El control interno en la operación de los recursos financieros y normas de auditoría.

1. El control interno en la operación de los recursos financieros y normas de auditoría. Lic. Manuel Palacios Herrera Auditor Especial en Materia Financiera.

2. “Aprender se define como un cambio en el comportamiento. Usted no habrá aprendido algo, sino hasta cuando pueda ponerse en movimiento y usarlo”Don Shula

3. CONTENIDO • ASPECTOS GENERALES DEL CONTROL. • METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO EN EL ESTADO Y MUNICIPIOS. • EXPERIENCIAS OBTENIDAS DE LA EVALUACIÓN AL CONTROL INTERNO REALIZADAS POR LA ASEQROO EN EL ESTADO Y MUNICIPIOS ( EN LOS RESULTADOS). • RECOMENDACIONES. • CONCLUSIÓN.

4. ASPECTOS GENERALESDEL CONTROL Que es.. • La acción que llevan a cabo los integrantes una entidad para el logro de sus metas y objetivos. • Un medio para verificar el avance de los resultados esperados. • El resultado de una adecuada planeación, organización y dirección.

5. QUE PROPORCIONA… Conocer el grado en que se están cumpliendo las metas y los objetivos y la administración de los principales riesgos garantizar que la Información generada por las áreas contenga las Características de: Integridad, Confiabilidad, Oportunidad y Transparencia. Comprobar si el personal esta observando la normatividad que le es aplicable a las operaciones que realiza

6. Que beneficios aporta : 1.- efectividad en los resultados 2.- eficiencia en e l ejercicio de los recursos 3.- certidumbre y claridad en el desempeño de los servidores públicos 4.- transparencia en la rendición de cuentas de la gestión 5.- Reduce el riesgo de que no se puedan alcanzar los objetivos de la institución

7. ES UN PROCESO… • Es un medio para alcanzar un objetivo, no es un fin en sí mismo. • Conjunto de actividades que realizan las áreas de una institución, en función de los procesos de administración básicos de planeación ejecución y supervisión. • Es una herramienta que ayuda a la gestión pero no un sustituto de ésta. • Los controles deben construirse como un ciclo “dentro de la infraestructura” de la entidad y no “sobre ella.

8. QUIENES LO LLEVAN… Consejo Directivo Los integrantes de la entidad mediante sus acciones y palabras Todos los Servidores Públicos Las personas establecen los objetivos en las instituciones e implantan los mecanismos de control, por lo que requieren conocer sus responsabilidades y límites de autoridad

9. LIMITACIONES DEL CONTROL… Convertir una administración deficiente, en una buena administración Asegura el éxito y la supervivencia de la organización. Eludir el control mediante la confabulación entre dos o más funcionarios públicos. Evitar la toma de decisiones erróneas

10. LA NATURALEZA DE LOS CONTROLES CORRECTIVOS Cuentan con un menor grado de efectividad y se presentan en la etapa final del proceso, corrigiendo o subsanando las debilidades determinadas PREVENTIVOS Aquellos que se anticipan a que una situación no deseada o inesperada se presente. DETECTIVOS Son los que se presentan en el momento en que la operación se lleva a cabo identificando alguna desviación antes de que termine el proceso.

11. PRINCIPIOS RECTORES DE CONTROL • Ninguna persona debe tener el control sobre una transacción desde su inicio hasta su conclusión. Segregación de funciones • Cada quien es capaz de mejorar sus controles. Autocontrol • Denominado el “Tono desde lo Alto”, ningún control puede funcionar de abajo hacia arriba. De arriba hacia abajo

12. El valor que agrega debe ser superior al costo que conlleva. Costo menor que su beneficio • Asegurar el logro de los objetivos de la organización. Eficacia • Que la información que se genere del control interno sea correcta. Confiabilidad • Las operaciones deben estar claras y completamente documentadas. Documentación

13. DEFINICIÓN • Es un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: Cumplimiento de las leyes y normatividad aplicable Eficacia y eficiencia de las operaciones Confiabilidad de la información.

