เครื่องมือการจัดการความรู้ Knowledge Management Tools

เครื่องมือการจัดการความรู้Knowledge Management Tools ดร. วิภาดา เวทย์ประสิทธิ์ ภาควิชาวิทยาการคอมพิวเตอร์ คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ Email : wwettayaprasit@yahoo.com

เครื่องมือของการจัดการความรู้เครื่องมือของการจัดการความรู้ การจัดการความรู้

4 เรียนรู้ เลียนแบบ พัฒนาต่อยอด 3 เลียนรู้ รับมา ทำเลียนแบบ 2 รับรู้ แต่อาจไม่ได้นำไปใช้ 1 ไม่รู้ ไม่รู้ไม่ชี้vs. ไม่รู้แล้วชี้ บันไดสี่ขั้นสู่การเรียนรู้ (Learning)

เครื่องมือของการจัดการความรู้เครื่องมือของการจัดการความรู้ • ชุมชนแนวปฏิบัติ (Communities of Practice – CoP) • ฐานความรู้ความสำเร็จ (Best Practices Databases) • ฐานความรู้บทเรียน (Lessons Learned Databases) • แหล่งผู้รู้ในองค์กร (Center of Excellence – CoE)

เครื่องมือของการจัดการความรู้(ต่อ)เครื่องมือของการจัดการความรู้(ต่อ) • การเล่าเรื่อง (Story Telling) • ทบทวนหลังการปฏิบัติ (After Action Reviews – AAR) • การใช้ที่ปรึกษาหรือพี่เลี้ยง (Monitoring Programs) • การเสวนา (Dialogue) • เพื่อนช่วยเพื่อน (Peer Assist) • ฟอรัม ถาม-ตอบ (Forum)

เครื่องมือจัดการความรู้เครื่องมือจัดการความรู้ (Knowledge Management Tools) จากหนังสือ การจัดการความรู้ สู่การปัญญาปฏิบัติ โดย อ.บดินทร์ วิจารณ์ Mapping โดย ภก.ประชาสรรณ์ แสนภักดี Download ได้จาก www.prachasan.com

ชุมชนนักปฏิบัติ (Community of Practice : CoP)

ชุมชนนักปฏิบัติ CoP • เปนกลุมคนที่มารวมตัวกันอยางไมเปนทางการ • มีวัตถุประสงคเพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู • สรางองคความรูใหมๆ • มาจากคนที่อยูในกลุมงานเดียวกัน หรือมีความสนใจในเรื่องใดเรื่องหนึ่งรวมกัน • มีความไววางใจและความเชื่อมั่นในการแลกเปลี่ยน ความรูระหวางกันและกัน เปนสิ่งที่สําคัญ

ชุมชนนักปฏิบัติ CoP • มีความแตกตางจากการจัดตั้งทีมงาน เนื่องจากเปนการรวมกัน.......อยางสมัครใจ........ • ควรมีการบันทึกสิ่งที่เรียนรูระหวางกัน • ใหแรงจูงใจหรือรางวัล.... สําหรับสมาชิกที่ใหความรวมมือและแลกเปลี่ยนเรียนรู เพื่อเปนตัวอยางแกคนอื่นๆตอไป • ควรสงเสริมให CoP มีการเติบโตและขยายตัว

ชุมชนนักปฏิบัติ CoP ชุมชน แนวปฏิบัติ เรื่องที่สนใจร่วมกัน ชุมชนแห่งการปฏิบัติ เปรียบเหมือนเก้าอี้สามขา

CoP มีหลายรูปแบบ • เล็ก หรือ ใหญ่ • อายุยืน หรือ อายุสั้น • อยู่รวมกัน หรือ กระจายตัว • เป็นเนื้อเดียว หรือ เป็นเนื้อผสม • เกิดขึ้นเอง หรือ จงใจให้เกิด • ไม่มีใครรู้จัก หรือ ได้รับการแต่งตั้งอย่างเป็นทางการ Club • ภายในขอบเขต หรือ ข้ามขอบเขต

ออกแบบให้เกิดวิวัฒนาการออกแบบให้เกิดวิวัฒนาการ • วงจรชีวิต CoP • การมีศักยภาพ ค้นหา จินตนาการ • การรวมตัว บ่มตัว มอบคุณค่าในทันที • การเติบใหญ่ มุ่งมั่น ขยาย • การดูแล ความรู้สึกเป็นเจ้าของ เปิดเผย • การปฏิรูป ปล่อยวาง คงไว้ การดูแล การเติบใหญ่ การปฏิรูป การรวมตัว การมีศักยภาพ

