Getting Things Done Bedrijfsvoering in publieke organisaties

Getting Things DoneBedrijfsvoering in publieke organisaties Albert Meijer en Martijn Ridderbos College 2: 22 september 2011

Programma van de ochtend • Start, terugblik en feedback opdracht 1 • Organisatie en omgeving (systeem) • Keuning H1, plaats en functie van bedrijf in de maatschappij • Organisatie en control • Merchant, The control function of management • Organisatie en bedrijfsprocessen • Keuning H2, Bedrijf en besturing van bedrijfsprocessen • Voorbereiding op de casus

Terugblik en feedback • Kernpunten vorige week: • … • … • Feedback uitwerking opdrachten:

Rode lijn college 2 • De organisatie staat niet los van de samenleving • Een organisatie stelt doelen om richting te bepalen • NPM/VBTB versterken aandacht voor doelrealisatie • De organisatie heeft een management control system (MCS) nodig om te kunnen sturen op de realisatie van doelen • Doelen worden gerealiseerd door zicht te hebben op de bedrijfsprocessen van een organisatie (procesbeheersing)

1. Organisatie en omgeving H1 Keuning: Plaats en functie van bedrijf in de samenleving • Leren (wat heb je geleerd?) • Opvallen (wat is je opgevallen?) • Verbazen (wat heeft je verbaasd?) • Toevoegen (wat zou je willen toevoegen?)

Industriepark Kleefse Waard is een eigentijds en eigenzinnig Nederlands industriepark met internationale innovatieve productiebedrijven. Schipper Bosch Vastgoed, eigenaar van het Industriepark, wil het unieke van het park terug laten komen, o.a. in bebouwing, dienstverlening en communicatie. 1. Organisatie en omgeving: Stakeholder analyse Bron: internet bureau Dieben en Partners

OPDRACHT • Maak in de groep voor jullie organisatie een eerste aanzet tot een stakeholder analyse.

2. Organisatie en management control* Begrippen Management control Management control systemen (MCS) Ontwerpen MCS * Bron: Strategische control in de publieke en non-profit sector, prof. dr. C.A van Egten, november 2006

2. Organisatie en management control: Begrippen Begripsverwarring Er bestaan diverse woorden die min of meer hetzelfde verschijnsel in organisaties duiden. Deze woorden zijn: Management Control Besturen en beheersen Bedrijfsvoering

2. Organisatie en management control: Begrippen Management Control “Is the process by which managers influence other members of the organization to implement the organizations strategies” (Anthony) “Je vingers erachter krijgen en houden” (Lewy) Merchant & Van der Stede (2003) zijn van mening dat de centrale Management Control vraag is: ‘Are our employees likely to behave appropriately?’

2. Organisatie en management control: Begrippen Besturen Het maken van keuzes aan de hand van een (gewenst) beeld van de (toekomstige) werkelijkheid en het vertalen van deze keuzes in plannen, acties, activiteiten en handelingen Beheersen Het vaststellen of de uitvoering in overeenstemming is en blijft met de gemaakte plannen en het zonodig treffen van maatregelen voor de bijsturing

2. Organisatie en management control: Begrippen Bedrijfsvoering Het ministerie van Financiën definieert het begrip bedrijfsvoering in het kader van de mededeling bedrijfsvoering als de sturing en de beheersing van bedrijfsprocessen binnen een ministerie om de beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren. Het betreft sturing en beheersing van zowel de primaire processen als de ondersteunende processen die hiervoor faciliterend zijn.

2. Organisatie en management control: Management Control Merchant & Van der Stede stellen bij Management Control drie vragen centraal: Begrijpen de medewerkers wat van hen wordt verwacht? Handelen de medewerkers op een wijze die overeenstemt met de strategie? Zijn de medewerkers capabel genoeg om de job behorende bij de strategie te klaren?

2. Organisatie en management control: Management Control Indien het antwoord op de vragen neen is, dan is er sprake van een Management Control probleem, een besturing- en beheersingprobleem. Management Control problemen zijn in belangrijke mate intern georiënteerd en richten zich op de vraag hoe het gedrag van medewerkers zodanig te beïnvloeden dat zij op de gewenste wijze handelen.

2. Organisatie en management control: Management Control Vakgebied Management Control is een jonge discipline. Het eerste boek waarin Management Control als een aparte discipline wordt gepresenteerd dateert van 1965 en is van de hand van Robert Anthony met als titel Planning and Control Systems: ‘A framework for Analysis’.

