Retour d’expérience de la Ville de Chambéry sur la dématérialisation des marchés publics

1. Retour d’expérience de la Ville de Chambéry sur la dématérialisation des marchés publics 24 mai 2012 Journée annuelle d’ASCODOCPSY

2. 2001 – 2012 : une progression lente de la dématérialisation des procédures de marchés publics 2001 – Le code des marchés publics autorise la transmission des plis par voie électronique. 2005 - L’acheteur public ne peut refuser de recevoir les plis électroniques, pour les procédures formalisées. 2010 - L’acheteur public peut imposer la transmission des plis électroniques pour toutes les procédures. Pour les achats de fournitures de matériels informatiques et de services informatiques de plus de 90 000 € H.T., le fournisseur doit transmettre ses plis par voie électronique. 2012- L’acheteur publicne peut refuser de recevoir des plis électroniques pour tous les achats d’un montant supérieur à 90 000 € H.T.

3. Outil de dématérialisation utilisé par la Ville de ChambéryMARCOWEB DEMAT de la société Agisoft Fonctionnalités :Gestion des procédures dématérialisées de marchés publics - Gestion des publicités en ligne (liens avec le BOAMP, le JOUE, le moniteur des travaux publics et autres journaux d’annonces légales)- Gestion des retraits de dossiers et dépôts- Gestion anonyme du suivi des questions posées par les entreprises-Gestion de l’historique des échanges de courriels avec les entreprises, par dossier. -Synchronisation de la solution de dématérialisation avec le progiciel de gestion et rédaction des marchés publics (éditeur identique).

4. Fonctionnalités (suite) -Fourniture de gestion de clés de chiffrement -Personnalisation de la plateforme (charte graphique et logo de la collectivité) -Pour les entreprises : possibilité de gestion d’un profil personnalisé, outil de recherche de dossiers, mise à disposition de synthèses sur les dossiers en cours (affaires consultés, DCE retirés, offres déposées) - Une hot line à la disposition de la collectivité et des fournisseurs.

5. La re matérialisation des offres dématérialisées • Clause type figurant dans nos règlements de consultation : • « Les documents transmis par voie électronique seront re-matérialisés après l’ouverture des plis. Les candidats sont informés que l’attribution du marché pourra donner lieu à la signature manuscrite du marché  papier. » • Motifs : • Pas de chaîne complètement dématérialisée de traitement du dossier de marché. • La question de la pérennité des données dématérialisées. (obsolescence des formats informatiques suite aux évolutions technologiques, support de conservation) • Gestion de données qui ne sont pas toutes communicables (obligation de respecter le secret industriel et commercial) • La fourniture de déclarations fiscales et sociales est dématérialisée à ce jour mais ce n’est pas le cas, à ce jour, de l’ensemble des organismes sociaux.

6. La re matérialisation des offres dématérialisées Pas de chaîne complètement dématérialisée de traitement d’un dossier de marché. ACTES (aide au contrôle de la légalité dématérialisée). La Ville a conventionné avec la Préfecture et a fait l’acquisition d’un outil de télétransmission sécurisé d’échanges électroniques (FAST du groupe caisse des dépôts) Tests non concluants à ce jour. En effet, le document renvoyé par la préfecture comprend un tampon de date de dépôt mais pas la signature du maire authentifiant le document. D’où une obligation de conserver deux documents au lieu d’un. HELIOS et protocole d’échange standard 2 (PES V2). A ce jour, la Ville travaille sur un projet de conventionnement avec la trésorerie municipale afin d’acter un planning de dématérialisation financière au plus tard en 2015.

7. La re matérialisation des offres dématérialisées L’archivage électronique sur des durées longues sans risque d’affaiblissement de la preuve de l’authenticité du document et sans risque de perte de l’information. Lorsque les processus métier sont terminés (clôture des marchés), la Ville ne transfère pas les données stockées sur le profil d’acheteur vers une plateforme d’archivage électronique. Les dossiers sont archivés sur des supports physiques électronique de type CD ou DVD.

8. La dématérialisation des marchés publics : une progression lente également du côté des opérateurs économiques • En moyenne, le service des marchés de la Ville reçoit une quinzaine d’offres dématérialisées par an. Le nombre de procédures suivies étant en moyenne de 70/80 dossiers. • Ce qui fonctionne: • La veille des avis de publicité sur internet • Le téléchargement des dossiers de consultation • Ce qui fonctionne moins bien: • La remise d’offres dématérialisées.

9. Ce qui peut justifier la réticence des entreprises, notamment les TPE. • Une obligation de se familiariser avec de multiples plateformes de dématérialisation. (Il existe plusieurs éditeurs). • L’achat d’un certificat de signature de niveau trois. (Procédure supplémentaire à intégrer plus le coût). • Une crainte que le système ne fonctionne pas correctement et que leur candidature soit éliminée. (Défaillance du serveur de la collectivité ou de l’entreprise qui répond.) • Une crainte que la réponse sous forme dématérialisée soit plus chronophage que la réponse sous format papier. • Pas d’obligation légale, à ce jour, de répondre sous forme dématérialisée pour les opérateurs économiques sauf pour les marchés passés dans le domaine de l’informatique.

10. MERCI DE VOTRE ATTENTION…