Program Leonardo da Vinci

1. Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie” Program Leonardo da Vinci Projekty staży i wymian IVT, PLM, VETPRO Umowa

2. Kontraktowanie (1) 1. Formularz kontraktowy + dodatkowe dokumenty – przesłane do NA najpóźniej na 2 miesiące przed planowanym rozpoczęciem działania, nie później niż do końca października 2011 r. • informacje ogólne o instytucji beneficjenta • harmonogram działań • wstępna lista grup wymian/staży • dofinansowanie w rozbiciu na poszczególne grupy • całkowity zatwierdzony budżet projektu • oświadczenia (dot. VAT, ewidencji księgowej, przygotowanie uczestników, udziału uczestników) • aktualizacja informacji o projekcie (jeśli zaszły zmiany) PROGRAM LEONARDO DA VINCI

3. Kontraktowanie (2) 2. Ankieta „Dane beneficjenta do umowy” – wypełniona w systemie OnLine FRSE • dane adresowe beneficjenta • dane adresowe organu prowadzącego • dane bankowe beneficjenta/organu prowadzącego Zalecane jest prowadzenie rachunku w walucie EUR PROGRAM LEONARDO DA VINCI

4. Umowa finansowa pomiędzy NA LdV a Beneficjentem (1) • Umowa finansowa określa: • zakres obowiązków FRSE NA LdV i Beneficjenta wynikających z postanowień umowy • wysokość przyznanej kwoty dofinansowania • wysokość i liczbę płatności zaliczkowych na rzecz Beneficjenta • okres realizacji projektu • okres kwalifikowalności kosztów • terminy przesłania do NA raportów (cząstkowy/końcowy) PROGRAM LEONARDO DA VINCI

5. Umowa finansowa pomiędzy NA LdV a Beneficjentem (2) • Umowa finansowa zawiera: • Warunki Szczególne • Warunki Ogólne • Załączniki PROGRAM LEONARDO DA VINCI

6. Umowa finansowa pomiędzy NA LdV a Beneficjentem (3) • WARUNKI SZCZEGÓLNE (najważniejsze postanowienia): • cel finansowania: numer i tytuł projektu stażu/wymiany • okres realizacji projektu (maksymalnie do 31.05.2013 r.) • okres uprawnienia kosztów (maksymalnie do 31.05.2013 r.) • finansowanie działania: maksymalny przyznany budżet projektu • warunki płatności: wysokość zaliczek (np. 2 raty, 3 raty,…) • warunki płatności zaliczek: terminy ich płatności (w terminie 45 dni od daty • zatwierdzenia raportu cząstkowego przez NA – jeśli dotyczy) • płatność końcowa ostatniej zaliczki (w terminie 45 dni od daty zatwierdzenia • raportu końcowego przez NA) PROGRAM LEONARDO DA VINCI

7. Umowa finansowa pomiędzy NA LdV a Beneficjentem (4) • WARUNKI SZCZEGÓLNE (najważniejsze postanowienia) – c.d.: • sprawozdawczość: terminy raportów cząstkowych/końcowego • rachunek bankowy Beneficjenta • zasady współpracy Beneficjenta z pośrednikami • podpisy i pieczęcie stron umowy PROGRAM LEONARDO DA VINCI

8. Umowa finansowa pomiędzy NA LdV a Beneficjentem (5) • WARUNKI OGÓLNE (najważniejsze postanowienia): • Część A: Przepisy prawne i administracyjne • prawo własności i wykorzystanie wyników • promocja i ewaluacja projektu • udzielanie zleceń i zamówień publicznych (ustawa z dnia 29.01.2004 Prawo zamówień • publicznych) • rozwiązanie umowy • zmiany umowy – wniosek aneks w formie pisemnej (min. 1 miesiąc przed datą zakończenia działania) • Część B: Przepisy finansowe • płatności zaliczkowe + płatność końcowa • wydzielone konto bankowe + waluta rachunku (EUR lub PLN) • zwrot środków finansowych • przechowywanie oryginalnej dokumentacji (przez 5 lat od daty płatności końcowej) • kontrole i audyty (monitoring projektu, audyt on desk, audyt in-situ) prowadzone przez NA, KE • lub inne instytucje zewnętrzne upoważnione przez NA i KE PROGRAM LEONARDO DA VINCI

