Jak se účastnit projektů 6. RP a nezešílet při tom…

1. Jak se účastnit projektů 6. RP a nezešílet při tom… Marcela Linková Sociologický ústav AV ČR Národní kontaktní centrum – ženy a věda marcela@zenyaveda.cz Radka Pittnerová Výzkumný ústav textilních strojů Liberec, a.s. Regionální kontaktní organizace Liberec radka.pittnerova@vuts.cz Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

2. klíč k úspěchu • správná volba partnerů • vyjasnění cílů a východisek projektu • podpora v ústavu • problémy: • špatný odhad partnerů (dr. Jekyll a Mr. Hyde) • různá chápání cílů a východisek • vyjednávání DPH, platu a čerpání overheadu Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

3. Projekty 6. RP • Central European Centre for Women and Youth in Science (CEC-WYS) • 2004-2007 • SSA • 7 zemí • Knowledge, Institutions, Gender: an East-West Comparative Study • 2006-2008 • STREP • 8 partnerů, 5 zemí Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

4. Projekty 6RP • Textile innovation environment in NMS • ENVITEX • SSA • 2004-2006 • 9 partnerů • Regional approach towards FP6. • Network of contact points in large Accession Candidate Countries, New Member States and Old Member States. • Reginnet • 17 partnerů • 2004-2006 Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

5. Příprava projektového návrhu • Konkrétní záměr (nejlépe konzultovaný na přípravné schůzce projektového konsorcia + konzultace v příslušném DG) • Politické dopady realizace projektu • Existující zdroje informací • Relevantní politiky a studie • Základní informace – www.cordis.lu (open calls) Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

6. Příprava projektového návrhu II • On-line (EPSS) • Koordinace a rozdělení úkolů • Kvalitní struktura konsorcia • Odhad možných slabých stránek a případných konfliktů • Aktivní účast na přípravě projektu od počátku (sdílená projektová koncepce) • Z pohledu koordinátora • Partneři Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

7. Příprava projektového návrhu III Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

8. Příprava projektového návrhu IV – specifika pro české týmy • Plánovaní administrativních, právních a dalších aspektů projektu ve vztahuk organizaci a postavení mateřské organizace • Finanční plánování projektu Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

9. obecné problémy v ČR • nedostatečná podpora právní, účetní a odborná • český NCP (Technologické centrum AV ČR) neposkytuje dostatečné služby uchazečům, informace jsou často protichůdné • nedostatečné zázemí v institucích • tudíž: žadatelé/řešitelé-vědci často musí být schopni fungovat jako účetní, právníci a manažeři Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

10. obecné problémy v ČR • AC cost model (akademická sféra) • Jak platit stále zaměstnance? • do smlouvy uvést úvazek, na který zaměstnanec pracuje na projektu 6. RP • navýšit osobní ohodnocení a to čerpat z rozpočtu projektu 6. RP • účetně a z hlediska auditu je přijatelná 1. • není nutné vykazovat overhead (indirect costs) – některá pracoviště dávají část overheadu řešitelům ve formě odměn • AV ČR: s přechodem na VVI v roce 2007 nebudou tabulkové platy Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

11. obecné problémy v ČR • DPH • DPH není uznatelný náklad • v případě AC modelů se „schovává“ do overheadu (indirect costs) • ztrácí tím instituce – asi největší překážka účasti českých institucí v 6. RP, protože v případě nákupu např. velkého investičního majetku je tato položka velice vysoká • ! nový vývoj: novela § 81 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (předkládáno poslancem Bartošem) Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

12. Příprava projektového návrhu V • Odeslání finální verze projektu • Možno opakovaně do ukončení výzvy • NEZAPOMENOUT ULOŽIT FINÁLNÍ VERZE VŠECH DOKUMENTŮ) • Automatické potvrzení systémem • Přiděleno číslo projektu • Oficiální oznámení o obdržení projektu Komisí Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

