Mag. Davorin Ivančič DIREKTORAT ZA JAVNO UPRAVO

1. Mag. Davorin Ivančič DIREKTORAT ZA JAVNO UPRAVO UREDBA O UPRAVNEM POSLOVANJU – OBVEZEN OKVIR NAČRTA KLASIFIKACIJSKIH ZNAKOV IN ENOTNI KLASIFIKACIJSKI NAČRT ZA UPRAVNE ENOTE

2. UPRAVNO POSLOVANJE • Upravno poslovanje je pomembna in obsežna dejavnost, od katere je močno odvisna uspešnost celotnega upravnega delovanja. • Ekonomičnost, preglednost, točnost in ekspeditivnost vplivjo na učinkovito upravno delovanje tako v razmerju do državljanov kot tudi v razmerju do ostalih upravnih organov in organizacij ter ostalih vej oblasti. • K temu pa v določeni meri pripomorejo tudi klasifikacijski načrti.

3. UREDBA O UPRAVNEM POSLOVANJU • Na enem mestu enotno in celovito uredila upravno poslovanje celotne javne uprave ob upoštevanju sprememb zakonodaje (ZUP-C). • Novost so določbe o krajevni pristojnosti, upravne overitve, celovita izvedba upravnega postopka od vložitve vloge, spremljanje poteka postopka do elektronskega plačila upravne takse. • Bistvena cilja novosti sta dvig ravni kakovosti storitev in približevanje uporabnikom, ter podpora elektronskemu poslovanju v upravnih postopkih in upravnem poslovanju nasploh.

4. UREDBA O UPRAVNEM POSLOVANJU Na enem mestu ureja : • poslovanje organov s strankami, • komunikacijo z javnostmi, • delovni in poslovni čas ter uradne ure • uporabo prostorov in opreme • upravljanje z dokumentarnim gradivom • naloge in pooblastila • vročanje ter pridobivanje in posredovanje podatkov • upravne overitve

5. Ta pravila so bila do sedaj vsebovana v različnih uredbah in navodilih: • Uredba o načinu poslovanja organov javne uprave s strankami (Ur.l.RS, št. 22/01, 81/03), • Uredba o poslovnem času, uradnih urah in delovnem času v organih državne uprave (Ur. l. RS, št. 21/01, 54/02, 31/03, 18/04), • Uredba o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom (Ur. l. RS, št. 91/01), • Uredba o pridobivanju in posredovanju podatkov med organi javne uprave za potrebe upravnih postopkov (Ur. l. RS, št. 38/02, 129/03),

6. Navodilo o obliki ovojnice za osebno vročanje v splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 11/02) in • Navodilo za izvajanje uredbe o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom (Ur. l. RS, št. 26/02).

7. Klasifikacijski načrt • Pravilnik o pisarniškem poslovanju upravnih organov iz leta 1988 je v 16. členu določal, da se evidenca zadev in dokumentov vodi na podlagi decimalne klasifikacije s trimestnimi klasifikacijskimi znaki. • Klasifikacijski načrt trimestnih znakov je bil sestavni del omenjenega pravilnika. • Pravilnik je tudi določal roke hrambe na splošno (npr. zadeve drugih organov, ki so upravnemu organu poslane v vednost se hranijo 2leti, zadeve v zvezi z izdajo posamičnih aktov v upravnem postopku se hranijo 10 let..)

8. Uredba o pisarniškem poslovanju in o dolžnostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva iz leta 1994 je določala, da načrt klasifikacijskih znakov, določi minister ali predstojnik upravnega organa. • Minister, pristojen za javno upravo lahko predpiše obvezen okvir načrta klasifikacijskih znakov tako, da določi deset glavnih skupin. • Za istovrstne upravne organe pa določi enoten načrt klasifikacijskih znakov.

9. Uredba o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom iz leta 2001 je v 22. členu, dala pravno podlago za obvezni okvir načrta klasifikacijskih znakov, • je osnova za nadaljnjo izdelavo enotnih načrtov klasifikacijskih znakov in načrtov klasifikacijskih znakov, ki ji bodo določili predstojniki posameznih upravnih in drugih državnih organov, • Minister pristojen za javno upravo je izdal Pravilnik obveznega okvira načrta klasifikacijskih znakov (Ur.l.RS, št. 114/03)

10. Uredba o upravnem poslovanju bo v 121. členu določala, da minister za javno upravo predpiše obvezen okvir načrta klasifikacijskih znakov, ki je priloga uredbe. V nadaljevanju pa določa, da za upravne enote velja obvezni okvir načrta klasifikacijskih znakov hkrati tudi kot enoten načrt klasifikacijskih znakov

11. Izhodišča za oblikovanje obveznega okvira načrta klasifikacijskih znakov: • klasifikacijski načrt naj bo enoten za celotno javno upravo, • pri oblikovanju klasifikacijskih znakov je potrebno izhajati iz upravnih področij in ne iz organizacije upravnih organov, ki posamezne naloge s teh področij izvajajo, • upravna naloga oziroma opis posamezne vsebine naj bo v klasifikacijskem načrtu vsebovan samo enkrat

12. temelji na decimalni razdelitvi vsebin z delovnega področja upravnega organa, • dobro je, če ostane kakšen dvomestni znak nezaseden za morebitno kasnejšo nastalo vsebino (morebitne dodatne nove upravne naloge). To naj velja tudi za morebitno nadaljnjo delitev skupin na podskupine, • s trimestnimi znaki lahko členimo skoraj vsako vsebino dela upravnega organa, kar praviloma zadošča tudi za velike organizacije kot so ministrstva, organi v sestavi ali pa večje upravne enote.

