Projektová dokumentácia

1. Kód ITMS projektu: 26110130519 Gymnázium Pavla Jozefa Šafárika – moderná škola tretieho tisícročia Projektová dokumentácia

2. Obsah • Projektová dokumentácia • Dokumentácia podľa etáp • Koncepčná fáza • Schvaľovacia fáza • Realizačná fáza • Scenár – typy scenárov • Kapitoly scenára • Typy dokumentov • Zdroje

3. Projektová dokumentácia • V každej etape projektu vzniká dokumentácia. • Ide o písomné, obrazové, tabuľkové alebo filmové, fotografické, zvukové a vecné podklady, pomocou ktorých sa potom projekt realizuje alebo vedie sa o jeho priebehu záznam. • Osobitným dokumentom môže byť napr. patent, autorské dielo (ako výstup z projektu)

4. Dokumentácia podľa etáp • Analytická etapa – dokumentácia sa zbiera – údaje o potenciáli, východiskách, rôzne ekonomické, fyzikálne, chemické, matematické, štatistické rozbory, znalecké posudky, odborné štúdie, fotografie, filmové záznamy • Dokumentácia by sa mala triediť a vyhodnocovať.

5. Koncepčná fáza - dokumenty • Koncepčná fáza – spracúva sa návrh o priebehu realizačnej etapy = pracovný postup projektu • Tu sa musia vyriešiť všetky časti projektu a písomne zaznamenať tak, aby sa podľa nich projekt zrealizovať. • Napríklad: architektonické štúdie, stavebné dokumentácie, technologické postupy, harmonogram, rozpočet....

6. Schvaľovacia etapa - dokumenty • Schvaľovacia etapa – vyhodnocuje sa neverejná dokumentácia o hodnotení projektu. • Schvaľovacie orgány si vytvoria vlastnú dokumentáciu.

7. Realizačná etapa - dokumenty • Realizačná etapa – najviac dokumentácie sa popisuje v tejto etape. • Žiadosť o poskytnutie dotácie, príspevku, technická dokumentácia, scenár filmu. • Zaznamenáva sa priebeh projektu a porovnáva sa s pracovným postupom.

8. Scenár projektu • Písomný záznam o priebehu realizačnej etapy projektu. • Odvíja sa od tzv. logického rámca (schéma, matica) • Logický rámec – v ňom sú definované ciele, aktivity, výstupy, dopady, náklady, indikátory .. • Podľa logického rámca sa potom navrhne postup pre realizačnú fázu.

9. Typy scenárov • Stavebný (investičný) scenár ide o súbor stavebných výkresov pre stavbu (pohľady, priečne rezy, pôdorysy, konštrukčné detaily...) Stavebná dokumentácia je doplnená o tzv. technickú správu (napojenie na inžinierske siete, dopravné komunikácie...)

10. Scenár projektu • Technologický scenár - ide o súbor technologických výkresov pre inštaláciu technológie, ktorej súčasťou je aj manuál resp. zaškolenie obsluhy na jej použitie (plán vybudovania IT siete...) • Produkčný scenár – je zameraný na taký typ projektu, ktorého cieľom je zabezpečiť hotový produkt (film, recept, patent...) • Organizačný scenár – popis priebehu neinvestičných aktivít, postup pri organizovaní podujatia, program konferencie, smernice.....

11. Kapitoly scenára • Údaje o realizátorovi projektu • základná identifikácia • adresa • kontakt • história 2. Okruh problémov • Krátke zhrnutie hlavných výsledkov a vysvetlenie oblasti, ktorej sa projekt bude venovať

12. Kapitoly scenára 3. Ciele projektu – konkrétna formulácia cieľov projektu (hmotný, nehmotný) 4. Cieľové skupiny – hlavné a vedľajšie skupiny, ich kvantifikácia a zdroj informácií o ich zistení 5. Odôvodnenie – prečo sa má projekt realizovať – argumenty (vecné, slovné a odpoveď na otázku PREČO?) 6. Aktivity – činnosti, ktoré sa budú realizovať – presný chronologický popis činností, ktoré sa musia vykonať, aby sa dosiahli ciele projektu

13. Kapitoly scenára 7. Harmonogram realizácie – časový plán jednotlivých aktivít projektu 8. Rozpočet projektu – podrobný rozpis nákladových položiek podľa jednotlivých aktivít projektu 9. Hlavný realizačný tím projektu – menovitý zoznam ľudí, ktorí sa budú podieľať na projekte a prikladá sa ich životopis.

