Università degli Studi di Trieste Servizio Bibliotecario d’Ateneo

1. Università degli Studi di TriesteServizio Bibliotecario d’Ateneo RILEVAZIONE DATI 2004 Michele Codaglio – maggio 2005

2. Introduzione • All’inizio del 2005 è stata effettuata una rilevazione dati sui servizi, il lavoro e il personale delle biblioteche SBA e di alcune biblioteche di dipartimento • La rilevazione è avvenuta in parte mediante le procedure automatizzate e in parte grazie alla collaborazione dei direttori e dei responsabili delle biblioteche

3. Obbiettivi e finalità della Rilevazione Dati • Mantenere e migliorare il modello per misurare i carichi di lavoro, in uso dal 1999 per le biblioteche SBA • Impostare un sistema informativo per monitorare l’attività di SBA • Confrontarsi con le esperienze degli altri Atenei italiani • Fornire strumenti di valutazione con il fine ultimo di migliorare i servizi offerti da SBA

4. 600 500 400 300 200 100 0 -2 0 2 4 6 8 10 -100 Nelle prossime slide verranno presentati alcuni risultati della rilevazione dati 2004 (senza nessuna pretesa di completezza)

5. Le biblioteche oggetto di indagine • Biblioteca Centrale di Medicina • Biblioteca di Architettura • Biblioteca di Economia • Biblioteca di Filosofia e Lingue • Biblioteca di Gorizia • Biblioteca di Psicologia • Biblioteca di Scienze della Formazione • Biblioteca di Scienze dell'Antichita' • Biblioteca di Scienze Matematiche • Biblioteca Generale • Biblioteca Scuola di Lingue • Biblioteca Socio-Politica • Biblioteca Tecnico Scientifica • Biblioteca del Dip. di Scienze Economiche e Statistiche • Biblioteca del Dip. di Storia e Storia dell'Arte

6. UTENZA Bacino di utenza di UniTS e delle altre università italiane Studenti

7. UTENZA Utenza istituzionale delle biblioteche UniTS ASS = Azienda per i Servizi SanitariAOU = Azienda Ospedaliera Universitaria

8. UTENZA Utenza reale delle biblioteche SBA* * Punti di servizio SBA che gestiscono il prestito automatizzato Per dettagli sulla tipologia dei lettori delle biblioteche SBA cfr. http://www.biblio.units.it/DOC/Misurazione%20e%20valutazione/Rilevazione%20dati%202004/Tipologia%20utenti%20SBA%202004.xls

9. SERVIZI Apertura 44 ORE media delle ore di apertura settimanale dei punti di servizio SBA (l’obbiettivo è un’apertura di almeno 50 ore settimanali)

10. SERVIZI Accessibilità Nota: i dati si riferiscono alle 15 biblioteche oggetto di rilevazione dati

11. SERVIZI Accessibilità Nota: i dati si riferiscono alle 15 biblioteche oggetto di rilevazione dati

12. SERVIZI Prestiti Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste

13. SERVIZI Prestiti interbibliotecari Document Delivery Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di TriesteAttivi = prestiti in entrata; Passivi = prestiti in uscita Per maggiori dettagli cfr. http://www.biblio.units.it/DOC/Misurazione%20e%20valutazione/Rilevazione%20dati%202004/PIB%20DD%202004.xls

14. SERVIZI Ricerche bibliograficheCorsi di orientamento per l’utenza Nota: i dati si riferiscono alle 15 biblioteche oggetto di rilevazione dati

15. RISORSE Risorse bibliografiche Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste

16. RISORSE ELETTRONICHE RISORSE Periodici elettronici Per vedere le statistiche degli accessi ai periodici elettronici cfr. http://www.biblio.units.it/Statistiche/La pagina contiene anche un’analisi degli accessi per aree tematiche

17. RISORSE ELETTRONICHE RISORSE Banche dati 40 su CD-Rom 45 in rete Per vedere le statistiche degli accessi (sessioni e ricerche) alle banche dati cfr. http://www.biblio.units.it/Statistiche/BD.asp

18. PERSONALE Chi lavora in biblioteca?

19. PERSONALE In quanti siamo? Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste * FTE= Full Time Equivalent, ovvero 1.500 ore lavorative annue

20. PERSONALE Chi lavora in biblioteca? Persone per Stato giuridico (esclusa cooperativa) Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste

21. PERSONALE Chi lavora in biblioteca? FTE per Stato giuridico Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste

22. PERSONALE Di che area siamo? N. persone per Stato giuridico e area funzionale Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste

