el punto común más bajo que no lleva a identificar un problema u objetivo clave, sino una situación muy general e imprecisa. La participación de grupos vulnerables muchas veces se reduce a incluir al “pobre de mostrar” como requisito formal.
PRINCIPIOS TÉCNICAS Participación Consenso Transparencia Flexibilidad Sistematicidad Moderación Visualización Instrumentalización Documentación
Análisis de involucrados Análisis del problema Análisis de objetivos Análisis de Alternativas ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN DISEÑO DEL PROYECTO EVALUACIÓN Y MONITOREO Planeación Aspectos Formales Plan operativo
La situación actual es una precondición esencial para el éxito de un proyecto. Exige que se llegue a un conocimiento completo de las condiciones del medio, antes de proceder a definir los objetivos de un proyecto. Es bien conocido que un proyecto diseñado para un determinado medio, muy difícilmente será factible de aplicarse en otros medios y condiciones. Por estas razones, una planificación eficiente debe basarse en un pormenorizado análisis de la situación. Es importante asegurar la participación de todas aquellas personas, grupos e instituciones que estarán involucradas o relacionadas con el proyecto, asó como también aquellas personas consideradas como un recurso importante para el proyecto.
Pasos Principales de ZOPP: • Pasos de Análisis: • 1.1 Análisis de problemas • 1.2 Análisis de la participación • 1.3 Análisis de objetivos • 1.4 Análisis de alternativas • 2. Matriz de Planificación del Proyecto: • 2.1 Objetivos / Actividades • 2.2 Supuestos importantes • 2.3 Indicadores verificables objetivamente • 2.4 Fuentes de verificación
LA COSECHA ES DESTRUIDA POR PLAGAS NO HAY PERTICIDAS INCORRECTO CORRECTO • 1.1 Análisis de Problemas: • Es un conjunto de técnicas para: • a. Analizar la situación en relación a un problema • b. Identificar los problemas en este contexto • c. Definir el problema central en la situación • d. Visualizar las relaciones de causa a efecto en el árbol de problemas • Puntos claves en el Análisis de Problemas: • Formular el problema es como un estado negativo • Escribir un solo problema por tarjeta • Identificar problemas existentes (no los posibles, ficticios o futuros) • Un problema no es la ausencia de una solución, sino un estado existente • negativo. La importancia de un problema no está determinada por su ubicación en el árbol de problemas.
¿Como se elabora el árbol de problemas? 1er. Paso: Identificar los principales problemas en la situación que se está analizando 2do. Paso: Formular en pocas palabras el problema central. 3er. Paso: Anotar las causas del problema central. 4to. Paso: Anotar los efectos provocados por el problema central. 5to. Paso: Elaborar un esquema que muestre las relaciones de causa y efecto en forma de un árbol de problemas. 6to. Paso: Revisar el esquema completo y verificar su validez e integridad.
1.2 Análisis de los involucrados • ¿QUIÉNES SON “LOS INVOLUCRADOS?” • No existe problema sin doliente, pero no todos los que tienen interés en el problema están interesados en resolverlo. • Ofrece un panorama de todas las personas, grupos, organizaciones, que de alguna manera están relacionadas con el proyecto. • b. Incorpora los intereses y expectativas de las personas y de los grupos que pueden ser importantes para el proyecto.
¿Cómo se elabora el análisis de involucrados? PASO 1. Registrar los grupos importantes, personas, instituciones relacionados con el proyecto o que se encuentran en su área de influencia. PASO 2. Formar categorías de los mismos (por ejemplo: actividad, grupos beneficiarios, intereses, agentes, etc). PASO 3. Caracterizarlos y analizarlos. PASO 4. Identificar las consecuencias para el desenvolvimiento del proyecto (por ejemplo: reacciones del proyecto).