13. Uporaba klasifikacijskih znakov Različni upravni organi so pri evidentiranju istovrstnih zadev in dokumentov uporabljali različne klasifikacijske znake. Po novem pa bodo dokumente in zadeve, ki se nanašajo npr. na delovna razmerja evidentirali pod isti klasifikacijski znak tako na MNZ, MZZ, upravne enote ali pa občine in sicer pod ustrezni klasifikacijski znak v ustrezni skupini (npr 100). Enako velja npr. za nadzor, inšpekcije in vse druge naloge.

14. 35 UREJANJE IN VARSTVO PROSTORA 350 Urbanizem 351 Gradbene zadeve 3511 Denacionalizacija stavbnih zemljišč 3512 Priglasitev del 3513 Enotno dovoljenje 3514 Lokacijsko dovoljenje 3515 Gradbeno dovoljenje 3516 Tehnični pregledi 3517 Uporabno dovoljenje 3518 Komunalni prispevek

15. 35 UREJANJE IN VARSTVO PROSTORA 351 Gradbene zadeve, Rok hrambe: T 35101 Denacionalizacija stavbnih zemljišč, Rok hrambe: T 35102 Gradnje, Rok hrambe: T 35103 Investicijsko vzdrževanje, Rok hrambe: T 35104 Tekoče vzdrževanje stavb, Rok hrambe: T 35105 Prisilna izvršba, Rok hrambe: T 352 Prostorski izvedbeni akti, Rok hrambe: T 353 Komunalne zadeve, Rok hrambe: T 354 Varstvo okolja, Rok hrambe: T 355 Vodno gospodarstvo, Rok hrambe: T 356 Inšpekcije v gradb., urbaniz. itd, Rok hrambe: T

16. 10 glavnih skupin obveznega okvira načrta klasifikacijskih znakov: 0 DRŽAVNA IN DRUŽBENA UREDITEV 1 DELO, DRUŽINA, ZDRAVJE IN SOCIALNE ZADEVE 2 NOTRANJE ZADEVE 3 GOSPODARSTVO, KMETIJSTVO, GOZDARSTVO, PREHRANA, OKOLJE, PROSTOR, PROMET IN ZVEZE 4 FINANCE, JAVNE FINANCE IN DRŽAVNO PREMOŽENJE 5 ZUNANJE ZADEVE 6 VZGOJA IN IZOBRAŽEVANJE, KULTURA, ŠPORT IN ZNANOST 7 PRAVOSODJE 8 OBRAMBA TER ZAŠČITA, REŠEVANJE IN POMOČ 9 ZADEVE ZUNAJ RAZREDA OD 0-8

19. Obvezni okvir načrta klasifikacijskih znakov vsebuje pri posameznih klasifikacijskih znakih tudi opis vsebine znaka. Novost predlagane uredbe so tudi ključne besede iz šifranta EVROVOC. Iz opisa vsebine je mogoče razvrati, kaj vse se evidentira pod posamezni klasifikacijski znak.

20. Enotni načrt klasifikacijskih znakov • Upravne enote uporabljajo aplikacijo Lotus Notes – Spis, v kateri se nahajajo razvidi upravnih postopkov, ki so podrobneje razdelani zato tako razdelani enotni načrt klasifikacijskih znakov do tretjega nivoja (enak obveznemu okviru) zadošča za upravno poslovanje upravnih enot, • Iz opisa vsebine pri posameznih klasifikacijskih znakih se razbere kaj vse sodi pod posamezni klasifikacijski znak, ki se po potrebi lahko dopolnjuje.

21. Začetek uporabe Zadeve, ki bodo na dan 31.12.2004 ostale nerešene, še naprej se vodijo po starem klasifikacijskem načrtu, zadeve, ki bodo evidentirane na novo, pa bodo avtomatično dobile novo klasifikacijsko številko. Apeliramo na vse upravne organe, da ob zaključku leta rešijo čim več odprtih zadev. Odprte naj ostanejo samo tiste, ki jih ni mogoče rešiti. Roki hrambe dokumentarnega gradiva še niso določeni zato, dokler Arhiv RS ne določi drugačnih rokov hrambe, uporabljajte pri posameznih klasifikacijskih znakih roke hrambe iz že obstoječih klasifikacijskih načrtov.

22. ZAKLJUČEK Temeljni pregled klasifikacije naj bi poznal vsak strokovni delavec, vodja notranje organizacijske enote in delavci v glavni pisarni. Strokovni delavci naj bi še posebej dobro poznali tiste trimestne klasifikacijske zanke, ki jih uporabljajo pri svojem delu. Samo tako lahko z lahkoto svetujemo in nudimo pomoč delavcem glavne pisarne pri evidentiranju zadev in dokumentov.