Comunicação Empresarial na Prática

1. Comunicação Empresarial na Prática Sandra Helena Terciotti Isabel Macarenco 1ª Edição| 2009 |

2. Capítulo 8 Comunicação escrita nas organizações

3. Capítulo 8 Comunicação escrita nas organizações Capa da Obra COMUNICAÇÃO ESCRITA O que é necessário para escrever bem? • Para Izidoro Blikstein (1987), um texto poderá ser considerado • bem escrito quando: • Obedecer às normas gramaticais; • Primar pela clareza, sem frases ou palavras que gerem duplo sentido; • Primar pela polidez do discurso, por meio de formas de tratamento adequadas ao interlocutor.

4. Capítulo 8 Comunicação escrita nas organizações Capa da Obra O que é necessário para escrever bem? • Outros aspectos que devem ser considerados: • Observar o tripé da comunicação escrita; • Usar o tipo de código adequado à comunicação escrita; • Evitar ruídos, redundâncias, pleonasmos e tautologias; • Saber “esfriar” a mensagem, ou seja, torná-la mais atraente e persuasiva.

5. Capítulo 8 Comunicação escrita nas organizações Capa da Obra O que é constitui o tripé de comunicação escrita? • Segundo Izidoro Blikstein, quem escreve deve procurar: • Produzir uma resposta correta; • Tornar seu pensamento comum; • Persuadir seu interlocutor. • Principais motivos pelos quais a comunicação escrita pode não produzir a “resposta certa”: • Dificuldade de tornar o pensamento comum ao interlocutor; • Falta de aptidão ou habilidade para persuadir o interlocutor.

6. Capítulo 8 Comunicação escrita nas organizações Capa da Obra Qual é o tipo de código adequado à comunicação escrita? • Código – conjunto de regras gramaticais por meio dos quais os signos se combinam para permitir a expressão e a comunicação entre os usuários de uma língua. • Tipos de códigos: • Código aberto – apresenta mais de um significado e, consequentemente, mais de uma resposta para um mesmo significante, por isso, permite múltiplas interpretações.

7. Capítulo 8 Comunicação escrita nas organizações Capa da Obra Qual é o tipo de código adequado à comunicação escrita? • Código fechado – apresenta um único significado para cada significante e, consequentemente, uma única resposta; • É o que deve ser empregado nas comunicações escritas organizacionais. Caso de código fechado

8. Capítulo 8 Comunicação escrita nas organizações Capa da Obra O que são ruídos na comunicação escrita? • Ruídos– qualquer elemento que dificulte a comunicação e que não seja pretendido pelo emissor. • Os ruídos podem ser causados pelos seguintes fatores: • Diferença de linguagem e de vocabulário entre o emissor e o receptor; • Diferença de repertório entre o emissor e o receptor; • Falta de sequência de raciocínio lógico; • Presença de ideias estereotipadas ou preconceituosas; • Uso de canais ou veículos (e-mails, memorandos, relatórios etc.) inadequados ao tipo de comunicação; • Uso de redundâncias; pleonasmos; clichês e tautologias.

9. Capítulo 8 Comunicação escrita nas organizações Capa da Obra O que é repertório? • É o conjunto de conhecimentos de determinada pessoa que é constituído por sua experiência de vida, grau de escolaridade, atividade profissional, pelos livros que leu etc. • Como o repertório pode comprometer a eficácia da • comunicação escrita? • Quando o emissor não procurar conhecer bem o repertório do receptor de sua mensagem antes de iniciar seu texto.

10. Capítulo 8 Comunicação escrita nas organizações Capa da Obra O que é redundância? • Caracteriza-se pela previsibilidade ou repetição do conteúdo da mensagem, podendo ocorrer espontânea ou intencionalmente. • O que é pleonasmo? • Também é uma forma de redundância, como repetição de termos, que em certos casos, têm o objetivo de dar mais força ao texto. • Existem dois tipos de pleonasmo: • pleonasmo vicioso • pleonasmo literário

11. Capítulo 8 Comunicação escrita nas organizações Capa da Obra O que é pleonasmo? • Pleonasmo vicioso – é caracterizado pela repetição desnecessária de um termo na frase. É normalmente definido como “excesso de palavra”. • Exemplos: • A grande maioria deles (se é maioria, logo, é grande); • Cair um tombo; • Cursar um curso; • Sair para fora.

12. Capítulo 8 Comunicação escrita nas organizações Capa da Obra O que é pleonasmo? • Pleonasmo literário – é o uso do pleonasmo como figura de linguagem para enfatizar algo em determinado texto com o propósito, por exemplo, de acentuar sua poeticidade e de aumentar sua força. • Exemplos: • “E rir meu riso e derramar meu pensamento (Soneto da Fidelidade, de Vinicius de Moraes); • “Eu nasci há dez mil anos atrás.” (Música homônima de Raul Seixas)

13. Capítulo 8 Comunicação escrita nas organizações Capa da Obra O que são clichês? • Clichês – expressões que, por serem muito repetidas pelo povo, pela imprensa etc., tornam-se completamente banalizadas e perdem sua força original. • Exemplos: • Agradar a gregos e troianos; • A hora da verdade; • Aparar as arestas; • Apertar os cintos.

