Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy prosjektregnskapssystem – Datainnsamling og registrering

1. Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy prosjektregnskapssystem –Datainnsamling og registrering 15.11.2005 Per Inge Andresen Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

2. Agenda • Avgrensninger og begrepsavklaringer • Databehov • Finansieringskategorier • Prosjektdata • Budsjettering • Prising • Merverdiavgift (mva.) • Indirekte kostnader • Rapportering Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

3. Avgrensninger • Kun forhold som er spesielle for følgende prosjekttyper tas opp i det følgende: • EU-prosjekter • Valutaprosjekter • Fokus: • Datainnsamling • Registrering • Rutiner • Tilpasninger av systemoppsett og layout som man bør kjenne til • Det vises forøvrig til: • den generelle løsningen i Maconomy • generelle retningslinjer og veiledning for registrering av data Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

4. Begrepsavklaringer • Valutaprosjekt • Et prosjekt hvor fakturering (kundefaktura) skjer i annen valuta enn NOK (norske kroner) • Et prosjekt som får sine innbetalinger i annen valuta enn NOK • EU-prosjekt • Et prosjekt hvor et av EU-kommisjonens organer er finansieringskilde • Innbetalingen kan komme til NTNU fra: • EU-kommisjonens organ, hvis NTNU er koordinator fo prosjektet • En annen virksomhet, som er koordinator for prosjektet • Normalt skulle finansieringskategorien følge innbetalings-kilden, men det gjøres et unntak for prosjekter hvor midler går fra EU via en koordinator til NTNU. Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

5. Generelle databehov • Databehov som gjelder øvrige prosjekter, gjelder også EU- og valutaprosjekter • Prosjektdata • Budsjett • Faktureringsbetingelser Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

6. Særskilte databehov – valutaprosjekter • Faktureringsvaluta • Hvis mer enn én valuta (flere kunder med ulik valuta): • => Delprosjekt for hver valuta • Valutakurs som ligger til grunn for budsjettet • Er det avtalt fast salgspris målt i faktureringsvalutaen? Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

7. Særskilte databehov – EU-prosjekter • Finansieringskilde • Forskningsdirektoratet (DG Research)? • Annet direktorat eller EU-organ? • Type EU-prosjekt (instrument, action) • Eks.: IP, NoE, STREP, MC-RTN, MC-ToK; osv. • Kontraktsnr. overfor EU • Prosjektnavn i kontrakt med EU • Valutakurs som ligger til grunn for budsjettet og avtalt bidrag fra EU • Er NTNU koordinator for prosjektet? Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

8. Finansieringskategorier • EU-prosjekter • EU – rammeprogram forskning • Prosjekter finansiert av EUs rammeprogram for forskning (FP5, FP6) • EU – Marie Curie • EU – utenom forskningsdirektoratet • Prosjekter finansiert av andre EU-organer enn forsklningsdirektoratet • Valutaprosjekter • Utland forøvrig • Andre finansieringskategorier? • Hver enhet må undersøke om man har prosjekter som skal faktureres i annen valuta enn NOK, og som man mener skal høre til en annen finansieringskategori. Ta i så fall kontakt. Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

9. Valg av finansieringskategori • Finansieringskategori velges i trinn 1 ved opprettelse av prosjekt Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

10. Valg av budsjettmal • Ny budsjettmal for EU-prosjekter • Tilpasset spesielle krav for EU • Navn på mal: EU • Budsjettmal velges i trinn 1 ved opprettelse av prosjekt Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

11. Valuta • Forhåndsvalgt valuta i budsjettmalene for finansieringskategoriene for EU og ”Utland forøvrig”: • EUR • Forhåndsvalgt valuta i budsjettmalene for øvrige finansieringskategorier: • NOK • For andre valutavalg: • Velg ”Ingen budsjettmal” ved opprettelse av prosjektet • Velg valuta i vinduet (fanebladet) ”Priser” • Registrer prisdata • Registrér budsjettlinjer Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

12. Valg av annen valuta enn NOK • Hvis man: • velger en mal som har en annen valuta enn NOK, eller • bytter til en annen valuta enn NOK (forutsetter at man har valgt ”Ingen budsjettmal”) • vil man få melding om at prisliste og prosjekt har ulik valuta • Dette er kun til orientering. Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

13. Valg av valuta som ikke ligger i mal • Velg ”Ingen budsjettmal” i trinn 1 ved opprettelse av prosjekt • Etter trinn 2, naviger til vinduet (fanebladet) “Priser”. • I delvinduet (øya) “Priser”, velg valuta. Se figur. • Legg inn andre data i Priser • Legg inn budsjett Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

14. Finansieringskategori, budsjettmal, prosjektnummer og valuta Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

15. Delprosjekt - Ulike grunner • Fordeling på kunder • Kunder med ulik valuta - NB! • Aktivitetstyper i EUs rammeprogram for forskning • Inndeling i faser • Kostnadsoppfølging • Ulik Mva-behandling • NB! Ikke oppdrag og bidrag under samme hovedprosjekt • Ulik inntektsføring • Ulike kostnadssted • Ulike prosjektledere Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

