La réforme du RGCC Les principaux éléments

1. La réforme du RGCC Les principaux éléments Philippe Brognon Cabinet du Ministre des Affaires intérieures et de la Fonction publique

2. Philosophie de base • Mieux tirer parti de la richesse d’informations contenue dans la comptabilité • Améliorer sa lisibilité et son exploitation • Renforcer les moyens de contrôle interne

3. Un outil majeur pour améliorer la lisibilité et l’analyse: • Le plan e-comptes: Voir plus loin, chapitre de la BDCS

4. Le nouveau RGCC • Sources d’informations: • -L’arrêté du Gouvernement Wallon du 5 juillet 2007 (moniteur 22/8/07) • -La circulaire budgétaire 2008 • -Le vade-mecum du nouvel RGCC et les pages du plan E-comptes en ligne sur le portail des pouvoirs locaux .

5. Applications aux CPAS • Ce règlement est applicable tel quel aux CPAS, en raison de la loi du 8 juillet 1976, organique des centres publics d’action sociale, qui, en son article 87, dispose que « Le règlement général de la comptabilité communale est applicable aux centres publics d'aide sociale à l'exception des hôpitaux qui en dépendent et sous réserve des règles dérogatoires arrêtées par le Gouvernement - Décret du 2 avril 1998, art. 19. »  • Toutefois, dans un souci de clarté et en raison des spécificités et des organes propres aux CPAS découlant de la loi organique, il a été jugé opportun de proposer l’adoption d’un arrêté adaptant le texte du RGCC adopté dans sa version communale le 5 juillet dernier. >> En voie d’adoption par le G.W. • Pas d’implications informatiques particulières > MEMES REGLES sauf prééminence de la loi organique

6. Le portail des pouvoirs locaux> Mise en ligne régulière des informations sur la réforme > Comporte une rubrique « questions-réponses » ou sera publié un résumé des questions et les réponses officielles du Ministre, avec valeur de recommandation.

7. Les principales modifications du RGCC • Art 1: 4° toutes les opérations comptables • extraordinaires, tant en comptabilité • budgétaire qu'en comptabilité générale, • sont identifiées par une référence • informatique appelée "numéro de projet • extraordinaire". • Constitue un projet extraordinaire, • l'ensemble des recettes et des dépenses • affectées à un même objectif • d'investissement, de la conception à la • finalisation complète. • Les modalités d'application de la présente • disposition et les documents y afférents • seront arrêtés par le Ministre;>> Ce sera le cas après une période « test » afin d’arrêter aux mieux les modalités en fonction des réalités de terrain et de l’usage. >objectif et consigne aux sociétés informatiques: être pleinement opérationnel pour l’élaboration des budgets 2009 (sept.2008)

8. Le concept de projet extraordinaire L’objectif visé par cette disposition est d’obtenir une meilleure lisibilité des investissements et de leur financement par l’introduction informatisée d’un concept de projet extraordinaire qui permettra de relier les dépenses d’investissement et leur financement de leur création budgétaire jusqu’à la fin des opérations de perception et de paiement. Ce numéro, relié à une base de données identifiant les investissements permettra d’informatiser la génération des fiches de suivi des investissements ainsi que des tableaux de voies et moyens. Outre l’amélioration de la lisibilité des investissements pour les gestionnaires locaux, cette réforme est pensée pour en permettre l’informatisation afin de diminuer les contraintes administratives du suivi de l’extraordinaire, jusqu’ici souvent réalisées au prix d’un fastidieux encodage manuel.

9. Le concept de projet extraordinaire • Dans la comptabilité, tout projet extraordinaire est identifié par un numéro unique même si sa réalisation recouvre plusieurs exercices. • Constitue un projet extraordinaire, l'ensemble des recettes et des dépenses affectées à un même objectif d'investissement, de sa conception à sa finalisation complète. • Il peut donc y avoir plusieurs articles de dépenses • Et de recettes pour un même projet

10. Le concept de projet extraordinaire • Les recettes et les dépenses relatives à un même projet extraordinaire d’investissement sont reprises sous un même numéro de projet extraordinaire référencé informatiquement selon une codification à huit positions, les quatre premières indiquant l’exercice d’origine et les quatre suivantes le numéro d’ordre. • Ce numéro de projet est complété d’un libellé décrivant succinctement son objet. • 20080004: « Travaux de réfection de l’annexe de l’hôtel de ville »

11. Le concept de projet extraordinaire • Le numéro de projet extraordinaire ainsi que son libellé doit être repris sur les documents suivants, tant en recettes qu’en dépenses : • Le budget et le compte du service extraordinaire, en complément du numéro d’article budgétaire  • La liste des reports de crédits de dépense du service extraordinaire  • Le grand-livre budgétaire du service extraordinaire  • La liste des droits constatés restants dus relatifs au service extraordinaire  • Les documents établis conformément aux annexes au présent arrêté. • >> version de travail à télécharger sur le portail précité.

12. Le concept de projet extraordinaire • Documents: tableau des voies et moyens pour le budget

13. Le concept de projet extraordinaire Documents:Tableau des voies et moyens pour le compte IMPORTANT ! Ces tableaux doivent reprendre tous les projets, même des exercices antérieurs qui ne sont pas terminés. Le critère de sélection suggéré étant de continuer à lister les projets à l’exception de ceux qui ont été clôturés dans l’exercice précédent.