14. Capítulo 8 Comunicação escrita nas organizações Capa da Obra O que é tautologia? • Tautologia – caracteriza-se pelo uso de palavras diferentes para expressar a mesma ideia. • Algumas construções tautológicas que devem ser evitadas:

15. Capítulo 8 Comunicação escrita nas organizações Capa da Obra Como esfriar a comunicação escrita para torná-la mais atraente? • “Esfriar” uma mensagem – significa torná-la mais prazerosa e menos complexa, exigindo, portanto, menos esforço do leitor para compreendê-la e interpretá-la. • Esquema classificatório para tornar compreensível as diferenças entre mensagens quentes e frias, proposto por Izidoro Blikstein (1987):

16. Capítulo 8 Comunicação escrita nas organizações Capa da Obra Como esfriar a comunicação escrita para torná-la mais atraente? • Peças de comunicação classificadas como quentes: • Artigos científicos; • Dissertações de mestrado; • Livros técnicos; • Monografias; • Teses de doutorado

17. Capítulo 8 Comunicação escrita nas organizações Capa da Obra Como esfriar a comunicação escrita para torná-la mais atraente? • Peças de comunicação classificadas como frias: • Revistas em quadrinhos; • Revistas femininas; • Programas de rádio; • Programas de televisão. • A opção por mensagens quentes e frias dependerá dos seguintes fatores: • Objetivos que o emissor pretende alcançar com sua comunicação escrita; • Repertório do receptor da mensagem.

18. Capítulo 8 Comunicação escrita nas organizações Capa da Obra Como esfriar a comunicação escrita para torná-la mais atraente? • Misturar signos linguísticos (letras, frases, parágrafos) a signos icônicos (gráficos de barra, gráficos de pizza, tabelas etc.). • Como tornar a comunicação escrita mais atraente: • Considerar os objetivos da mensagem; • Considerar o repertório do leitor; • Esfriá-la; • Misturar signos icônicos aos signos linguísticos; • tornar sua decodificação menos linear e mais icônica.

19. Capítulo 8 Comunicação escrita nas organizações Capa da Obra E-mail • O que é necessário para elaborar mensagens eletrônicas bem escritas? • Refira-se às pessoas pelos nomes em vez de referir-se a elas por sua função ou cargo; • Trate primeiramente da ação e somente depois forneça a explicação; • Prefira a voz ativa à voz passiva analítica; • Informe ao leitor, de forma explícita e objetiva, o que deseja; • Prefira a ordem sintática direta (sujeito-verbo-complemento) em lugar da transposição ou inversão da ordem natural das palavras da oração;

20. Capítulo 8 Comunicação escrita nas organizações Capa da Obra E-mail • Indique com precisão dados com números, valores e índices percentuais; • Também é desejável formular perguntas ao receptor de sua mensagem;; • Exerça a empatia e valorize a ação ou a participação do receptor de sua mensagem; • Evite clichês e empregue frases curtas; • Evite usar jargões ou linguagem técnica; • Elabore o texto na 1ª pessoa do singular; • Não use figuras retóricas (metáforas, comparações etc.); • Evite o “gerundismo” (ir+ estar + gerúndio).

21. Capítulo 8 Comunicação escrita nas organizações Capa da Obra Cartas • Saiba onde quer chegar • Antes de redigir uma carta, faça um esboço listando e organizando as principais ideias e argumentos. • Características para elaborar uma carta: • Declarar a ideia principal; • Fornecer detalhes necessários; • Fechar com um pedido cordial para uma ação específica.

22. Capítulo 8 Comunicação escrita nas organizações Capa da Obra Cartas • Como elaborar uma solicitação? • Comece pela solicitação; • Diga porque precisa da informação e qual o seu grau de urgência. • Como comunicar boas notícias? • Utilize canais diretos da empresa; • Recomendações: • Tenha uma ideia clara do que deseja dizer e tente ser claro e objetivo; • Tenha em mente que está preparando o receptor de sua mensagem para algumas informações que virão a seguir.

23. Capítulo 8 Comunicação escrita nas organizações Capa da Obra Cartas • Como tornar a leitura fácil e agradável? • Períodos e parágrafos curtos são mais fáceis de serem lidos; • Para enfatizar as ideias principais, sublinhe as sentenças ou enumere os pontos principais. • Como redigir más notícias de forma indireta? • Suavize; • Indique as razões; • Dê a má notícia; • Faça um fechamento positivo.

24. Capítulo 8 Comunicação escrita nas organizações Capa da Obra Cartas • Como redigir más notícias de forma direta? • Dê a má notícia; • Indique as razões; • Faça um fechamento positivo. • Como ser criativo? • Quando tiver de apresentar algum problema ao chefe, procure vislumbrar e apontar soluções para resolvê-lo, demonstrando iniciativa e criatividade.

25. Capítulo 8 Comunicação escrita nas organizações Capa da Obra Curriculum Vitae • Procure elaborar um currículo que lhe permita ser o mais avançado dos concorrentes, a fim de alcançar seu objetivo; • Construa o currículo a partir de suas competências, habilidades e atitudes.