เชื้อเชิญสมาชิกให้เข้าร่วมในระดับที่ต่างกันเชื้อเชิญสมาชิกให้เข้าร่วมในระดับที่ต่างกัน • กลุ่มแกนหลัก (ผู้ประสานงาน5%): นัดประชุม บันทึกข้อมูลต่างๆ • กลุ่มประจำ(Expert 15%) : Postกระทู้ • กลุ่มเปลือกนอก (80%): อ่านดู websiteอย่างเดียว กลุ่มเปลือกนอก 80% 5% 15% กลุ่มประจำ กลุ่มแกนหลัก

ระดับการเขารวมใน ชุมชนแนวปฏิบัติ

ชุมชนนักปฏิบัติ CoP • เปนกลุมคนที่มารวมตัวกันอยางไมเปนทางการ มีวัตถุประสงคเพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรูและสรางองคความรูใหมๆ • มาจากคนที่อยูในกลุมงานเดียวกันหรือมีความสนใจในเรื่องใดเรื่องหนึ่งรวมกัน • ซึ่งความไววางใจและความเชื่อมั่นในการแลกเปลี่ยนขอมูลความรู ระหวางกันจะเปนสิ่งที่สําคัญ • จะมีความแตกตางจากการจัดตั้งทีมงานเนื่องจากเปนการรวมกันอยางสมัครใจ • ควรมีการบันทึกสิ่งที่เรียนรูระหวางกัน • ใหแรงจูงใจหรือรางวัลสําหรับสมาชิกที่ใหความรวมมือและแลกเปลี่ยนเรียนรูเพื่อเปนตัวอยางแกคนอื่นๆตอไป • รวมทั้งควรสงเสริมให CoP มีการเติบโตและขยายตัว

สร้างชุมชนนักปฏิบัติ • Expert 5% Training Professional 40% • Expert in Community • of Practice 100%

Create CoP6 CoP2 CoP10 CoP9 CoP11 CoP1 CoP5 CoP4 CoP8 CoP3 CoP7 Learn Share CoP1 Use Capture CoP พัฒนาสู่ LO

ระดับการเขารวมใน ชุมชนนักปฏิบัติ (CoP) แสดงระดับการเขารวมในชุมชนนักปฏิบัติ (CoP)

แนวปฏิบัติ : CoP

การใช้ที่ปรึกษาหรือพี่เลี้ยงการใช้ที่ปรึกษาหรือพี่เลี้ยง (Mentoring System) • เปนวิธีการถายทอดความรูแบบตัวตอตัว • เปนวิธีการหนึ่งในการสอนงานและใหคําแนะนําอยางใกลชิด • นอกจากจะใหคําปรึกษาในดานการงานแลว ยังเปนที่ปรึกษาในเวลามีปญหาหรือสับสน • ที่สําคัญพี่เลี้ยงจะตองเปนตัวอยางที่ดีในเรื่องพฤติกรรม จริยธรรม และการทํางานใหสอดคลองกับความตองการขององคกร

การทบทวนหลังการปฎิบัติการทบทวนหลังการปฎิบัติ (After Action Review - AAR) เปนกิจกรรมที่ใชทบทวนหรือประเมินผลของกิจกรรมชุมชนนักปฏิบัติ (CoP) ในแตละครั้งวามีจุดดีจุดดอย รวมทั้งโอกาสและอุปสรรค อยางไรในการทํา CoP เพื่อเปนขอมูลในการปรับปรุงการทํา CoP ในครั้งตอไปใหดีขึ้น รวมทั้งเปนการเปดโอกาสใหสมาชิกในกลุมไดเสนอแนะขอคิดเห็นตางๆเพื่อการปรับปรุงการทํา CoP ใหสอดคลองกับเปาหมายของกลุมและเปาหมายของสมาชิก

http://www.prachasan.com/kmcorner/AAR4leader.pdf

ตัวอยางขอมูลจากการทํา AAR (After Action Review)

การเสวนา (Dialogue)

ฐานความรู้บทเรียน (Lesson Learned) • ฐานความรู (Knowledge Bases) • เปนการเก็บขอมูลความรูตางๆ ที่องคกรมี ไวในระบบฐานขอมูล • สามารถเขาถึงขอมูลไดตลอดเวลาผานระบบอินเทอรเน็ต อินทราเน็ต หรือระบบอื่นๆ ไดอยางสะดวกรวดเร็วและถูกตอง • ควรคํานึงถึงความพรอมของโครงสรางพื้นฐานเพื่อสนับสนุนระบบเทคโนโลยีสารสนเทศดวย

