Informationsveranstaltung im DRK LV Badisches Rotes Kreuz

1. Informationsveranstaltung im DRK LV Badisches Rotes Kreuz „KreisAlarm im täglichen Rotkreuzeinsatz“ 11.03.2006 Harald Schugt – DRK KV Heilbronn

2. Bisherige Entwicklung • Januar 2001: KV Heilbronn sucht Programm zur Alarmdatenverwaltung – Marktuntersuchungen • Herbst 2001: Kein geeignetes Produkt am Markt – Beschluss eine Eigenentwicklung in Auftrag zu geben • Anfang 2002:Erstes Lastenheft ist fertig – Suche nach einem externen Partner • Dezember 2002 – Vergabe an Herrn Heid • März 2003:Prototyp ist fertig – Erste Tests mit Ortsvereinen

3. Bisherige Entwicklung • August 2003:Produktive Einführung in HN unter Einbezug der RLSTLandesverband steigt in das Projekt mit ein – Erweiterung auf eine landesweite Nutzung • November 2003:Beschluss zur Erweiterung um eine „Aktivenverwaltung“ • 2004:- Zahlreiche weitere KV steigen in das Projekt mit ein- Test der Aktivenverwaltung und zahlreiche Erweiterungen

4. Bisherige Entwicklung • November 2004:KreisAlarm erhält den Ehrenamtspreis „Echt gut“ des Landes Baden-Württemberg

5. Bisherige Entwicklung • Januar 2005:Kreisgeschäftsstelle HN schaltet alte Aktivenverwaltung ab – KGS und 40 OV arbeiten ausschließlich mit KreisAlarm • Oktober 2005:Planungen um Erweiterung eines Dienstplanmoduls • Januar 2006:Landesverband Baden-Württemberg plant eine landesweite Nutzung • Heute:25 Kreisverbände sind lizensiert19431 Personen werden in 1751 Gruppen verwaltet

6. Konzept • Zugriff auf einen zentralen Server im Internet von jedem beliebigen PC aus • Gemeinsame Pflege und Darstellung für Kreisgeschäftsstelle und Ortsverein • Alarmdaten auf der Rettungsleitstelle

7. Ziele und Nutzen für KV, OV, EE • Ständiger Zugriff auf alle relevanten Alarm-, Material-, Fahrzeug-, Funk- und Personaldaten der Ortsvereine und anderer Gliederungen • Alarmdatenmanagement für die Rettungsleitstelle • Höchstmögliche Aktualität der Daten • Gemeinsame Sicht auf die Daten durch Geschäftsstelle und Ortsverein • Einfache Änderungen an Daten • Alle Funktionen einer Mitgliederverwaltung für den KV und OV • Leistungsstarke Such- und Ausgabemöglichkeiten • Klare Verantwortlichkeiten für die Datenpflege • Unterstützung bei Verwaltungsarbeit für ehrenamtliche Leitungskräfte • Schnittstelle zu Standard-Officeprogrammen

8. Einsatzmöglichkeiten • Pflege der Daten frei konfigurierbar:- KV pflegt alle Daten / OV hat nur Lesezugriff- KV und OV teilen sich die Datenbereiche auf (Teilweise lesender, teilweise schreibender Zugriff)- OV hat auf alle Daten schreibenden Zugriff • OV Datenpflege durch eine oder mehrere Leitungskräfte je OV möglich • OV Daten umfassen alle aktiven Mitglieder der Gemeinschaften Bereitschaft, JRK und Sozialarbeit • KV Datenpflege an den Arbeitsplätzen der Geschäftsstelle • Erfassung auch für Mitglieder von Arbeitskreisen möglich • Jeder Benutzer / jede Gruppe erhält eine individuelle Benutzerkennung mit Passwort

9. Datensicherheit • Internetkommunikation erfolgt verschlüsselt • Starkes Rechtesystem – jede Leitungskraft sieht nur Daten ihrer Gruppe(n) • Zugriff auf alle Daten z.B. nur durch Geschäftsstelle und DRK Leitungsgruppe • Leitstelle sieht nur Daten, die für Alarmierungen relevant sind • Daten werden einmal täglich gesichert • KV-Admin kann eine Sicherung der Datenbank downloaden • Jeder Benutzer kann alle Daten seiner Aktiven von Hand als Exceldatei herunterladen und auf dem PC abspeichern – automatischer Versand per E-Mail ist möglich

10. Datenschutz • Jeder Benutzer obliegt den Regeln des Bundesdatenschutzgesetzes. • Jedes Mitglied hat ein Recht auf einen sehr sorgfältigen Umgang mit persönlichen Daten. • Sie müssen das Datengeheimnis wahren, d.h. Daten dürfen nur zur Erfüllung satzungsgemäßer Aufgaben erhoben, gespeichert oder genutzt werden. • KreisAlarm erfüllt die Anforderungen, die sich aus dem Gutachten „EDV-Mitgliederverwaltung“ des LV Westfalen-Lippe ergeben • Vor Einführung muss das Programm dem zuständigen Datenschutzbeauftragten des Kreisverbandes vorgestellt werden.

11. Einführung am Beispiel KV HN • KV ernennt einen KV-Administrator • Planung der Einführung in Zusammenarbeit mit den Leitungskräften des KV und der Kreisgeschäftsstelle • Festlegen, wie die Strukturen des KV in KreisAlarm abgebildet werden • Einrichten des KV • Ggf. Übernahme von Altdaten • Ggf. Probebetrieb mit eingeschränktem Teilnehmerkreis • Einweisung für Mitarbeiter/innen Geschäftsstelle / RLST(Dauer: 2-3 Stunden) • Einbeziehen der Ortsvereine – Schulung für die OV-Benutzer (Dauer: 2-3 Stunden) • KV-Admin übernimmt laufende Pflege und ist Anlaufstelle im KV

12. Fazit • KreisAlarm ist aus dem Tagesgeschäft im Kreisverband nicht mehr wegzudenken • Die Akzeptanz im Haupt- und Ehrenamt ist sehr hoch • Alarm- und Mitgliedsdaten haben eine nie gekannte Aktualität und Qualität • Seit Einführung bis heute stand das System zu 99,9% zur Verfügung • Im Kreisverband verwalten sogar ASB, Notfallseelsorger und die Leitende Notarztgruppe ihre Alarmdaten mit KreisAlarm • Ständige Weiterentwicklung und Verbesserung – viele positive Anregungen aus dem Ehrenamt

13. Kontakt • KreisAlarm Lizenzgeber und Betreiber der Internetplattform ist die Firma Agents in Action Heilbronn, vertreten durch Herrn Heid. E-Mail: heid@agentsinaction.de • Projektleitung auf LV-Ebene liegt bei Herrn Schugt, E-Mail: harald.schugt@kv-heilbronn.drk.de • Von Seiten der LBL begleitet Herr Schliz das Projekt,E-Mail: K.Schliz@drk-bw.de • Von Seiten der Landesgeschäftsstelle begleitet Herr Uibel das Projekt,E-Mail: M.Uibel@drk-bw.de