Om det pågående arbeid med standard for arkivering av EPJ Hva med kommunenes behov ?

1. Om det pågående arbeid med standard for arkivering av EPJ Hva med kommunenes behov? Torbjørn Nystadnes Helsedirektoratet, standardiseringsseksjonen KDRS samling - Trondheim 13. november 2013

2. Innhold • Prosjektets mandat • Status for arbeidet så langt • Litt om Norsk helsearkiv • Journalarkitektur for arkivuttrekk • Dokumentasjon av arkivuttrekk • Hva med kommunenes behov?

3. Revidering EPJ standard • Del 2: Tilgangsstyring, redigering, retting og sletting • Bakgrunn: En rekke regelverksendringer og da spesielt helseinformasjonssikkerhetsforskriften • Effektmål: Bedre etterlevelse av regelverket i de e-helseløsninger som helsesektoren benytter • Del 5: Arkivering • Bakgrunn: Etablering av Norsk helsearkiv • Effektmål: Gjøre det mulig for virksomheter i spesialisthelsetjenesten å avlevere EPJ til Norsk helsearkiv • Prosjektperiode: 1. mars 2013 - 30. mai 2014

4. EPJ standard del 5: Arkivering • Ferdigstilling av EPJ standard del 5 ble i sin tid utsatt i påvente av en beslutning om etablering av Norsk helsearkiv • Denne kom i 2009, og et nybygg for Norsk helsearkiv skal stå klart på Tynset innen utgangen av 2016 • Virksomhetene i spesialisthelsetjenesten pålegges å avlevere morsjournaler til Norsk helsearkiv • Dette prosjektet skal utarbeide nødvendige standarder for å kunne produsere arkivuttrekk av morsjournaler fra spesialisthelsetjenesten

5. Om arbeidet med del 5 • Arbeidet utføres i nært samarbeid med Norsk Helsearkiv (NHA) • Vedtatt endring i spesialisthelsetjenesteloven pålegger virksomhetene å avlevere morsjournaler til NHA • Forskrift med nærmere krav under utarbeidelse • Sentralt innhold i standarden • Format for overføring av komplett EPJ til NHA • Funksjonelle krav for produksjon av arkivuttrekk • Krav til dokumentasjon av innhold i arkivuttrekk

6. Hva med kommunenes behov? • Mandatet er avgrenset til NHA sitt behov • Den grunnleggende EPJ standard gjelder for alle som fører elektronisk pasientjournal • Standarden for arkivuttrekk vil derfor bli "nøytral" • KS og sentrale leverandører av EPJ-system til kommunehelsetjenesten deltar i referansegrupper • Skal sikre at standarden ikke inneholder krav som skaper problemer for kommunesektoren • Men prosjektet kan ikke ta hensyn til behov som ligger utenfor mandatet

7. Milepeler • Innledende referansegruppemøte: 11.06.13 • Utkast til informasjonsmodeller for arkivuttrekk presentert for referansegruppe: 30.08. 2013 • Første utkast til del 2 presentert for referansegrupper: 08.11.13 • Utkast til metodikk og struktur for dokumentasjon av arkivuttrekk presentert referansegrupper: 15.11.2013 • Komplett utkast til del 2 presentert for referansegruppe: 10.01.14 • Utkast til del 5 presentert for referansegrupper: 24.01.2014 • Utkast til del 2 og 5 sendt ut på høring: 15.03.14 • Avsluttende møte i referansegrupper avholdt: 08.05.14 • Reviderte deler av EPJ standard publisert: 30.05.14

8. Framdrift og status • Prosjektet følger i all hovedsak planen • Det foreligger et utkast som er rimelig komplett når det gjelder funksjonelle krav • Ferdigstilles etter tilbakemelding fra referansegruppene • Informasjonsmodell for arkivuttrekk • 1. utkastet behandlet av referansegruppe, skal bearbeides slik at det kun inneholder standard (ISO 11404) datatyper • Dokumenttype med demografiske data mv for pasient under utvikling • Informasjonsmodell for avleveringsoversikt utarbeides etter møtet • To alternativer for metodikk og struktur for beskrivelse av helsefaglig innhold i arkivuttrekk utarbeidet • Valg vil bli foretatt i samråd med referansegruppene • Utvikling av XML schema pågår

9. Konseptskisse – NHA IT-plattform Eksterne register Administrasjon og sikkerhet Papirjournaler Figur utarbeidet av Bernt Olle Dahl, Norsk helsearkiv Digitalisering NHA Register og databaser Validering og registrering Hybridjournaler Fysisk og elektronisk mottak Elektronisk arkiv Elektroniske journaler Søk og uttrekk forsknings-tjenester Forskere

10. Helsearkivregister • Et register med sentrale opplysninger skal etableres • Behandlende enhet, tidsrom, diagnoser, prosedyrer etc. • Dette skal benyttes for finne fram til materiale som er relevant for et bestemt prosjekt • Slike "indekseringsopplysninger" må meldes inn til Norsk helsearkiv sammen med arkivuttrekket • Ettersom de opplysninger som meldes til Norsk pasientregister (NPR) synes å dekke behovet, vurderes det å ta utgangspunkt i NPR melding ved overføring til NHA • Melding til dette registeret er utenfor prosjektets mandat

