مدیریت الکترونیکی منابع انسانی E-HRM

2. مدیریت الکترونیکی منابع انسانی E-HRM ارائه دهندگان: زندیه-رشیدی استاد: جناب آقای دکترحجت طاهری گودرزی

3. مقدمه اصطلاحات دلایل نیاز HRM به فناوری اطلاعات تفاوت بین HRIS وE-HRM تعریف E-HRM مراحل تکامل E-HRM نتایج و اثرات مثبت E-HRM کارکردهای E-HRM مزایای E-HRM مراحل پیاده سازی E-HRM الگوی روئل فرصت ها و چالش ها در عرصه E-HRM فیلم آموزشی نرم افزار Agito eHRM سرفصل هایE-HRM

4. مقدمه امروزه منابع انسانی تنها وجه تمایز در بازارهای رقابتی محسوب می شود،از این رو دیگر نمی توان به سیستم های قدیمی مدیریت منابع انسانی برای آماده سازی نیروی کار و پویا و هوشمند اطمینان کرد .در طول 20 سال گذشته سازمان ها ابتدا سرمایه و سپس تکنولوژی را اصلی ترین وجوه تمایز خود دانسته و به تبلیغات کلیشه ای مانند” کارکنان بهترین سرمایه ما هستند “ در زمینه مدیریت منابع انسانی اکتفا کرده اند ،اما در دنیای کسب و کار رقابتی امروز این نیروی انسانی است که وجه تمایز وبرتری یک سازمان محسوب می شود نه فناوری و ابزار آلات سازمان.

5. کلاس جهانی: اصطلاح کلاس جهانی درسال 1986 ازسوی شونبرگر مطرح شد.کلاس جهانی شامل استفاده از تکنیک های و فن آوری های طراحی شده برای فعال کردن وبهبود بخشیدن به فعالیت های یک سازمان به منظور مطابقت با بهترین رقبای خود می باشد. مدیریت منایع انسانی: مدیریت منایع انسانی عبارت است از مدیریت و اداره راهبردی و پایدار با ارزش ترین دارایی های سازمان ،یعنی کارکنانی که درسازمان به فعالیت می پردازند و به سازمان در رسیدن به هدف هایش کمک می کنند. در دهه های اخیر،گسترش سریع اینترنت موجب تقویت ،پیاده سازی و اجرای مدیریت منابع انسانی الکترونیک E-HRM شده است.با توجه به این امر انتظار میرود که E-HRM سازمان ها را در دستیابی به کلاس جهانی یاری رساند.

6. سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS): مجموعه ای جامع و یکپارچه از کلیه داده ها و اطلاعات مرتبط با نیروی انسانی با استفاده از تجهیزات سخت افزاری ونرم افزاری به منظور کمک به تصمیم گیری ،برنامه ریزی و انجام امور جاری نیروی انسانی در سازمان است. مدیریت منابع انسانی الکترونیک(E-HRM): تاریخچه به کارگیری فناوری اطلاعات در مدیریت منابع انسانی به دهه های 40 و 50 میلادی برمیگردد که شرکت های از قبیل جنرال موتورز فناوری اطلاعات را در سیستم پرسنلی و پرداخت حقوق به کار گرفتند.

7. با به کارگیری سیستم اطلاعات منابع انسانی فرآیندهای مجزا مانند ترفیعات ،انتصابات ،سنوات خدمتی ،ارزشیابی و اقدامات انضباطی در قالب طرحی جامع و یکپارچه در آمده و بستر های مدیریت و توسعه منابع انسانی فراهم می آید.

8. دلایل نیاز به HRMبه فناوری اطلاعات

9. تفاوت بین HRIS وE-HRM 1-سیستم اطلاعات منابع انسانی مستقیما در بخش منابع انسانی قرار دارد و کاربران این سیستم مشاوران منابع انسانی هستند. 2-در سیستم منابع انسانی الکترونیک دیگر گروه هدف ،مشاوران یا ستاد منابع انسانی نیستند ،بلکه افراد خارج از این حوزه را در بر میگیرد.با استفاده از این سیستم مدیران واحد های مختلف به راحتی می توانند با در اختیار داشتن اطلاعات مناسب به تصمیم گیری اقدام نمایند و بسیاری از فرآیند های اداری خود را به راحتی و بدون سپردن زمان زیاد ایجاد نمایند.