BP วิธีปฎิบัติที่เป็นเลิศ (Best Practice - BP) • การจัดเก็บความรูและวิธีปฏิบัติที่เปนเลิศในรูปของเอกสาร • เปนการจัดเก็บขอมูลขององคกรในรูปแบบงายๆ • เพื่อความสะดวกในการคนหาและนําไปใช • จัดทําฐานความรูของวิธีปฏิบัติที่เปนเลิศ อาจไดจากการทําการเทียบเคียง (Benchmarking)

http://www.tkc.go.th/wps/portal/

การสกัดความรู้

กระบวนการสกัดข้อมูล สารสนเทศอัตโนมัติ การสกัดความรู้

แหล่งผู้รู้ในองค์กร (Center of Excellence - CoE)

แนวปฏิบัติ :TKC กลุ่มโรคเบาหวาน ผู้เชี่ยวชาญ

การเล่าเรื่อง (Story Telling) • สรางความสมดุลระหวางความนาสนใจในการบรรยายเรื่องและเนื้อหาที่ตองการสื่อ

เข้าใจง่าย • เล่าจากมุมมองของคนสำคัญคนใดคนหนึ่ง • มีการสอดแทรกแนวคิด • เกิดขึ้นไม่นาน • เป็นเรื่องจริง • เล่าสั้นๆ หนึ่งเรื่องมีประเด็นเดียว • จบลงด้วยความสุข • เป็นตัวเชื่อมต่อความรู้ ความเข้าใจในผู้ฟังให้เกิดความคิดใหม่ๆ • กระตุ้นให้ผู้ฟังนำบทเรียนไปใช้กับงานของตนเอง • ไม่ทำให้เกิดช่องว่างของการรู้กับการปฏิบัติ • เล่าเรื่องในประเด็นเดียวกันแต่สะท้อนความรู้/วิธีการคนละแบบ ลักษณะ ข้อดี STORY TELLING ผลที่ได้ ข้อควรคำนึง • ก่อให้เกิดความรื่นรมย์ • ถ่ายทอดข่าวสาร • รักษาวัฒนธรรม • สร้างพันธภาพ สร้างชุมชน • เกิดการเปลี่ยนแปลงขององค์กร • ให้ผู้ฟังตัดสินใจเอง • เล่าเฉพาะเหตุการณ์และผลที่เกิดขึ้น • วิเคราะห์คุณค่าของเรื่องที่จะเล่า • ใช้ภาษาพูดง่ายๆ

http://gotoknow.org/thaikm

http://www.kmi.or.th/index.html

เพื่อนช่วยเพื่อน (Peer Assist)

เวทีถาม-ตอบ (Forum) • จัดการประชุมหรือกิจกรรมอยางเปนกิจลักษณะอยางสม่ำเสมอ • เชนการสัมนา และการประชุมทางวิชาการ

Intelligent Search Engine: K - Services Disease Diagnosis • Utilize knowledge extracted from documents Asanee KawtrakulKasetsart University, Thailand

อื่นๆ (Others) • สมุดหนาเหลือง (Yellow Pages) จะเหมือนกับสมุดโทรศัพทหนาเหลืองที่เราคุนเคยกัน • แหลงที่มาของความรู ประเภทของความรู และผูเชี่ยวชาญในแตละดานขององคกร รวมถึงขอมูลสวนบุคคลที่สําคัญๆ • สรางความเชื่อมโยงระหวางคนที่ตองการใชขอมูลกับแหลงขอมูลที่มี

อื่นๆ (Others) • การจัดตั้งทีมขามสายงาน (Cross-Functional Team) • เปนการจัดตั้งทีมเพื่อมาทํางานรวมกันในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง • การแลกเปลี่ยนหรือถายทอดความรูระหวางทีมจะทําใหเกิดการเรียนรูระหวางกันมากขึ้น • หัวหนาทีมควรมีการสรางบรรยากาศที่ดี • ควรมีการจดบันทึกหรือรวบรวมความรูที่เกิดขึ้นในระหวางที่มีการพบปะแลกเปลี่ยนความรูระหวางกันไวดวย

อื่นๆ (Others) • การสับเปลี่ยนงาน (Job Rotation) และการยืมตัวบุคลากรมาชวยงาน (Secondment) • การสับเปลี่ยนงานเปนการยายบุคลากรไปทํางานใน หนวยงานตางๆ • ซึ่งอาจอยูภายในสายงานเดียวกันหรือขามสายงานเปน ระยะๆ • เปนวิธีการที่มีประสิทธิผลในการกระตุนใหเกิดการแลกเปลี่ยนความ • ผูถูกยืมตัว ถายทอดความความรูและประสบการณของตนเองใหหนวยงาน • ในขณะเดียวกันผูถูกยืมตัวก็ไดเรียนรูจากบุคลากรใน หนวยงานอื่น ซึ่งสามารถนํามาพัฒนางานของตนเอง หรือสรางความรูใหมๆ

