Maria Guercio Università degli studi di Urbino maggio 2005

1. LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI- stato dell’arte e prospettive generali - le criticità organizzative e tecniche- da dove cominciare Maria Guercio Università degli studi di Urbino maggio 2005

2. I TEMI • Conservare oggetti digitali: stato dell’arte e prospettive generali • Le criticità tecniche: ricerca e formazione • Le criticità organizzative nella normativa di settore • Da che parte cominciare… • Studi di casi: • 1. Il progetto ERA (Electronic Records Archives Program) sviluppato dall’amministrazione archivistica degli Stati Uniti • 2. Il progetto SDSC-Uniurb-Agenzia delle entrate

3. CONSERVARE OGGETTI DIGITALI: STATO DELL’ARTE E PROSPETTIVE GENERALI

4. L’EMERGENZA E’ DIGITALE. QUALCHE DATO SIGNIFICATIVO • Secondo una ricerca dell’Università di Berkeley nel 2000 si sono prodotti 250 megabyte (194 riguardano documentazione d’archivio) per abitante della terra di informazione digitale di cui solo lo 0,003% su supporto cartaceo • Il mezzo predominante è quello magnetico anche se l’informazione su carta continua ad avere dovunque un ruolo qualitativopreminente • Il 55% dell’informazione su PC appartiene ai singoli individui (anche se operano all’interno delle organizzazioni): è a rischio la memoria stessa delle organizzazioni: vedi Studio di caso ERPANET sull’archivio dell’AIPA, www.erpanet.org

5. PERCHÉ LA CONSERVAZIONE È UN PROBLEMA URGENTE ED EMERGENTE • La conservazione in ambiente digitale richiede un cambiamento significativo di natura organizzativa per numerose ragioni: • non è compatibile con la trascuratezza che ha caratterizzato il sistema conservativo tradizionale • è di necessità una funzione attiva e continua nel tempo per la quale non ci sono ancora esperienza e consapevolezza sufficienti oltre a un’adeguata analisi concettuale. • i tempi degli interventi per il mantenimento della memoria si sono accorciati. • la diversificazione dei prodottinon consente soluzioni univoche • le responsabilità specifiche sono di necessità molteplici, condivise, integrate e precoci .

6. CRESCITA DEL DIGITAL DIVIDE SE LE MEMORIE SONO A RISCHIO • Il processo di “democratizzazione”apparente dell’informazione non implica necessariamente condivisione di informazione rilevante (in particolare dei documenti archivistici, records in quantotestimonianze stabili di eventi e atti giuridicamente rilevanti) né, quindi, crescita di conoscenza. • L’assenza di criteri di qualità nella formazione, nella selezione e nel recupero dei documenti a fronte dell’esplosione dell’informazione disponibile producono • ridondanza e confusione, • impoverimento dei contenuti, • perdita di riferimenti e, in prospettiva, • impossibilità a identificare e quindi conservare le memorie e le testimonianze significative del presente

7. CRESCITA DEL DIGITAL DIVIDE SE LE MEMORIE SONO A RISCHIO: LE LINEE GUIDA UNESCO • L’Unesco ha sottolineato in un documento di raccomandazioni e definizione di priorità il rischio crescente di digital divide connesso proprio sul problema della conservazione delle memorie delle comunità (Charter on the Preservation of the Digital Heritage). In particolare ha sottolineato la necessità di promuovere: • attività di sensibilizzazione nel campo specifico • formazione di specialisti • sviluppo di progetti internazionali di cooperazione e ricerca • Le linee guida si rivolgono a tutti gli interlocutori interessati e prevedono due possibili ambiti di iniziativa per affrontare la questione conservativa: • la definizione di concetti base della conservazione digitale (definizioni di patrimonio digitale, conservazione digitale, programmi di conservazione, responsabilità, gestione e cooperazione) • la descrizione delle procedure e delle decisioni relative alle diverse fasi del ciclo di gestione dell’oggetto digitale

