CONVENING ( PERTEMUAN ANTAR PIHAK )

1. CONVENING(PERTEMUAN ANTAR PIHAK) Wiwiek Awiati

2. APA ITU CONVENING? Sebuahprosedur untukmenentukankondisi yang seperti apa yang dapat mendukung terjadinya sebuah proses negosasi atau konflik manajemen, dan tepat untuk diadakannya sebuah forum serta proses perundingan

3. KOMPONEN ANALISA KONFLIK DALAM PROSES CONVENING • Apakah elemen-elemen kunci dari latar belakang/ sejarah dari issues/problem? • Siapa para pihaknya (utama maupun pendukung)? • Issues/problem kunci apa yang akan dibahas dan bagaimana para pihak menggambarkan issues/ problem mereka • Apa keprihatinan, kepentingan (interests) atau kebutuhan (needs) mereka? • Apakah para pihak telah mempunyai sikap terhadap issues tersebut, kalau ya, apa saja sikap-sikap tersebut? • Apa yang muncul sebagai issues, interests or needs yang paling penting bagi para pihak?

4. KOMPONEN ANALISA KONFLIK DALAM PROSES CONVENING • Apakah ada power atau pengaruh yang dimiliki atau potensi untuk dimiliki para pihak untuk mendapatkan kebutuhan mereka? • Apakah ’ Best Alternatives to a Negotiated Agreement or “BATNA” para pihak? • Apakah Worst Alternative to a Negotiated Agreement – WATNA para pihak? • Apakah ada dinamika (Internal maupun external) yang dapat mempengaruhi penyelesaian konflik tersebut? • Apakah para pihak tertarik untuk berbicara dan menggali upaya penyelesaian masalah mereka? Apakah mereka mau menyelesaikannya?

5. KOMPONEN ANALISA KONFLIK DALAM PROSES CONVENING • Potensi menggunakan pihak yang melakukan analisa konflik untuk membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas • Pendekatan Manajemen Konflik seperti apa yang tepat bagi para pihak?

6. KOMPONEN ANALISA KONFLIK DALAM PROSES CONVENING • Pertimbangkan: • Keterbukaan setiap pihak untuk menggunakan pendekatan setiap di atas • Besarnya upaya dan sumberdaya yang harus dilakukan/ dikeluarkan untuk menerapkan setiap pendekatan • Resiko dan oportunitas yang ada dalam setiap pendekatan • Dampak pada hubungan para pihak • Dampak kepuasan prosedural dan kemungkinan tercapainya kepentingan substantif

7. KOMPONEN ANALISA KONFLIK DALAM PROSES CONVENING • Apakah ada kemungkinan untuk tercapainya penyelesaian? • Secara informal/ formal • Perlu bantuan pihak ke-3 atau tidak?

8. MEMBUAT KEPUTUSAN “GO OR NO-GO” • Apakah ada waktu yang cukup untuk berunding? Apakah ada tenggat waktu dimana kesepakatan harus sudah dicapai? • Apakah ada sumberdaya yang cukup untuk berunding? • Apakah para pihak bersedia berunding dengan itikad baik • Apakah para pihak melihat penyelesaian sengketa melalui perundingan lebih baik daripada cara lainnya? • Apakah ada beberapa opsi yang tersedia yang memungkinkan para pihak merundingakan kesepakatan yang memenuhi kepentingn mereka?

9. MEMBUAT KEPUTUSAN “GO OR NO-GO” • Apakah terdapat venue yang dapat diterima oleh para pihak untuk berunding? • Apakah terdapatconveners(orang yang dapat mendorong perundingan atau membawa para pihak untuk mau berunding) yang dapatditerima oleh para pihak? • Apakah diperlukan adanya pihak ke-3 untuk mendorong perundingan atau memfasilitasi perundingan? Jika ada, apakah pihak ke-3 itu bersedia?

10. JIKATERDAPAT KESEPAKATAN UNTUK BERUNDING • Siapakah orang yahng berpotensi sebagai convenors/sponsorsuntuk perundingan tersebut? • Apa yang diperlukan untuk mengorganisasikan perundingan dan membawa para pihak bertemu? • Apakah convenors akan bertindak juga sebagai fasilitator atau mediator? Ataukah diperlukan orang lain?

11. PERTIMBANGKAN STRUKTUR DARI “MEJA” PERUNDINGAN • Siapa saja yang harus terlibat dalam perundingan ini? • Siapa yang harus dikonsultasikan untuk apat membuat kesepakatan? • Bagaimana setiap kelompok harus diwakili, berapa orang? Siapa saja yang harus terlibat jika harus membuat keputusan? Dan bagaimana hal itu dilakukan ? Pertimbangkan bilamana: • Perwakilan yang kredibel dari setiap pihak bersedia berpartisipasi? • Apakah orang ini setuju untuk tetap menjaga hubungan dengan konstituen atau organisasinya?

12. PERTIMBANGKAN STRUKTUR DARI “MEJA” PERUNDINGAN • Apakah dia mampu mengartikulasikanissues dan kepentingan dari pihak yang diwakilinya? • Apakah dia dapat bekerjasama dengan orang lain yang mungkin punya perbedaan pandangan? • Apakah dia mau “mengawal” kesepakatan yang telah dicapai? • Apakah dia mau untuk sepakat bila kepentingannya terpenuhi? • Apakah dia mempunyai kewenangan memutus? Bila tidak prosedur apa yang harus ditempuh? • Apakah para pihak memerlukan bantuan teknis? Dan apakah peran dari seorang ahli dalam perundingan ini?

13. PERTIMBANGKAN JUGA: • Apakah perundingan terbuka bari observer dan press? • Bisakah observer memberikan input? • Seperti apa hubungan antara negosiator dengan atasannya? Bagaimana pihak-pihak ini perlu dilibatkan untuk membuat proses perundingan produktif?

14. APAKAH KEBERADAAN PIHAK KE-3 DIPERLUKAN? • Apa kriterianya? • Apa peran serta fungsinya?