Emilia Romagna e Repubblica di San Marino

Emilia Romagna e Repubblica di San Marino IDIR / SEFR ISTITUTO DISTRETTUALE DI INFORMAZIONE ROTARIANA SEMINARIO FONDAZIONE ROTARY Bologna 12 ottobre 2013 INFORMATICI DI AREA: UN NUOVO SUPPORTO AI CLUBS SOTTOCOMMISSIONE INFORMATIZZAZIONE GIANMARCO LEPRI (R.C. Bologna Valle dell’Idice) Presidente Anno Rotariano 2013-2014 – Governatore Giuseppe Castagnoli

SEI PROBLEMI INFORMATICI RILEVATI In questi primi mesi di vita del 2072, le Commissioni Informatizzazione e Comunicazione hanno fotografato la situazione informatica del ns. neo distretto 2072, rilevandone i problemi (sei). La situazione generalmente “a macchie di leopardo”, con situazioni e problematiche differenti, a seconda delle aree regionali analizzate. Al SINS e al SISE si sono svolte sessioni parallele “tecniche”, nelle quali sono state evidenziate, in maniera più dettagliata, e orientata agli Informatici e Segretari, queste problematiche. In questa sede, di informazione rotariana, ci rivolgiamo invece a tutti i Soci, perche aiutino questi ns. Soci operativi, a migliorare il ns. Sodalizio.

1. AGGIORNAMENTO DATI SOCI SITO www.rotary2072.org • 1. L’area soci ha stessa struttura di quella del vecchio sito 2070 • 2. Abbiamo verificato che i dati sono presocché aggiornati. • 3. MA: Sottolineiamo la necessità di mantenere questi dati aggiornati per tutta l’annata in TUTTI i campi, INCLUSE le cariche di Club elette, aiutando in ciò i nostri SEGRETARI • 4. I campi comprendono molte informazioni del socio, ad esempio: • Indirizzi ufficio e abitazione • Telefoni, cellulare ed E-MAIL • Categoria di appartenenza • Titoli personali e onorificenze rotariane

2. AGGIORNAMENTO DATI SOCI SITO WWW.ROTARY.ORG 1. All’area soci si accede selezionando l’area “My Rotary” 2. Us è la vostra casella email e pw e quella scelta da VOI (registrazione) 3. Accedendo come Socio, vedete solo i menu delle Vs. contribuzioni. 4. Accedendo come socio con incarichi di Club, o distretto, o primary contact di District o Global Grants, AUTOMATICAMENTE appariranno anche i menu relativi al Vs. incarico, che spariranno al cessare dello stesso. 5. Attualmente questi 2 database NON si scambiano i dati: VANNO caricati separatamente (Segretari E SOCI) 6. Attenzione alla versione di Explorer (o usate Google Chrome)

3. EMAIL DEI SINGOLI SOCI 1. Abbiamo rilevato una percentuale media Distrettuale di circa il 20 % di soci che non hanno la casella email (641 su più di 3200 soci) 2. Ma la media varia molto da Club a Club. 3. Per comunicare oggi è necessario possedere la mail, quindi Vi chiediamo di attivarvi, affinché aiutiate i soci che non hanno tale mezzo, a metterlo in atto. 4. Ricordiamo che ora la newsletter del distretto 2072, così come TUTTE LE COMUNICAZIONI distrettuali sono SOLO SU EMAIL, per rispettare i dettami del RI sul risparmio. Solo il bollettino è cartaceo, ma comunque scaricabile dal sito web www.rotary2072.org

4. SITUAZIONE DEI SITI DEI CLUB E’ stata fatta, prima della nascita del Distretto, un’analisi della situazione dei siti web dei 48 Clubs del D 2072. Su 48 club, solo 5 non si erano dotati di un sito web. Si può anche dire che la maggioranza dei siti erano aggiornati: 13 su 48 non lo erano. L’apparenza è molto variabile: alcuni sono di ottima fattura, altri meno, ma solo una decina portavano scarse informazioni. Si può sicuramente affermare che esiste una grande disomogeneità, sia riguardo l’aspetto che riguardo i contenuti.