การทบทวนหลังการปฏิบัติ (After action reviews) ฐานข้อมูลวิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศ (Best Practice Database) การใช้ผลที่เกิดขึ้นจากกรณีศึกษา (Case-Based Reasoning) แหล่งผู้รู้ในองค์การ (Center of Excellence : “COE”) สภากาแฟ (Coffee Corner) ชุมชนนักปฏิบัติ (Community of Practice : “COP”) การจัดตั้งทีมข้ามสายงาน (Cross-Functional Team) การเสวนา สุนทรียะสนทนา (Dialogue) เครื่องมือจัดเก็บความรู้ (Storage)

ระบบจัดการเอกสาร (Document Management Systems) การเรียนรู้ผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ (E-learning Tools) สมุดหน้าเหลืองอีเลคทรอนิคส์ (Electronic Yellow Pages) จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail) กรุ๊ปแวร์ (Groupware) ตัวแทนที่ชาญฉลาด (Intelligent Agents) ระบบเครือข่ายสากล หรือ อินเทอร์เน็ต (Internet) ระบบเครือข่ายภายใน หรือ อินทราเน็ต (Intranet) การสับเปลี่ยนงานโครงการ (Job Rotation) เครื่องมือจัดเก็บความรู้ (Storage)

ฐานความรู้ (Knowledge Bases) เวทีถาม-ตอบ (Knowledge Forum) เว็บท่าความรู้ (Knowledge Portal) คลังเก็บรวบรวมความรู้ (Knowledge Repository) การเรียนรู้จากอดีต ฐานความรู้บทเรียนรู้และความสำเร็จ(Lessons Learned And Best Practice Databases) การใช้ที่ปรึกษาหรือพี่เลี้ยง (Mentoring Programs) มาตรฐานข้อมูล (Metadata) เพื่อนช่วยเพื่อน (Peer Assist) เครื่องมือจัดเก็บความรู้ (Storage)

ระบบจัดการฐานข้อมูลสัมพันธ์ (RDBM System) โปรแกรมค้นหา (Search Engines) การใช้เทคนิคการเล่าเรื่อง (StoryTelling) การประชุมผ่านวิดีโอ (Video Conferencing) แผนที่เสมือนจริง (Visual Map) เครื่องมือการทำงานเสมือนจริง (Virtual Working Tools) การเรียนการสอนผ่านเว็บ (Web Based Instruction :WBI) เครื่องมือจัดเก็บความรู้(Storage)

อุปสรรคของการจัดการความรู้อุปสรรคของการจัดการความรู้ • ระบบความดีความชอบ อาจไม่ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนความรู้ หากพนักงานมองว่าความรู้นั้นเป็นอาวุธส่วนตัวสำหรับใช้ในการต่อสู้แข่งขันกับเพื่อนร่วมงาน • สถานะที่ไม่เท่าเทียมกันอาจปิดกั้นการแลกเปลี่ยนเช่นพยาบาลส่วนใหญ่ลำบากใจที่จะเสนอแนะวิธีรักษาผู้ป่วยต่อแพทย์ • ความห่างทั้งในเชิงระยะทางและในด้านเวลาทำให้การแลกเปลี่ยนเกิดได้ยาก

ข้อควรระวังของการจัดการความรู้ข้อควรระวังของการจัดการความรู้ • คนในองค์กรไม่ทราบว่ามีใครมีความรู้อยู่บ้าง หรือ มีใครสนใจความรู้ของตน • ไม่มีการแบ่งปันความรู้เพราะตนเองไม่รู้ว่าตนนั้นมีความรู้อะไรอยู่บ้าง • การปกปิดความรู้ระหว่างองค์กรเป็นเรื่องปกติ และไม่มีความสนใจในกลุ่มสมาชิกขององค์กรที่จะช่วยกันเพิ่มพูนความรู้ เพราะคิดว่ายิ่งมีความรู้อยู่กับตัวจะทำให้ตนเองมีอำนาจ

หลุมดำ • คุณเอื้อ ไม่เห็นคุณค่า บ้าอำนาจ เอาตัวเองเป็น ใหญ่ ไม่ฟังใคร • คุณกิจ กบในกะลา ไม่ยอมรับความคิดเห็นใหม่ • คุณอำนวย เจ้าทฤษฏี รู้แต่ในตำราไม่เคยปฏิบัติ เป็นพ่อปู แม่ปู

Making 1+1=11 “In the knowledge economy, the whole can be many times greater than the sum of the parts”http://www.corporatelongitude.com

เครื่องมือการจัดการความรู้ Knowledge Management Tools