PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO MÉXICO

1. PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO • MÉXICO • “ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS ACTIVOS” • 17 DE MAYO DE 2012

2. ACTIVO: • Bien con vida útil de 3 años o más con valor de 500 dólares o superior • BIENES ENTREGADOS EN CUSTODIA Bienes No Capitales: Valor menor a 500 dólares. (Resguardo) • EQUIPAMIENTO PARA EL PROYECTO Registros en inventario

3. ADQUISICIÓN DE ACTIVOS • Métodos de adquisición: Compra - Traspaso - Donación • Información en nuevo formato de inventario: • Tipo de bien (muebles y accesorios, vehículo, maquinaria pesada, información y telecomunicaciones) • Descripción • Número de Serie y número de etiqueta • Precio de compra • Ubicación • Responsable

4. CATEGORIZACIÓN VIDA UTIL  El equipo, mobiliario y vehículos que hayan cubierto su vida útil deberán ser considerados para su enajenación.

5. PÉRDIDA O ROBO DE ACTIVOS • El Representante Residente autoriza el retiro de artículos del inventario que hayan sido perdidos o robados, obsoletos o irreparables con valor superior a 500 dólares a través del Formulario RADT firmado por: Coordinador Proyecto y Oficial de Programa

6. PÉRDIDA Y(O) ROBO DE UN BIEN DEL PNUD QUE INVOLUCRA A PERSONAL • Determinar valor de la pérdida y grado de recuperación financiera para PNUD. • Responsabilidad personal: Entre un 30% y 100% dependiendo grado de negligencia • Negligencia ordinaria: Omisión de cuidado • Negligencia grave: No ejecución de un deber manifiesto • Acto intencional. Conocimiento e infringimiento deliberado de daño o pérdida a la propiedad del PNUD

7. El valor total en dólares será determinado: 30%-100% del costo en caso de pérdida. • Personal Local no superará: un mes de salario en negligencia ordinaria y tres meses en negligencia grave. • Personal Internacional – no hay límites • Pérdida o robo intencional – se emprenderán acciones disciplinarias por separado

8. RESUMEN DE PROCEDIMIENTO • Personal del equipo asignado entrega informe • Coordinador Proyecto realiza investigación y completa formulario RADT • Informe y Formulario se envía a PNUD • PNUD determina sanción, informa al Coordinador y dispone la recuperación del monto

9. MICRO-PURCHASING (IPSAS) • Aumenta el umbral para las compras de pequeño valor, pasa de USD2,500 a USD$5,000 para la adquisición de bienes y servicios • Método informal y competitivo mucho más rápido y más sencillo que la SDC • Solicitud de al menos 2 cotizaciones por teléfono, internet, catálogos o a través de proveedores locales y registrar sus resultados en un formato simple • Proceso que se puede completar en 1 día

10. MICRO-PURCHASING (IPSAS) • Elaboración obligatoria de requisición y PO para la adquisición de activos mayores a USD 500 • Uso mandatorio del E-procurement catalogue

11. CICLO DE VIDA DE LOS ACTIVOS BAJO IPSAS • 1. Adquisición • 2. Depreciación y Amortización (solo lo capitalizable) entra en vigor en 2013 • 3. Verificación física para considerar el “impairment” entra en vigor en 2013 • 4. Transferencia • 5. Enajenación

12. ENAJENACION DE ACTIVOS • VENTA AL CONTADO • Efectivo o cheque • LICITACIÓN PÚBLICA • Activo de 2,500 dólares o más • EXCEPCIÓN A LA LICITACIÓN • Bienes con valor menor a 2,500 dólares

13. AUTORIDAD PARA ENAJENAR ACTIVOS • ACTIVO INFERIOR A USD 2,500: aprobación del Representante Residente • ACTIVO MAYOR A USD 2,500 y MENOR A USD 30,000: aprobación del CAP • ACTIVO SUPERIOR A USD 30,000: • Revisión y aprobación del CAP (Comité de Contratos, Bienes y Adquisiciones) y del ACP (Comité Consultivo Regional de Adquisiciones)