Esquema para el análisis detallado de los involucrados: • Características del grupo: • Características sociales (miembro, origen social, religión, aspectos culturales) • Status del grupo (formal, informal u otros) • Estructura (organización, liderazgo, etc.) • Situación y problemas, puntos de vista del grupo. • b. Intereses, motivos, actitudes: • Necesidades y aspiraciones • Intereses (expresados abiertamente, encubiertos) • Motivación (esperanzas, expectativas, temores)
c.Recursos: Ventajas del grupo (recursos, derechos, monopolios, etc.) Desventajas y limitaciones Lo que el grupo puede contribuir o negar al proyecto d.Implicaciones para la planificación del proyecto: ¿De qué manera debe ser considerado el grupo? ¿Qué acciones deben ejecutarse (con respecto al grupo)? ¿En qué forma debe reaccionar el proyecto en relación al grupo?
1.3 Análisis de los objetivos: • Se describe la situación futura que será alcanzada mediante la solución • de los problemas. • b. Se identifican posibles alternativas para el proyecto. • ¿Cómo se elabora el árbol de los objetivos? • 1er. Paso: Formular todas las condiciones negativas del árbol de problemas • en forma de condiciones positivas que son:Deseadas y Realizables en • la práctica • 2do. Paso: Examinar las relaciones “medios-fines” establecidos para • garantizar la validez e integridad del esquema. • 3er. Paso: Si es necesario: Modificar las formulaciones y añadir nuevos • objetivos si éstos son relevantes y necesarios para alcanzar el objetivo • propuesto en el nivel inmediato superior. • Eliminar objetivos que no sean efectivos o necesarios.
1.4 Análisis de alternativas: a. Identificar soluciones alternativas que pueden llegar a ser estrategias del proyecto. b. Seleccionar una o más estrategias potenciales del proyecto. c. Decidir la estrategia a adoptarse por el proyecto. ¿Cómo se elaboran las alternativas? 1er. Paso: Identificar los objetivos a excluir (porque no son deseables o factibles) 2do. Paso: Identificar diferentes etapas de “medios y fines” como posibles estrategias alternativas para el proyecto o componentes del proyecto. 3er. Paso: Estimar qué alternativa represente según su opinión una estrategia óptima para el proyecto, utilizando criterios como: Recursos a disposición Probabilidad de alcanzar los objetivos Factibilidad política Estratificación de los beneficiarios Duración del proyecto
Aspectos de género Relación Costo / Beneficio Riesgos sociales Horizonte del proyecto Impacto duradero y sostenido Duplicación o complementación con otros proyectos
2. La matriz de planificación del proyecto (MPP): La MPP resume en una página: Por qué se lleva a cabo el proyecto. Qué se desea lograr con el proyecto. Cómo se alcanzarán los resultados / productos del proyecto. Qué factores externos son imprescindibles para el éxito del proyecto. Cómo se puede establecer el éxito del proyecto. Dónde se pueden conseguir los datos necesarios para establecer el éxito del proyecto. Cuánto costará el proyecto.
2.1 Objetivos/Resultados/Actividades: Objetivo de desarrollo: Beneficio que se aspira alcanzar para el grupo meta (como efecto del cambio en la manera de actuar) ¿Cómo llegar al Objetivo de Proyecto? La selección del Objetivo de Proyecto es un proceso de toma de decisión, aplicando criterios de factibilidad de intervenciones como: Factores políticos y sociales Recursos disponibles (capacidad instalada) Relación costo / beneficio Sostenibilidad Formulación del Objetivo de Proyecto: El Objetivo de Proyecto define la intención de mejorar la situación de un grupo en una región dentro de un periodo de tiempo definido. Cambio que se desea lograr en la manera de actuar del grupo meta (como efecto de la utilización de los resultados del proyecto)
Definición de los Resultados: Los medios para lograr el objetivo de proyecto son los resultados ("objetivos específicos") Lograr los resultados es el compromiso de la dirección del proyecto Por eso se formulan los resultados como un estado ya logrado después de la fase actual del proyecto. Productos, bienes y servicios que ofrece el proyecto a su grupo meta (para que se produzca el cambio) Definición de actividades: Acciones que realiza el proyecto para alcanzar los resultados
2.2 Supuestos importantes: • Son factores extremos al control del proyecto, pero que son necesarios para el éxito del mismo, teniendo incidencia en su ejecución. • ¿Cómo se formulan los supuestos? • Los supuestos pueden obtenerse del árbol de objetivos. • Identificar importantes factores externos que inciden en la ejecución del proyecto. 3. Los supuestos se expresan de manera positiva, como los objetivos. 4. Los supuestos se valoran según la importancia y el grado de factibilidad. • EJEMPLO: Existen suficientes empleos para los graduados en Ingeniería.
