MAIL MERGE

1. MAIL MERGE

2. Pengertian Mail Merge adalah sebuah fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk membuat dokumen berangkai (dokumen yang perlu dikirimkan kepada banyak orang dengan format, isi dan maksud yang sama).

3. Tahapan Membuat Mail Merge Terdapatlimatahapanutama yang harusdilakukanuntukmembuatMail Merge, yaitu: Membuatataumenyiapkandokumenutama(Main Document); Membuatataumenyiapkanalamatsebagaisumber data (Data Source); MenggabungkanMain Document dengan Data Source Menyisipkan data yang adapadaData Source kedalamMain Document Menampilkan data pada Main Document

4. Tahap 1 A. Buat dokumen baru, dengan langkah-langkah sebagai berikut. Kliktombol Office Button. KliktombolNewpadadaftar yang ditampilkan. KliktombolBlank documentpadakotak dialog yang ditampilkan. Klik tombolCreate. Sebuah dokumen kosong akan ditampilkan. Ketik dokumen surat yang akan dibuat mail merge.

5. Tahap 1 B. Simpan dokumen surat, dengan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut. Klik tombol Office Button. KliktombolSave Aspadadaftar yang ditampilkan. Ketik Surat Undangan sebagai nama dokumen surat mail merge di kotak isian File Name. Tentukan folder tempat penyimpanan di bagian Folders. Klik tombol Save.

6. Tahap 1 C. Buat dokumen Surat Undangan menjadi format dokumen Letter, dengan menggunakan langkah-langkah berikut. Klik tab Maillings pada Ribbon. Klik tombol Start Mail Merge pada Group Start Mail Merge. Klik tombol Letter pada daftar yang ditampilkan

7. Tahap 2 A. Buat dokumen baru, dengan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut. Kliktombol Microsoft Office Button. KliktombolNewpadadaftar yang ditampilkan. KliktombolBlank documentpadakotak dialog yang ditampilkan. Klik tombolCreate. Sebuah dikumen kosong akan ditampilkan.

8. Tahap 2 B. Buat tabel dengan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut. Klik tab Insert pada Ribbon. Klik tombol Tabel pada Group Table. Klik tombol Insert Table pada daftar yang ditampilkan. Melalui langkah ini kotak dialog Insert Table ditampilkan.

9. Tahap 2 3. Tentukan jumlah kolom di kotak Number of Columns. 4. Tentukan jumlah baris di kotak Number of Rows. 5. Tekan OK 6. Ketik data ke dalam tabel. 7. Simpan ke dalam folder yang ditentukan

10. Tahap 3 Buka dokumen surat mail merge (Surat Undangan), dengan menggunakan langkah-langkah berikut. Klik tab View pada Ribbon. Klik tombol Switch Windows pada Group Windows. Klik Surat Undangan pada daftar yang ditampilkan.

11. Tahap 3 Gabungkan main document surat mail merge (Surat Undangan) dengan data source (Data Pegawai) melalui langkah-langkah berikut. Klik tab Maillings pada Ribbon. Klik tombol Select Recipients pada Group Start Mail Merge. Klik tombol Use Existing List pada daftar yang ditampilkan. Tentukan Folder tempat penyimpanan file Data Pegawai. Klik nama file yang akan dijadikan data source surat mail merge pada daftar yang ditampilkan. Misalnya Data Pegawai. Klik tombol Open.

12. Tahap 4 Gunakanlangkah-langkah berikut untuk menyisipkan data source (Data Pegawai) ke dalam main document surat mail merge (Surat Undangan). Klik pada area dokumen yang akan dijadikan tempat menyisipkan field. Misalnya di bawah Kepada Yth. pada alamat surat. Klik tab Mailings pada Ribbon. Klik tombol Insert Merge Field pada Group Write & Insert Fields. Kliksatufield yang ditampilkanpadadaftar. Ulangilangkahke2untukmenyisipkan field yang lain. NamaFieldakanditampilkanpadamain document surat mail merge, sebagai berikut

13. Tahap 5 Gunakan langkah-langkah berikut untuk menampilkan data padamain document surat mail merge. Klik tab Mailings pada Ribbon. Klik tombol Preview Results pada Group Preview Results.