8. L’INIZIATIVA DELL’UNESCO. I PRINCIPI –1 (Corso ICCU – Paul Weston) 1. Non tutti i materiali digitali debbono essere conservati; soltanto quelli dei quali è accertato un valore permanente costituiscono il patrimonio digitale 3. Non si possono ritenere conservati quei materiali digitali a cui non è più possibile accedere. Lo scopo della conservazione è mantenere la capacità di presentare gli elementi essenziali di materiali digitali autentici 4. La conservazione digitale deve contrastare ogni minaccia nei confronti di tutti i livelli dell’oggetto digitale: fisico, logico, concettuale e sostanziale 5. La conservazione digitale ha successo soltanto se le istituzioni e gli individui se ne assumono la responsabilità. Punto di inizio dell’azione è la decisione riguardante le responsabilità 6. Nessuno deve fare tutto. Niente deve essere fatto in una sola volta 7. Programmi di conservazione affidabili ed esaustivi sono fortemente auspicabili, ma non sempre possono essere realizzati quando vi sia una situazione critica. E’ opportuno pertanto procedere gradualmente, in modo limitato, piuttosto che non procedere affatto

9. L’INIZIATIVA DELL’UNESCO. I PRINCIPI –2 (Corso ICCU – Paul Weston) 8. Nell’agire gli amministratori debbono essere consapevoli della complessità delle questioni. Poiché è fondamentale non provocare danni, essi dovrebbero adoperarsi a comprendere l’intero processo e i suoi obiettivi, evitando le decisioni che potrebbero compromettere futuri interventi per la conservazione 15. I programmi di conservazione debbono esplicitare il diritto di raccogliere, copiare, denominare, modificare, archiviare e fornire l’accesso ai materiali digitali dei quali si assumono la responsabilità 24. L’autenticità è protetta meglio da misure che assicurino che l’integrità dei dati non sia compromessa e da documentazione che dimostri chiaramente l’identità del materiale 26. L’obiettivo di garantire l’accessibilità consiste nel trovare modalità economiche di fornire l’accesso in qualunque momento sia necessario, sia nel breve, che nel lungo termine 27. Gli standard sono un fondamento della conservazione digitale, ma occorre trovare il modo di conservare anche materiali poco aderenti agli standard, in un ambiente di standard in costante cambiamento 28. La conservazione non deve essere procrastinata in attesa dello “standard della conservazione digitale”

10. L’INIZIATIVA DELL’UNESCO. I PRINCIPI –3 (Corso ICCU – Paul Weston) 29. I dati digitali dipendono sempre da una combinazione di hardware e software. Dalla proporzione tra le due componenti dipendono le strategie fra le quali scegliere ai fini della conservazione 30. E’ buona norma che si diversifichino le strategie per la conservazione, specialmente nel caso di collezioni eterogenee 32. I programmi di conservazione debbono talvolta definire un livello accettabile di perdita in termini di oggetti, elementi e bisogni degli utenti 33. Attendere la disponibilità di soluzioni affidabili e omnicomprensive prima di intraprendere qualunque tipo di intervento probabilmente comporta che del materiale vada perso 34. I programmi di conservazione richiedono buone capacità gestionali, le quali implicano una conoscenza delle questioni connesse al trattamento del materiale digitale adeguata alle decisioni da prendere al momento giusto 35. La conservazione digitale implica l’individuazione e la gestione dei rischi 39. Sebbene i service provider spesso prevedano una limitata funzione di conservazione, la responsabilità principale ricade sui programmi di conservazione specificamente realizzati e su coloro che li sovrintendono e li supportano

11. CHE COSA NON E’ LA CONSERVAZIONE DIGITALE • Non consiste nella semplice conservazione del flusso di bit originario: • implica infatti anche il mantenimento di informazioni in grado di assicurare la possibilità di interpretazione futura del flusso medesimo (contenuto strutturato, configurazione degli elementi, contesti multipli, comportamenti) • Non è riducibile a procedure e comportamenti omologati all’ambiente tradizionale • Non è riducibile a procedure uniformi • Non si identifica con la conversione su supporti ottici o, comunque, su supporti di maggiore durata e affidabilità, che consiste solo di uno dei tanti possibili strumenti o metodi al servizio della conservazione.

12. LA CONSERVAZIONE DIGITALE E’ UN PROCESSO COMPLESSO • Per conservare i documenti digitali non è sufficiente mantenerne il contenuto poiché contenuto e struttura sono ormai del tutto separati e il contesto dell’informazione è vitale alla sua comprensione • Il paradosso riguarda la duplicità contraddittoria delle richieste degli utenti: • il mantenimento della forma originaria, dell’integrità e dell’affidabilità • ma anche la garanzia di un accesso dinamico e interattivo che inevitabilmente introduce cambiamenti nei documenti, nella loro struttura e nelle relative informazioni descrittive.