14. Normas Generales de Control Interno en la Administración Pública Federal Tienen como finalidad coadyuvar al logro de sus objetivos y metas, prevenir los riesgos y propiciar el cumplimiento de la Rendición de Cuentas y la Transparencia. Fueron publicadas por la Secretaría de la Función Públicas por primera vez el 27 de Septiembre de 2006 en el Diario Oficial de la Federación. Renovándose El 12 de julio de 2010 actualizándose el 11 de julio de 2011 • Son de observancia • obligatoria para las: • Dependencias • Órganos Desconcentrados • -Entidades

15. Normas Generales de Control Interno en la Administración Pública • Promover la eficacia, eficiencia y economía de las operaciones, programas y proyectos. • Medir la eficacia en el cumplimiento de los objetivos institucionales, prevenir desviaciones, y promover la obtención y aplicación de los recursos. • Obtener información financiera, presupuestal y de operación, veraz, confiable y oportuna. • Propiciar el marco legal y normativo. • Salvaguardar, preservar y mantener los recursos públicos con integridad, transparencia y disponibilidad. Objetivo

16. Comparativo de los Componentes Control Interno y Normas Generales NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO PUBLICADAS EN MÉXICO EN EL AÑO 2006 COMPONENTES DEL CONTROL

17. METODOLOGÍA PARA LAEVALUACIÓN DEL CONTROLINTERNO EN EL ESTADO YMUNICIPIOS

18. Metodología para la Evaluación al Control Interno Se promuevecon el ente auditado, una entrevista con el personal responsable que administra los recursos. Vinculando automáticamente la calificación correspondiente a cada Cuestionario. Registra y pondera las respuestas obtenidas del personal entrevistado. El grupo auditor obtiene directamente la información por parte de los Servidores Públicos responsables de la operación.

19. EXPERIENCIAS OBTENIDAS OBSERVACIONES RECURRENTES EN FISCALIZACIÓN EN MATERIA FINANCIERA. EROGACIONES SIN DATOS Y/O DOCUMENTACIÓN ANEXA QUE JUSTIFIQUE SU ORIGEN, MOTIVO O DESTINO. Son aquellos gastos presentan facturas fiscales pero que no justifican debidamente y documentalmente su realización o que carecen de la información respecto al destino de los bienes o servicios adquiridos.

20. PLIEGO DE OBSERVACIONES Ejemplo. GASTOS DE ALIMENTACIÓN. 1.- No se anexan documentos que evidencien la asistencia de funcionarios por reuniones de trabajo, a los que se otorgó el servicio de alimentación, así como la documentación por la realización del evento, como oficios, invitaciones y acuerdos; 2.- Por reuniones de trabajo en los que no es justificable su realización, debido a que se pueden llevar a cabo en sus oficinas. 3.- Para personas (funcionarios y personal externo) que apoyan en la realización de un evento determinado, en los que no se anexa documentación que evidencie quienes recibieron el servicio de alimentación y comprobación de su participación en la realización del evento.

21. PLIEGO DE OBSERVACIONES PASAJES DE AVION Y AUTOBUS. Se anexan los boletos correspondientes pero que no se indica el motivo del gasto, no se anexa documentación que evidencie del gasto. Si se trata de alguna comisión, o apoyo, debe anexarse el oficio de comisión, recibo de apoyo, estudio socioeconómico, según corresponda. ARRENDAMIENTO DE VEHICULOS. No se presenta documento que evidencie y justifique totalmente la necesidad del servicio, cuando la entidad fiscalizada cuenta con parque vehicular. -ADQUISICIÓN DE ARREGLOS FLORALES. No se justifica documentalmente el motivo.

22. PLIEGO DE OBSERVACIONES FACTURAS POR ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS No se indica el motivo de su adquisición y no se presenta documentación que compruebe el destino final de dichos medicamentos. Se debe anexar la receta médica, recibos y solicitud correspondiente de los beneficiarios ,copia de la credencial de elector. PAGO DE ANÁLISIS CLÍNICOS, SERVICIOS DE LABORATORIO Y MÉDICO Se anexa únicamente el comprobante fiscal por el servicio, sin que se presente solicitud de apoyo, recibo de a quien se otorgó el servicio, solicitud médica y estudio socioeconómico que demuestre la necesidad del apoyo.