23. PERSONALE Di che categoria siamo? N. persone per Stato giuridico e categoria Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste

24. PERSONALE Quanto pesiamo? Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste

25. LAVORO Quanto si lavora? Alcuni numeri sulla gestione biblioteconomica nel 2004... Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste

26. LAVORO Il modello dei carichi di lavoro Cos’è? • Il modello dei carichi di lavoro è uno strumento che misura e quantifica in termini di tempo le attività lavorative svolte nelle biblioteche • È in uso nelle biblioteche SBA dal 1999

27. LAVORO Il modello dei carichi di lavoro Come funziona? • Ogni attività misurabile viene quantificata (ad es. 400 ordini gestiti nel 2004) e poi divisa per un’unità di misura prestabilita (ad es 3.600 ordini annui, cioè il numero di ordini che un’unità di personale FTE lavora in un anno) • Il risultato è la quantità di FTE necessaria per quella determinata attività • Ad es. 400/3600= 0,11 FTE

28. LAVORO Il modello dei carichi di lavoro Come funziona? • La somma dei singoli carichi concorre a formare il carico di lavoro totale della biblioteca • Il carico di lavoro totale viene poi confrontato con il numero di personale FTE che ha effettivamente lavorato nella biblioteca al fine di evidenziare inefficienze o “sofferenze” nella gestione delle risorse umane

29. LAVORO Il modello dei carichi di lavoro Novità • Da quest’anno sono stati inseriti ulteriori parametri per misurare altre attività e la “complessità” del lavoro in biblioteca, ad es.: • i corsi di formazione seguiti dal personale • in corsi di orientamento all’utenza organizzati dalle biblioteche • la partecipazione a gruppi di lavoro • il numero di altre strutture “servite” dalla biblioteca

30. LAVORO Il modello dei carichi di lavoro Limiti • Non tutte le attività lavorative della biblioteca sono misurabili, alcune sono complesse e solo stimabili • Non tutte le biblioteche sono uguali... • Non tutte le persone che lavorano nelle biblioteche sono uguali... ma...

31. LAVORO Il modello dei carichi di lavoro Vantaggi Pur con i suoi limiti il modello dei carichi di lavoro ha il pregio di applicare criteri comuni alle biblioteche SBA e può essere il punto di partenza per • creare maggiore responsabilità e consapevolezza del proprio lavoro tra il personale • valutare la gestione delle risorse umane • focalizzare l’attenzione su aree critiche • valutare la redistribuzione delle risorse umane tra biblioteche e all’interno delle biblioteche • elaborare analisi e proiezioni Per approfondire il modello dei carichi di lavoro cfr. http://www.biblio.units.it/DOC/Misurazione%20e%20valutazione/Rilevazione%20dati%202004/Carichi%20di%20lavoro%202004.xls

32. COSTI Quanto costano le biblioteche? 425.137 spesa per Monografie 2.053.107 spesa per Periodici Per vedere i dati dell’inventariazione del materiale bibliografico nel 2004 cfr. http://www.biblio.units.it/DOC/Inventario%202004/Inventario%20beni%20bibliografici%202004.xls Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste

33. COSTI Quanto costano le biblioteche? Spesa in migliaia di euro Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste

34. Conclusioni L’elaborazione di indicatori sintetici* con cui confrontare le biblioteche tra loro o con altri sistemi bibliotecari è problematica e in alcuni casi potrebbe risultare fuorviante per vari motivi: • le biblioteche sono molto disomogenee tra loro • le biblioteche SBA forniscono servizi anche per altre biblioteche di Ateneo (vengono così distorti gli indici di produttività) • la rilevazione dati 2004 non è stata effettuata su tutte le biblioteche di Ateneo (e certi indicatori hanno senso solo a livello di Ateneo) ma... *Ad es. il tasso di penetrazione, o gli indicatori di performance, produttività, efficienza

35. Conclusioni • Dal prossimo anno (2007 con dati 2006) la rilevazione dati verrà effettuata su tutte le biblioteche dell’Ateneo • Sarà così possibile migliorare e implementare il “sistema di monitoraggio” di SBA • Entro la fine del 2005 verrà effettuata la prima Indagine sulla soddisfazione dell’utenza SBA Per vedere il prospetto completo della rilevazione dati 2004 cfr. http://www.biblio.units.it/DOC/Misurazione%20e%20valutazione/Rilevazione%20dati%202004/rilevazione%20dati%202004.xlsTutti i documenti linkati in questa presentazione sono disponibili a partire dahttp://www.biblio.units.it/DOC

36. per commenti, critiche e suggerimenti: codaglio@units.it