2. Organisatie en management control: Management Control Vakgebied Management Control kent de volgende invalshoeken: Economie: rationeel economisch gedrag Sociologie: groepsnormering, samenwerking Cybernetica: meet- en regeltechniek Psychologie: motivatietheorie, feedback, cognitie Cultuur: samenwerking tussen (bedrijfs)culturen Speltheorie: dynamische analyse actie en reactie Politicologie: machtsverhoudingen in organisaties

2. Organisatie en management control: MCS Management Control Systemen zijn bedoeld om onbeheersbaarheid van organisaties, afdelingen, departementen, faculteiten, divisies, processen en gebeurtenissen te verminderen of te voorkomen. Beheersingsproblemen zijn een uiting van onbeheersbaarheid. Aanpak beheersingsproblemen Wegnemen oorzaak (automatisering, eliminatie) Voorzieningen ter beperking van de schade(verzekeren, risicodeling) Toepassen beheersingsystemen

doelstellingen data uit de omgeving Planning Planning herplanning plannen en instucties methoden van waardering en dataverwerking normen en regelgrenzen bijsturings- report Waarneming Beoordeling Bijsturing Ver- schil met norm Ver- schil beheers- baar Beheersing Ja Ja Rapportage data- registratie dataverwerking Keuze bijsturingsmethode data bijsturingsactie nee nee verzoek om nieuwe data data data data productiesysteem Uitvoering inputs outputs Samenhang van Management- en Productiesystemen 2. Organisatie en management control: MCS

2. Organisatie en management control: MCS Ontwikkelingen binnen en buiten organisaties maken dat processen complexer worden. Dit heeft invloed op complexiteit van MCS. Er ontstaan namelijk kluwen van: Ketens van processen (primair proces strekt zich uit over diverse organisatorische eenheden) Projecten (eenmalig samenstel activiteiten met vooraf bepaald doel) Organisatiebrede programma’s (meerdere eenheden zijn meerjarig betrokken) Overige interne en externe samenwerkingsverbanden

Resultaten Doelstellingen Beheersingsproblemen ja • eliminatie • automatisering • verzekering • risicodeling Vermijdbaar? nee • proces • resultaat • personeel • cultureel • loose • tight Bepaling van mate van strakheid Keuze van beheersingsmethode Beheersingsysteem Kosten Disfuncties Gewenste effecten Netto resultaat kosten/baten analyse effectiviteit 2. Organisatie en management control: Ontwerp MCS

2. Organisatie en management control: Ontwerp MCS Beheersingssystemen • Procesbeheersing (rechtstreekse beïnvloeding op het proces, aanwijzingen, instructies) • Resultaatbeheersing (nadruk op output, effecten in kwantitatieve, financiële of kwalitatieve termen) • Personele beheersing (nadruk op kwaliteit en ontwikkeling medewerkers) • Culturele beheersing (nadruk op ontwikkelen zelfbeheersing van individuen en sociale beheersing in groepen)

2. Organisatie en management control: Ontwerp MCS Procesbeheersing Voordelen: • Directe aansturing van processen – direct resultaat • Management doet kennis van processen op • Procesgerichtheid verbetert coördinatie interne activiteiten Nadelen: • Analyseren en aansturen van processen is kostbaar • Alleen op routinematige processen toepasbaar • Ontmoedigt creativiteit en innovativiteit

2. Organisatie en management control: Ontwerp MCS Resultaatbeheersing Voordelen: • Minder kostbaar dan procesbeheersingssystemen • Toepasbaar op routine en niet-routine activiteiten • Is gericht op gewenste resultaten en bevordert doelcongruentie tussen management en taakuitvoerder • Geven uitvoerders eigen beslissingsruimte: motivatie Nadelen: • Buitengewoon moeilijk om een goed prestatie-meetsysteem te ontwerpen • Resultaatmeting maakt geen onderscheid tussen inspanning medewerker en toeval en pech

2. Organisatie en management control: Ontwerp MCS Personele beheersing: instrumenten management • Selectie en plaatsing • Training • Gemeenschappelijke tradities • Groepsgewijze beloning Voordelen van personele beheersing: • Goed toepasbaar • Lage kosten • Weinig negatieve effecten Maar effecten zijn onzeker en laten op zich wachten

VRAAG Welke vormen van control denken jullie tegen te komen in jullie organsiatie en waarom?