23. PLIEGO DE OBSERVACIONES PAGO DE GASTOS POR FUNERALES. Únicamente se anexa recibo, la documentación que se requiere es la solicitud al municipio, acta de defunción, copia de identificación de quien recibe el apoyo y constancia de parentesco con el fallecido. ADQUISICION DE UNIFORMES PARA EL PERSONAL. No se anexa el recibo con nombre y firma, que compruebe la entrega de los artículos a los beneficiarios.

24. PLIEGO DE OBSERVACIONES APOYOS OTORGADOS A PERIODISTAS. No se indica el motivo de dicho apoyo económico. En el caso que sean revistas enviadas al Ayuntamiento y de las cuales se requiera algún pago, deberán de presentar la factura para su cobro. FALTANTE DE RECIBOS Y FACTURAS FISCALES EN LA COMPROBACIÓN DE GASTOS. FALTANTE DE PÓLIZAS.

25. PLIEGO DE OBSERVACIONES APOYOS ECONÓMICOS O EN ESPECIE A DIVERSOS SECTORES DE LA POBLACIÓN, SIN QUE EXISTA EVIDENCIA DOCUMENTAL DE DICHA ENTREGA A CADA UNO DE LOS BENEFICIARIOS. Corresponde a aquellos recursos económicos o en especie que se destinan para apoyar a la población y que si anexan facturas pero que no cuentan con la documentación suficiente que acredite que los beneficiarios los recibieron y que estos corresponden a los montos, cantidades y características de lo especificado en el cheque, recibos o facturas.

26. PLIEGO DE OBSERVACIONES ADQUISICIÓN DE MATERIAL DEPORTIVO PARA APOYO A EQUIPOS DEPORTIVOS. No presentan recibos con nombre y firmas de los beneficiados, solicitud de apoyo de dependencias, planteles educativos. Etc.

27. PLIEGO DE OBSERVACIONES EROGACIONES POR CONCEPTO DE ASESORÍA, CAPACITACIÓN, ESTUDIOS, INVESTIGACIÓN Y ELABORACIÓN DE PROYECTOS, SIN QUE EXISTA CONTRATO DE SERVICIOS Y/O EVIDENCIA DOCUMENTAL DEL TRABAJO REALIZADO. Corresponde a aquellos recursos aplicados en la contratación de servicios profesionales que conlleven a un beneficio para la administración municipal y que se encuentran respaldados por la factura o recibo de honorarios, pero que carecen de evidencia documental del trabajo realizado.

28. PLIEGO DE OBSERVACIONES EROGACIONES QUE NO PERTENECEN AL EJERCICIO EN REVISIÓN DE LAS CUALES NO EXISTE UNA JUSTIFICACIÓN RAZONABLE DE SU REALIZACIÓN. Corresponde a aquellos comprobantes de gastos, que de acuerdo a su fecha de expedición no pertenecen al ejercicio que se esta revisando, pudiendo ser de años anteriores o posteriores, sin que exista argumento técnico o razonable al respecto.

29. PLIEGO DE OBSERVACIONES OPERACIONES FINANCIERAS QUE CARECEN PARCIAL O TOTALMENTE DE SOPORTE DOCUMENTAL. 1.- Corresponde a la diferencia del importe reportado como ejercido y el importe comprobado mediante documentos, siendo éste último menor al reportado. Así como también aquellos casos en donde no se anexa la póliza de registro contable y la totalidad de la documentación soporte de la misma. 2.- Erogaciones sin soporte documental.