9. Umowa finansowa pomiędzy NA LdV a Beneficjentem (6) • ZAŁĄCZNIKI do umowy stanowiące jej integralną część: • formularz wniosku składanego w konkursie 2011 • wyciąg z formularza kontraktowego • listy intencyjne • Pozostałe załączniki dostępne w wersji elektronicznej (www.leonardo.org.pl >> Kontraktowanie i zarządzanie 2011) • formularz raportu cząstkowego i końcowego • wzór umowy o staż / odbycie wymiany • porozumienie o programie stażu i karta jakości stażu (załącznik do umowy o staż) • program pracy VETPRO • wysokość i zasady kalkulacji budżetu • lista kodów • wzór potwierdzenia otrzymanych środków finansowych PROGRAM LEONARDO DA VINCI

10. Umowa finansowa ZABEZPIECZENIA (7) • Badanie zdolności finansowej • Instytucje niepubliczne otrzymujące dofinansowanie równe lub wyższe niż • 25 000 EUR • spółki cywilne i osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą otrzymujące dofinansowanie niższe niż 25 000 EUR • W zależności od kondycji finansowej Beneficjenta w umowie zostaną określone szczególne warunki płatności – formy zabezpieczenia umowy: • rozbicie płatności na małe raty (3 lub 4) • Weksel własny in blanco • Gwarancja bankowa/ubezpieczeniowa PROGRAM LEONARDO DA VINCI

11. WARUNKI FINANSOWANIA 1 • wnioskowany grant do wysokości 100 000 euroi poniżej 18 miesięcy instytucje publiczne, instytucje niepubliczne po pozytywnym badaniu wiarygodności finansowej (jeśli wymagana) • I transza = 80% wysokości przyznanego grantu LdV • II transza = 20% wysokości przyznanego grantu LdV(po zatwierdzeniu raportu końcowego przez NA LdV) PROGRAM LEONARDO DA VINCI

12. WARUNKI FINANSOWANIA 2 • wnioskowany grant o wysokości powyżej 100 000 euroi powyżej 18 miesięcy instytucje publiczne oraz instytucje niepubliczne po pozytywnym badaniu wiarygodności finansowej • I transza = 60% wysokości przyznanego grantu LdV • II transza = 20% wysokości przyznanego grantu LdV (po zatwierdzeniu raportu cząstkowego przez NA LdV) • III transza = 20% wysokości przyznanego grantu LdV(po zatwierdzeniu raportu końcowego przez NA LdV) PROGRAM LEONARDO DA VINCI

13. WARUNKI FINANSOWANIA 3 • wnioskowana kwota grantu powyżej/poniżej 25 000 euro i negatywny wynik badania wiarygodności finansowej • instytucje niepubliczne • Indywidualne rozwiązanie wypracowane w porozumieniu z pracownikiem NA LdV i zaakceptowane przez Zarząd FRSE • gwarancja bankowa, ubezpieczeniowa, weksel in blanco • małe transze np. 3 lub 4 (60%, 20%, 20% / 20%, 30%, 30%, 20%) PROGRAM LEONARDO DA VINCI

14. Umowa finansowa ZMIANY UMOWY (8) • Beneficjent zobowiązany jest do sprawowania stałego monitoringu nad przebiegiem realizacji projektu • Projekt należy realizować zgodnie z planem podanym we wniosku i formularzu kontraktowym • Jeżeli jest to konieczne pewne zmiany mogą zostać wprowadzone ale tylko w konsultacji z NA • Zmiany nie mogą wpływać na pogorszenie jakości projektu • O zaistniałych zmianach beneficjent powinien powiadomić opiekuna projektu ze strony NA pisemnie: mailem lub listownie i otrzymać akceptację NA • W przypadku zmian wymagających aneksowania umowy należy przesłać do NA wniosek o aneks (formularz dostępny na stronie www.leonardo.org.pl >> Kontraktowanie i zarządzanie 2011) • W każdym przypadku koordynator projektu powinien skonsultować się z wyznaczonym opiekunem projektu ze strony NA PROGRAM LEONARDO DA VINCI