14. Kapitoly scenára 10. Hmotné, finančné a know-how zdroje realizátora projektu – všetko, čo má realizátor k dispozícii pred začatím projektu, vrátane financií. 11. Technické údaje o projekte – miesto realizácie projektu, dátum (predpokladaný) začatia a ukončenia projektu.

15. Kapitoly scenára 12. Partneri v projekte – uvádzajú sa tu údaje všetkých organizácii, ktoré budú spolupracovať na realizácii projektu 13. Formulár žiadosti o nenávratný príspevok (grant) – predpísané tlačivo vyhlasovateľa a vypĺňa sa podľa presne stanoveného postupu a podľa údajov scenára

16. Kapitoly scenára 14. Prílohy – každá grantová výzva vyžaduje predloženie iných príloh, ktoré sa musia priložiť k formuláru žiadosti o grant – životopisy, stanovy, čestné vyhlásenia, doklady o pridelení IČO, účtovná závierka, potvrdenie o tom, že organizácia nie je dlžníkom..... 15. Obrazové prílohy – najčastejšie sú to fotografie, obrázky, skice, ktoré podporujú dosiahnutie stanovených cieľov projektu

17. Implementačná dokumentácia • Dôležitá je dokumentácia, ktorá potvrdzuje priebeh projektu (z realizačnej etapy). • Je to dokumentácia, ktorá poukazuje na opodstatnené využitie finančných prostriedkov (náklady projektu) .

18. Typy dokumentov • Dokumenty z verejného obstarávania - výzvy na VO, inzeráty, súťažné podmienky, ponuky dodávateľov, vyhodnotenie komisie, výsledky, zverejnenie výsledkov VO. • Zmluvy – zo všetkými stranami, ktoré sa podieľali na realizácii projektu – dodávatelia, pracovníci, služby, prenájom .....

19. Typy dokumentov • Pracovné výkazy – prehľad o vykonanej práci na projekte, hlásenia, dodacie listy, kumulatívne výkazy o vykonávanej práci • Cestovné dokumenty – cestovné príkazy na pracovné cesty tuzemské, zahraničné, cestovné lístky, doklady o ubytovaní, kópie technických preukazov služobného a súkromného vozidla, správy z pracovných ciest

20. Typy dokumentov • Dokumenty z akcií – prezenčné listiny, preberacie protokoly o prevzatí materiálu účastníkom akcie (napr. školenia), fotografie, osvedčenia o absolvovaní akcie.... • Účtovné a finančné doklady – pokladničné bločky, dodacie listy, faktúry, výpisy z bankových účtov, výdavkové a príjmové doklady....

21. Typy dokumentov • Evidencia majetku – evidenčné listy o majetku, ktorý bol nadobudnutý z projektu, záručné listy, návody na použitie, servisné karty... • Prezentácie projektu – fotografie, videozáznamy, inzeráty, public relation články, prospekty.. • Zmeny v projekte – záznamy o akýchkoľvek zmenách a odchýlkach v projekte • Výstupy z projektu – publikácie, prezentácie...

22. Archivácia dokumentov • Dokumentácia z projektu podlieha pravidlám archivácie. • Norma o archivácii - slovenská norma ?????? • Zistiť koľko rokov je potrebné uchovávať dokumentáciu z projektu

23. Použité zdroje • Filo, P. a kol. : Projekty pre regionálny rozvoj, vydavateľstvo ERA OZ, Bratislava 2005, ISBN: 80–969367–0–0.