13. CHE COS’E’ LA CONSERVAZIONE DIGITALE • L’insieme delle attività e degli strumenti che assicurano che i documenti informatici siano mantenuti accessibili, utilizzabili (leggibili e intelligibili) e autentici (univocamente identificabili e integri) nel medio e nel lungo periodo, in un ambiente tecnologico presumibilmente diverso da quello originario.

14. SI RICHIEDONO NUOVI PARADIGMI DI INTERVENTO CONSERVATIVO…. • E’ necessario (per contenere i costi e garantire i risultati) intervenire precocemente sin dalla formazione dei documenti e sulle modalità di conservazione e accesso e sulla documentazione dei programmi: gran parte delle informazioni che garantiscono l’accesso all’archivioe la verifica dell’autenticità sono disponibili solonella fase attiva della gestione documentaria, ad esempio i dati e le informazioni: • sulle responsabilità amministrative, • sull’organizzazione del sistema documentario e dell’archivio e sui criteri di classificazione e acquisizione dei documenti, • sul contesto tecnologico, incluse le informazioni sui formati e la documentazione di gestione e modifica dei sistemi (schemi logici dei db, documentazione sulle applicazioni).

15. … E SOPRATTUTTO RESPONSABILITA’ PRECOCI • La progettazione dei sistemi informatici documentari deve essere affidata sempre a personale esperto e consapevole: (comunque in stretto rapporto con il personale interno alle strutture) • Nel caso dei sistemi documentari pubblici il responsabile del servizio per la gestione dei documenti previsto nel dpr 445/2000 deve coincidere o comunque integrare il suo operato e le sue procedure con il responsabile per la conservazione previsto dalla delibera 11/2004 (al quale anche devono essere riconosciute competenze tecniche adeguate) • In ogni caso le responsabilità devono essere sempre individuate con chiarezza e rispondere a esigenze di qualità anche in caso di esternalizzazione

16. QUALCHE INDICAZIONE DI MERITO. IL NODO DELL’AUTENTICITÀ • La produzione di documenti informatici si traduce nella conservazione a lungo termine esclusivamente di copie autentiche di componenti digitali in grado di riprodurre (a richiesta dell’utente) copie autentiche di documenti informatici • Il problema dell’autenticità è centrale ma implica scelte organizzative distinte: • per i documenti attivi oggetto di migrazione tecnologica nell’archivio corrente • per il mantenimento dei documenti versati negli istituti di conservazione: le condizioni di autenticità devono essere verificabili • per i documenti nella fase critica di trasferimento dall’ambiente di produzione originario a quello di conservazione e consultazione a fini di ricerca

17. QUALCHE INDICAZIONE DI MERITO. GLI STRUMENTI DI VERIFICA • La verifica dell’autenticità di un documento è possibile solo ricostruendo la storia (anche gestionale) del documento medesimo a condizione, quindi, che il documento ne abbia mantenuto le tracce (come avviene nel caso di documenti cartacei durevoli e stabili). E’ indispensabile perciò • mantenere anche la documentazione (ad esempio parti consistenti del manuale di gestione) relativa agli interventi di migrazione effettuati nel tempo e ai trattamenti subiti e • stabilire quali componenti del documento e del contesto siano essenziali per la conservazione di documenti autentici (audit trail, backup, copie conservate altrove, ecc.).

18. QUALCHE INDICAZIONE DI MERITO. LA GARANZIA DELL’ACCESSIBILITÀ • Mantenere, a costi accettabili, la possibilità di accesso e la fruizione efficiente implica la definizione di metodiper affrontare l’evoluzione delle tecnologie • Non ci sono metodi oggi accettati e fattibili che non implichino (sia pure con frequenza diversificata) modifiche al flusso di bit dei documenti • Diversi approcci sono possibili e spesso complementari nelle diverse fasi di tenuta di una risorsa digitale: emulazione, incapsulamento, virtual machine software, migrazione evolutiva o in formati standard persistenti (es. XML) • La fattibilitàdella tenuta delle fonti digitali nel tempo costituisce un parametro molto significativo e di difficile valutazione (in tempi utili). E’ indispensabile; • preparare per tempo la transizione • utilizzare gli standard per gestire formati dei dati compatibili con l’interoperabilità e la conservazione, escludendo formati binari, formati proprietari, formati orientati all’applicazione

