IKT & Administration EDM - Elektronisches Dienstreisemanagement

1. IKT & Administration EDM - Elektronisches Dienstreisemanagement Web: http://sls.tsn.at E-Mail: sls@tsn.at

2. Agenda • SL-Alltag, prakt. Tipps, … • Arbeitsorganisation T1 • (Direktionskalender, Schulaktenplan • Formulare, Schulbuchaktion online) • PH-Online und DAV (Direktionsbereich) • Schuldatenbank (SDB) • EDM – papierlose und transparente Abrechnung von Dienstreisen

3. Inhalt • Bildungsdienste – Dokumentation/Hilfe • Dienstreise-Antrag LehrerInAufgaben der Schulleitung • Dienstreise-Abrechnung Leund Aufgabe SL • Fahrgemeinschaft • „Wanderlehrer“ (RSTP, TB) • Papier/Excel-Abrechnung SVA • Fragen und Probleme

4. Einstieg • URL: https://portal.tirol.gv.at • Via TiBS, … Hier finden Sie Anleitungen und Hilfen zum Elektronischen Dienstreisemanagement

5. Portalanwendungen Aufruf Bildungsdienste (BiDi)

6. Bildungsdienste Wichtige Hinweise

7. Hilfe Seitendruck,Schriftgröße, … Hilfe/ Anwendungs-dokumentation Fernwartung

8. Dienstreisen Übersicht/mögliche Folge-aktivitäten Reiseanträge der Lehrkräfte

9. Module Reise Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise LehrerInAntrag LeiterInBefürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerInAbrechnung LeiterInBestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseabrechnung Dienstreiseantrag

10. Reiseantrag anlegen (Lehrkraft) Ihr Suchergebnis können Sie mit den zur Verfügung stehenden Feldern einschränken Informationen ausPH-Online;DRA möglich? Rahmendaten und Übernahme in Dienstreiseantrag

11. Dienstreise nicht gefunden? • Zu viele Einschränkungen • Sonderzeichen, Leerraum, … Für Dienstreisen, die nicht im Zusammenhang mit Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen der PHT stehen, werden die nötigen Veranstaltungsdaten von der Abteilung Bildung im System bereitgestellt. VA von anderen PH sind teilweise auffindbar. Sollte die gewünschte Veranstaltung im System (noch) nicht abgebildet sein, wird empfohlen, die Rahmendaten der Veranstaltung an folgende E-Mail Adresse zu übermitteln: veranstaltungen.planen@tirol.gv.at

12. Details des Dienstreiseantrages Optionale Auswahlmöglichkeit bei mehrtägigen Veranstaltungen Abhängig vom Beginn und Ende der Veranstaltung, können die Anreise einen Tag früher und die Abreise einen Tag später stattfinden(vor 6 Uhr früh starten mit ÖVKM – nach 22 Uhr abends bei der Stammschule eintreffen) „Weiter“ zum Reiseverlauf

13. Details des Dienstreiseantrages Zusatzinformation zum Thema „Reisezeiten“ *) Auswahl des gewünschten Fortbewegungsmittels Beginn der Dienstreise eingeben *) „Virtuelle“ Zeiten nur bei ÖVKM dazu zählen, sonst tatsächliche Reisezeit lt. Reiseplaner (GoogleMaps) bei kürzester Entfernung bei Pkw

14. Details des Dienstreiseantrages Rückreise planen Bei mehrtägigen Reisen Übernachtungsart auswählen Möglichkeit der Anforderung eines Businesstickets

15. Speichern - Speichern & Senden Speicherung der Eingaben und Weiterleitung an die Schulleitung Speicherung der Eingaben

16. Ändern Hier können Sie sich die Reisedetails nochmals anzeigen lassen Ändern bzw. Löschen ist nur dann möglich, wenn die Schulleitung den Antrag noch nicht bearbeitet hat.