5. PRIORITA’ SUI SITI DEI CLUB PRIORITA’ 1: I Club che non hanno sito. Imola è il Sito di Club di riferimento, e il loro Provider è il Provider di riferimento per l’acquisto e l’implementazione dello stesso. Il sito del D2072 e del RI sono il riferimento per la grafica e i colori, imposti dal RI stesso. Lo stesso sito del RI è in attualmente in veloce evoluzione, a causa della nascita del Rotary Central.

5. PRIORITA’ SUI SITI DEI CLUB PRIORITA’ 2: I Club che hanno sito DINAMICO NON AGGIORNATO. Sito dinamico significa contenente informazioni che cambiano durante l’anno. Il club che SCEGLIE di avere un sito dinamico DEVE TENERLO AGGIORNATO. Altrimenti lo fa statico.

5. PRIORITA’ SUI SITI DEI CLUB PRIORITA’ 3: I Club che hanno sito STATICO. Sito statico significa contenente informazioni che NON devono essere aggiornate. E’ un sito vetrina. PROPOSTA: SOSTITUIRE IL BOLLETTINO CON IL SITO, al fine di non aumentare il tempo dedicato al Club dei ns. soci ???

5. PRIORITA’ SUI SITI DEI CLUB PRIORITA’ 4: I Club che hanno sito DINAMICO AGGIORNATO. E’ un sito da allineare con i colori e stili imposti da RI, LASCIANDO TUTTAVIA LIBERO IL CLUB di darne la SUA IMPRONTA PERSONALE. Fa da bollettino ?????? Cercare comunque una “armonizzazione” che non diventi assolutamente un “livellamento”, che snaturerebbe la ricchezza della diversità del ns. Sodalizio.

6. L’INFORMATICO DI CLUB La figura dell’informatico del Club era pressoché assente. L’evoluzione della comunicazione, che passa attraverso l’informatizzazione, richiede l’esistenza di tale figura. Tale figura deve inoltre essere competente, quindi necessita di formazione e standardizzazione COME RISOLVERE QUESTI 6 PROBLEMI ???

SOLUZIONI • Nasce l’Informatico di Area con Area di competenza coincidente con l’area dell’Assistente, che fa da tramite OPERATIVO fra gli informatici di club e la sottocommissione informatizzazione. • Fa quindi da “ponte” per diffondere informazione, standardizzazione e stimolo ai cambiamenti. • Può interagire direttamente con i Presidenti, così come può avere informatici di Club come riferimento, al limite anche uno per ogni club.

L’INFORMATICO DI AREA • La sottocommissione informatizzazione organizzerà incontri e periodici per rendere omogenea e formata la struttura piramidale degli informatici di Area • Gli Informatici di area interagiranno con i Presidenti di Club e gli Informatici di Club, perseguendo gli obbiettivi concordati con la commissione e riportandone le difficoltà riscontrate, al fine di riprogrammare gli obbiettivi della riunione successiva. • La struttura è sperimentale. Cercheremo di affinarla e suggerirla ad altri Distretti. Essa è a oggi quasi completamente definita.

INFORMATICI DI AREA • STRUTTURA: Piramidale, a base variabile (Informatici di Club) • PERIODICITA’ INCONTRI: Trimestrale ? • LOCATION: • Baricentrica ? A rotazione di Area ? Governatorato ? • DURATA: ??? Triennale ? • OBBIETTIVI: • Affrontare il lavoro da svolgere MANTENENDO, per ora, LE PRIORITA’ ILLUSTRATE IN QUESTE SLIDES. • Periodicamente “fotografare” il lavoro svolto e stabilire INSIEME i nuovi obbiettivi, fino alla “consegna” del 2072 al nuovo Governatore.

GRAZIE PER LA VOSTRA ATTENZIONE

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