19. AUTENTICITA' E CONTROLLO DEL PROCESSO DI FORMAZIONE DEL DOCUMENTO • L’autenticità di un documento non è mai limitata all’entità documentaria, ma si estende al sistema documentario e si collega quindi al concetto di affidabilità, cioè al controllo sul processo di formazione del documento. • Per verificare l’autenticità di un documento, è necessario verificare sia l’integrità del documento che la sua identità: se il sistema documentario è affidabile, l’autenticità potrà essere accertata con maggiore certezza e minore impegno.

20. AUTENTICITA' vs VALIDAZIONE • L’autenticità è una caratteristica del documento che ha mantenuto intatta la sua identità e integrità. E’ il risultato di procedure, tra cui riveste importanza anche l’inserimento del documento nello specifico contesto archivistico: classificazione, fascicolazione, annotazioni (Consiglio di Stato, sezione IV, sentenze 4.2.1907, n. 89 e 26.1.1998, n. 66: rilevanza dei documenti precedenti per integrare il difetto di motivazione dell’atto amministrativo) • La validazione è uno degli strumenti utilizzati per provare l’autenticità e consiste, in genere, nell’aggiunta al documento di un elemento (es. firma digitale) o di una dichiarazione (autenticazione notarile). E’ disciplinata da norme comunitarie e nazionali.

21. SOTTOSCRIZIONE DIGITALE E AUTENTICITA’ DEI DOCUMENTI • La firma digitale/elettronica è uno strumento di validazione del documento in time, ma non consente a costi accettabili la verifica dell’autenticità dell’archivio over time(se non come strumento utilizzato dall’organizzazione e dai suoi dipendenti in termini di assunzione certa di responsabilità): • gli elementi per la verifica (la coppia di chiavi e il registro dei certificati) hanno durata limitata (3 e 10 anni) • la sottoscrizione non assicura il mantenimento dei dati di contesto • in caso di migrazioni che modifichino il flusso di bit dei documenti, è necessario rinnovare la firma (non più dell’autore del documento, ma del responsabile della tenuta) • È uno strumento che produce complessità e superfetazioni nel caso di documenti dinamici (ad esempio gli atti di stato civile)

22. CONSIDERAZIONI PRELIMINARI ALLA DEFINIZIONE DI UN METODO • I controlli possono essere realizzati tecnologicamente, ma devono essere determinati sulla base di principi e criteri definiti in base alla natura dei documenti medesimi • E’ impossibile mantenere letteralmente inalterato un documento elettronico • L’unico modo di provare che un documento elettronico è autentico è quello di assicurare la riproduzione diuna copia autentica (conservando quindi le componenti digitali che la costituiscono e la capacità di riprodurre il documento in forme leggibili e intelligibili) • La tecnologia non è quindi autosufficiente nell’individuare la soluzione al problema della conservazione permanente dei documenti elettronici • Le esigenze determinate dalla natura degli oggetti digitali trattati (funzioni e caratteristiche) definiscono il problema e i principi per valutare la correttezza e adeguatezza di ogni soluzione tecnica • Le soluzioni al problema della conservazione sono inevitabilmente dinamiche: implicano ricerca continua, competenze aggiornate, responsabilità e depositi qualificati.

23. LE CRITICITA’ TECNICHE. RICERCA E FORMAZIONE

24. LO STATO DELLA RICERCA • La cooperazione internazionale è un requisito per sviluppare e diffondere linee guida, raccomandazioni e soluzioni tecniche idonee (vedi indicazioni dell’Unesco) • Le ricerche e le sperimentazioni in corso non hanno dato ancora risultati univoci e operativi con alcune promettenti eccezioni (l’analisi concettuale di InterPARES, lo standard OAIS, il progetto Persistent Digital Object del SDSC e il progetto US ERA PROGRAM) • L’Italia è sostanzialmente estranea ai progetti di maggior rilievo per mancanza di risorse, ma ancor più per la disattenzione delle istituzioni pubbliche competenti (inclusi importanti istituti di ricerca universitari)