13. Projektový návrh se stává projektem • Koordinátor obdrží hodnocení projektu s oznámením o zahájení vyjednávání • ! Neznamená automaticky začátek projektu ! • V rámci negociace je možné jednání ukončit • Úspěšná negociace je završena podepsáním smlouvy s Komisí Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

14. …když koordinuji projekt Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

15. pravidlo číslo 1 • pokud se vyskytne jakýkoli problém, nestrkat hlavu do písku a řešit ho OKAMŽITĚ A PŘÍMO, i když je to nepříjemné (problémy se nikdy nevyřeší samy a pouze rostou) • ALE: komunikovat problém Scientific Officer až budete mít ŘEŠENÍ, ne dříve Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

16. pravidlo číslo 1 – příklad chybného postupu • ENVITEX – problém s partnerem v počáteční fázi projektu • Informace předané SO vedly pouze k pozastavení procesu negociace a odložení podepsání smlouvy s komisí o 2 měsíce Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

17. role Scientific Officer • jsou různí • někteří jsou velice nápomocní, o jiném vůbec nevíte • musíte s SO konsultovat deviace od Annex 1 – změny práce • získat souhlas se změnami rozpočtu • mohou se lišit v tom, kdy chtějí deliverable reports • jsou různě ochotní vám pomoci s odsouhlasením Reports předložených pro Reporting Period, zejména finančního čerpání a vyplacení další advance payment • jejich hlavní starostí je, aby váš projekt byl bezproblémový a pokud možno úspěšný, aby se jim mohly prezentovat – na Vašem úspěchu závisí jejich úspěch v Komisi Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

18. rigidní i flexibilní • projekty 6. RP se mohou zdát administrativně příliš náročně a rigidní, na druhou stranu jsou neuvěřitelně flexibilní • můžete přesouvat finance mezi cost categories • můžete měnit čerpání v jednotlivých reportovacích obdobích • můžete přesouvat peníze mezi členy konsorcia, pokud se na to shodne konsorcium (project management board) Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

19. negociace projektu • Od podání do pozvání k negociaci může uplynout až PŮL ROKU (někdy až 9 měsíců) • okamžitě se ujistit, že všichni partneři ještě mají zájem se účastnit projektu • okamžitě se ujistit, že lidé, kteří na projektu budou pracovat, jsou stále ve stejné organizaci • v případě změn v odpovědných osobách nebo institucích okamžitě informovat Scientific Officer, aby se mohly změnit Contract Preparation Foms • pokud se vyskytnout změny, překážky, problémy, informovat SO, aby se mohly vzít v potaz změny v časovém plánu negociace Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

20. negociace projektu - rozpočet • dostanete pozvání, ale zkrácený rozpočet vyjednávání s partnery začíná nanovo • dostanete pozvání a rozpočet zůstane stejný, ale partneři mají nové požadavky vyjednávání s partnery začíná nanovo • dostanete pozvání a rozpočet zůstane stejný a partneři nemají problém s rozpočtem, který vám uvedli při podávání projektu Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

21. upozornění • buďte připraveni na krácení rozpočtu • buďte připraveni na krácení Person Months • v průběhu negociace můžete požádat o delší reportovací období (pokud se vám to podaří, jako koordinátorům vám to ulehčí práci) • můžete vyjednat jiný start date než 1. den měsíce, který následuje po měsíci podepsání smlouvy Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

22. upozornění • Přestože EK a SO od vás budou chtít dokumenty a reakce téměř okamžitě, stejné pravidlo se netýká jich – na odpověď či reakci můžete i v průběhu negociace čekat několik týdnů • Člověk by se neměl bát SO „zaurgovat“, protože se negociace neúměrně prodlužuje • CEC-WYS: projekt podán v 28.8. 2003, pozvání k negociaci listopad 2004, draft contract červen 2004, kontrakt podepsán v srpnu 2004, vyjednaný začátek projektu: 1. 3. 2004 • SO jsou také pouze lidé a někdy dokonce vědí méně než my Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

