Informationsveranstaltung des Universitätsarchivs im März 2006

1. Umgang mit Schriftgut Informationsveranstaltung des Universitätsarchivs im März 2006

2. Archiv als Dienstleister • Was wir Ihnen anbieten: • Hilfe bei der Bewertung von Unterlagen, vor allem Schriftgut, in Ablagen und Registraturen • Aussonderung von für aktuelle Abläufe nicht mehr benötigten Unterlagen und Übernahme eines Teils davon in das Archiv  Sie gewinnen Platz • Gewährleistung des jederzeitigen Zugangs für die abgebende Einheit  Sie bleiben flexibel • Schutz der Unterlagen vor unberechtigtem Zugang und archivfachliche dauerhafte Aufbewahrung • kurze Dienstwege schnelle Hilfe bei allen in diesem Zusammenhang anfallenden Fragen und Problemen Universitätsarchiv

3. Aufgaben des Archivs Das Wort Archiv leitet sich von lat. archivum, dieses wieder von gr. archeion ab, dessen Stammwort aché, d.h. die Behörde ist. Die ursprüngliche und eigentliche Aufgabe der Archive ist nicht die Sicherung historischer Dokumente, sondern die Verwahrung von Verwaltungsschriftgut. D. h. Archive sind: Behörden und Einrichtungen, die ausschließlich oder doch vorrangig mit der Erfassung, Verwahrung und Erschließung von Archivgut befasst sind, das im Regel- fall von den Stellen, bei denen es erwachsen ist, an die Archive abgeliefert wird. Das Archivgut dient deshalb in erster Linie nach wie vor Verwaltungszwecken. Universitätsarchiv

4. Archivierungspflicht In Bayern begründet das Bayerisches Archivgesetz (BayArchivG) vom 22. Dezember 1989 (BayRS 2241-1- WFK, GVBl S. 710), geändert durch Gesetz vom 16. Dezember 1999 (GVBl S. 521), für alle öffentlichen Stellen eine Archivierungspflicht und schreibt deren Grundsätze vor. Dieser Rechtslage hat sich der Träger unserer Universität angeschlossen: Statut für das Universitätsarchiv der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt vom 09. März 2005, § 1 1Das Universitätsarchiv ist eine zentrale Einrichtung der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt. 2Es dient als öffentlich zugängliches Archiv der Forschung, der Lehre und dem Studium an der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt, ihrer Selbstverwaltung sowie darüber hinaus der sonstigen wissenschaftlichen Arbeit und sachlichen Information. Geschichts- und Gesellschaftswissenschaftliche Fakultät Universitätsarchiv

5. Begriffsbestimmungen Unterlagen sind insbesondere Schriftstücke, Akten, Karteien, Pläne, Bild-, Film- und Tonträger, maschinenlesbare Datenträger und maschinenlesbar auf diesen gespeicherte Informationen einschließlich der zu ihrer Auswertung erforderlichen Programme. Aussonderung bedeutet die Herausnahme der abschließend bearbeiteten und zur Erfüllung der Aufgaben der aufbewahrenden Stelle nicht mehr benötigten Unterlagen aus den Ablagen und Registraturen mit dem Ziel der Übergabe an das Universitätsarchiv oder der Vernichtung. Archivwürdig sind Unterlagen, die zur Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter oder für Zwecke der Verwaltung oder für die wissenschaftliche Forschungvon bleibendem Wert sind. Die Aussonderung der Unterlagen sollte - unbeschadet besonderer Vorschriften - in regelmäßigen Zeitabständen, spätestens aller zehn Jahre, vorgenommen werden. Die ausgesonderten Unterlagen sind dem Universitätsarchiv zur Übernahme anzubieten. Unterlagen, deren Archivwürdigkeit vom Universitätsarchiv verneint worden ist und die nicht weiterhin aufzubewahren sind, sollten von der anbietenden Stelle datenschutz-gerecht vernichtet werden. Es ist sicherzustellen, dass Unbefugte keinen Einblick in die Unterlagen erhalten und das Papier bzw. der Datenträgerabfall der Rohstoffverwertung zugeführt werden. Geschichts- und Gesellschaftswissenschaftliche Fakultät Universitätsarchiv