2. Organisatie en management control: Ontwerp MCS Strak of Los Een management control systeem strakker maken betekent het verhogen van de kans dat organisatie-doelstellingen worden gerealiseerd Variëren van strakheid door andere uitvoering van normstelling, evaluatie en beloning Normstelling: detail, compleetheid en communicatie Evaluatie: precisie, frequentie en tijdigheid Beloning: striktere koppeling, verhoging van belang

2. Organisatie en management control: Ontwerp MCS Disfunctionele effecten (1) Deviant gedrag: gedrag dat als gevolg van het beheersingssysteem niet (meer) in overeenstemming is met de organisatiedoelstellingen • Star, rigide bureaucratisch gedrag, precies volgens de regels en voorschriften • Strategisch gedrag, alleen presteren op waargenomen factoren Bij resultaatbeheersing: • Gebrekkige definitie van gewenst resultaat • Overkwantificering Bij procesbeheersing: • Doel-middel verwisseling

2. Organisatie en management control: Ontwerp MCS Disfunctionele effecten (2) Manipulatie: Het beinvloeden van waarnemingen van het controlsysteem zonder dat deze inspanningen bijdragen aan doelrealisatie • Datamanipulatie: onjuiste gegeven over verleden en toekomst • Vertekening: vervormde datapresentatie door: • data-overload • verkeerd aggregatieniveau • afleiden van aandacht • Vereffening van tijdsverschillen (“smoothing”) • versnellen of vertragen van operaties of registratie

2. Organisatie en management control: Ontwerp MCS Disfunctionele effecten (3) Vertraging in de uitvoering • Uitvoering van beheersing kost tijd (waarneming, overleg, rapportage, voorafgaande goedkeuring) Verzet en weerstand • (openlijke) Conflicten • (heimelijke) Sabotage • (gedeeltelijke) Onttrekking Algemeen geldt: • Verstrakking leidt tot grotere kans op meer disfuncties • Personele beheersing heeft minder disfuncties

2. Organisatie en management control: Ontwerp MCS Succesvolle bedrijven blijken: • Strak te beheersen op een beperkt aantal key actions en key results • Los te beheersen op de rest Dit lijkt een ideale middenweg te zijn tussen kosten en opbrengsten van beheersing • Zij passen hun beheersingssysteem regelmatig aan waardoor het een rommelig karakter krijgt (een MCS is duidelijk niet voor de eeuwigheid!)

3. Organisatie en processen • Begrip • Vastleggen van processen • Vastleggingstechnieken

VRAAG • Wat is een proces? (gebruik kennis hoofdstuk 2 Keuning) • Kenmerken? • Soorten? • Vorm?

Doelmatigheid van beleid Doelmatigheid van de bedrijfsvoering Zuinigheid Input Throughput Output Outcome Doeltreffendheid van beleid 2. Organisatie en processen: begrip

3. Organisatie en processen,vastleggen van processen * Bron: “vastleggen van bestuurlijke informatieverzorging”, prof. drs. P.L.A.M. van Kessel RE RA, drs W.T. Houwert

3. Organisatie en processen,basis vastleggingstechnieken * Bron: “vastleggen van bestuurlijke informatieverzorging”, prof. drs. P.L.A.M. van Kessel RE RA, drs W.T. Houwert

3. Organisatie en processen,vastleggingstechnieken t.b.v. inzicht * Bron: “vastleggen van bestuurlijke informatieverzorging”, prof. drs. P.L.A.M. van Kessel RE RA, drs W.T. Houwert

3. Organisatie en processen, vastleggingstechnieken t.b.v. betrouwbaarheid * Bron: “vastleggen van bestuurlijke informatieverzorging”, prof. drs. P.L.A.M. van Kessel RE RA, drs W.T. Houwert

3. Organisatie en processen,vastleggingstechnieken t.b.v. efficiency * Bron: “vastleggen van bestuurlijke informatieverzorging”, prof. drs. P.L.A.M. van Kessel RE RA, drs W.T. Houwert

3. Organisatie en processen,vastleggingstechnieken t.b.v. control * Bron: “vastleggen van bestuurlijke informatieverzorging”, prof. drs. P.L.A.M. van Kessel RE RA, drs W.T. Houwert

OSS Organisatiestructuurschema Een top-down schema van afdelingen en functies HPS hierarchisch processchema Een top-down benoeming van onderscheiden processen 3. Organisatie en processen,vastleggingstechnieken

Totaaloverzicht Een matrix van processen en afdelingen/functies Codes geven aan welke afdeling/functie wat doet in het proces 3. Organisatie en processen,vastleggingstechnieken

GPS globaal processchema Een globale besschrijving van de processen Symbolen 3. Organisatie en processen,vastleggingstechnieken = activiteiten in een afdeling = bladzijde connector = start, stop = verdelen naar twee stromen = beslissing

DPS detail processchema Een detail besschrijving van de processen Symbolen 3. Organisatie en processen,vastleggingstechnieken = activiteiten in een afdeling = bladzijde connector = start, stop = verdelen naar twee stromen = beslissing = computer file = formulier = connectie lijn

Getting Things Done Bedrijfsvoering in publieke organisaties