Les PGI* : des outils stratégiques pour le CNRS

1. Les PGI* : des outilsstratégiques pour le CNRS • Séminaire métiers du SFC • 2-3 octobre 2006 *PGI: Progiciels de gestion intégrée

2. Remerciements • Ce document a été réalisé à partir • de la présentation faite par Délégation Alpes pour son Service des ressources humaines, • du livre de Jean-Louis Tomas « PGI et PGI - Sélection, déploiement et utilisation opérationnelle», ISBN : 2-10-049024-9

3. Ce que nous allons aborder • Le contexte • Pourquoi un PGI ? • Le changement de SI, vers quoi s’engage-t-on ? • Conclusion

4. LE CONTEXTE

5. … qui négligent le pilotage et aide à la décision • Le CNRS doit se doter d’outils permettant la mise en œuvre et le suivi de ses choix stratégiques. Or, • les applications actuelles ont été créées sur mesure essentiellement pour satisfaire à des obligations réglementaires • le système d’information est constitué d’une multitude d’applications mal partagées entre les différents acteurs (laboratoires, délégations, directions)

6. Cartographie actuelle du SI du CNRS Tdb BFC SIRH

7. POURQUOI UN P G I ?

8. Les limites des systèmes d’information sur mesure • En théorie les systèmes d’information sur mesure ont l’avantage : • de répondre exactement aux besoins des utilisateurs • d’être en phase avec l’organisation interne de l’entreprise • d’intégrer les contraintes métiers

9. Limites des systèmes d’information sur mesure • En pratique, on observe : • une liste de plus en plus longue de demandes non satisfaites • toute évolution de l’organisation entraine des modifications lourdes dans le SI • des développements anarchiques autour du SI qui conduisent à une hétérogénéité des processus dans une même entreprise

10. Qu’est-ce qu’un PGI ? • Un PGI c’est : • un logiciel qui gère et optimise l’ensemble des processus d’une entreprise (gestion comptable et financière, RH, aide à la décision, ...) • un standard commun pour toutes les entreprises • un paramétrage pour l’adapter à chacune • parfois, des développements spécifiques • Un PGI apporte : • la cohérence et l’homogénéité des informations • une disponibilité immédiate des données • une homogénéisation des méthodes de travail

11. Domaines des PGI • En général, les domaines couverts par un PGI sont les suivants : • Gestion comptable et financière • Contrôle de gestion • Gestion de production (MRP, plan de fabrication) • Gestion des achats, politique d'approvisionnement, gestion des stocks • Administration des ventes, facturation, marketing (CRM) • Logistique : distribution, livraison (GSC) • Ressources Humaines, salaires

12. Un ensemble de briques élémentaires

13. Intégration d’un progiciel de gestion • Pour être intégré, un progiciel de gestion doit : • Emaner d’un concepteur unique, • Garantir à l’utilisateur l’unicité de l’information, • Reposer sur une mise à jour en temps réel, • Fournir des pistes d’audit basées sur la traçabilité des opérations de gestion, • Couvrir soit une fonction de gestion, soit l’ensemble des S.I. de l ’entreprise.

14. Le changement de système d’information.Vers quoi s’engage-t-on ?

15. Le changement de système d’information • Au premier niveau: un changement d’outil • Changement de données, de traitements, d’interfaces • Au deuxième niveau : un changement d’organisation • Derrière les données il y a un nouveau langage • Derrière les traitements il y a de nouvelles règles de travail • Derrière les interfaces il y a un nouvel environnement de travail • Au troisième niveau : un changement de vision, de stratégie, de sens • Derrière le nouveau langage, il y a une évolution de culture • Derrière les nouvelles règles, il y a transformation des domaines de responsabilité • Derrière le nouvel environnement, il y a un métier qui se transforme

16. Les questions face au changement • Le passage d’une solution « sur mesure » à une solution PGI entraîne forcément au départ des insatisfactions dues en grande partie au fait que • Les applicatifs existants, souvent obsolètes, ont été développés en interne et s’accompagnaient d’une immense liste de requêtes et besoins accumulés. • Les savoir faire vont changer et le produit déployé n’est pas encore maîtrisé. • Un PGI est un projet de longue haleine, ce n’est pas un investissement à court terme. • La remarque qui revient le plus souvent : • « comment se fait-il qu’un logiciel applicatif existant, vendu à des centaines d’entreprises et organismes, utilisé par des milliers de personnes – qui fonctionne donc – puisse prendre autant de temps pour être implanté chez nous ? »

17. Le Syndrome des 80 % Couverture opérationnelle ERP Système actuel 80 % T2 T0 T1 Temps Le moment de l’installation T0 peut-être ressenti comme « un retour en arrière ». T1 est le moment durant lequel l’ERP apporte la même couverture opérationnelle que l’ancien système. Au-delà en T2, c’est la chasse gardée de l’ERP. Les systèmes actuels n’auraient jamais pu atteindre ce niveau là Source : ERP et PGI – Sélection, déploiement,…- JL Tomas

18. CONCLUSION

19. Un SI au service des objectifs stratégiques • Une évolution radicale des SI finances & RH • aujourd’hui : priorité aux obligations réglementaires • demain : mise en œuvre et suivi de la stratégie • Un investissement à moyen et long terme • probablement une régression dans les premiers mois de 2007 • une couverture fonctionnelle qui évolue plus facilement et plus rapidement que dans le cas d’une solution sur mesure