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Planificación de Proyectos

Planificación de Proyectos. AMBIENTACIÓN E INTRODUCCIÓN SOBRE EL TEMA Hernán González Peña Director de Proyectos Grupo Purdy Motor Facilitador para la Fundación Gente 15 de noviembre de 2013. Planificación de Proyectos. Términos, diferencias y relaciones . Problema. Metas y Objetivos.

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Presentation Transcript

  1. Planificación de Proyectos AMBIENTACIÓN E INTRODUCCIÓN SOBRE EL TEMA Hernán González Peña Director de Proyectos Grupo Purdy Motor Facilitador para la Fundación Gente 15 de noviembre de 2013

  2. Planificación de Proyectos

  3. Términos, diferencias y relaciones

  4. Problema

  5. Metas y Objetivos

  6. Planificación Operacional • El proceso de determinar la forma en que los objetivos enunciados en el plan estratégico se harán realidad - sobre el terreno. • Por lo común corresponde al corto plazo (entre varios meses y tres años). Plan o Planificación

  7. Programa

  8. Proyecto

  9. Actividades y Tareas

  10. Recursos

  11. Responsables “Si quieres que algo funcione, designa a un responsable”.

  12. Relaciones de Dependencia

  13. Seguimiento

  14. Importancia vs Urgencia

  15. La diferencia entre lo Urgente y lo Importante

  16. Urgencia de una tarea

  17. ¿Cómo medir la Urgencia? • Como se explicaba antes, una tarea es relativamente más urgente cuanto más larga sea y cuanto menos tiempo quede para hacerla. • Con esto en la cabeza, la Urgencia puede medirse de la siguiente forma: • 0: No es urgente ni lo será nunca. • 1:Debe dedicarle absolutamente todo su tiempo a esa tarea o no se terminará antes de la fecha límite. • >1: Es una tarea imposible de realizar en el plazo disponible.

  18. Importancia de una tarea

  19. ¿Cómo diferenciar una tarea Urgente de una Importante?

  20. MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

  21. MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO • Existe una tendencia a clasificar todo en los cuadrantes 1 y 3 (Altamente urgente). • Parece que tenemos una predisposición a considerar que todo lo que nos sucede es urgente y lo confundimos con “tareas sumamente importantes”. • Consecuencia: nos enfocamos en el corto plazo sin posibilidad de planificar un largo plazo más estructurado. La planeación y ejecución exitosa requiere más atención al cuadrante 2.

  22. Ejemplo del uso de la herramienta

  23. Planificación de Proyectos

  24. Reflexiones iniciales “Comenzar un proyecto con un plan de trabajo irreal es la mejor fórmula para fracasaren la administración de un proyecto”. “Es mucho mejor pensar antes de hacer, que hacer y luego pensar”. “Todo el tiempo invertido inicialmente en un buen plan, hace que disminuyan los cambios. Ojo, es imposible evitarlos, ningún plan se cumple al 100%” (imprevistos y desviaciones).

  25. Planificación de proyectos

  26. El Triángulo de la Gestión de Proyectos:

  27. El Triángulo de la Gestión de Proyectos: Un muy buen plan siempre diferirá de la realidad. “No se embarque” a comprometerse con los 3 puntos del triángulo – al menos uno debe ser modificable - Determine y negocie un margen de variación y flexibilidad. El triángulo implica tres puntos unidos, es decir, existe un compromiso entre los tres: variar uno implica variar los otros. Por ejemplo, disminuir el presupuesto supone, generalmente, aumentar los plazos o perder calidad.

  28. DEDICAR TIEMPO A LA PLANIFICACIÓN

  29. Seguimiento y control Proceso de Administración de Proyectos El Ciclo de vida de un Proyecto

  30. Recapitulando . . . . .

  31. ¡SE NOS ACABÓ EL TIEMPO!EVALUEMOS OBJETIVOS Y “EL TRIÁNGULO” DE ESTA CHARLA

  32. Pendiente para otra charla . . . • Herramientas útiles que ayudan en la Planificación de Proyectos: • Determinación de recursos y tiempos • Asignación de recursos y tiempos • Costeo de recursos y tiempo • El concepto de “Ruta Crítica”: • La dependencia entre tareas y actividades • Caso Vivo: Planificar conjuntamente un proyecto real requerido por su institución, aplicando los conceptos, metodología y herramientas expuestas.

  33. ¿Preguntas?¿Comentarios? MUCHAS GRACIAS

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