¿Cómo se valoran los supuestos? ¿Es un factor externo e importante? ¿Cuán factible es su cumplimiento? ¿Puede modificarse la estrategia del proyecto?
2.3 Los indicadores verificables objetivamente (IVO): Los indicadores verificables objetivamente fijan el nivel de efectividad necesario para el logro del objetivo. Especifican las pruebas necesarias para establecer si el objetivo superior, el objetivo del proyecto o los resultados / productos fueron alcanzados. Ellos muestran: -La cantidad -¿Cuánto? -La calidad -¿Cuán positivo? -El tiempo -¿Cuándo? -La región -¿Dónde? En relación al logro del objetivo: a. Destacan las características importantes del objetivo a ser alcanzado. b. Constituyen una base para el seguimiento y la evolución.
El Indicador siempre tiene que contener una instrucción de medición que fija: • Un parámetro (cifra absoluta o relativa) y si fuera necesario: • una condición que expresa un nivel de calidad (estándar) • un período de tiempo • una región • un grupo meta • Hay conceptos que se puede expresar fácilmente en términos cuantitativos: • Producción agrícola (cantidad de un producto cosechado en un cierto lapso de tiempo). • Existen conceptos que hacen difícil la búsqueda y selección de Indicadores: • Participación comunitaria, Capacidad gerencial, Integración funcional.
Criterios de Selección de Indicadores Verificables Objetivamente • Criterios metodológicos generales: • Un Indicador debe ser válido, es decir: ¿Mide el Indicador realmente lo que • pretende medir? • 2. La validez de un Indicador sólo se puede estimar en base de conocimientos profundos de una materia / un tema. • 3. La prueba más simple es el control de plausibilidad ("regla de dedo"). • 4. Un Indicador debe ser suficiente para cubrir el concepto mencionado el/los Resultados / Objetivos y no sólo un aspecto del mismo. • 5. Muchas veces es necesario definir más que un Indicador para cubrir el concepto en cuestión. • Otros Criterios: • 1. Un indicador debe ser independiente, es decir, él no debe ser la repetición de una actividad o el resumen de actividades y tampoco la repetición del resultado. • 2. La recolección y el análisis de datos requeridos para cumplir la instrucción de medición especificada en el Indicador deben ser factibles en el marco de los recursos disponibles por el proyecto. • 3. El indicador sólo debe incluir variables que miden un cambio causado por el proyecto mismo y no por esfuerzos de terceros.
¿Cómo se elaboran los indicadores? • Definir que se quiere medir • Identificar el grupo meta • Establecer la cantidad • Establecer la calidad • Establecer el período • Delimitar la región
2.4 Las fuentes de verificación: Son las fuentes de los datos necesarios para cumplir la instrucción de medición especificada en el indicador como prueba de haber alcanzado los resultados y el objetivo del proyecto. Muestran: ¿Dónde se obtiene la prueba de haber alcanzado los objetivos? ¿Dónde se obtienen los datos necesarios para verificar el indicador? Interrogantes Importantes: ¿Existen fuentes de información estadísticas, observaciones, apuntes? ¿Cuán fiables son las fuentes? ¿Es necesario recopilar más datos?(Costos de la actividad) Si no se obtiene una fuente de verificación el indicador debe ser modificado.