Prosjektarbeid og oppgaveskriving

1. Prosjektarbeid og oppgaveskriving • Prosjekt – Definisjon og historiskutvikling • Prosjekttyper • Arbeidsmetodikk • Oppgaveskriving Tema: Forskjellen mellom åpne og lukkede prosjekter. Hvordan teorien behandle forskjellige prosjekter. Metodikk for å gjennomføre et prosjekt.

2. Prosjekt – Definisjon og historisk utvikling Prosjekt kan defineres på mange måter. En enkel definisjon er: En temporær organisasjon som settes sammen for å løse en unik oppgave over en avgrenset tidsperiode. The Europeean Programme for Project Executives (EPPE) - legger to viktige punkter til grunn i sin definisjon: • Kompleks oppgave • prosjekt livssyklus, • omfang, tid, kostnad og kvalitet • Resurser, produktivitet og effektivitet • Temporær organisasjon • Prosjekteier • Andre interessenter • Interesser ,mål og objektiv • Det legges videre vekt på å behandle prosjekter forskjellig siden de ofte er svært forskjellige

3. Prosjekt – Definisjon og historisk utvikling Organisasjon: • En organisasjon er en gruppe personer som ved hjelp av et system av regler sikter på å nå bestemte mål ved hjelp av koordinert virksomhet. • En gruppe mennesker med gjensidig forståelse og forventning til resultat av felles handlinger • Flere som samarbeider om aktiviteter i retning av felles mål

4. Historisk Prosjektarbeid har eksistert så lenge unike oppgaver har eksistert og disse måtte løses inne en viss tid. • Teori oppstår i det offentlige: universiteter, forsvar og offentlig administrasjon. • Behov for temporære organisasjoner for å løse unike oppgaver som ikke faller inn i den etablerte organisasjonen. • I utgangspunktet var teorien best tilrettelagt leveranseprosjekter.

5. Historisk • Verdens eldste yrke? Et gammelt prosjekt er for eksempel det organiserte byggeprosjektene - Jerikos første bymur ca. år 8000 f.kr. • En militær stab kan sees på som en fast prosjektgruppe. • Oppgaven kan veksle. • Tilløp til eget fagområde etter 2. Verdenskrig. • Militære utviklingsprosjekt (PERT – Program Evaluation Review Technique) • Planlegging av produksjon (Kritisklinje planlegging) • Prosjekt organisasjon og ledelse • Etablerte teorier tar form i fra 1960-90 • Eget fagfelt • Mange typer organisasjoner og oppgaver

6. Prosjekt typer • Teorien har tradisjonelt vært beregnet på veldefinerte oppgaver som skal løses på kjente måter men på en effektiv måte. (Bygg en bro, Bygg et skip etc.). • Det har vært viktig med: • Målbarhet i progresjon • Veldefinerte oppgaver • Etablerte ledelses metoder • Teorien har etter hvert utviklet seg til å behandle mer ”diffuse” prosjekter, hvor det er vanskeligere å måle fremdriften (Forskning, SW, etc.)

7. Prosjekt typer Åpne og lukkede prosjekter (Obeng) • Tegne etter nummer (eks. bygge et ferdighus) • Eventyroppdrag (eks. reise til månen, finne ”the holy grale”) • Lage en film, male et bilde • Gå i tåken – hva skal vi satse på i fremtiden

8. Prosjekt typer • Lukkede systemer kjennetegnes ofte ved: • Veldefinerte resultater • Kjente metoder • Kunnskaper om ferdig resultat og arbeidsmåte • Åpne systemer kjennetegnes gjerne med: • Uvisshet om deler av arbeidet eller ønsket resultat • Hva er grunnen til uvisshet? • Rammene for ønsket resultat er utilstrekkelig definert • Kunnskapene om arbeidet er utlistrekkelig • Høy grad av unikhet i prosjektet (for eksempel reise til månen første gang)

9. Arbeidsmetodikk • Det er et overordnet ønske å flytte deler, og til slutt hele, prosjektet fra et ”åpent prosjekt” til et ”lukket prosjekt” • Vi trenger å vite ”hva vi skal” og ”hvordan vi skal gjøre det”, en eller annen gang før vi er ferdig med et prosjekt. • Typen av prosjekt er med å bestemme når det er ønskelig å arbeide med et ”lukket prosjekt”. (Arkitekten eller byggherren) • Det fins mye metodikk for å arbeide med mer eller mindre lukkede prosjekter.