23. začátek projektu • kick-off meeting: • klíčový moment – vše musí být perfektně naplánováno a připravené, musíte mít vše pod kontrolou • měl by motivovat konsorcium, aby začali pracovat a aby je to bavilo • je možné, že ne všichni partneři přečetli projekt před začátkem projektu, motivujte je, aby jej přečetli, jinak budete ztrácet čas řešením věcí, které jsou v Annexu 1 • bez ohledu na výše uvedené, projekt presentujte tak, jako kdyby ho nikdy nečetli • udržet dobrou, pozitivní náladu – pokud se vyskytnou animosity, problémy – řešit je hned, aby partneři neodjeli „naštvaní“, to by zkazilo celý dojem z kick-off • můžete i víc utrácet – dobrá večeře, večerní program (pro koordinátora je toto eligible cost) Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

24. co byste si měli vyjasnit… • individuální pozice • vzájemné povinnosti • odpovědnost • vaše silné a slabé stránky • Protože jsou lidé zvyklí na různé národní grantové programy, jsou na různých příčkách hierarchie atd., pokud explicitně nevyjasníte odpovědnosti mezi koordinátorem, WP leadery, dalšími členy konsorcia, Project Management Boardem a externími konsultanty projektu, může se stát, že koordinátor bude muset znovu a znovu vyjednávat svoji pozici. Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

25. práce na projektu začínají… • přestože se to může zdát neuvěřitelné, můžete zjistit, že • členové konsorcia mají úplně jiná očekávání, než na jakých je postaven projekt • členové konsorcia si najednou, po podepsání kontraktu a konsorciální smlouvy, uvědomí, že mají „intelektuální vlastnictví“ nebo „pre-existing know-how“, které je potřeba chránit • přestože jsme všichni z Evropy, někdo jsme z ní víc a někdo míň • ne schopnosti, ale věk najednou určuje, jak jste vnímáni • lidé jsou různí a je skvělé, pokud máte v konsorciu partnery, kteří jsou nekonfliktní a konstruktivní Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

26. management • úspěch projektu závisí na dobrém managementu • připravte jasný a komplexní project handbook • jasný plán práce a termíny pro odevzdávání • jasná dělba odpovědností a rolí • jasné rozhodovací procedury • jasná komunikační strategie • dohodnout se na proceduře, jak řešit situace, kdy jeden partner neplní své povinnosti (vyjednat zádržné v konsorciální smlouvě – např. 10 nebo 20%) Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

27. project handbook • seznam partnerů s kontaktními informacemi • odpovědnosti • projektový plán a cíle • pravidla zastupování • nákladové modely a plány • plán „milestone“ • informační toky • pravidla pro publikování, diseminaci a prezentaci projektu • pravidla pro rozšíření konsorcia • reportování projektu • finanční reporty • intelektuální vlastnictví • konsorciální smlouva • smlouva s EK Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

28. finanční reporty • pokud máte první projekt 6. RP, konzultujte od začátku s auditorem/kou • ujistěte se, že správně účtujete osobní náklady a že máte dobře ošetřené smlouvy • vyjednejte s vedením, jak čerpat overhead • obecně se na overhead účtuje telefon, poštovné, kopírovací služby v rámci instituce, kancelářské potřeby a v ČR též DPH • zajistěte, aby účetní i auditor pracovali tak, aby přehled čerpání byl přijatelný pro EK • sdělte partnerům hned na začátku, co budete potřebovat pro Management Report. Pokud jim to řeknete až před termínem pro odevzdání, často tyto informace už ani nedají dohromady – a o co jde: • mít přehled Person Month dle WP a Deliverable • členit položky rozpočtu dle cost categorií a WP • mít přehled o plánovaném a skutečném čerpání, a to jak Person Month dle WP a Deliverable tak cost categories dle WP Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