11. Generelt EPJ-system "Enkelt system" PAS "Fagsystem" Pasient 1 Pasient 1 Pasient 1 - Fødselsnr e.l. - Navn - etc. - Fødselsnr e.l. - Navn - etc. - Fødselsnre.l - Navn - etc. Dokument - Tidspunkt - Dokumentgruppe - Dokumenttype - etc. Dokument - Tidspunkt - Dokumentgruppe - Dokumenttype - etc. Opphold Virksomhet/avd. - Tidsrom - Diagnosekoder- Prosedyrekoder - etc. Dokument-innhold (F.eks. røntgenbilde) Dokument-innhold (F.eks. journalnotat) Opplysninger fra flere system - Fødselsnre.l Ett dokument "Utskrift" av alle opplysninger fra systemet

12. Sammenstilt arkivert EPJ Pasient 1 - Fødselsnr/D-nr/H-nr - Navn - etc. Helsearkivregister Dokument - Virksomhet - System - Dokumenttype- Tidspunkt Dokument-innhold Dokument - Virksomhet - System - Dokumenttype - Tidspunkt Sammenstilling System-uttrekk - Virksomhet - System Opphold - Virksomhet/avd. - Tidsrom - Diagnosekoder - Prosedyrekoder - etc. Dokumentmed komplett uttrekk Dokument-innhold

13. Arkivert EPJ sak

14. Arkivert EPJ dokument

15. Et hierarki av mapper (EPJ sak)inneholdende et settEPJ dokumenter, hver bestående av et eller flereEPJ fragmenter Arkivuttrekk    EPJ sak EPJ dokument     EPJ fragment  

16. Minimumsløsning Uttrekket av en pasients EPJ består av ett dokument (f.eks. PDF-format) som inneholder hele journalen samt et minimum av metadata

17. Journalarkitekturfor arkivuttrekk

18. Arkivert link

19. Revisjonsinformasjon mv

20. Resulterende modell(uten dataelement)

21. Standard dataelementtyper

22. Spesielle dataelementtyper

23. Dataelementtyper grunndata

24. Dokumentasjon av avlevering • Alt materiale som avleveres til arkivdepot må være godt dokumentert • For avlevering til NHA etter denne standarden vil det bli stilt krav om at hver enkelt komponenttype skal dokumenteres på en "maskintolkbar form" • Standard komponenttyper • Leverandørspesifikke komponenttyper • Lokale komponenttyper • Skal kunne danne grunnlag for senere uttrekk • Og maskinell bearbeidelse på tvers av arkivskapere

25. Dokumentasjon av avlevering • EPJ standard (del 3) inkluderer informasjonsmodeller for beskrivelse av komponenttyper • Uproblematisk å utarbeide XML schema for disse • Kan trolig benyttes, men inneholder en god del opplysninger som ikke er relevante ved avlevering • En forenklet utgave denne modellen vil trolig være mer hensiktsmessig • Alt som ikke er relevant etter avlevering tas bort • To alternativer er beskrevet og skal diskuteres i dag

26. Beskrivelse arkivert EPJ sakstype

27. Beskrivelse arkivert EPJ dokumenttype

28. Beskrivelse arkivert EPJ fragmenttype

29. Hva med kommunenes behov? • Prosjektgruppen vil så langt råd er forsøke å legge til rette for at hovedinnholdet av standarden også kan benyttes av kommunehelsetjenesten • Kommunene har imidlertid en del spesielle behov (og utfordringer) som ligger utenfor prosjektets mandat • Tett kobling mellom sakarkiv og pasientarkiv • Kanskje tettere enn det finnes hjemmel for... • Deponering med mulighet for tilbakeføring av enkeltjournaler • Bytte av systemleverandør

30. Sakarkiv vs. pasientarkiv • Sakarkiv skal inneholde dokumentasjon av saks-behandlingen fram til vedtak om tjeneste er fattet • Og dokumentasjon av eventuelle klagesaker mv hvor det fattes enkeltvedtak • Pasientarkivet skal inneholde all dokumentasjon av gjennomføring av den vedtatte tjenesten (EPJ) • Saksbehandlere skal kun ha tilgang til opplysninger i pasientarkivet når dette er nødvendig i en konkret sak • Sakarkiv skal ikke inneholde dokumenter om den tjenesten som ytes, selv om disse mottas som post • Epikriser, labsvar mv skal arkiveres i EPJ/pasientarkiv

31. Deponering og tilbakeføring fra depot • Norsk helsearkiv (NHA) skal i utgangspunktet kun inneholde morsjournaler og avleveringen skal etter forslaget skje først ti år etter pasientens død • Tilbakeføring fra NHA til arkivskaper er derfor ikke aktuelt • Metadata som NHA ikke anser som relevante, skal ikke overføres • For kommuner kan tilbakeføring fra et depot være aktuelt i en del tilfeller • Materialet som skal tilbakeføres kan være eksportert fra et annet system enn det som kommunen nå benytter

32. Hvordan komme videre? • Det er etablert et nasjonalt utvalg for IT-prioritering innen helse- og omsorgssektoren (NUIT) • Kommunesektoren er representert i dette utvalget • Det er også etablert et utvalg (KNUIT) som skal prioritere oppgaver med kommunesektorens behov innenfor eHelse • En eventuell videreutvikling av denne standarden for å dekke kommunenes behov vil forutsetter at disse to utvalgene prioriterer oppgaven

33. Torbjørn Nystadnes epost: torbjorn.nystadnes@helsedir.no