17. Aufgabe der Schulleitung Reise Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise LehrerInAntrag LeiterInBefürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerInAbrechnung LeiterInBestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseabrechnung Dienstreiseantrag

18. Befürworten Reisedetails anzeigen lassen Bearbeitungsschritt anklicken Mit der Befürwortung des DIENSTREISEANTRAGES wird bestätigt, dass der beabsichtigten Teilnahme der betreffenden Lehrperson an der VA keine schulischen Gründe entgegenstehen.

19. Befürworten Falls erforderlich, Kommentar eingeben oder Textvorlage übernehmen Gewünschten Bearbeitungsschritt anklicken (mit „Befürworten“ wird Antrag an die Abt. Bildung weitergeleitet)

20. Abrechnen Lehrkraft Reise Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise LehrerInAntrag LeiterInBefürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerIn Abrech-nung LeiterInBestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseabrechnung Dienstreiseantrag

21. Abrechnen Le Reisedetails anzeigen lassen Bearbeitungsschritt anklicken

22. Abrechnen Beginn- bzw. Abfahrtszeit an tatsächliche Gegebenheit anpassen Fortbewegungsmittel spezifizieren Wenn notwendig Bemerkungsfeld befüllen Mit „Weiter“ gelangen Sie zur Abrechnung

23. Abrechnen Felder je nach benutztem Fortbewegungsmittel befüllen Spesenarten durch Anklicken „Zeile einfügen“ anzeigen lassen Beleg aufbewahren *) Anzahl der in der Hotelrechnung inkludierten Frühstücke eintragen Abzüge angeben (Anzahl) *) Aufbewahrung Hotelrechnung - 3 Jahre (lt. Wiki), 1. Klasse ÖBB muss aufbewahrt werden, 2. Kl. nicht!

24. Abrechnen Mit „Speichern und Berechnen“ erhalten Sie einen Überblick über die Gesamtkosten Durch Anklicken der jeweiligen Spesenart, kommen Sie zu den Detaildaten Notwendig, wenn für Teile der DR-Abrechnung Nachweise bzw. Belege vorgeschrieben sind Senden an die SL

25. Abrechnen Ändern nur dann möglich, wenn die SL die Abrechnung noch nicht bearbeitet hat. Abrechnungs-details anzeigen lassen

26. Genehmigen durch die SL Reise Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise LehrerInAntrag LeiterInBefürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerIn Abrech-nung LeiterInBestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseabrechnung Dienstreiseantrag

27. Genehmigen Mögliche Folgeaktivität anklicken Abrechnungs-details anzeigen lassen Mit der Weiterleitung der DIENSTREISEABRECHNUNG wird bestätigt, dass die betreffende Lehrperson zur Veranstaltungszeit wegen der Teilnahme an der VA vom Dienst abwesend war.

28. Transparenz Begründung für vorgenommene Änderung durch Abt. Buchhaltung Korrigierter Betrag

29. Fahrgemeinschaft • Abt. Bildung entscheidet über eine FG – ausschlaggebend sind die Kosten • Fahrer beantragt DR – Fortbew. „privat PKW mit Fahrgemeinschaft“ und ordnet Mitfahrer zu • Abt. Bildung genehmigt die DR • Bei genehmigter FG kann der Fahrer entspr. km-Kosten geltend machen

30. „Wanderlehrer“ • Erlassdatenbankhttp://medien.tirol.gv.at/erlassdatenbank_aps/ • Rundschreiben-Datenbankhttp://medien.tirol.gv.at/rundschreiben/ • SchulleiterInnen-Service  EDMhttp://sls.tsn.at/content/edm-elektronisches-dienstreisemanagement • Wanderlehrkräftehttp://sls.tsn.at/content/wanderlehrerin • RSTP  TB  RA – warum? • TB – wofür?

31. Abrechnung von SVA • Mittels Excelformular erzeugenHP Abt. Bildung • In den Fällen: • Exkursionen > 8 h • Wander-, Sport-, Projekttage • Wien-, Sportwochen • BP-Tage, - Wochen • Anlagen nicht vergessen (Rechnungen, Auslagen, …)

32. Fragen? • Fragen? • Fragen? Es ist des Lernens kein Ende.Robert Schumann (1810 - 1856) Offene ...