30. PLIEGO DE OBSERVACIONES GASTOS DE DIFUSIÓN SIN SOPORTE PERIODISTICO, ORDENES DE INSERCIÓN Y CONVENIOS CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN. Corresponde a aquellos gastos por concepto de publicación y difusión que a pesar de contar con la factura correspondiente, no cuentan con la documentación suficiente que acredite la realización del gasto, y que este haya sido en beneficio de las funciones propias de la administración municipal.

31. PLIEGO DE OBSERVACIONES EROGACIONES POR CONCEPTO DE VIÁTICOS, COMBUSTIBLE O PASAJES PARA EL CUMPLIMIENTO DE COMISIONES FORÁNEAS SIN QUE EXISTA EVIDENCIA DOCUMENTAL DE HABERSE LLEVADO A CABO LA ENCOMIENDA. Corresponde a aquellos gastos por concepto de hospedaje y alimentación, así como por combustibles y pasajes entregados a funcionarios y empleados para el supuesto cumplimiento de funciones oficiales, y que no cuentan con la documentación suficiente que acredite la realización de la misma.

32. PLIEGO DE OBSERVACIONES PAGO DE REMUNERACIONES A FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS, POR CONCEPTO DE SUELDO, COMPENSACIONES, ESTÍMULOS, BONOS, GASTOS DE EJECUCIÓN Y OTRAS PRESTACIONES , SIN QUE EXISTA LA COMPROBACIÓN CORRESPONDIENTE. Corresponde a los gastos relacionados con la remuneración al personal en diversos conceptos, que documentalmente no comprueban que funcionarios y empleados efectivamente los recibieron, ya que no obra en la comprobación las nominas o recibos individuales de cobro.

33. PLIEGO DE OBSERVACIONES EROGACIONES POR CONCEPTO DE PREMIOS O RECONOCIMIENTOS ENTREGADOS EN EVENTOS SOCIALES, DEPORTIVOS, CULTURALES O CÍVICOS REALIZADOS, ASÍ COMO OBSEQUIOS A VISITANTES DISTINGUIDOS, QUE NO CUENTAN CON LA EVIDENCIA DOCUMENTAL DE LA RECEPCIÓN DE LOS MISMOS POR PARTE DE LOS BENEFICIARIOS. Corresponde a aquellos gastos llevados acabo en la compra de obsequios, premios o reconocimientos en cuya comprobación solo se anexa la factura correspondiente o recibo simple a nombre del funcionario responsable del evento, sin que se demuestre documentalmente la recepción de los mismos por parte de los beneficiarios.

34. PLIEGO DE OBSERVACIONES PAGO DE SERVICIO TELEFÓNICO QUE CARECE DEL RECIBO O FACTURA CON EL DETALLE Y DESGLOSE DE LAS LLAMADAS. Corresponde a aquellos comprobantes por pago de servicio telefónico convencional o celular, que a pesar de que se anexe la factura o recibo correspondiente, no se desglose el detalle de las llamadas realizadas.

35. PLIEGO DE OBSERVACIONES OPERACIONES FINANCIERAS NO REGISTRADAS CONTABLEMENTE. Corresponde a aquellas operaciones financieras que durante la revisión documental o de campo se identificaron como realizadas por la administración municipal, pero no se encontró el registro contable correspondiente

36. PLIEGO DE OBSERVACIONES DOCUMENTACIÓN IMPROCEDENTE. PAGO Y/O SOPORTES DOCUMENTALES EN FORMA DUPLICADA. Corresponde a aquellos comprobantes que presentan muestra de haber sido maniobrados en su elaboración o contenido, o que se presentan por duplicado, lo que permite presumir que tales documentos no corresponden a un gasto real de la administración municipal.

37. PLIEGO DE OBSERVACIONES DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA QUE PRESENTA INCONGRUENCIAS EN IMPORTES, CONCEPTO, FECHAS, FOLIOS, U OTRA INFORMACIÓN. Corresponde a aquellos comprobantes que presentan algún tipo de incongruencia en su contenido, o con relación a otros documentos anexos relativos a un mismo gasto. Lo que permite presumir que tales documentos no corresponden a un gasto real de la administración municipal.