10. Arbeidsmetodikk – mer konkret • Definer Prosjekt team (er det en leder?) og andre aktører, styringsgruppe(dvs. veileder?), prosjekteier (prosjektprinsipal) som bestemmer rammen • Bestem prosjekt type åpen, lukket etc. • Det vil være mye som er usikkert siden studentene ikke har gjort dette før. • Definer mål: • Objektmål og effektmål (hva skal lages, hva skal dette objektet føre til) • Prosessmål (for eksempel - prosessen ved dette arbeidet skal resultere i at de som deltar forstår prosjektarbeid) • Resultatmål (for eksempel – (1) objektet fungerer og har ønsket kvalitet etc. (2) prosjektgruppen har tilegnet seg ønsket kunnskap og stiller sterkere i konkurransen om arbeid. Resultatmål kan også knyttes til pris, kvalitet og tidsfrist)

11. Arbeidsmetodikk – mer konkret • Studere risiko (manglende kunnskap, tid/arbeid, tidsforbruk/planlegging, uforutsette problemer) • Del oppgaven opp i arbeidsoppgaver (arbeidsomfang) • Dette gir økt forståelse • Større oversikt • Forpliktelse/delegering (lettere for den enkelte å ta ansvar når oppgavene fremstår som mer konkrete og forståelige) • Viktige milepæler (overordnet tidsplanlegging) • Legge oppgavene i sekvens (parallelle og i serie) og dele arbeidsoppgavene opp i mindre pakker • Fokus på tids kritisk linje.

12. Arbeidsmetodikk – hva er kritisklinje? Den sekvensen som tar lengst tid definerer total tiden.

13. Arbeidsmetodikk – mer konkret • Hva er, og hvor er, kritiske aktiviteter (ikke jobb med det som kan vente når noe annet forsinker sluttresultatet, bestill deler i tide) • Forutsetninger for oppgaver og pakker • Nivå på kunnskap • Gjennomføringsstrategi • Verktøy • Ressurser • Deler • Lag detaljert gjennomføringsplan med milepæler (målbare). • Husk at planer ofte endrer seg etter hvert. ”Åpne” prosjekt og ”åpne” oppgaver lukkes i tide for å komme videre. Når man ”lukker” oppgaven vet man svaret og har ikke lenger friheten til påvirkning.

14. Arbeidsmetodikk – fallgruver • Fokus skifter over på interessante detaljer - glemmer objektmål, og andre viktige mål. Prosjektet er mislykket, men deltagerne har det gøy • Logistikk.Glemmer å bestille deler i tide • Overvurderer evner • Undervurderer vanskelighet • Stoler på skippertak • Undervurderer viktigheten av å definere oppgaven og definere rammer og prosjekt. • Vet ikke hva en skal gjøre. • Man må spørre til alt er avklart, eller definere selv og fortelle hva man har bestemt.

15. Arbeidsmetodikk – fallgruver • Ta ansvar fra første stund, den enkelte har ansvar og myndighet til å få gjennomført sitt prosjekt • Aksepter at noen tar lederansvar, eller ta det selv. • Ikke vær redd for skjev arbeidsfordeling – dette er virkeligheten i alle prosjekter! • Vær smidig i avgjørelser. Tre sjefer er ikke alltid bedre enn en, selv om den ene ikke er deg. • Gi og skaff deg informasjon i tide.

16. Arbeidsmetodikk – lede et prosjekt

17. Sammenheng mellom kompetanse og lederstil

18. If people begin with certainty they will end in doubt. But if they are content to begin with doubts, they shall end in cetainty. • Sir Francis Bacon

19. Oppgaveskriving • Mål for oppgaven • Forprosjekt • Gjennomføringsplan • Organisasjon og interessenter • Tekniske detaljer – designfasen • Risikohåndtering • Tekniske detaljer – løsning • Måloppnåelse - konklusjon

20. Litteratur og verktøy • Tidsplanlegging: • MS Excel • MS Projects • Litteratur: • Prosjektarbeid, Erling S. Andersen • http://home.hib.no/ansatte/rfo/Prosjektarbeid/LRNViewer.htm • Project Management, Jack R. Meredith • Prosjektledelse, teoretisk grunnlag, Per Willy Hetland

21. Takk for meg. Lykke til med prosjektet!