25. LA RICERCA INTERNAZIONALE IN PARTICOLARE • La letteratura di riferimento è sovrabbondante, ma di difficile valutazione e quindi dispersiva • Le ricerche e le sperimentazioni promettenti fanno fatica a tradursi in indicazioni chiare per chi opera oppure si limitano a qualche elementare indicazione pratica sul monitoraggio dei supporti, dei depositi digitali, del livello di obsolescenza. • E’ ormai riconosciuta (per contenere i costi e mantenere la qualità degli oggetti) la necessità di una approfondita e continua riflessione concettuale dei principi, degli strumenti e dei metodi per il trattamento documentario, ma anche di un’analisi critica degli interventi e dei metodi di conservazione finora proposti (emulazione, migrazione in formati standard, ecc.)

26. I FILONI IN CORSO DI SVILUPPO • Discussione e approfondimento delle basi teoriche e metodologiche per la formazione e conservazione permanente dei documenti informatici (ad esempio, il progetto InterPARES, <www.interpares.org> ) • Ricerca e sperimentazione (in ambiente cooperativo) di metodi avanzati (ad esempio, il progetto del Supercomputer Center di S.Diego (SDSC) in collaborazione con US NARA: <www.npaci.edu.DICE/Pubs> che sta sperimentando un’ipotesi proposta di laboratorio virtuale di sperimentazione per gli Archivi nazionali di Washington). Ma anche il progetto relativo alla conservazione dei siti web che ha recentemente portato alla creazione dell’International Internet Preservation Consortium (Biblioteche nazionali di Australia, Canada, Danimarca, Finlandia, Islanda, Italia, Norvegia, Svezia, UK, Library of Congress e Internet Archive:http://netpreserve.org, vedi appendice 3) • Analisi, valutazione e comunicazione delle fonti informative, degli standard e dei risultati utili ai responsabili per la conservazione (ad esempio, il progetto ERPANET <www.erpanet.org>) • Una rete di istituzioni per la ricerca nel campo delle digital libraries (DELOS, workpackage 6 e in prospettiva la creazione di una rete di istituzioni europee di ricerca)

27. I NODI DELLA RICERCA DI SETTORE • E’ indispensabile promuovere: • lo sviluppo di metodi scientifici rigorosi • la identificazione di soluzioni innovative basate sul coordinamento e sull’integrazione • programmi di formazione/riqualificazione • la creazione di infrastrutture adeguate, che includano in particolare: • risorse dedicate, • laboratori permanenti e centri di competenza di livello internazionale al fine di promuovere una reale e concreta sperimentazione, • strumenti per la condivisione delle esperienze di ricerca e delle soluzioni applicative, • la continuità degli investimenti, • strategie di ricerca capaci di adattarsi all’evoluzione tecnologica

28. ALCUNI RISCHI DA EVITARE • la duplicazione/ridondanza delle iniziative di ricerca • la sottovalutazione delle conoscenze acquisite dalle comunità scientifiche tradizionali, che tuttavia devono essere opportunamente valorizzate • la dispersione dei risultati per l’incapacità/l’impossibilità di convogliare soluzioni e materiali in canali di comunicazione efficaci che implicano un uso avanzato della rete e di e-services

29. DELOS-NOE (NETWORK OF EXCELLENCE FOR DIGITAL LIBRARIES): UN PROGETTO PER LA RICERCA • La rete (finanziata nell’ambito dei progetti IST-FP5) nasce con la finalità generale di promuovere la ricerca e lo sviluppo nel settore delle digital library in Europa. Obiettivi specifici sono: • contribuire all’efficacia della ricerca in questo settore emergente • fornire un forum dove ricercatori, operatori e comunità di professionisti e di imprese possano scambiare idee ed esperienze e dove si possano presentare e discutere progetti di cooperazione • formare giovani ricercatori • contribuire alla definizione di politiche europee per la ricerca • cooperare nelle attività di normalizzazione in corso • favorire la cooperazione europea, nazionale e internazionale

30. ERPANET: un’infrastruttura per la comunicazione e l’apprendimento per la conservazione digitale “Learning by monitoring” • Electronic • Resource • Preservation and • Access • NETwork www.erpanet.org