10. تعریف مدیریت الکترونیکی منابع انسانی: کلمه E-HRM در دهه ی 90 میلادی مطرح شد و به اجرای فعالیت های منابع انسانی با استفاده از اینترنت اشاره دارد. تعریف نسبتا جامع از سوی استروهمئیر Srohmeier E-HRM برنامه ریزی ،پیاده سازی و به کارگیری فن آوری اطلاعات جهت اتصال حداقل دو نفر ،یا دو دسته به منظور اجرای فعالیت های مشترک مربوط به منابع انسانی است.

11. مراحل تکامل E-HRM انتشار اطلاعات • خودکار نمودن • فرآیندها • ایجاد ارزش • استراتژیک 1-شامل یک ارتباط یک سویه ازسمت شرکت به سمت کارکنان ومدیران است.در این نوع E-HRM شرکت از اینترانت برای انتشار اطلاعات استفاده میکند. 2-فرآیند های کاغذی با ابزارهای الکترونیک جایگزین و از اینترانت جهت اجراب برنامه های کاربردی استفاده می شود. 3-در این نوع E-HRM وظیفه ،ایجاد مرکز تخصص ،مدیریت مرکز خدمات و همکاری و مشارکت با خطوط کسب و کار را برعهده دارد.

12. نتایج واثرات مثبت که E-HRMمی تواند برای یک سازمان داشته باشد.

13. کارکردهای مدیریت منابع انسانی الکترونیک: 1-اطلاعات جامع و کاربردی از تمام کارکنان با استفاده از خود شخص 2-اطلاع یافتن کارکنان از نوع اطلاعاتی که سازمان از آنان دارد. 3-مشخص بودن جایگاه فرد در سازمان 4-استفاده بهنگام و به روز از ساختار سازمانی ،کارکردهای شغلی و گزارش مربوط به روابط 5-کمک به مدیر در فرآیند تصمیم گیری

14. جدول کارکردهایE-HRM

15. مزایای مدیریت منابع انسانی الکترونیک 1-قابلیت اجرای تدریجی 2-قابلیت پذیرش توسط هر یک از کارکنان 3-جمع آوری اطلاعات پایه برای تصمیم گیری استراتژیک 4-فراهم کردن گزارش تحلیلی 5-کاهش هزینه سازمانی 6-گامی رو به جلو نسبت به کاغذ بازی سنتی

16. مراحل پیاده سازی مدیریت منابع انسانی الکترونیک 1-مشخص نمودن استراتژی ها و سیاست های اصلی مدیریت منابع انسانی با توجه به استراتژی سازمان 2-در نظر گرفتن اهداف مدیریت منابع انسانی الکترونیک 3-آشنایی با انواع مدیریت منابع انسانی الکترونیک و استفاده از هر یک از آنها با توجه به اهداف سازمان و مدیریت منابع انسانی 4-نظارت بر اقدامات انجام شده و دستیابی به نتایج مدیریت منابع انسانی الکترونیک

17. ارائه شده توسط روئل 2004 E-HRMالگوی

18. گام اول مشخص کردن سیاست ها و استراتژی های سازمان بر اساس یافته ها و مطالعات جدید بیر و همکارانش،رویکردهای یک سازمان را می توان به سه دسته تقسیم نمود.به شکل صفحه بعد توجه کنید

19. .

