PERT – 3 : TEKNIK DOKUMENTASI & DESAIN DATABASE

1. PERT – 3 :TEKNIKDOKUMENTASI & DESAIN DATABASE Mata Kuliah: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI – I STIE – BUDDHI Tangerang Oleh: SUSANTO WIBOWO, SE.

2. MATERI : • PENDAHULUAN • DATA FLOW DIAGRAM (DFD)  Diagram Alir Data • Data source and destinations  Sumber data dan tujuan data • Data flows  Alir/arus data • Transformation process  proses transformasi/perubahan dalam proses • Data store  simpan data • FLOWCHARTS (Diagram Alir) • INPUT / OUTPUT SYMBOLS simbol-simbol input-output • PROCESSING SYMBOLS  simbol – simbol pengolahan • STORAGE SYMBOLS  simbol-simbol penyimpanan • FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS simbol-simbol alir dan lainnya. • DOCUMENT FLOWCHARTS (diagram alir dokumen) • GUIDELINES FOR PREPARING FLOWCHARTS (Panduan persiapan flowcharts) • SYSTEM FLOWCHARTS (sistem diagram alir) • PROGRAM FLOWCHARTS (diagram alir program)

3. PENDAHULUAN Ada beberapa hal tentang bab ini, yaitu: • Pertanyaan akan diselesaikan pada bab ini meliputi: - Apakah tujuan dokumentasi ? - Mengapa akuntan perlu memahami dokumentasi ? - Teknik dokumentasi apa yang digunakan dalam sistem akuntansi ? - Apakah diagram aliran data (DAD) dan flowcharts (diagram alir) itu ? • Bagaimana hal tersebut sama dan berbeda? • Bagaimana hal tersebut dipersiapkan ?

4. PENDAHULUAN Dokumentasi meliputi siapa (orangnya), apa (jenis dokumennya), kapan (waktunya), di mana (tempatnya), mengapa dan bagaimana dari:- Data entri- Pengolahan- Penyimpanan- Informasi output- Sistem kontrol

5. PENDAHULUAN • Jenis alat dokumentasi mencakup berikut: - Narasi (ditulis deskripsi  ada cerita) - Diagram (gambar)  DFD(Data Flow Diagram = Diagram Alir Data)  Umumnya Aliran LOGIS Data.- Flowchart (alur/alir data)  Umumnya Aliran Fisik dokumen. - Bahan tertulis lainnya(kertas, pensil, dll.)

6. PENDAHULUAN Bagaimana akuntan menggunakan dokumentasi? • Minimal, mereka harus membaca dokumentasi untuk mengerti bagaimana sistem bekerja. • Mereka mungkin perlu untuk mengevaluasi kekuatan dan kelemahan pengendalian internal suatu entitas. Membutuhkan ketergantungan pada dokumentasi. Mereka bisa membaca dengan teliti dokumentasi untuk menentukan apakah sistem yang diusulkan memenuhi kebutuhan penggunanya. Mereka mungkin menyiapkan dokumentasi untuk:• Menunjukkan bagaimana sistem yang diusulkan akan bekerja• Menunjukkan pemahaman mereka terhadap sistem internal kontrol

7. PENDAHULUAN Bagaimana akuntan menggunakan dokumentasi ? Dua yang paling umum alat dokumentasi yang digunakan: • Data flow diagram (DFD) = Diagram Alir Datayaitu : grafis deskripsi sumber dan tujuan data. DFD menunjukkan: - Dari mana data berasal - Bagaimana arusnya- Proses yang dilakukan terhadapnya- Dimana data tersebut tertuju.

8. PENDAHULUAN Bagaimana akuntan menggunakan dokumentasi ? 2. Flowchart (diagram alir) Ada tiga jenis: • Dokumen diagram alur menggambarkan aliran dokumen dan informasi antara departemen atau unit. • Sistem diagram alur menggambarkan hubungan antara input, pengolahan, dan output untuk sistem. • Program menggambarkan diagram alir urutan logis operasi yang dilakukan dalam program komputer.

9. PENDAHULUAN Metode mana yang harus Anda gunakan, FLOWCHART (diagram alir) atau DFD ? - 62,5% dari IS profesional menggunakan DFD.- 97,6% menggunakan diagram alir.- Keduanya dapat disusun relatif sederhana dengan menggunakan software yang tersedia. KESIMPULAN: Anda harus mengenal keduanya.

10. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)( Diagram Alir Data ) DFD (Data Flow Diagram), Yaitu: Sebuah diagram aliran data (DFD) grafis yang menggambarkan aliran datadalam sebuah organisasi. Hal ini digunakan untuk: - Teknik dokumentasi yang ada pada sistem- Rencana dan desain sistem baru  konversi sitem lama ke sistem baru. Tidak ada pendekatan hitam-putih mengembangkan sebuah DFD  fleksible.

11. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)( Diagram Alir Data ) Contoh Diagram Aliran Data dari;Diagram proses pembayaran pelanggan

12. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)( Diagram Alir Data ) Sebuah diagram aliran data (DFD) terdiri dari empat dasar elemen: - Data sumber dan tujuan- Data arus / mengalir- Transformasi proses- Data simpan

13. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)( Diagram Alir Data ) • Data sumber dan tujuan- Tampil sebagai kotak- Merupakan organisasi atau individu yang mengirim atau menerima data yang digunakan atau dihasilkan oleh sistem • Item dapat menjadi sumber dan tujuan Sebuah diagram aliran data (DFD) terdiri dari empat dasar elemen: - Data sumber dan tujuan- Data arus / mengalir- Transformasi proses- Data simpan Gbr: Data Sumber & Tujuan

14. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)( Diagram Alir Data ) Data sumber dan tujuan ditandai merah.Dapatkah Anda mengatakan yang sumber dan yang tujuan?

15. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)( Diagram Alir Data ) • Data Arus / Mengalir- Tampil sebagai panah- Merupakan aliran data antara sumber dan tujuan, proses, dan menyimpan data Sebuah diagram aliran data (DFD) terdiri dari empat dasar elemen: - Data sumber dan tujuan- Data arus / mengalir- Transformasi proses- Data simpan Gbr: Data Arus / Mengalir

16. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)( Diagram Alir Data ) Data arus yang ditampilkan dalam warna merah.• Apakah tampak bahwa data aliran dapat dua-arah?• Jika demikian, bagaimana bisa ditangani? • Arus data harus selalu berlabel.• Pengecualian adalah aliran data bergerak masuk atau keluar dari simpan data .

17. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)( Diagram Alir Data ) Sebuah diagram aliran data (DFD) terdiri dari empat dasar elemen: - Data sumber dan tujuan- Data arus / mengalir- Transformasi proses- Data simpan • Transformasi Proses- Tampil sebagai lingkaran- Mewakili transformasi data Gbr: Transformasi Proses

18. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)( Diagram Alir Data ) Transformasi Proses adalah ditampilkan dalam warna merah.• Setiap proses harus memiliki minimal satu data inflow dan setidaknya satu data keluar. Mengapa?• Apa yang Anda ingat tentang bagaimana proses diberi label?

19. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)( Diagram Alir Data ) • Menyimpan Data- Muncul sebagai dua garis horizontal- Merupakan sebuah repositori sementara atau permanen data Sebuah diagram aliran data (DFD) terdiri dari empat dasar elemen: - Data sumber dan tujuan- Data arus / mengalir- Transformasi proses- Data simpan Gbr: Simpan Data

20. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)( Diagram Alir Data ) Simpan data ditampilkan dalam warna merah.• Perhatikan bahwa arus masuk dan arus keluar ke simpan data tidak berlabel.

21. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)( Diagram Alir Data ) Pengelompokan DFD: • Tingkat tertinggi DFD disebut diagram konteks. - Ini terlihat menyediakan ringkasan tingkat sistem.- Ini melukiskan suatu sistem pengolahan data dan entitas eksternal yang berisi: • Sumber input • Destinations dari outputnya

22. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)( Diagram Alir Data ) Contoh : diagram konteks untuk perusahaan ”S&S” sistem pengolahan penggajian Informasi apa yang datang ke proses ini, dan dari mana? • Apa informasi yang dihasilkan oleh proses ini, dan mana itu pergi?

23. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)( Diagram Alir Data ) Diagram ini menunjukkan tingkat detail berikutnya untuk konteks diagram. Informasi apa yang datang ke proses ini dan dari mana? Informasi apa yang dihasilkan oleh proses ini, dan ke mana tujuannya ?

24. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)( Diagram Alir Data ) • Perhatikan bahwa setiap proses di DFD adalah bernomor berurutan.

25. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)( Diagram Alir Data ) Pedoman tentang bagaimana membuat sebuah DFD. • ATURAN 1:Memahami sistem. Amati arus informasi dan orang-orang yang terlibat, lakukan wawancara untuk memperoleh pemahaman itu. • ATURAN 2: Abaikan proses kontrol dan kontrol tindakan (misalnya, koreksi kesalahan). • ATURAN 3: Tentukan batas-sistem mana dimulai dan berhenti. Jika Anda tidak yakin tentang proses, termasuk untuk sementara waktu.

26. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)( Diagram Alir Data ) Pedoman tentang bagaimana membuat sebuah DFD. • ATURAN 4: Gambarkan diagram konteks pertama, dan kemudian mengambil tingkat berturut-turut lebih detail. • • ATURAN 5:Identifikasi dan label semua arus data. Itu satu-satunya yang tidak perlu diberi label yang orang-orang yang masuk ke atau keluar dari menyimpan data. • • ATURAN 6:Data arus yang selalu mengalir bersama harus dikelompokkan bersama. • Mereka yang tidak mengalir bersama-sama harus ditampilkan pada baris terpisah.

27. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)( Diagram Alir Data ) Pedoman tentang bagaimana membuat sebuah DFD. ATURAN 7:Tampilkan proses (lingkaran) mana pun aliran data dikonversi dari satu bentuk ke bentuk lainnya. Demikian juga, setiap proses harus memiliki minimal satu aliran data masuk dan setidaknya satu aliran data keluar. proses Transformasi ATURAN 8: yang logis terkait atau terjadi secara simultan dapat dikelompokkan dalam satu gelembung. • ATURAN 9:Jumlah setiap proses secara berurutan. Bisa jadi sebuah proses 5,0 berlabel akan meledak/berkembang di tingkat berikutnya ke proses nomor 5.1, 5.2, dll Proses berlabel 5,2 akan meledak menjadi 5,21,, 5,22 dll

28. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)( Diagram Alir Data ) Pedoman tentang bagaimana membuat sebuah DFD. • ATURAN 10:Nama Proses harus mencakup tindakan verba, seperti update, mempersiapkan, dll • • ATURAN 11:Identifikasi dan label semua menyimpan data, apakah temporer atau permanen. • • ATURAN 12:Identifikasi dan label semua sumber dan tujuan. • Sebuah entitas dapat menjadi sumber dan tujuan. Anda mungkin ingin untuk memasukkan seperti item dua kali pada diagram, jika diperlukan, untuk menghindari berlebihan atau persimpangan jalur.

29. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)( Diagram Alir Data ) Pedoman tentang bagaimana membuat sebuah DFD. • ATURAN 13:Sebisa mungkin, mengatur mengalir dari atas ke bawah dan kiri ke kanan. • • ATURAN 14: Anda tidak akan mendapatkan hasil pertama itu bagus, sehingga perlu rencana untuk melalui beberapa koreksi dan perbaikan. • • ATURAN 15:Pada salinan akhir, garis tidak boleh lintas. Pada setiap halaman, termasuk: • - Nama DFD- Tanggal dipersiapkan- Persiapkan Nama

30. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)( Diagram Alir Data ) Sekarang kita sudah melalui pedoman untuk mengembangkan DFD, mari kita kembali ke contoh bab sebelumnya dan melihat apakah kita dapat menciptakan kembali bagian dari itu. • Anda mungkin ingin membuat sebuah tabel dengan pos berikut untuk mengatur informasi Anda:- Masukan Data- Proses- Data Hasil

31. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)( Diagram Alir Data ) Paragraf pertama dari narasi untuk daftar gaji proses berbunyi sebagai berikut: Ketika karyawan yang direkrut, mereka mengisi formulir karyawan baru. Ketika perubahan status penggajian karyawan terjadi, seperti menaikkan atau perubahan jumlah pengecualian, sumber daya manusia melengkapi formulir perubahan karyawan. Sebuah salinan bentuk ini dikirim ke penggajian. Formulir ini digunakan untuk membuat atau memperbarui catatan di karyawan / gaji file dan kemudian disimpan dalam file. catatan Karyawan disimpan abjad.

32. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)( Diagram Alir Data ) Paragraf pertama dari narasi untuk daftar gaji proses berbunyi sebagai berikut:- Ketika karyawan yang direkrut, mereka menyelesaikan karyawan baru formulir. Ketika perubahan status penggajian karyawan terjadi, seperti meningkatkan atau perubahan jumlah pengecualian, sumber daya manusia melengkapi karyawan mengubah bentuk. Salinan formulir ini dikirim ke penggajian.Formulir ini digunakan untuk membuat atau memperbarui catatan dalam karyawan / gaji file dan kemudian disimpan dalam file.catatan Karyawan disimpan abjad.

33. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)( Diagram Alir Data ) Paragraf pertama dari narasi untuk daftar gaji proses berbunyi sebagai berikut:Ketika karyawan yang direkrut, mereka menyelesaikan karyawan baru formulir. Ketika perubahan status penggajian karyawan terjadi, seperti meningkatkan atau perubahan jumlah pengecualian, sumber daya manusia melengkapi karyawan mengubah bentuk. Salinan formulir ini dikirim ke penggajian. Formulir ini digunakan untuk membuat atau memperbarui catatan dalamkaryawan / gaji file dan kemudian disimpan dalam file.catatan Karyawan disimpan abjad.

34. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)( Diagram Alir Data ) Hasil dari narasi yang dibuat dalam tabel dan dituangkan dalam DFD :

35. FLOWCHARTS(Diagram alir) TO BE CONTINUE….

36. FLOWCHARTS(Diagram alir) • Flowchart adalah suatu teknik analitis yang menjelaskan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, singkat, dan logis. • Flowchart menggunakan satu set simbol standar untuk menggambarkan prosedur pemrosesan dan aliran data. • Setiap bentuk pada suatu diagram alur menggambarkan ke-unikan: operasi, masukan, aktivitas pengolahan, atau menyimpan menengah.• Pada hari-hari dahulu kala, diagram alur yang umumnya digambar dengan template/cetakan semacam penggaris.• Sekarang, lebih umum untuk menggunakan perangkat lunak program seperti: - Visio.- Microsoft dan Power Point juga digunakan- Software ini dibuat menggunakan pra-bentuk, dan pengembang menyeret ke dalam bentuk gambar.

37. FLOWCHARTS(Diagram alir) Ada empat jenissimbol flowcharting : - Input / output simbol Input / output menunjukkan simbol jenis perangkat atau media yang menyediakan input atau output dari sebuah catatan proses. - Pengolahan simbol Pengolahan simbol menunjukkan jenis perangkat yang digunakan untuk prosesdata atau apakah data diproses secara manual. - Penyimpanan simbolPenyimpanan simbol menunjukkan jenis perangkat yang digunakan untuk menyimpan data sementara sistem tidak menggunakan itu. - Arus dan aneka simbol Arus dan simbol lain-lain mungkin menunjukkan:- Aliran data dan barang- Awal atau akhir diagram alur- Lokasi keputusan- Sebuah penjelasan

38. FLOWCHARTS(Diagram alir) INPUT / OUTPUT SYMBOL • Simbol Dokumen- Merupakan sebuah dokumen atau laporan yang disusun oleh tangan atau dicetak oleh komputer. • Salinan Beberapa dari Satu Dokumen- Menunjukkan beberapa salinan dari dokumen kertas atau laporan.- Salinan dokumen harus diberi nomor dalam itu, atas pojok kanan. • Jurnal / Ledger- Dapat merepresentasikan setiap input atau output pada program flowchart.- Juga merupakan jurnal akuntansi atau buku besar dalam sebuah diagram alur dokumen.

39. FLOWCHARTS(Diagram alir) INPUT / OUTPUT SYMBOL • Tampilan- Merupakan informasi yang ditampilkan oleh output perangkat online seperti terminal,monitor, atau layar • Keying Online- Merupakan entri data dengan perangkat online seperti terminal atau komputer pribadi. • Terminal atau Komputer Pribadi- Menggabungkan layar dan online keying simbol untuk mewakili terminal dan pribadikomputer

40. FLOWCHARTS(Diagram alir) INPUT / OUTPUT SYMBOL • Pengiriman Tape (pita-disket)- Merupakan kontrol secara manual disiapkan total yang harus dibandingkan dengan jumlah komputer untuk tujuan pengendalian

41. FLOWCHARTS(Diagram alir) SIMBOL PENGOLAHAN (PROCESSING SYMBOL) • Pengolahan Komputer- Merupakan proses yang dilakukan oleh komputer, yang biasanya menghasilkan perubahan data atau informasi. • Manual Operasi- Merupakan sebuah operasi pengolahan yang dilakukan secara manual. • Bantu Operasi- Merupakan sebuah operasi pengolahan dilakukan oleh sebuah perangkat selain komputer, misalnya, karakter optik scanner.