31. LE FINALITÀ DI ERPANET • superare l’isolamento (soprattutto delle istituzioni di piccole dimensioni) e garantire la multidisciplinarietà delle iniziative • coinvolgere come nodi di una rete europea: • i centri di ricerca • le istituzioni che conservano il patrimonio culturale digitale • le società di informatica • il mondo economico • la pubblica amministrazione • promuovere lo sviluppo e l’uso di standard e best practice

32. I CONTENUTI CONCRETI DI ERPANET • rendere disponibili documenti di ricerca, linee guida, standard significativi mediante schede descrittive anche di sintesi • individuare i nuovi sviluppi del settore informatico utili ai fini della conservazione digitale • sviluppare e mettere a disposizione 60 studi di casi di best practice • sviluppare schemi di metadati e insiemi di requisiti funzionali • sviluppare strumenti e linee guida per almeno quattro aspetti principali: gestione del rischio, analisi dei costi, selezione di tecnologie e metodi, definizione di politiche generali e istituzionali • organizzare workshop per esperti e seminari di aggiornamento, tra cui: • Toledo (22-23 giugno 2002) sulla digitalizzazione, • Urbino (9-11 ottobre 2002) sui metodi per la conservazione di documenti • Kerkira (maggio 2003) sulla conservazione di documenti dinamici e interattivi con particolare riferimento al web-archiving, • Roma (17-19 novembre 2003) sui depositi certificati per la conservazione digitale

33. IL RUOLO DELL’UNIONE EUROPEA • Nel rapporto conclusivo del meeting di esperti della conservazione digitale (Bruxelles, 1 marzo 2002) poi ripreso dal Consiglio dei ministri della cultura (giugno 2002) si ritengono centrali: • la definizione di piattaforme di coordinamento (gruppi di lavoro, procedure) • lo sviluppo o la creazione di strumenti di coordinamento e di reti per sostenere la partecipazione ai progetti di ricerca internazionale • lo scambio di informazioni e di esperienze • la promozione di competenze specialistiche adeguate (aggiornamento, sensibilizzazione, programmi di scambio) • l’identificazione di requisiti professionali emergenti e lo sviluppo di programmi di formazione • il sostegno alla realizzazione e condivisione di best practice

34. LE PROSPETTIVE E INIZIATIVE CONCRETE A LIVELLO EUROPEO • Conferenza di Firenze (12-13 ottobre 2003) per la creazione di una rete di istituzioni e per il coordinamento dei progetti di ricerca e di sensibilizzazione e formazione (alla Firenze Agenda hanno aderito i progetti europei DELOS, ERPANET E PRESTOSPACE) • Identificazione di una linea di finanziamento europeo: “Access to and preservation of cultural and scientific resources' in the 5th IST call (May-September 2005)” • Necessità di costruire una rete europea di ricerca integrata con obiettivi di: • sensibilizzare e coinvolgere i centri di eccellenza nel campo della ricerca avanzata (tecnologica e documentaria) e dei produttori di risorse digitali nelle diverse comunità di appartenenza • promuovere investimenti nel campo: • della ricerca di base e avanzata (modelli concettuali e quadro teorico condivisi a livello internazionale e interdisciplinare) • degli sviluppi applicativi • favorire la formazione di tecnici specialisti nel campo della conservazione

35. LE CRITICITA’ ORGANIZZATIVE NELLA NORMATIVA DI SETTORE

36. LE NORME NAZIONALI PER CONSERVARE I DOCUMENTI PER L’E-GOVERNMENT Dpr 445/2000 Dpcm 31 0ttobre 2000 Delibera Cnipa 11/2004 Codice dell’amministrazione digitale, marzo 2005 (vedi osservazioni ANAI)

37. IL DPR 445/2000: CRITICITÀ POSITIVE - 1 • Definizione in un testo di riferimento normativo generale (adatto a qualunque tipo di archivio e in grado di gestire anche sistemi documentari ibridi) e autorevole di responsabilità chiare e ben definite dal punto di vista delle competenze tecniche (archivistiche e informatiche): • istituzione di una struttura dedicata e responsabile, oltre che competente sul piano tecnico, ilServizio per la gestione informatica dei documenti e degli archivi • definizione di compiti organizzativi e di governo del sistema documentarioin grado di gestire con coerenza e correttezza l’intero ciclo di vita del documento e del sistema