38. PLIEGO DE OBSERVACIONES DOCUMENTACIÓN COMPROBATORÍA EN COPIAS FOTOSTÁTICAS. Corresponde a aquellos gastos o aplicaciones contables cuya comprobación o documentación soporte se presenta en copia fotostática, debiendo ser en documentos originales (no se considera en esta observación los pagos a cuentas de facturas ya provisionadas en cuya provisión se presento el documento original.

39. PLIEGO DE OBSERVACIONES FACTURAS EXPEDIDAS POR PROVEEDORES O PRESTADORES DE SERVICIOS NO IDENTIFICADOS FISICAMENTE EN EL DOMICILIO FISCAL SEÑALADO EN LAS MISMAS, O POR TENER UN GIRO DISTINTO AL DE LA OPERACIÓN EFECTUADA, SEGÚN COMPULSA EFECTUADA. Corresponde a aquellas facturas, recibos de honorarios o cualquier otro comprobante de gastos, emitidos por presuntos proveedores o prestadores de servicios legalmente establecidos, pero que de conformidad a los procedimientos efectuados en el desarrollo de la revisión, estos no fueron identificados en el domicilio fiscal señalado, o en la verificación se identificó que los establecimientos facturaron bienes distintos a los del giro comercial, lo que permite presumir que tales documentos no corresponden a un gasto real de la administración municipal.

40. PLIEGO DE OBSERVACIONES COMPROBANTES DE OPERACIONES NO ASOCIADOS CON FUNCIONES OFICIALES O DE ÍNDOLE PERSONAL. Corresponde a aquellas facturas, recibos de honorarios o cualquier otro comprobante de gastos, cuyo bien o servicio no guarda relación alguna con el cumplimiento de funciones oficiales o propias de la administración municipal, o que además pueda relacionarse con gastos de índole personal.

41. PLIEGO DE OBSERVACIONES DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA QUE NO CUMPLE CON LOS REQUISITOS FISCALES. Corresponde a aquellas facturas, recibos de arrendamiento o cualquier otro comprobante de gastos, emitidos por presuntos proveedores o prestadores de servicios legalmente establecidos, pero que presentan incumplimiento de las disposiciones fiscales vigentes (falta de fecha de impresión y de caducidad, falta de cedula de identificación, falta de domicilio de establecimientos locales, o que sobrepasaran el plazo máximo de utilización). Erogaciones que anexan recibos internos y que deben ser comprobados con facturas.

42. PLIEGO DE OBSERVACIONES NÓMINAS Y RECIBOS POR PAGO DE SERVICIOS PERSONALES QUE NO ESTÁN DEBIDAMENTE REQUISITADOS Y/O ELABORADOS. Corresponde a aquellos comprobantes por pago de servicios personales, nóminas que carecen de periodo de pago, nombre, RFC de la entidad, o los cuales carecen de la autorización correspondiente, o que el documento mismo no corresponde al oficialmente empleado para ese tipo de gastos.

43. PLIEGO DE OBSERVACIONES EROGACIONES QUE NO SE CONTEMPLAN EN EL PRESUPUESTO. Gastos que corresponden a partidas no especificadas en el presupuesto autorizado. Se consideran pago de hospedaje a funcionarios federal, estatal o de otros municipios, los cuales son sujetos a designación de viáticos o gastos de representación en sus respectivas entidades a salir a cumplir alguna comisión de trabajo.

44. PLIEGO DE OBSERVACIONES PAGO DE RECARGOS, ACTUALIZACIONES, COMISIONES, SANCIONES Y ACCESORIOS POR INCUMPLIMIENTO. Corresponde a aquellos recursos que el municipio o entidad tuvieron que erogar derivado de incumplimientos en tiempo y forma de declaraciones, pagos de impuestos, tramites administrativos o realización de enteros, ante autoridades fiscales o administrativas, los cuales se atribuyen a descuido, negligencia o falta de capacidad de la autoridad o funcionario responsable.