6. Zuständigkeiten des Archivs Das Universitätsarchiv ist zuständig für alle für den laufenden Dienstbetrieb nicht mehr benötigten Unterlagen, die bei der akademischen Selbstverwaltung wie bei allen Institutionen in der Zentralverwaltung und in den Fakultäten der Universität bzw. solchen wissenschaftlichen Einrichtungen, die der Universität angegliedert sind, entstanden sind. Die genannten Stellen und Institutionen sind verpflichtet, die Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen, dem Universitätsarchiv anzubieten. Unabhängig davon sind alle Unterlagen spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung dem Universitätsarchiv anzubieten, sofern durch Rechts- oder Verwaltungsvorschriften keine längere Verweildauer bei der abgebenden Stelle vorgesehen ist. Den genannten Stellen und Institutionen ist es nicht gestattet, ohne Wissen und Genehmigung durch das Universitätsarchiv Unterlagen zurückzuhalten, zu veräußern, zu vernichten oder der Vernichtung zuzuleiten. Über die Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen entscheidet das Universitäts-archiv auf der Grundlage der „Aussonderungsordnung für die Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt vom 09. März 2005“ Geschichts- und Gesellschaftswissenschaftliche Fakultät Universitätsarchiv

7. Sicherheit des Archivguts Das Archivgut wird im Universitätsarchiv sicher verwahrt. Der Einblick durch unbefugte Dritte und die missbräuchliche Nutzung sind durch strenge Fristenregelungen ausge-schlossen. Archivfachlich wird die dauernde Aufbewahrung garantiert. Die Sperrfrist für die Benutzung von archivierten Unterlagen durch Dritte liegt in der Regel bei dreißig Jahren nach ihrer Entstehung. Unterlagen, die eine natürliche Person betreffen, dürfen frühestens dreißig Jahre nach deren Tod genutzt werden. 3Kann der Todestag nicht festgestellt werden, endet die Sperrfrist einhundertzwanzig Jahre nach der Geburt. Für privates Schriftgut können andere, auch kürzere Sperrfristen vereinbart werden. Über Ausnahmen von den allgemeinen Sperrfristen entscheidet der Leiter des Universitätsarchivs. Die Benutzungsgenehmigung ist zu versagen oder von Auflagen abhängig zu machen, wenn und soweit Grund zu der Annahme besteht, dass Interessen der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt und/oder ihres Trägers gefährdet würden, Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegen-stehen, Gründe des Geheimnisschutzes es erfordern, der Erhaltungszustand des Archiv-guts gefährdet würde, durch die Benutzung ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstünde (Benutzungsordnung vom 9. März 2005). Geschichts- und Gesellschaftswissenschaftliche Fakultät Universitätsarchiv

8. Aufbewahrung/Aussonderung Abgabe/Aussonderung • 1. Dienstliches Schriftgut der Lehrstühle/Professuren • a) Dem Universitätsarchiv müssen angeboten werden: • Allgemeine Korrespondenz inner- und außerhalb der Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt • Unterlagen von Berufungskommissionen (auch außerhalb der KU-EIIN) • Unterlagen (nicht: Protokolle!), die im Rahmen der Mitgliedschaft in universitären Gremien (Se-nat, Ausschüsse und Kommissionen, Fachbereichsrat) bzw. im Zusammenhang mit der Tätigkeit als Dekan(in), Prodekan(in), Sprecher(in) der Fachgruppe u.ä. entstanden • Vorlesungsmanuskripte, sofern der Inhalt nicht zu wesentlichen Teilen bereits publiziert wurde • Eigene Publikationen (einschließlich Sonderdrucke eigener Beiträge für Sammelbände und Zeit-schriften) • Materialsammlungen und Manuskripte aus nicht abgeschlossenen und nicht publizierten For-schungsprojekten • Anträge und Korrespondenz zu größeren Forschungsprojekten • Prüfungsarbeiten (Magister-, Diplom- und Zulassungsarbeiten), sofern es sich um Originale han-delt, die dem Zentralen Prüfungsamt nach Abschluss des Prüfungsverfahrens nicht zugeleitet wurden • Unterlagen über Personalangelegenheiten der wiss. Mitarbeiter und Verwaltungsangestellten Geschichts- und Gesellschaftswissenschaftliche Fakultät Universitätsarchiv

