1 / 36

Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy prosjektregnskapssystem – Datainnsamling og registrering

Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy prosjektregnskapssystem – Datainnsamling og registrering. 15.11.2005 Per Inge Andresen. Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005. Agenda. Avgrensninger og begrepsavklaringer Databehov Finansieringskategorier Prosjektdata

bree-brewer
Download Presentation

Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy prosjektregnskapssystem – Datainnsamling og registrering

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy prosjektregnskapssystem –Datainnsamling og registrering 15.11.2005 Per Inge Andresen Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  2. Agenda • Avgrensninger og begrepsavklaringer • Databehov • Finansieringskategorier • Prosjektdata • Budsjettering • Prising • Merverdiavgift (mva.) • Indirekte kostnader • Rapportering Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  3. Avgrensninger • Kun forhold som er spesielle for følgende prosjekttyper tas opp i det følgende: • EU-prosjekter • Valutaprosjekter • Fokus: • Datainnsamling • Registrering • Rutiner • Tilpasninger av systemoppsett og layout som man bør kjenne til • Det vises forøvrig til: • den generelle løsningen i Maconomy • generelle retningslinjer og veiledning for registrering av data Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  4. Begrepsavklaringer • Valutaprosjekt • Et prosjekt hvor fakturering (kundefaktura) skjer i annen valuta enn NOK (norske kroner) • Et prosjekt som får sine innbetalinger i annen valuta enn NOK • EU-prosjekt • Et prosjekt hvor et av EU-kommisjonens organer er finansieringskilde • Innbetalingen kan komme til NTNU fra: • EU-kommisjonens organ, hvis NTNU er koordinator fo prosjektet • En annen virksomhet, som er koordinator for prosjektet • Normalt skulle finansieringskategorien følge innbetalings-kilden, men det gjøres et unntak for prosjekter hvor midler går fra EU via en koordinator til NTNU. Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  5. Generelle databehov • Databehov som gjelder øvrige prosjekter, gjelder også EU- og valutaprosjekter • Prosjektdata • Budsjett • Faktureringsbetingelser Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  6. Særskilte databehov – valutaprosjekter • Faktureringsvaluta • Hvis mer enn én valuta (flere kunder med ulik valuta): • => Delprosjekt for hver valuta • Valutakurs som ligger til grunn for budsjettet • Er det avtalt fast salgspris målt i faktureringsvalutaen? Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  7. Særskilte databehov – EU-prosjekter • Finansieringskilde • Forskningsdirektoratet (DG Research)? • Annet direktorat eller EU-organ? • Type EU-prosjekt (instrument, action) • Eks.: IP, NoE, STREP, MC-RTN, MC-ToK; osv. • Kontraktsnr. overfor EU • Prosjektnavn i kontrakt med EU • Valutakurs som ligger til grunn for budsjettet og avtalt bidrag fra EU • Er NTNU koordinator for prosjektet? Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  8. Finansieringskategorier • EU-prosjekter • EU – rammeprogram forskning • Prosjekter finansiert av EUs rammeprogram for forskning (FP5, FP6) • EU – Marie Curie • EU – utenom forskningsdirektoratet • Prosjekter finansiert av andre EU-organer enn forsklningsdirektoratet • Valutaprosjekter • Utland forøvrig • Andre finansieringskategorier? • Hver enhet må undersøke om man har prosjekter som skal faktureres i annen valuta enn NOK, og som man mener skal høre til en annen finansieringskategori. Ta i så fall kontakt. Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  9. Valg av finansieringskategori • Finansieringskategori velges i trinn 1 ved opprettelse av prosjekt Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  10. Valg av budsjettmal • Ny budsjettmal for EU-prosjekter • Tilpasset spesielle krav for EU • Navn på mal: EU • Budsjettmal velges i trinn 1 ved opprettelse av prosjekt Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  11. Valuta • Forhåndsvalgt valuta i budsjettmalene for finansieringskategoriene for EU og ”Utland forøvrig”: • EUR • Forhåndsvalgt valuta i budsjettmalene for øvrige finansieringskategorier: • NOK • For andre valutavalg: • Velg ”Ingen budsjettmal” ved opprettelse av prosjektet • Velg valuta i vinduet (fanebladet) ”Priser” • Registrer prisdata • Registrér budsjettlinjer Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  12. Valg av annen valuta enn NOK • Hvis man: • velger en mal som har en annen valuta enn NOK, eller • bytter til en annen valuta enn NOK (forutsetter at man har valgt ”Ingen budsjettmal”) • vil man få melding om at prisliste og prosjekt har ulik valuta • Dette er kun til orientering. Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  13. Valg av valuta som ikke ligger i mal • Velg ”Ingen budsjettmal” i trinn 1 ved opprettelse av prosjekt • Etter trinn 2, naviger til vinduet (fanebladet) “Priser”. • I delvinduet (øya) “Priser”, velg valuta. Se figur. • Legg inn andre data i Priser • Legg inn budsjett Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  14. Finansieringskategori, budsjettmal, prosjektnummer og valuta Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  15. Delprosjekt - Ulike grunner • Fordeling på kunder • Kunder med ulik valuta - NB! • Aktivitetstyper i EUs rammeprogram for forskning • Inndeling i faser • Kostnadsoppfølging • Ulik Mva-behandling • NB! Ikke oppdrag og bidrag under samme hovedprosjekt • Ulik inntektsføring • Ulike kostnadssted • Ulike prosjektledere Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  16. Prosjektdata • Prosjektnavn • Først: Kortnavn (acronym) på prosjektet i kontrakten med EU • Deretter: Fullt prosjektnavn i kontrakten med EU • ”Prosjektbeskrivelse” • Før opp nåværende prosjektnr. først i dette feltet! • For EU-prosjekter: • Legg også til prosjekttype (instrument /action type) i samme felt • Eks.: IP, NoE, STREP, MC-RTN, MC-ToK; osv. • ”NFR kontraktsnummer/ Ref hos kunde” • Registrér prosjektets kontraktsnr. hos EU i dette feltet • Eks.: SES6-CT-2004-502661 Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  17. Registrering av kunde • EU-prosjekter hvor NTNU er koordinator • Velg kundenr. 79841 (European Commission) • EU-prosjekter hvor NTNU ikke er koordinator • Den virksomheten som er koordinator skal registreres som kunde Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  18. Finansiering fra flere kunder • Må ha kundeopplysninger for alle kundene • Dersom 75% av finansieringen kommer fra kunder innenfor samme finansieringskategori, velges denne • Selv om det fra nå av bare skal faktureres en kunde på prosjektet, må også tidligere fakturerte kunder registreres på prosjektet. • Hvordan tidligere inntekter på prosjektet skal fordele seg mellom de ulike kundene, må det gis beskjed om FØR konvertering av saldo. Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  19. Valutakurs i budsjett • Budsjetter for valuta- og EU-prosjekter skal ha fast valutakurs • dvs. daglige kurssvingninger skal ikke ha innvirkning på budsjettet, kun på regnskapsføring og fakturering • Fast valutakurs for budsjett oppnås ved å registrere kursdato for budsjett • Dette gjøres i vinduet (fanebladet) ”Priser” • Kort veiledning i dette vinduet • Kurstabell vil bli gjort tilgjengelig • Valg av budsjettkurs (dvs. kursdato) • For nye prosjekter anbefales å velge 01.01.05 som kursdato • For prosjekter som er igang: • Sjekk om avtalt budsjettkurs er tilgjengelig i kurstabell • Ta kontakt dersom kurs mangler i tabellen Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  20. Periodisering