20. 1- سیاست های بورکراتیک در سازمانی های وجود دارد که در یک محیط ایستا فعالیت میکنند.در واقع رویکرد اول همان فعالیتهای سنتی مدیریت منابع انسانی است ،که در بیشتر سازمانهای انفعالی وتدافعی به چشم می خورد.توجه این رویکرد بیشتر بر سیستم های کاری و حضور و غیاب است و از سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی استفاده می کند. 2-سیاست نوع دوم در سازمانهای مشهودتر است که مجبورند بسرعت به تغییرات محیطی و نوسانات شدید بازار واکنش نشان دهند . سازمانهای با این رویکرد به سازمان های تحلیل گر معروفند.توجه این رویکرد به احساسات کارکنان و افزایش توانمندی های آنها میباشد.(ارزش مشترک) 3-این سیاست را می توان در سازمانهایی یافت که کاملا بر نوآوری و کیقیت ارائه محصول و خدمات تاکید می کنند.تخصص کارکنان در این شرکتها عامل مهمی برای موفقیت است.رویکرد سوم در واقع همان مدیریت استراتژیک است که بعد اثر بخشی استراتژیک منابع انسانی را تحت تاثیر قرار می دهد تا مزیت رقابتی ایجاد کند.

21. در عصر حاضراکثر سازمانها مبتنی بر رویکرد دوم وسوم بوده وبرای کارآمدی مدیریت منابع انسانی خود بیشتر تمایل به استفاده از مدیریت منابع انسانی الکترونیک دارند.

22. گام سوم آشنایی با انواع مدیریت منابع انسانی و انتخاب یکی از آنها با توجه به اهداف سازمانی بر اساس گفته رایت ودایر سه حوزه انتخابی برای اجرا و پیاده سازی منابع انسانی الکترونیک مشخص شده است که عبارتند از : 1-مدیریت منابع انسانی سوداگر 2-مدیریت منابع انسانی سنتی 3-مدیریت منابع انسانی تحول گرا از سوی دیگر لیپک و اسنل تمایز مشابهی را بصورت زیر آورده اند: 1-مدیریت منایع انسانی عملیاتی 2-مدیریت منابع انسانی ارتباطی 3-مدیریت منابع انسانی تحول گرا

23. لازم به توضیح است که انتخاب هریک از حوزه های فوق به ساستهای منابع انسانی و سازمان وابسته است.به عبارتی گام سوم به گام اول پیاده سازی E-HRM وابسته است.

25. 1-حوزه مدیرت منابع انسانی عملیاتی: مربوط به فعالیتهای اساسی منابع انسانی در حوزه اجرا می شود.سیستم های اطلاعاتی پرداخت حقوق و جمع آوری داده های پرسنل در این حوزه قرار می گیرند.به عنوان مثال پرونده ها در گذشته به صورت دستی نگهداری می شد وبرای اکثر سازمان ها بایگانی و حفظ این پرونده هامشکلات زیادی به همراه داشت که درنتیجه استفاده از سیستم های مبتی بر وب این امکان را برای سازمان هاو کارکنان آنها به وجود آورد که به راحتی بتوانند اطلاعات خود را به روز کنندو مشتریان نیز به راحتی به این اطلاعات دست یابند و یا در بخش فروش نیز کارمندان می توانند اطلاعات مشتریان در دسترس خود را ببینندو با آنها تعامل داشته باشند.

26. 2-حوزه مدیریت منابع انسانی ارتباطی: مربوط به فعالیتهای توسعه منابع انسانی است.در اینجا تاکید بر اجرا نیست بلکه،بر روی ابزار منابع انسانی است که به فرآیندهای اساسی کسب وکار مثل استخدام وانتخاب نیروی جدید ،آموزش ،مدیریت ارزیابی و عملکرد وپاداش کمک میکند. به عنوان مثال انتخاب و استخدام که از طریق یک وب سایت انجام شود یا برگزاری آزمون استخدامی به صورت الکترونیکی.

27. 1-حوزه مدیرت منابع انسانی تحول گرا: به فرآیندهای تغییر سازمانی،جهت گیری استراتژیک،مدیریت شایستگی استراتژیک و مدیریت دانش استراتژیک مربوط می شود.در این سطح مدیریت منابع انسانی الکترنیک به سازمان می کند تا کارکنان از طریق وب سایت داخلی با هم تعامل داشته و در سریعترین زمان ممکن اطلاعات را دریافت وتبادل نمایند و حتی از این طریق در تصمیم گیری های سازمان شرکت کنند.از ویژگیهای قابل توجه این سیستم آنستکه حتی کارکنان این امکان را دارند حتی بدون حضور در محل کاروارد سیستم نامه نگاری سیستمی سازمان شده ونامه های ارجاعی خود رامشاهده نمایندو یه بصورت گفتگوی الکترونیکی با مقام مافوق یا مشتریان تعامل داشته باشند.

28. گام دوم در نظر گرفتن اهداف مدیریت منابع انسانی اهداف E-HRM 1-بهبود بخشیدن به نقش راهبردی منابع انسانی(استراتژی مداری) 2-بهبود بخشیدن به خدمت به مشتری(مشتری مداری) 3-بهبود بخشیدن به کارایی فرآیند های اداری(کارا بودن) 4-انعطاف پذیری نسبت به تغییرات محیط

29. هدف اول بهبود بخشیدن به نقش استراتژیک منابع انسانی(استراتژی مداری) یعنی استراتژی مداری باعث می شود تا مدیریت منابع انسانی با استفاده E-HRM رویکردی استراتژیک یابد وهمراه با توسعه و فن آوری اطلاعات همراه شود . هدف دوم بهبود بخشیدن به خدمت به مشتری(مشتری مداری) هدف سوم بهبود بخشیدن به کارایی فرآیندهای ادارای (کارا بودن) هدف چهارم انعطاف پذیری نسبت به تغییرات محیط هدف دوم و سوم وچهارم باعث می شود تا سازمان علاوه بر انعطاف پذیر بودن نسبت به تغییرات محیط با حداکثر سرعتو کمترین هزینه کارآمد تر از دیگر سازمانها از مزایای این سیستم استفاده نماید و در عین حال با خدمت رسانی به کاریر داخلی و خارجی مشتری مداری را نیزتحقق بخشد.

30. گام چهارم نظارت بر پیاده سازی مدیریت منابع انسانی الکترونیک و رسیدن به نتایج مورد نظر با نظارت دقیق بر فرآیند پیاده سازی مدیریت منابع انسانی الکترونیک وبکارگیری فناوری اطلاعات دو رویداد مهم باید در سازمان رخ دهد و توجه به آن برای مدیران بسیار مهم است. 1-توسعه حرفه ای زمانی که ظرفیتهای مهارتی آماده توسعه باشد ولی محتوی متناسب با آن فراهم نشود ،مهارتها پس از مدتی کهنه شده و نیاز سازمان و فرد را برآورده نمی کند.

31. یعنی E-HRMدر ابعاد زیر باعث توسعه مهارتی کارکنان می شود: الف-مهارتهای کهنه را بازسازی می کند. ب-ظرفیتهای خالی قبلی را تکمیل می کند. ج-مهارتهای جدیدی را به وجود می آورد. د-بین مهارت کارکنان پیوند ایجاد می کند. ه-مهارت آموزی فرآیندی می شود.

32. 2-نهادینه شدن تغییر و نوآوری زیاد میزان نفوذ E-HRM کم میزان پذیرش زیاد کم

33. بیر و همکارانش معتقدند که نتایج اجرای E-HRM توجه به رویکرد مدیریت منابع انسانی و نوع E-HRM عبارتند از: 1-افزایش تعهد 2-افزایش شایستگی و قابلیت ها 3-افزایش توافق و انسجام 4-اثر بخشی هزینه ها

34. مهمترین فرصت ها در عرصه مدیریت منابع انسانی الکترونیک

35. چالش های در عرصه مدیریت منابع انسانی الکترونیک

36. همانگونه که مشاهده میشود 62 درصد چالش ها به مقاومت و دلایل مختلف آن وابسته است. این آمار نشان می دهد توجه به تجربیات در خصوص مدیریت مقاومت از اهمیت فوق العاده ای برخوردار است. توجه به سه نکته اساسی زیر برایموفقیت در پیاده سازی HRIS و E-HRM تاثیر به سزایی دارد: 1- درک عملکرد سیستم به شکل سازمان 2-پذیرش سیستم باعث نفوذ آن در سازمان می شود. 3-جایگزینی سیستم قبلی توسط تکنولوژی جدید به شکل کامل