42. FLOWCHARTS(Diagram alir) SIMBOL PENGOLAHAN (PROCESSING SYMBOL) • Off-line Keying Operasi- Merupakan sebuah operasi yang menggunakan off-line memasukkan perangkat, seperti cash register atau memasukkan ke disk. • Magnetik disk- Merupakan data yang tersimpan secara permanen pada magnetik disk.- Sering digunakan untuk mewakili file master dan database. • Magnetic Tape- Merupakan data yang tersimpan pada pita magnetik.- Kadang-kadang merupakan file transaksi.

43. FLOWCHARTS(Diagram alir) SIMBOL PENGOLAHAN (PROCESSING SYMBOL) • Online Storage- Merupakan data yang tersimpan secara online sementara file dalam media-akses langsung seperti magnetik disk. • File- Merupakan sebuah file dokumen yang secara manualdisimpan dan diambil.- Surat menunjukkan urutan pemesanan:• A = urutan alfabet• D = Tanggal order• N = Numeric rangka

44. FLOWCHARTS(Diagram alir) ARUS DAN SIMBOL-SIMBOL LAIN • Dokumen atau Aliran Pengolahan - Merupakan arah pemrosesan atau dokumen aliran.- Aliran normal adalah atas ke bawah dan kiri ke kanan. • Data / Informasi Arus- Merupakan arah data / informasi mengalir.- Sering digunakan untuk menampilkan data yang disalin dari satu dokumen ke yang lain • Komunikasi Link- Merupakan transmisi data dari satu lokasi ke lokasi lainnya melalui jalur komunikasi.

45. FLOWCHARTS(Diagram alir) ARUS DAN SIMBOL-SIMBOL LAIN • Pada halaman konektor- Sambung pengolahan dari satu lokasi ke lokasi lain pada halaman yang sama.- Digunakan untuk menghindari simpang siur garis • Off-halaman konektor- Menghubungkan aliran pengolahan antara dua halaman yang berbeda.- Sinyal yang keluar dari satu halaman dan sesuai masuk di halaman lain. • Terminal- Merupakan awal, akhir, atau titik gangguan dalam proses atau program.- Juga digunakan untuk menunjukkan pihak eksternal.

46. FLOWCHARTS(Diagram alir) ARUS DAN SIMBOL-SIMBOL LAIN • Keputusan- Merupakan langkah pengambilan keputusan.- Digunakan dalam flowchart program untuk menampilkan bercabang ke jalur alternatif. • Anotasi- Menyediakan untuk penambahan deskriptif komentar atau penjelasan sebagaiklarifikasi.

47. JENIS FLOWCHARTS(Diagram alir) • Jenis Flowchart (diagram alir) dibagi dalam 3 bagian, yaitu : • Diagram Alir DOKUMEN (Document Flowcharts) • Diagram Alir SISTEM (System Flowcharts) • Diagram Alir PROGRAM (Program Flowcharts)

48. JENIS FLOWCHARTS(Diagram alir) DIAGRAM ALIR DOKUMEN(FLOWCHARTS DOCUMENT) • Sebuah diagram alir dokumen menunjukkan aliran dokumen dan informasi antar bidang tanggung jawab dalam suatu organisasi. • Diagram alir dokumen menelusuri dan menunjukkan: - Dari mana dokumen berasal - Ke mana dokumen itu didistribusikan

49. JENIS FLOWCHARTS(Diagram alir) DIAGRAM ALIR DOKUMEN(FLOWCHARTS DOCUMENT)

50. JENIS FLOWCHARTS(Diagram alir) PANDUAN MEMPERSIAPKAN FLOWCHARTS DOCUMENT Mari kita melangkah melalui beberapa panduan untuk menyiapkan diagram alir: 1. Seperti halnya DFDs, Anda tidak dapat secara efektif mempersiapkan flowchart jika Anda tidak mengerti sistem, sehingga perlu dilakukan: • Wawancara dengan pengguna, pengembang, auditor, dan manajemen. • Mengadministrasikan kuesioner. • Baca melalui narasi. • Berjalanlah melalui sistem transaksi  dari mana ke mana dokumen transaksinya.