15. Umowa finansowa ZMIANY UMOWY (9) • ARTYKUŁ 13 – ZMIANY UMOWY • (art. 13.1) „Każda zmiana warunków finansowania wymaga sporządzenia odpowiedniego aneksu w formie pisemnej pod rygorem nieważności”. Wszelkie ustne porozumienia nie będą miały mocy wiążącej wobec stron • (art. 13.2) „Celem aneksu do umowy nie mogą być zmiany, które podważyłyby kryteria przyznania dofinansowania (…)”. Zmiany nie mogą wpływać na pogorszenie jakości projektu • (art. 13.3) „W przypadku składania wniosku o wprowadzenie zmiany przez Beneficjenta, będzie on zobowiązany przesłać wniosek do NA z odpowiednimwyprzedzeniem (…), nie później zaś niż na 1 miesiąc przed datą zakończenia działania (…)”. PROGRAM LEONARDO DA VINCI

16. Umowa finansowa ZMIANY UMOWY (10) • ZMIANY UMOWY WYMAGAJĄCE ANEKSOWANIA • Zmiana formy prawnej i w konsekwencji nazwy beneficjenta • Zmiana organu prowadzącego • Wycofanie się Partnera / Partnerów – brak zastępującego Partnera • Wycofanie się Partnera i zastąpienie go nowym Partnerem • Nowy Partner – poszerzenie składu grupy partnerskiej • Zmiana rachunku bankowego • Zmiana okresu realizacji projektu (uprawnienia kosztów) • Zmiana harmonogramu sprawozdawczości • Zmiany w budżecie PROGRAM LEONARDO DA VINCI

17. Umowa finansowa ZMIANY UMOWY (11) • Jak składać wniosek o aneks? • Pobrać ze strony formularz wniosku o aneks • Wypełnić odpowiednie sekcje • Dołączyć wymagane dokumenty/załączniki • Przesłać do NA • Pracownik NA sporządza aneks i 2 egzemplarze wysyła do podpisu do Beneficjenta • Beneficjent podpisuje 2 egzemplarze aneksu i odsyła do NA • NA (Zarząd) podpisuje 2 egzemplarze aneksu i jeden z nich zostaje odesłany do Beneficjenta • Wniosek o aneks do umowy należy przesłać do NA najpóźniej • na 1 miesiąc przed datą zakończenia realizacji projektu • Aneks wchodzi w życie z dniem podpisania przez Narodową Agencję. PROGRAM LEONARDO DA VINCI

18. Umowa finansowa ZMIANY UMOWY (12) • ZMIANY WYMAGAJĄCE POWIADOMIENIA PISEMNEGO • zmiana adresu beneficjenta • zmiana uczestnika • zmiana terminu wyjazdu • zmiana osoby kontaktowej • zmiana liczby uczestników PROGRAM LEONARDO DA VINCI

19. Umowa finansowa ZMIANY UMOWY (13) • ZMIANY NIEUPRAWNIONE • zmiany wpływające negatywnie na jakość projektu • przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami budżetowymi • zmiana najważniejszych celów, oczekiwań i rezultatów PROGRAM LEONARDO DA VINCI

20. Umowa finansowa ROZWIĄZANIE UMOWY (14) • ARTYKUŁ 11 – ROZWIĄZANIE UMOWY (WO) • Przez Beneficjenta – z 60-dniowym pisemnym wypowiedzeniem określającym przyczyny rozwiązania, bez konieczności zapewnienia jakiekolwiek odszkodowania z tego tytułu • Przez Narodową Agencję • Zmiana sytuacji prawnej, finansowej, technicznej, organizacyjnej lub własnościowej Beneficjenta (wpływ na umowę) • Naruszenie przez Beneficjenta obowiązku wynikającego z umowy • Siła wyższa (Artykuł 8 WO) • Ogłoszenie upadłości Beneficjenta lub wszczęcie wobec niego postępowania likwidacyjnego lub postępowania o podobnym charakterze • Skazanie Beneficjenta lub osoby wchodzącej w skład organu zarządzającego Beneficjenta prawomocnym wyrokiem za przestępstwo zawodowe • Świadome wprowadzenie NA w błąd lub przedkładanie dokumentów niezgodnych z rzeczywistością (uzyskanie środków finansowych) • Nieprawidłowości w wykonaniu umowy (umyślnie lub przez zaniedbanie), oszustwo, korupcja bądź jakiekolwiek inny bezprawny czyn Beneficjenta na szkodę interesów finansowych Wspólnot Europejskich PROGRAM LEONARDO DA VINCI

21. Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie” Dziękuję za uwagę i życzę powodzenia w realizacji projektu