9. Aufbewahrung/Aussonderung Beispiel Struktur Abgabe/Aussonderung • 1. Dienstliches Schriftgut der Lehrstühle/Professuren • b) Dem Universitätsarchiv müssen zur Bewertung angeboten werden: • Unterlagen zum persönlichen Werdegang der Professorin/des Professors • dienstlicher Nachlass von Professorinnen/Professoren • Unterlagen aus der Tätigkeit in Verbänden, Gremien und sonstigen Institutionen außerhalb der Universität Geschichts- und Gesellschaftswissenschaftliche Fakultät Universitätsarchiv

10. Aufbewahrung/Aussonderung Abgabe/Aussonderung • 1. Dienstliches Schriftgut der Lehrstühle/Professuren • c) Von der Anbietungspflicht ausgenommen sind: • Haushaltsunterlagen (u.a. Beschaffung von Büromaterial und technischen Geräten, Telefonab-rechnungen) • Unterlagen zur Raumplanung • Unterlagen über die studentischen und wiss. Hilfskräfte • Sitzungsprotokolle ständiger universitärer Gremien (Fachbereichsrat, Senat, Senatskommissio-nen) • Interne Rundschreiben • Unterlagen zur LPO sowie zu sonstigen Prüfungs- und Studienordnungen • Lehrveranstaltungsunterlagen (Literaturkopien, Teilnehmerlisten u. ä.) mit Ausnahme von Vorle-sungsmanuskripten (s. o.) • Materialsammlungen und Manuskripte (einschließlich Druckfahnen) aus abgeschlossenen For-schungsprojekten, sofern alle wesentlichen Forschungsergebnisse publiziert wurden • Sonderdrucke anderer Autoren Geschichts- und Gesellschaftswissenschaftliche Fakultät Universitätsarchiv

11. Aufbewahrung/Aussonderung Abgabe/Aussonderung • 1. Dienstliches Schriftgut der Lehrstühle/Professuren • d) Bis zum Ablauf von Fristen müssen aufbewahrt werden: • • Haushaltsunterlagen (Beschaffung von Büromaterial und technischen Geräten, Telefonabrech-nungen, Quittungen und Belege) bis 10 Jahre nach Entstehung. Diese Unterlagen können da-nach eigenständig vernichtet werden. • Prüfungs- und Prüfungsrelevante Unterlagen (Klausuren, Seminararbeiten, andere Nachweise über Studienleistungen) bis 5 Jahre nach dem Studienabschluss des betreffenden Studierenden bzw. bis 10 Jahre nach Entstehung (empfohlen). Diese Unterlagen können danach eigenständig vernichtet werden. Geschichts- und Gesellschaftswissenschaftliche Fakultät Universitätsarchiv

12. Aufbewahrung/Aussonderung Abgabe/Aussonderung • 2. Dienstliches Schriftgut der Dekanate (ähnlich auch Zentralinstitute) • a) Dem Universitätsarchiv müssen angeboten werden: • Berufungsunterlagen • Habilitationsunterlagen (einschließlich Habilitationsschriften) • Promotionsunterlagen (aber keine Dissertationsschriften) • Unterlagen über Ehrenpromotionen • Allgemeine Korrespondenz inner- und außerhalb der Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt • Satzungen/Ordnungen • Ölbilder, Stiche, Fotos, Fotoalben, Büsten, Medaillen, Geschenke u.ä. • Sitzungsprotokolle (Fachbereichsrat, Dekanebesprechung u.ä.) • Akten zu Beschäftigten, Lehraufträgen, Gastvorträgen • Unterlagen zum Haushalt und zur internen Mittelverteilung (Ausnahmen siehe 2.c) • Evaluationsunterlagen • Interne Studien- und Prüfungsordnungen • Brieftagebücher, Register, Registraturhilfsmittel (auch: EDV-Hilfsmittel): soweit sie nicht mehr benötigt werden sowie interne Rundschreiben der Fakultät • Unterlagen zur Medien- und Öffentlichkeitspräsenz der Fakultät (Zeitungsausschnitte, Mitschnitte von Interviews u. ä.) • Publikationen der Fakultät, soweit sie nicht im Buchhandel erhältlich sind/waren Geschichts- und Gesellschaftswissenschaftliche Fakultät Universitätsarchiv

13. Aufbewahrung/Aussonderung Abgabe/Aussonderung • 2. Dienstliches Schriftgut der Dekanate (ähnlich auch Zentralinstitute) • b) Dem Universitätsarchiv müssen zur Bewertung angeboten werden: • Professorenkorrespondenzen, Nachlassteile, Manuskripte • Karten und Pläne, Bauunterlagen • ältere Inventarien und Geräteverzeichnisse • sonstige Unterlagen über Studenten und Studium Geschichts- und Gesellschaftswissenschaftliche Fakultät Universitätsarchiv

