Göteborgs universitet förnyas 2012-04-10

1. Göteborgs universitet förnyas2012-04-10

2. Innehåll • Inledning • Stödprocess; exempel Utbildningsadministration • Processöversikt • Nivå 1-beskrivning • Nivå 2-beskrivning • Administrativ organisation; förslag • Institution • Fakultet • Gemensamma förvaltningen, struktur • Gemensamma förvaltningen, arbetssätt • Allmänt om implementeringen

3. Vision och mål Beställning Direktiv Utförande Begäran om åtgärd Verksamhetsområde Vision Uppdrag Kunder Intressenter Erbjudande KUNDPERSPEKTIV Mål Strategier Styrmodell Policies Kultur LEDNING OCH STYRNING ORGANISATION Leverantör Mottagare PROCESS Input Output Abc... STÖD

4. Maj-sep 2011 A-D Göteborgs universitet förnyas – tillvägagångssätt 1/7 2012 Input Okt-dec 2011 Utforma Arbetsordning • Resultat • Nya dekaner • Nya prefekter • Resultat • Arbetsordning • Delegations-ordning • Resultat • Beskrivning av framtida gemensamma arbetssätt • Definition av kompetenskrav Input Okt 2011- apr 2012 Utforma framtida gemensamma arbetssätt och definiera kompetenskrav 1/1 2013 Input Höst 2012 Vår-sommar 2012 • Resultat • Insikt om respektive förändringsresa • Acceptans • Detaljerad plan för hösten Mar-apr 2012 Implementering • Resultat • Beskrivning av framtida administrativ funktionell organisation och forum Etapp 2,5 Utforma struktur för den administrativa organisationen • Resultat • Nytt arbets-sätt • Ta emot resultaten • Bedöma resursbehov i processerna • Genomföra riskanalys • Specificera respektive nuläge • Definiera eventuellt kompetensgap • Utforma modell för bemanning • Realisera Apr-maj 2012 Specificera befintlig kompetens • Resultat • Beskrivning av befintlig kompetens

5. Innehåll • Inledning • Stödprocess; exempel Utbildningsadministration • Processöversikt • Nivå 1-beskrivning • Nivå 2-beskrivning • Administrativ organisation; förslag • Institution • Fakultet • Gemensamma förvaltningen, struktur • Gemensamma förvaltningen, arbetssätt • Allmänt om implementeringen

6. Stödprocessområde Lag och förordning Policy Identifierade styrdokument Utformade rollbeskrivningar Utformade prioriterade processer Identifierade stöd Rollbe-skrivningar Kompe-tenskrav i processen t ex: IT Mallar Checklistor

18. Innehåll • Inledning • Stödprocess; exempel Utbildningsadministration • Processöversikt • Nivå 1-beskrivning • Nivå 2-beskrivning • Administrativ organisation; förslag • Institution • Fakultet • Gemensamma förvaltningen, struktur • Gemensamma förvaltningen, arbetssätt • Allmänt om implementeringen

19. Arbetsgrupp Administrativ organisation • Anna Lindholm • Bengt Ove Boström • Håkan Berg • Ingela Dahllöf • Karin Cedhagen • Lars Nilsson • Lena Rogström • Mats Edvardsson • Thomas Hartvigsson • Thomas Vestin • Yvonne Söderling • Christina Rogestam • Karoline Axelson • Anne-Charlotte Karlsson • Viktoria Björcke

20. Institution Prefekt Studierektor Kursansvarig Programansvarig Pro Vice Teknisk chef Administrativ chef • Kommitté för utbildning pågrundnivå och avancerad nivå • Kommitté för utbildning på forskarnivå • Forskningskommitté • Ledningsgrupp • Ekonomi • PA/HR • Utbildning/forskning • Kommunikation • Infrastruktur • Allmän administration Ämnen/verksamhetsindelning

21. Fakultet Dekanus Pro Vice Prefektråd/LG Kanslichef • Strategisk verksamhetsplanering och budget • Utbildning • Forskning • Kvalificerat stöd till Lärarförslagsnämnden • Kommunikation • Övrig fakultetsrelaterad administration Institution Institution Institution

22. Gemensamma förvaltningen • Övergripande uppgifter • Samordning • Normering • Effektivisering • Expertis • Planering Förvaltningschef • Forskningsservice/ • Utbildning/Student • Forsknings- och innovationsservice • Samverkan • Rekrytering av studenter • Antagning • Examina • Studie- och karriärvägledning • Kommunikation ”extern” • Internationalisering • Analys och utvärdering • Personal/Ekonomi/ • Myndighetsstöd • Personal • Ekonomi • Kommunikation ”intern” • IT-staben • Projektkontoret • Miljöenheten • Myndighetsstöd • Infra • IT-avdelningen • Service Center • Fastigheter • Investeringar • Vaktmästeri • FacilityManagement • Säkerhet • Lokalvård • Rektors kansli • Samordning • Kommunikation • Verksamhetsplanering • Intern styrning och kontroll • Ägarstyrning • Stöd till universitetsledningen Samordnande chef Samordnande chef Samordnande chef Chef

