Chapitre 5: Gestion du contenu du projet

1. Chapitre 5: Gestion du contenu du projet GIS 345 : Gestion de projet en TI Professeure: Manon G. Guillemette

2. Objectifs • Comprendre quels éléments sont importants pour faire une bonne gestion du contenu du projet • Comprendre le processus de gestion du contenu du projet • Comprendre comment créer la structure de découpage du projet

3. Qu’est-ce que la gestion du contenu du projet? • La gestion du contenu du projet comprend les processus nécessaires pour s’assurer que le projet contient tout le travail requis, et uniquement celui-ci, pour assurer l’atteinte des objectifs. • Contenu du produit: caractéristiques et fonctions du système d’information à livrer • Contenu du projet: travail qui doit être réalisé pour produire le système d’information

4. Gestion du contenu du projet - processus

5. 1. Collecter les besoins • Identifier et documenter les besoins qui permettront de répondre aux objectifs du projet • Élément clé du succès d’un projet • Les besoins doivent être suffisamment détaillés pour en permettre la mesure • Les besoins seront à la base de la SDP • Les besoins servent à déterminer le coût, l’échéancier et la qualité du projet • Approche itérative

6. Collecter les besoins - Comment • Analyser la charte du projet • Besoins du produit (SI) • Besoins du processus (gestion de projet) • Recueillir les besoins • Entrevues, focus group ou groupes de travail • Autres techniques • Techniques de créativité de groupe (remue-méninges, Delphi, mind-mapping, etc.) • Technique de décision de groupe (unanimité, pluralité, majorité, dictature) • Questionnaires et sondages • Observation • Prototypage • Outilslogiciels • Livrables • Documentation sur les besoins • Plan de gestion des besoins • Matrice de traçabilité

7. Documentation sur les besoins • Rappel de la situation; • Besoin d’affaires, limites de la situation actuelle, raisons pour entreprendre le projet; • Objectifs du projet; • Descriptions des processus d’affaires, fonctionnalités désirées du SI; • Niveaux de service, performance, sécurité, etc.; • Critères d’acceptation, qualité minimale; • Règles d’affaires touchées par le projet; • Impacts externes et internes (autres secteurs); • Formation nécessaire; • Etc.

8. Plan du contenu du projet • Explique comment • les activités; • les demandes de changement au contenu; • le processus de priorisation des besoins; • les métriques de performance; • Etcseront identifiés, planifiés, suivis et communiqués durant le projet

9. 2. Définir le contenu du projet • Objectifs • définir le travail détaillé à exécuter • convertir les objectifs du projet en livrables tangibles • Identifier les caractéristiques des SI développés (ou acquis) • Permet une meilleure planification des coûts, de l’échéancier, des ressources • Crée un baseline pour le suivi du projet

10. 2. Définir le contenu du projet • Comment • Analyser la charte du projet • Utiliser les documents produits à l’étape de collecte des besoins • Livrables • Énoncé de contenu du projet • Description du contenu • Critères d’acceptation • Information détaillée sur les livrables • Exclusions spécifiques (les phases II) • Degré de précision: élevé

11. 3. Structure de découpage du projet • Décomposition hiérarchique du travail à exécuter par l’équipe de projet (les tâches à réaliser) pour réaliser les objectifs du projet. • Décomposition en plus petits livrables de sorte que le travail à réaliser devient de plus en plus détaillé. • Diviser le travail en unités logiques de la façon dont sera organisé le travail • Base « absolue » de la gestion du projet • Échéanciers, coûts, ressources, impacts des changements • Tout ce qui n’est pas là est exclu du contenu du projet

12. SDP – des exemples • Basés sur le cycle de développement de SI • Forcément incomplètes • Hiérarchie (niveaux)

13. Exemple d’une structure de découpage du projet (incomplète)

15. SDP: Une autre façon de faire • On peut créer la structure de découpage en s’attardant • À ce qui doit être fait et non pas au moment où il doit être fait • On peut aussi créer la structure de découpage en utilisant les 5 groupes de processus de gestion de projet • Les grandes catégories seraient alors?

16. Comment développer une structure de découpage du projet • Approche analogique • Étudier des projets similaires et s’en inspirer • Approche top-down • Commencer par de grandes catégories et les diviser en plus petites • Approche bottom-up • Commencer par les activités détaillées et les regrouper • Avantages et limites de chaque méthode?

17. Comment développer une structure de découpage du projet • Lot de travail • Tâche à réaliser pour compléter le projet • Plus bas niveau de la hiérarchie • C’est ce qui est contrôlé • Estimation de la durée • Lot de travail ≠ spécification d’un projet

18. Développer une structure de découpage du projet • Un exercice…

19. Structure de découpage du projet • Le dictionnaire de SDP • Mise à jour l’énoncé du contenu du projet si nécessaire • Nommer un responsable pour chacune des activités • Responsable de l’exécution de l’activité versus responsable du résultat de l’exécution de l’activité

20. Conseils pour créer une bonne structure de découpage du projet • Une unité de travail devrait n’apparaître qu’une seule fois dans la SDP • Le contenu de travail d’un élément de la SDP est la somme de tous les éléments qui la compose • La SDP devrait être cohérente avec la façon dont le travail sera exécuté • Un élément de la SDP devrait n’être placé que sous la responsabilité d’un seul individu, même lorsque le travail de plusieurs personnes est nécessaire pour le réaliser

21. Conseils pour créer une bonne structure de découpage du projet • La SDP devrait tout d’abord bien servir l’équipe de projet puis être utilisée à d’autres fins si requis • L’équipe de projet devrait être impliquée dans le développement de la SDP afin d’assurer sa cohérence et son adoption • Chaque SDP devrait être documentée à l’aide d’un dictionnaire afin de favoriser une même compréhension • La SDP devrait être un outil flexible qui peut être ajusté au besoin

22. 4. Vérifier le contenu du projet • Processus de formalisation de l’acceptation des livrables achevés du projet. • Il est très difficile de créer un bon énoncé préliminaire du contenu du projet. • Il est très difficile de créer une bonne structure de découpage du projet. • Il est encore plus difficile de vérifier le contenu du projet et de minimiser les modifications à celui-ci.

23. Vérifier le contenu du projet • La vérification du contenu est le processus qui consiste à obtenir l’acceptation formelle par les parties prenantes du contenu achevé du projet et des livrables correspondants • Contrôle du contenu versus contrôle de la qualité • Comment ferait-on la vérification du contenu du projet donné en exercice précédemment?

24. 5. Maîtriser le contenu du projet • Les modifications sont inévitables, ce qui exige d’avoir un processus de maîtrise des modifications • Quels moyens pouvons-nous prendre pour minimiser les probabilités de modifications au projet TI? • Par rapport à notre exercice précédent? • Modifier les documents touchés en conséquence • Quel serait l’impact d’une modification au contenu du projet lorsque le projet est réalisé par des consultants?

25. Comment minimiser les changements au contenu du projet? • Suivre et contrôler les changements • Mettre par écrit et tenir à jour • Utiliser des techniques de développement de SI modernes • Intégrer des points de contrôle de la qualité du SI • Évaluer l’impact des changements sur l’échéancier et les coûts

26. Sommaire • Quel est le processus de gestion du contenu du projet TI? • Comment peut-on créer la structure de découpage du projet TI? • Quels sont les éléments importants pour faire une bonne gestion du contenu du projet TI?