45. PLIEGO DE OBSERVACIONES DISPOSICIÓN DE RECURSOS MUNICIPALES PARA REINTEGRAR OBSERVACIONES NO SOLVENTADAS FINCADAS POR LA AUDITORÍA SUPERIOR. Corresponde a aquellos recursos que las autoridades del municipio o entidad, dispusieron de la o las cuentas bancarias propiedad del municipio, para realizar el reintegro de recursos por observaciones determinadas por la Auditoría Superior del Estado, por la Secretaría de la Función Pública o por cualquier otra entidad fiscalizadora o autoridad regulatoria dentro del ámbito de su competencia, las cuales se derivaron de un manejo o comprobación inapropiada de recursos.

46. PLIEGO DE OBSERVACIONES BIENES DE ACTIVO FIJO PROPIEDAD DEL MUNICIPIO O DE LA ENTIDAD NO IDENTIFICADOS FÍSICAMENTE. Corresponde a aquellos bienes muebles (mobiliario, equipo de oficina, equipo de cómputo, vehículos, etc) propiedad del municipio o entidad, adquiridos en el ejercicio en revisión, y que en la verificación física realizada no fueron localizados en el área de adscripción señalada de conformidad a la documentación comprobatoria anexa a la póliza, o a la ubicación indicada en el inventario correspondiente.

47. PLIEGO DE OBSERVACIONES EROGACIONES POR CONCEPTO DE VIÁTICOS, PASAJES Y COMBUSTIBLE QUE NO CUMPLEN CON LAS TARIFAS CORRESPONDIENTES DE CONFORMIDAD A LOS LINEAMIENTOS Y TABULADOR AUTORIZADOS. Corresponde a las asignaciones económicas derivadas del pago de viáticos, pasajes o combustible, a los funcionarios y empleados para el cumplimiento de encomiendas oficiales, las cuales no se ajustan o sobrepasan las estipuladas en los tabuladores y lineamientos oficiales emitidos por la propia autoridad municipal o de la dependencia.

48. PLIEGO DE OBSERVACIONES CONTRATACIÓN DE CRÉDITOS CON INSTITUCIONES BANCARIAS O TERCERAS PERSONAS SIN LAS DEBIDAS AUTORIZACIONES CORRESPONDIENTES, DE CONFORMIDAD A SU PLAZO DE CONTRATACIÓN. Corresponde a los créditos o financiamientos contratados con instituciones bancarias o terceras personas sin haber cumplido con las debidas autorizaciones de las instancias correspondientes de conformidad a su plazo de contratación. (Menor a 60 días se requiere las autorizaciones del Cabildo Municipal y la Legislatura del Estado.

49. PLIEGO DE OBSERVACIONES USO INADECUADO O DISTINTO AL AUTORIZADO POR EL CABILDO O LA LEGISLATURA DEL ESTADO, A RECURSOS PROVENIENTES DE CRÉDITOS O FINANCIAMIENTOS. Corresponde al uso inadecuado o distinto al aprobado o instruido por las instancias correspondientes (Cabildo Municipal, Legislatura del Estado o ambas) de recursos provenientes de créditos o financiamientos contratados con instituciones bancarias o terceras personas, de conformidad a las actas de decretos correspondiente

50. PLIEGO DE OBSERVACIONES USO INADECUADO O DISTINTO AL AUTORIZADO POR EL CABILDO DE RECURSOS DERIVADOS DE LA VENTA DE BIENES INMUEBLES PROPIEDAD DEL MUNICIPIO O CUALQUIER OTRA FUENTE EXTRAORDINARIA DE INGRESOS. Corresponde a aquellos recursos derivados de la desincorporación del patrimonio municipal y venta de bienes inmuebles, cuyo destino fue estipulado y aprobado en las actas o acuerdos celebrados por la autoridad correspondiente, o que tienen su origen en fuentes o situaciones no previstas mismas que derivaron que el Cabildo condicionara su aplicación, como es el caso de la venta de bienes muebles e inmuebles, ministraciones de organizaciones nacionales o internacionales, apoyos extraordinarios de gobierno estatal o federal, etc.