38. IL DPR 445/2000 – CRITICITA’ POSITIVE - 2 • Abrogazione delle norme sugli archivi contenute nel rd 35/1900 edefinizione di principi generali per la gestione del ciclo di vita dei documenti(orientati alla loro corretta formazione e tenuta anche di lungo periodo): negli articoli 67-69 si prevede • il versamento periodico (su base annuale) della documentazione e degli strumenti di ricerca e indicizzazione relativi(dati di protocollazione, classificazione, ecc.)non più corrente negli archivi di deposito e poi negli archivi storici • il mantenimento (naturalmente nelle forme consentite dai processi inevitabili di migrazione) della struttura originaria degli archivi • il controllo della movimentazione che in ambienti digitali implica un serio e mirato controllo degli accessi

39. IL DPR 445/2000 – CRITICITA’ NEGATIVE • Il problema della conservazione è accennato brevemente e non risolto • Si mantiene il doppio binario tra archiviazione e conservazione • Non si stabiliscono collegamenti tra il responsabile del Servizio documentario e il responsabile della conservazione

40. LE REGOLE TECNICHE DEL DPCM 31.10.2000 - 1 • E’ prevista l’approvazione di un manuale di gestione del sistema documentario che include un capitolo dedicato agli aspetti conservativi • Sono previste operazioni di salvataggio periodiche su supporti removibili che devono essere conservati in duplice copia in luoghi remoti e sicuri; • Le informazioni rimosse dal sistema devono essere sempre leggibili • Nel caso della conservazione sostitutiva le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva

41. LE REGOLE TECNICHE DEL DPCM 31.10.2000 - 2 • E’ obbligatorio il log di sistema (registrazione e verifica retroattiva degli utenti e di tutti gli interventi effettuati) oltre alla gestione conservativa delle informazioni con riferimento alle modifiche effettuate sui singoli campi del database relativo alla registrazione di protocollo • Deve essere garantita la leggibilità nel tempo(senza limiti? con quali garanzie di integrità?) di tutti i documenti trasmessi con specifico riferimento agli allegati • I dati della segnatura di protocollo sono contenuti nel messaggio stesso in un file conforme allo standard XML

42. LA DELIBERA 11/2004 SULLA RIPRODUZIONE SOSTITUTIVA – CRITICITA’ - 1 • Il sistema di conservazione sembra fondarsi (in realtà esistono indicazioni più complesse, ma non coordinate) sulla definizione di responsabilità senza ulteriori vincoli. • Le definizioni di documento e, soprattutto di documento originale unico e non unico sono ambigue e inutili, quindi fuorvianti • Si prevede la possibilità di delega e di esternalizzazione senza

43. Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o digitali) Gestisce le procedure di sicurezza e tracciabilità anche per garantire l’esibizione dei documenti Archivia e rende disponibili: la descrizione del contenuto dell’insieme (quale?) dei documenti gli estremi identificativi del responsabile della conservazione l’indicazione delle copie di sicurezza Mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi (a che scopo dato che la migrazione è un processo inevitabile?) Verifica la corretta funzionalità del sistema Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema Richiede la presenza di un pubblico ufficiale Definisce e documenta le procedure di sicurezza Verifica periodicamente con cadenza non superiore ai 5 anni l’effettiva leggibilità dei documenti conservati LA DELIBERA 11/2004 SULLA RIPRODUZIONE SOSTITUTIVA – CRITICITA’ - 2 eccesso di ruolo del responsabile della conservazione non identificato sul piano tecnico

44. CRITICITA’ COMPLESSIVE DELLA NORMATIVA NAZIONALE • Ambiguità e insufficienza della distinzione tra archiviazione (conservazione di breve-medio periodo?) e conservazione: la mancanza di chiarezza rischia di determinare confusione nelle soluzioni organizzative e tecnologiche, ma ancor prima negli stessi principi della produzione documentaria • Assenza di un efficace sforzo di coordinamento tra le norme in materia di gestione dei documenti e quelle specifiche dedicate alla riproduzione sostitutiva/archiviazione/conservazione (che il codice accentua non governando la gestione di sistemi ibridi) • L’incertezza che ne deriva ha implicato: • che le amministrazioni abbiano optato per la ridondanza (cartaceo-digitale) • che siano mancate soluzioni infrastrutturali di livello adeguato (almeno regionale) • che si siano scarsamente sviluppati processi formativi specifici • che l’amministrazione archivistica abbia sollevato dubbi sulla incapacità di garantire l’integrità nel lungo periodo