14. Aufbewahrung/Aussonderung Abgabe/Aussonderung • 2. Dienstliches Schriftgut der Dekanate (ähnlich auch Zentralinstitute) • c) Von der Anbietungspflicht ausgenommen sind: • •Haushaltsunterlagen (Beschaffung von Büromaterial und technischen Geräten, Telefonabrech-nungen, Quittungen und Belege) • Zeitungsausschnittssammlungen, soweit sie nicht die Fakultät betreffen • Materialverzeichnisse • Vorlesungsverzeichnisse, soweit es sich nicht um spezielle Verzeichnisse der jeweiligen Fakultät handelt • Hilfskraftverträge, Personalunterlagen zu Hilfskräften • Mitteilungen über die Erfüllung der Lehrpflicht • Drucke/ Rundschreiben der Universitätsverwaltung • d) Bis zum Ablauf von Fristen müssen aufbewahrt werden: • Haushaltsunterlagen (Beschaffung von Büromaterial und technischen Geräten, Telefonabrech-nungen, Quittungen und Belege) bis 10 Jahre nach Entstehung. Diese Unterlagen können da-nach eigenständig vernichtet werden. Geschichts- und Gesellschaftswissenschaftliche Fakultät Universitätsarchiv

15. Aufbewahrung/Aussonderung Abgabe/Aussonderung • 3. Dienstliches Schriftgut der Verwaltung • a) Dem Universitätsarchiv müssen im Prinzip angeboten werden: • Prüfungsakten in reduzierter Form (nach 10 Jahren) • Personalakten (5 Jahre nach Abschluss) • Versorgungsakten (10 Jahre nach der letzten Versorgungszahlung) • Allgemeine Korrespondenz inner- und außerhalb der Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt • Satzungen/Ordnungen • Unterlagen über akademische Ehrungen • Ölbilder, Stiche, Fotos, Fotoalben, Büsten, Medaillen, Geschenke u.ä. • Sitzungsprotokolle (Senat, Hochschulrat u. ä.) • Unterlagen zum Haushalt und zur internen Mittelverteilung (Ausnahmen siehe 3.c) • Evaluationsunterlagen • Brieftagebücher, Register, Registraturhilfsmittel (auch: EDV-Hilfsmittel): soweit sie nicht mehr benötigt werden • Unterlagen zur Medien- und Öffentlichkeitspräsenz der Universität (Zeitungsausschnitte, Mit-schnitte von Interviews u. ä.) • Publikationen der Universität, soweit sie nicht im Buchhandel erhältlich sind/waren • Interne Rundschreiben, Verwaltungsanordnungen u.ä. Geschichts- und Gesellschaftswissenschaftliche Fakultät Universitätsarchiv

16. Aufbewahrung/Aussonderung Abgabe/Aussonderung • 3. Dienstliches Schriftgut der Verwaltung • b) Dem Universitätsarchiv müssen zur Bewertung angeboten werden: • Alle weiteren Unterlagen (Ausnahmen siehe 3.c) • c) Von der Anbietungspflicht ausgenommen sind: • Haushaltsunterlagen, soweit es sich um Beschaffung von Büromaterial und technischen Geräten, Telefonabrechnungen, Quittungen und Belege handelt • Gesetze und Verordnungen bzw. Sammlungen derselben • Unterlagen über die Abrechnung von Reisekosten • d) Bis zum Ablauf von Fristen müssen aufbewahrt werden: • Haushaltsunterlagen (Beschaffung von Büromaterial und technischen Geräten, Telefonabrech-nungen, Quittungen und Belege) bis 10 Jahre nach Entstehung. Diese Unterlagen können da-nach eigenständig vernichtet werden. Geschichts- und Gesellschaftswissenschaftliche Fakultät Universitätsarchiv

17. Archiv als Dienstleister • Was wir uns von Ihnen wünschen: • Eine gute Zusammenarbeit • Hinweise und Kritiken für die Verbesserung unserer Arbeit Universitätsarchiv

18. Aufbewahrung/Aussonderung Diskussion Wir beantworten gerne Ihre Fragen Geschichts- und Gesellschaftswissenschaftliche Fakultät Universitätsarchiv