14. ENAJENACIÓN DE ACUERDO AL ACTIVO • COMPUTADORAS – Venta, Transferencia o Donación • MOBILIARIO – Remoción de mobiliario obsoleto mediante solicitud del formato RADT • VEHICULOS – Venta por licitación o transferencia

15. TRANSFERENCIA DE ACTIVOS • Equipo adquirido con fondos de los proyectos está bajo la custodia del proyecto y es propiedad del PNUD hasta la transferencia o enajenación • El equipo se puede transferir en cualquier momento de la vida del proyecto. • La entidad de ejecución debe solicitar al PNUD la transferencia por escrito

16. TRANSFERENCIA DE ACTIVOS • El equipo puede confiarse en custodia al PNUD hasta por nueve meses • Se puede transferir a otro proyecto o al Gobierno, o puede ser vendido de acuerdo a procedimientos PNUD • En todos los casos se requiere firmar un documento de transferencia por las tres partes

17. PROCESO DEVOLUCION DE IVA • La Secretaría de Hacienda y CréditoPúblicoautoriza al PNUD y susproyectos la devolución del Impuesto al Valor Agregado en la adquisición de los conceptosseñalados en la Regla I.5.1.8 de la ResoluciónMiscelánea Fiscal, queaplican: • Vehiculosemplacados y registrados ante la Secretaria de RelacionesExteriores, gasolina y pólizas de segurospara los mismos • Equipo de cómputo y de oficina, asícomomobiliariodestinado a usooficial, cuyo valor rebase la cantidad de $5,500 pesos porfactura antes de IVA.

18. ARTÍCULOS QUE QUEDAN EXCLUIDOS: • Renta de inmuebles o de equipo • Gastos de mantenimiento • Gastos de mano de obra en reparación de vehículos • Pasajes de avión • Software para cómputo • Papelería • Toners

19. VEHÍCULOS • Los financiados con fondos de proyectos del PNUD son propiedad del PNUD hasta que el vehículo sea transferido Custodia temporal del RR y no puede ser mayor a 9 meses • Normas de gestión para el uso adecuado de los vehículos institucionales del PNUD: Su uso está autorizado sólo para asuntos oficiales del PNUD Se mantendrán en buenas condiciones operacionales para garantizar máxima eficiencia y seguridad

20. VEHÍCULOS El conductor oficial, o cualquier funcionario autorizado, deberá ser titular de una licencia para conducir válida en el lugar de destino Fuera del horario laboral o cuando no estén en uso, los vehículos oficiales quedarán estacionados dentro del recinto oficial No está permitido fumar en los vehículos institucionales.

21. ADQUISICIÓN DE VEHÍCULOS • Consideraciones para formular las especificaciones técnicas: Definir las especificaciones de manera clara, genérica y detallada  Tener presente los aspectos relacionados con la uniformidad del parque automotor y su gestión (ejemplo: color blanco o neutro)

22. MANTENIMIENTO DE LOS VEHÍCULOS • Los conductores deben realizar las siguientes tareas: • Limpiar el vehículo diariamente • Asegurarse de que cuenta con botiquín de primeros auxilios • Verificar todos los días los niveles de aceite, agua, presión de los neumáticos y batería • Llenar completamente el estanque de combustible en cada recarga. • Llenar la bitácora diaria después de cada viaje • Solicitar dinero o cupones para combustible cuando sea necesario

23. ACCIONES DEL COORDINADOR DE PROYECTO • Revisar la bitácora diariamente • Estar pendientes del mantenimiento anual para cada vehículo • Al recibir un nuevo vehículo, crear una Hoja de vida • Registrar el consumo promedio de combustible mensual en la hoja de vida • Registrar en la hoja de vida el costo de reparaciones, mantenimiento y revisiones cada vez que ocurran • Informar al PNUD sobre problemas de rendimiento, consumo de combustible y reparaciones cuando sea necesario

24. ARRENDAMIENTO DE EDIFICIOS / OFICINAS • Cuando se firma un contrato de arrendamiento de un edificio/terreno u oficina es necesario que toda la documentación se envíe al PNUD