av budsjett • Forutsetning for at periodisering skal fungere for valuta- og EU-prosjekter: • Det må være registrert gjeldende kursdato for budsjett • Husk generelle retningslinjer for periodisering av budsjett for år 2003 og tidligere • Ta gjerne kontakt med en av våre kontaktpersoner (se oversikt) hvis det er behov for hjelp med dette Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  21. Valutakurs i regnskap og fakturering • Valutakurser for regnskapsføring og fakturering oppdateres daglig • Lik valutakurs i OF og Maconomy • Posteringsdato = Kursdato Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  22. Fra to til tre prisbegreper • Før tilpasning for valuta: • Kostpris • Salgspris • Etter innføring av fakturering i annen valuta: • Kostpris NOK • Salgspris NOK • Salgspris VAL (valuta) • Gjennomgående endring av layout • Salgspris VAL = Salgspris i prosjektets faktureringsvaluta • Ledetekster • Kolonneoverskrifter • For prosjekter med fakturering i NOK: • Salgspris VAL inneholder beløp i NOK Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  23. Valutarisiko • Salgspris NOK vs. Salgspris VAL • Størrelsesforholdet vil variere ved regnskapsføring og fakturering, avhengig av valutakurs på posteringsdato • Ulike kilder til valutaavvik (kursavvik) • Budsjettdato vs. posteringsdato for påløpte kostnader • Posteringsdato for påløpte kostnader vs. Fakturadato • Fakturadato vs. betalingsdato Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  24. Ny prisgruppe: EU-grunnlag • Prisgruppen ”EU-grunnlag” følger med malene for følgende finansieringskategorier: • EU – rammeprogram forskning • EU – Marie Curie • Innholdet i ”EU-grunnlag” • De fleste arter for fakturerbare direkte kostnader som ikke inngår i prisgruppen ”dirlønn” • Unntak: Eksternt kjøp av tjenester • ”EU-grunnlag”s funksjon • Grunnlag for overhead som godtas av EU – sammen med ”dirlønn” Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  25. Prislister og avvikende priser • EU-prosjekter • Malene for EU-prosjekter har ingen salgsprisliste • Salgspris skal styres av valgt avanse i vinduet (fanen) ”Priser” • Styring av avtalt salgspris (ikke for EU-prosjekter) • Det er ”Salgspris VAL” som kan styres, ikke ”Salgspris NOK” • For prosjekter som faktureres i NOK, vil beløp i ”Salgspris VAL” være lik beløp i ”Salgspris NOK” • Følgende størrelser må sees i sammenheng ved vurdering av priser: • Kostpris NOK • Avanse % • Valutakurs for budsjett • Salgspris VAL Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  26. Personalkostnader – EU-prosjekter (1) • EU krever detaljert dokumentasjon av arbeidsinnsats som skal finansieres av EU! • Valgmuligheter for dokumentasjon: • Timeføring i Maconomy • Ompostering i OF • Vanlig omposteringsbilag er ikke god nok dokumentasjon • Kopi av timelister må legges ved omposteringsbilaget • Ved beregning av timepris for ompostering må man bruke timeprisene som brukes for samme prosjekt i Maconomy • Anbefaling • Bruk timeføring i Maconomy, unngå manuelt etterarbeid Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  27. Personalkostnader – EU-prosjekter (2) • Begrenset omfang av personalkostnader som må dokumenteres • Fast ansatte finansieres ikke av EU (under Additional Cost) • Unntak: Aktivitetskategorien ”Management of the consortium” • Egeninnsats må ikke dokumenteres • Personlig godtgjørelse til stipendiater, post doc, o.l. under Marie Curie medfører ikke krav til dokumentasjon av medgått arbeidstid Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  28. Utgående merverdiavgift (mva) • Ingen mva-vurdering, definert som bidrag utenfor avgiftsområdet i mal for følgende finansieringskategorier: • EU – rammeprogram forskning • EU – Marie Curie • Mva-vurdering nødvendig for følgende finansieringskategorier: • EU – utenom forskningsdirektoratet • Utland forøvrig Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  29. Inngående mva. EU-prosjekter – Budsjettering • EU godtar ikke mva som gyldig (tillatt) kostnad • => Mva må skilles ut fra kostnader i budsjett og regnskapsrapportering til EU! • Budsjettér alle innkjøp (i artskl. 