16. Prosjektdata • Prosjektnavn • Først: Kortnavn (acronym) på prosjektet i kontrakten med EU • Deretter: Fullt prosjektnavn i kontrakten med EU • ”Prosjektbeskrivelse” • Før opp nåværende prosjektnr. først i dette feltet! • For EU-prosjekter: • Legg også til prosjekttype (instrument /action type) i samme felt • Eks.: IP, NoE, STREP, MC-RTN, MC-ToK; osv. • ”NFR kontraktsnummer/ Ref hos kunde” • Registrér prosjektets kontraktsnr. hos EU i dette feltet • Eks.: SES6-CT-2004-502661 Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

17. Registrering av kunde • EU-prosjekter hvor NTNU er koordinator • Velg kundenr. 79841 (European Commission) • EU-prosjekter hvor NTNU ikke er koordinator • Den virksomheten som er koordinator skal registreres som kunde Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

18. Finansiering fra flere kunder • Må ha kundeopplysninger for alle kundene • Dersom 75% av finansieringen kommer fra kunder innenfor samme finansieringskategori, velges denne • Selv om det fra nå av bare skal faktureres en kunde på prosjektet, må også tidligere fakturerte kunder registreres på prosjektet. • Hvordan tidligere inntekter på prosjektet skal fordele seg mellom de ulike kundene, må det gis beskjed om FØR konvertering av saldo. Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

19. Valutakurs i budsjett • Budsjetter for valuta- og EU-prosjekter skal ha fast valutakurs • dvs. daglige kurssvingninger skal ikke ha innvirkning på budsjettet, kun på regnskapsføring og fakturering • Fast valutakurs for budsjett oppnås ved å registrere kursdato for budsjett • Dette gjøres i vinduet (fanebladet) ”Priser” • Kort veiledning i dette vinduet • Kurstabell vil bli gjort tilgjengelig • Valg av budsjettkurs (dvs. kursdato) • For nye prosjekter anbefales å velge 01.01.05 som kursdato • For prosjekter som er igang: • Sjekk om avtalt budsjettkurs er tilgjengelig i kurstabell • Ta kontakt dersom kurs mangler i tabellen Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

20. Periodisering av budsjett • Forutsetning for at periodisering skal fungere for valuta- og EU-prosjekter: • Det må være registrert gjeldende kursdato for budsjett • Husk generelle retningslinjer for periodisering av budsjett for år 2003 og tidligere • Ta gjerne kontakt med en av våre kontaktpersoner (se oversikt) hvis det er behov for hjelp med dette Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

21. Valutakurs i regnskap og fakturering • Valutakurser for regnskapsføring og fakturering oppdateres daglig • Lik valutakurs i OF og Maconomy • Posteringsdato = Kursdato Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

22. Fra to til tre prisbegreper • Før tilpasning for valuta: • Kostpris • Salgspris • Etter innføring av fakturering i annen valuta: • Kostpris NOK • Salgspris NOK • Salgspris VAL (valuta) • Gjennomgående endring av layout • Salgspris VAL = Salgspris i prosjektets faktureringsvaluta • Ledetekster • Kolonneoverskrifter • For prosjekter med fakturering i NOK: • Salgspris VAL inneholder beløp i NOK Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

23. Valutarisiko • Salgspris NOK vs. Salgspris VAL • Størrelsesforholdet vil variere ved regnskapsføring og fakturering, avhengig av valutakurs på posteringsdato • Ulike kilder til valutaavvik (kursavvik) • Budsjettdato vs. posteringsdato for påløpte kostnader • Posteringsdato for påløpte kostnader vs. Fakturadato • Fakturadato vs. betalingsdato Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

24. Ny prisgruppe: EU-grunnlag • Prisgruppen ”EU-grunnlag” følger med malene for følgende finansieringskategorier: • EU – rammeprogram forskning • EU – Marie Curie • Innholdet i ”EU-grunnlag” • De fleste arter for fakturerbare direkte kostnader som ikke inngår i prisgruppen ”dirlønn” • Unntak: Eksternt kjøp av tjenester • ”EU-grunnlag”s funksjon • Grunnlag for overhead som godtas av EU – sammen med ”dirlønn” Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

25. Prislister og avvikende priser • EU-prosjekter • Malene for EU-prosjekter har ingen salgsprisliste • Salgspris skal styres av valgt avanse i vinduet (fanen) ”Priser” • Styring av avtalt salgspris (ikke for EU-prosjekter) • Det er ”Salgspris VAL” som kan styres, ikke ”Salgspris NOK” • For prosjekter som faktureres i NOK, vil beløp i ”Salgspris VAL” være lik beløp i ”Salgspris NOK” • Følgende størrelser må sees i sammenheng ved vurdering av priser: • Kostpris NOK • Avanse % • Valutakurs for budsjett • Salgspris VAL Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

26. Personalkostnader – EU-prosjekter (1) • EU krever detaljert dokumentasjon av arbeidsinnsats som skal finansieres av EU! • Valgmuligheter for dokumentasjon: • Timeføring i Maconomy • Ompostering i OF • Vanlig omposteringsbilag er ikke god nok dokumentasjon • Kopi av timelister må legges ved omposteringsbilaget • Ved beregning av timepris for ompostering må man bruke timeprisene som brukes for samme prosjekt i Maconomy • Anbefaling • Bruk timeføring i Maconomy, unngå manuelt etterarbeid Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

27. Personalkostnader – EU-prosjekter (2) • Begrenset omfang av personalkostnader som må dokumenteres • Fast ansatte finansieres ikke av EU (under Additional Cost) • Unntak: Aktivitetskategorien ”Management of the consortium” • Egeninnsats må ikke dokumenteres • Personlig godtgjørelse til stipendiater, post doc, o.l. under Marie Curie medfører ikke krav til dokumentasjon av medgått arbeidstid Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

28. Utgående merverdiavgift (mva) • Ingen mva-vurdering, definert som bidrag utenfor avgiftsområdet i mal for følgende finansieringskategorier: • EU – rammeprogram forskning • EU – Marie Curie • Mva-vurdering nødvendig for følgende finansieringskategorier: • EU – utenom forskningsdirektoratet • Utland forøvrig Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

29. Inngående mva. EU-prosjekter – Budsjettering • EU godtar ikke mva som gyldig (tillatt) kostnad • => Mva må skilles ut fra kostnader i budsjett og regnskapsrapportering til EU! • Budsjettér alle innkjøp (i artskl. 4, 6 og 7) ekskl. mva. • Beregn 25% mva. for alle innkjøp • En forenkling, ser bort fra ulike mva-satser for reiser, m.m. • Budsjettér sum mva. på oppgave (art) 7794 og 9054: • Oppgave 7794: ”Antall” og ”Kostpris, tot”, med positivt fortegn • Oppgave 9054: ”Antall” og ”Kostpris, tot”, med negativt fortegn Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

30. Inngående mva. EU-prosjekter – Regnskapsføring • Daglig rutine: • Mva må konteres fortløpende på art (konto) 7794 for hvert kjøp, på EU-prosjektet : • ved registrering i innkjøpssystemet , hvis det registreres bestilling i innkjøpssystemet • ved registrering av mottatt leverandørfaktura, hvis det ikke er registrert bestilling i innkjøpssystemet • Fakturabeløp ekskl. mva. konteres på ordinær kostnadsart • Periodisk rutine: • Ompostering i OF for enhetens EU-prosjekter: • Beløp: Saldo art 7794 + Saldo art 9054 (motsatt fortegn!) for hvert EU-prosjekt • Kredit art 9054 (Dekning mva EU-prosjekter, godskrevet prosjekt), på EU-prosjektet • Debet art 9154 (Dekning mva EU-prosjekter, belastning), på eierstedets ramme Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

31. Indirekte kostnader EU-prosjekter (1) • Før konvertering: • Belastning av indirekte kostnader må være ajour for EU-prosjekter! • Etter konvertering: • Nytt prinsipp • Brutto belastning av indirekte kostnader på samme måte som for andre prosjekter • NTNUs beregning av indirekte kostnader belastes internt • Dette inngår ikke i budsjett eller regnskapsrapport til EU • Det beløp som godtas som overhead av EU beregnes i rapport Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

32. Indirekte kostnader EU-prosjekter (2) • Registrering av satser (brutto, egenandel og netto) • Definert i maler, uten adgang til endring for følgende finansieringskategorier:: • EU – rammeprogram forskning • EU – Marie Curie • Satsene må registreres for følgende finansieringskategorier: • EU – utenom forskningsdirektoratet • Utland forøvrig Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

33. Indirekte kostnader EU-prosjekter (3) • Egenandel av indirekte kostnader • Må beregnes manuelt, og omposteres i OF for EU-prosjekter • Beregningsmetode: • [Saldo art 9113] – [Sum ”Overheads” i ”Rapportgrunnlag EU”] • Ompostering • Kredit art 9052, på EU-prosjektet • Debet art 9152, på eierstedets ramme Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

34. Rapportering • Tilpasning av rapporter til bruk for valuta vil bli gjennomført • Ikke klart ennå • Egen rapport er laget: • ”Rapporteringsgrunnlag EU” • Ytterligere rapportutvikling vil bli vurdert ved behov Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

35. Tidsfrister • Registrering kan starte tirsdag 15.11.05 kl. 12:00 • Prosjektene bør om mulig attesteres og anvises fortløpende • Alle prosjektene må være registrert, attestert og anvist i Maconomy innen 01.12.2005 • Ta kontakt i god tid dersom det blir problemer med denne tidsfristen • Ikke mulig å fakturere på prosjektene i OF eller Maconomy før saldo er konvertert og kontrollert Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

36. Kontaktpersoner • Generelle spørsmål: • May-Britt Larsen • Tlf.: 98051. E-post: may-britt.larsen@ntnu.no • Lars Gunnar Indreiten • Tlf.: 98134. E-post: lars.gunnar.indreiten@ntnu.no • Marit Øien • Tlf.: 98061. E-post: marit.oien@ntnu.no • Spesielle rutiner og krav for EU-prosjekter: • Per Inge Andresen • Tlf.: 98078. E-post: per.andresen@ntnu.no Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005