45. DA CHE PARTE COMINCIARE…

46. LE DIFFICOLTÀ • Non siamo sufficientemente preparati, nonostante gli obblighi (o auspici?) del legislatore) a questa nuova realtà che a sua volta muta in continuazione proponendoci sfide sempre più impegnative. • La tentazione alla rinuncia è fortissima e il ritardo di molte istituzioni è un segno di difficoltà, certamente non di disinteresse. • La cooperazione interdisciplinare presenta costi notevoli, richiede tempi adeguati (al fine di integrare le diverse competenze ma soprattutto è scarsamente riconosciuta come un fattore critico di successo)

47. I NODI DA SCIOGLIERE • Il ritardo nel riconoscimento della centralità del problema è grave in tutti gli ambienti • Il legislatore nazionale ha emanato disposizioni che mancano di coerenza interna e comunque non affrontano il problema nella sua reale dimensione tecnica e organizzativa • E’ indispensabile definire presto linee d’azione e infrastrutture commisurate alle dimensioni e ai mezzi delle diverse istituzioni di conservazione e delle diverse della produzione documentaria

48. DA CHE PARTE COMINCIARE…SUL PIANO TEORICO: • Dall’analisi della natura e dalla funzione dei documenti, dalla identificazione degli elementi che ne garantiscono l’autenticità, cioè identità e integrità (ad esempio nel caso degli archivi dal progetto InterPARES: www.interpares.org) • dai metodi e dalle architetture già sviluppati in ambienti di mercato o in altri progetti internazionali per assicurare, gestire e recuperare (nonostante l’obsolescenza e la frammentazione delle soluzioni applicative) contenuti, strutture formali, relazioni documentarie e di contesto che assicurano alle fonti documentarie significato e valore di testimonianza senza rinunciare all’efficiente ed efficace gestione e uso delle risorse digitali nell’attività corrente di chi le produce e le utilizza (ad esempio il progetto ERA sviluppato dagli Archivi nazionali di Washington: http://www.npaci.edu/DICE/Pubs, vedi studio di caso in appendice)

49. …SUL PIANO NORMATIVO • dall’applicazione mirata della normativa di riferimento con attenzione ad alcune importanti indicazioni generali e di principio che esistono (manuale di gestione inclusivo di parti dedicate alla conservazione, figure tecniche di riferimento e strutture dedicate: il Servizio per il sistema documentario, regole per l’interoperabilità nello spazio) ma che il legislatore ha annegato all’interno di una serie complessa di disposizioni tecniche orientate all’informatizzazione e poco propense a sottolineare e risolvere criticità specifiche (organizzative) in materia di conservazione. • dalla revisione delle norme esistenti: • integrando e qualificando ulteriormente (contrariamente a quanto propone irresponsabilmente il Codice per l’amministrazione digitale)le responsabilità previste (responsabile per il Servizio documentario e responsabile per la conservazione) • anticipando i tempi del versamento nell’archivio storico (di Stato e della Sezione separata d’archivio), creando perciò archivi intermedi nella forma di depositi digitali certificati adeguati nelle risorse umane e finanziarie, quindi • rivisitando l’attuale modello nazionale (frammentario e dispersivo) e favorendo la costruzione di consorzi pubblici finalizzati a condividere soluzioni e strumenti anche in contesti nazionali, europei e internazionali

50. …SUL PIANO ORGANIZZATIVO E POLITICO: • da iniziative “politiche” di sensibilizzazione indirizzate al legislatore medesimo, ai produttori, all’opinione pubblica,che si traducano in raccomandazioni, in linee guida, in normativa oltre che in consapevolezza diffusa • dal riconoscimento da parte degli istituti di produzione e conservazione delle risorse digitali della centralità dei problemi organizzativi: • adozione di procedure adeguate e di standard • definizione di regole condivise • individuazione di responsabilità certe e riconosciute • dalla valutazione, analisi e contenimento dei costi in relazione agli obiettivi e ai metodi possibili o necessari • dalla riqualificazione “di massa” del personale tecnico mediante programmi di formazione permanente a distanza che includano aggiornamento dei contenuti e della didattica