4, 6 og 7) ekskl. mva. • Beregn 25% mva. for alle innkjøp • En forenkling, ser bort fra ulike mva-satser for reiser, m.m. • Budsjettér sum mva. på oppgave (art) 7794 og 9054: • Oppgave 7794: ”Antall” og ”Kostpris, tot”, med positivt fortegn • Oppgave 9054: ”Antall” og ”Kostpris, tot”, med negativt fortegn Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  30. Inngående mva. EU-prosjekter – Regnskapsføring • Daglig rutine: • Mva må konteres fortløpende på art (konto) 7794 for hvert kjøp, på EU-prosjektet : • ved registrering i innkjøpssystemet , hvis det registreres bestilling i innkjøpssystemet • ved registrering av mottatt leverandørfaktura, hvis det ikke er registrert bestilling i innkjøpssystemet • Fakturabeløp ekskl. mva. konteres på ordinær kostnadsart • Periodisk rutine: • Ompostering i OF for enhetens EU-prosjekter: • Beløp: Saldo art 7794 + Saldo art 9054 (motsatt fortegn!) for hvert EU-prosjekt • Kredit art 9054 (Dekning mva EU-prosjekter, godskrevet prosjekt), på EU-prosjektet • Debet art 9154 (Dekning mva EU-prosjekter, belastning), på eierstedets ramme Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  31. Indirekte kostnader EU-prosjekter (1) • Før konvertering: • Belastning av indirekte kostnader må være ajour for EU-prosjekter! • Etter konvertering: • Nytt prinsipp • Brutto belastning av indirekte kostnader på samme måte som for andre prosjekter • NTNUs beregning av indirekte kostnader belastes internt • Dette inngår ikke i budsjett eller regnskapsrapport til EU • Det beløp som godtas som overhead av EU beregnes i rapport Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  32. Indirekte kostnader EU-prosjekter (2) • Registrering av satser (brutto, egenandel og netto) • Definert i maler, uten adgang til endring for følgende finansieringskategorier:: • EU – rammeprogram forskning • EU – Marie Curie • Satsene må registreres for følgende finansieringskategorier: • EU – utenom forskningsdirektoratet • Utland forøvrig Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  33. Indirekte kostnader EU-prosjekter (3) • Egenandel av indirekte kostnader • Må beregnes manuelt, og omposteres i OF for EU-prosjekter • Beregningsmetode: • [Saldo art 9113] – [Sum ”Overheads” i ”Rapportgrunnlag EU”] • Ompostering • Kredit art 9052, på EU-prosjektet • Debet art 9152, på eierstedets ramme Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  34. Rapportering • Tilpasning av rapporter til bruk for valuta vil bli gjennomført • Ikke klart ennå • Egen rapport er laget: • ”Rapporteringsgrunnlag EU” • Ytterligere rapportutvikling vil bli vurdert ved behov Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  35. Tidsfrister • Registrering kan starte tirsdag 15.11.05 kl. 12:00 • Prosjektene bør om mulig attesteres og anvises fortløpende • Alle prosjektene må være registrert, attestert og anvist i Maconomy innen 01.12.2005 • Ta kontakt i god tid dersom det blir problemer med denne tidsfristen • Ikke mulig å fakturere på prosjektene i OF eller Maconomy før saldo er konvertert og kontrollert Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

  36. Kontaktpersoner • Generelle spørsmål: • May-Britt Larsen • Tlf.: 98051. E-post: may-britt.larsen@ntnu.no • Lars Gunnar Indreiten • Tlf.: 98134. E-post: lars.gunnar.indreiten@ntnu.no • Marit Øien • Tlf.: 98061. E-post: marit.oien@ntnu.no • Spesielle rutiner og krav for EU-prosjekter: • Per Inge Andresen • Tlf.: 98078. E-post: per.andresen@ntnu.no Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

More Related