29. komunikace • jasná pravidla • sankce za porušení pravidel • dělat rozdíl mezi důležitou a méně důležitou poštou • respektovat to, že lidé mají různé úrovně znalosti angličtiny, ale nutné respektovat pravidla slušnosti • systém, díky kterému budete vědět, že partneři přečetli/odpověděli na vaše emaily (read-receipts jsou klíčové) • ticho neznamená souhlas • kontrolujte, zda partneři skutečně dostali vaše emaily, vyhnete se tomu, že se budou vymlouvat na to, že jim nikdy nedošel • nebojte se partnerům ještě zavolat a probrat věci – je to mnohem efektivnější než email (pokud máte obavy o náklady, tak používejte Skype) Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

30. konflikt • konfliktní situace se objeví • od koordinátora se čeká, že je vyřeší, bude silný, bude řídit debatu a ukončí nesmyslné debaty, které nikam nevedou, proto: • vždy držte diskusi u tématu • nenechte stranu, která má s něčím problém, aby se opakovala a tím brala čas řešení problému či další diskusi • pokud jsou lidé velice naštvaní, na chvíli změňte téma nebo přerušte jednání • nedovolte, aby se diskuse dostala na rovinu osobních útoků • pokud se kritika týká vás jako koordinátora, nepředpokládejte, že vám na pomoc přispěchají další členové konsorcia, odpovědný za řešení jste vy Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

31. … a když jsem partner projektu Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

32. pravidlo číslo 1 • pokud se vyskytne jakýkoli problém, nestrkat hlavu do písku a řešit ho OKAMŽITĚ A PŘÍMO, i když je to nepříjemné (problémy se nikdy nevyřeší samy a pouze rostou) • komunikovat problém s koordinátorem okamžitě, hledat společně řešení – koordinátor ho musí přijmou Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

33. …buďte sebevědomí • koordinátor sice není vaše chůva, ale má určité odpovědnosti – řekněte si o ně: • management • řešení konfliktu • komunikace s komisí • vyjednání schválení reportů • včasné dodání všeho, co od vás bude potřebovat • včasná komunikace a vyjasnění nejasností Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

34. problémy s koordinátory • mění (finanční) podmínky při negociaci bez toho, že byste o tom věděli • při negociaci vám zkrátí PM a rozpočet kvůli škrtu v rozpočtu • příliš krátké termíny • nepřehlednost dokumentace a project handbook • suchý styl a arogance, nelidskost komunikace • nekomunikace – nulové komentáře na deliverables Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

35. … když se projekt chýlí ke konci… Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

36. Revize činností • Odpovídá aktuální stav činností v projektu plánu? • ANO – ukončení projektu + závěrečná zpráva • NE – jednání o možném prodloužení projektu (finanční zdroje?) Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

37. Konec projektu • Koordinátor x projektový partner • Zprávy za příslušnou závěrečnou projektovou periodu • Závěrečné zprávy • Zprávy o činnosti • Zprávy o projektovém managementu • Finance, Final Plan for Using and Disseminating the knowledge… • Project reporting in FP6 Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

38. Audit projektu I • Základní osnova certifikátu je součástí Financial Guidelines for FP6 (str.216) • Co audit potvrzuje? • Nákladový model • Celkové uznatelné náklady projektu • !nezaměňovat s výší příspěvku Komise – může být nižší! • Oprávněnost nákladů • Příjmy projektu; úroky z předfinancování (pouze koordinátor) • Pro státy mimo Eurozónu – způsob přeúčtování N na € • Cena auditu Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

39. Audit projektu II • Cena za audit • Součást plánovaného rozpočtu • Náklady na management (do 7% z celkových projektových nákladů) • Jediný uznatelný náklad mimo dobu trvání projektu Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

40. Audit projektu III • Podpora při realizaci auditu • Financial Guidelines for FP6 • Audit certificate guidance notes • Zkušený auditor • Interexpert Bohemia,s.r.o. Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU

41. Audit projektu IV • Audit z pohledu koordinátora • Kontrola nákladového modelu • TIM • Kontrola celkové částky uznatelných nákladů • Příslušné podpisy • Form C (s podpisy auditora) Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU