MAIL MERGE

1. MAIL MERGE PERTEMUAN 5

2. Dua bagian penting dalam penggunaan fasilitas Mail Merge • Main Document, merupakandokumenintiataudokumenutama yang berisiteksdaninformasi lain yang tidakberubahdarisurat yang akandibuat. • Data Source, merupakansumber data yang akandigabungkanke Main Document

3. Mail Merge • Buka file surat yang akan dijadikan Main Document atau siapkan dokumen baru yang masih kosong. • Pada tab Mailings, dalam group Start Mail Merge, klik Start Mail Merge. Kotak pemilihan pembentukan Mail Merge akan ditampilkan.

4. Pilihdanklikpembentukan mail merge yang diinginkan. • Letters  untukmembuatsurat yang akandidistribusikankebeberapapenerima • E-mail Messages  untukmembuatsurat yang akandidistribusikankebeberapaalamat e-mail • Envelopes  untukmembuatamplopsurat yang alamattujuannyadiambildari file sumber data (data source)

5. Labels  untukmembuat label surat yang datanyadiambildari file sumber data. • Directory  untukmembuatdokumentunggal yang berisikatalogataudaftaralamat

6. TetapibilaAndainginmembuat Mail Merge, secaralangkahdemilangkahdenganbantuan wizard yang disediakan word 2007, pilihdanklik Step by Step Mail Merge Wizard, jendela Task Pane – Mail Merge ditampilkan. • Pilihdanklik Letters, kemudianklik Next: Starting document.

7. Padabagian Select starting document yang adadi task pane, kliksalahsatutombolpilihanpenentuanlangkahawalpenyiapandokumen. • Padabagian Select Recipients yang ada task pane, kliksalahsatutombolpilihancarapenentuansumber data (Data source) • Padajendeladokumen yang sedangaktif, bila Main document belumsiapatautersedia, Andadapatmengetikkan format dasarsurat yang inginAndakirimkan.

8. Setelahmenyiapkanataumengetikkandokumeninti yang berisiteksdaninformasi lain yang tidakberubah, selanjutnyaAndadapatmenempatkan field name yang diambildari file sumber data (data source). Tempatkanfield name dengancaraklikMore items. Kotak dialog Insert Mail Merge Field akanditampilkan.

9. Padakotak dialog Insert Merge Field tersebut, pilihdanklik field name yang inginAndatempatkan. Kemudiankliktombolperintah insert. • Kemudianpilihdanklik Next: Preview your letters yang adadibawah task pane. • Setelahselesaipilihdanklik Next : Complete the merge yang adadibawah Task Pane

10. Padajendela Task Pane – Mail Merge terakhirini, Andadapatmencetak Mail Merge yang selesaiAndabuat, denganmengklik Print. Kotak dialog Merge to Printer akanditampilkan, tentukan record ataupenerima yang ingindicetakke printer. Kemudianklik OK.

11. BilaAndainginmenyimpansuratuntuk record ataupenerimatertentu, sebagai file dokumen yang terpisahatauberdirisendiri. Klik Edit Individual Letters. Kotak dialog Merge to New Document akanditampilkan, tentukan record ataupenerima yang ingindisimpansebagai file dokumen yang terpisah. Kemudianklik OK 12. Simpan Main Document Mail Merge yang sudahAndaDefinisikantersebut.