23. Gemensamma förvaltningen – arbetssätt – principskiss Forskningsservice/Utbildning/Student Infra/IT/Lokaler Personal/Ekonomi/Myndighetsstöd F U S P E M I IT L 3. Vid behov tar teamet frågan vidare Team Team Team • Team 1 • Personal • Ekonomi • Team 3 • Personal • Ekonomi 2. Teamet svarar direkt eller tar hand om frågan Campus Team • Team 2 • Personal • Ekonomi Service Center 1. Prefekter och fakultetskanslier vänder sig till sitt team FK Inst Inst FK Inst Inst Inst

24. Innehåll • Inledning • Stödprocess; exempel Utbildningsadministration • Processöversikt • Nivå 1-beskrivning • Nivå 2-beskrivning • Administrativ organisation; förslag • Institution • Fakultet • Gemensamma förvaltningen, struktur • Gemensamma förvaltningen, arbetssätt • Allmänt om implementeringen

25. Implementering 2012 2013 Jun Jul Aug Dec Q1 Q2 Sep Okt Nov Apr Maj Tidplan Rektors beslut om ny administrativ organisation 26/4 Information i styrelsen Ny administrativ organisation Förutsättningar inför implementering Implementering av organisation och arbetssätt • Nya chefer valda/utsedda • Detaljering av organisationsförslag • Samordna administrativ organisation och stödprocesser • Genomföra kompetenskartläggning • Definiera konsekvenser och skapa förutsättningar • Utforma utbildningspaket • Beslutsunderlag om processverktyg • Utforma tillvägagångssätt för bemanning av administrativ organisation • Genomföra riskanalys • Formera organisation för realisering, samordning och införandegrupper • Information till berörda nyckelpersoner • Bedöma resursbehov i processer och organisation • Definiera eventuellt kompetensgap • Bemanna organisationen • Etablera administrativ organisation • Etablera roller och arbetssätt för processutveckling, inkl. processansvar • Genomföra utbildning • Fortsatt utveckling av stödprocesser

26. Universitetsledning Implementerings-organisation Ledningsrådet Samordningsperson Samordningsgrupp • Samordningsforum • Förvaltningschef/samordningsperson • Kanslichefer Fakultet Kanslichef Administrativ organisation Fakultet Kanslichef Införandegrupper Fakultet Kanslichef Gemensamma förvaltningen Modell för bemanning Institution Administrativ chef Institution Administrativ chef Institution Administrativ chef Information och utbildning

27. Här håller vi på att landa • Utredes utanför GU förnyas • Internationaliseringsorganisationen • Perspektiv • Kommunikation • Enstaka fakultetsspecifika förutsättningar • Fortsatt dialog mellan rektor och dekan • Organisatoriska lösningar utanför linjeorganisationen • Lokalfrågorna (Campus, Service Center) • Arbetsmiljökommittéverksamheten • Medbestämmandeförhandlingar

28. Bemanningsfrågorna är inte lösta ännu Förutsättningar • Vi har ett ”nyrekryteringsstopp” • Vi behöver ha en transparent åtgärdsplan som är bestämd med de fackliga organisationerna (ev ansökningsförfaranden, ev avgångsproblematik etc) • Prefekterna/avd cheferna kommer att ha en bild av personalens kompetens • Vi måste genomföra detta så bra som möjligt tillsammans för att hålla kostnaderna nere • Vi kan hamna i en situation där vi både har rekryteringsbehov och ett slags övertalighet

29. Kontroll över utvecklingen Vi håller på att ta fram tre nyckeltal som ger oss en bild över personalsituationen före och efter • SUHF:s personalredovisning nedbrutet på institution/avdelning • Andelen administrativ personal i relation till samtliga anställda per institution/motsvarande • BESTA-kodningen på ett antal familjer vilket ger en bild av kompetensflöden

30. Normerande beslut • Rektors beslut om den principiella organisationsstrukturen som vi just presenterat • Det har initierats en översyn av samtliga styrdokument • Vilka kan tas bort • Vilka behöver justeras • Vilka behöver skapas

31. Normerande beslut • Rektors beslut om den principiella organisationsstrukturen som vi just presenterat • Det har initierats en översyn av samtliga styrdokument • Vilka kan tas bort • Vilka behöver justeras • Vilka behöver skapas

32. Innehåll • Inledning • Stödprocess; exempel Utbildningsadministration • Processöversikt • Nivå 1-beskrivning • Nivå 2-beskrivning • Administrativ organisation; förslag • Institution • Fakultet • Gemensamma förvaltningen, struktur • Gemensamma förvaltningen, arbetssätt • Allmänt om implementeringen