14. Le concept de projet extraordinaire Documents: Fiche de suivi des investissements extraordinaires par projet: doit pouvoir être produit informatiquement à tout moment pour aider au suivi.

15. Le concept de projet extraordinaire • Le numéro de projet extraordinaire est relié informatiquement à l’article budgétaire de manière à apparaître lors de l’encodage d’un engagement, d’une imputation ou d’un droit constaté relatif à un investissement du service extraordinaire. • Les mandats de paiement relatifs aux investissements du service extraordinaire comportent la mention du numéro de projet extraordinaire, son libellé, ainsi que la liste des voies et moyens associés à ce numéro. • Ceci permettra de fournir une précieuse assistance à la mission de contrôle des voies et moyens du Receveur.

16. Le concept de projet extraordinaire • Dans les budgets et les comptes, les recettes de prélèvement sur le fonds de réserve extraordinaire sont regroupées sous un même article budgétaire et ventilées par numéro de projet extraordinaire. • L’utilisation du boni du service extraordinaire, à condition que celui-ci soit dûment justifié, doit faire l’objet d’un transfert préalable au fonds de réserve extraordinaire afin d’en permettre la comptabilisation. Il en va de même pour les transferts en provenance de l’extraordinaire. • Lorsqu’un financement fait l’objet d’un emprunt global, celui-ci est ventilé dans les budgets et les comptes par numéro de projet extraordinaire, repris en détail de l’article budgétaire dudit emprunt.

17. Le concept de projet extraordinaire • Le tableau récapitulatif des voies et moyens par projet extraordinaire à joindre au budget, à la modification budgétaire, ainsi qu’au compte sera généré informatiquement sur base du budget encodé. Il devra être conforme au modèle fourni par la Région. Ce nouveau tableau remplacera les tableaux en vigueur jusqu’ici. • Les logiciels comptables devront également être en mesure de fournir un document de travail à l’attention des services des finances, baptisé « fiche de suivi par projet extraordinaire ».(cf modèle ci-avant) • Celle-ci permet de suivre l’évolution des dépenses et des recettes afférentes à un projet extraordinaire. Ce document constituera, chaque fois que nécessaire durant l’exercice, une aide au suivi de l’extraordinaire.

18. Extension des enveloppes budgétaires • Art. 11. Les crédits de dépenses ne peuvent être utilisés à d'autres fins que • celles que leur assigne le budget. • Ils sont limitatifs, à l'exception de ceux relatifs à des dépenses prélevées d'office. • La limitation visée à l'alinéa 2 s'applique, pour les dépenses du service ordinaire, au total des crédits portant les mêmes codes fonctionnels et économiques limités aux trois premiers chiffres du code fonctionnel et aux deux premiers chiffres du code économique. Objectif: Moins de recours aux M.B.

19. Extension des enveloppes budgétaires • Attention, en CPAS la loi organique (norme juridique supérieure) impose une règle différente (art.91) jusqu’à modification décrétale. art.91 LO :Forment une enveloppe budgétaire les allocations portées aux différents articles qui ont la même nature économique dans un même code fonctionnel, la nature économique étant identifiée par les deux premiers chiffres du code économique

20. Notion d’enveloppe budgétaire • Exemples: • Commune: les articles commençant par 104/12 soit toute l’enveloppe des achats de biens et services • CPAS: les articles commençant par 8341/12

21. L’avis de la Commission budgétaire (article 12) • Introduite désormais en CPAS • Nouvelle demande dans un souci de bonne gestion prospective: projection sur plusieurs exercices de l'impact au service ordinaire des investissements significatifs Un modèle test est en préparation et sera mis prochainement en ligne.

22. Estimation complète de l’impact de l’extraordinaire L’article 12 du nouvel RGCC insiste sur la nécessité, dans un souci de gestion « en bon père de famille » de tenir compte de toutes les charges, produits, ou économies, induites dans le futur par un investissement significatif. L’appréciation de la notion d’investissement significatif est laissée aux autorités communales. Toutefois, je recommande de considérer à tout le moins que tout investissement amortissable en 10 ans ou plus rentre dans cette catégorie. L’appréciation de l’impact complet d’un investissement dans les futurs budgets ordinaires est cependant difficile à estimer avec un degré de précision suffisant au moment de l’intention d’investissement soumise à la Commission budgétaire. Aussi, le modèle d’avis n’exigera pas nécessairement l’estimation chiffrée, mais proposera en appui à cet avis une fiche méthodologique d’estimation à utiliser lorsque l’étude du projet d’investissement sera suffisamment avancée. Afin d’améliorer la gestion financière des pouvoirs locaux, l’avis de la Commission budgétaire devra intégrer progressivement une vision prospective des finances locales. Pour y parvenir, les autorités communales pourront s’appuyer sur un outil mis au point dans le cadre du plan « Ecomptes » ; le « Tableau d’Analyse Prospectif ». Voir ci-après

23. Extrait du modèle « test » Estimations chiffrées « si possible » au stade de l’élaboration du budget Objectif premier « forcer à la réflexion sur les impacts à long terme »

24. Amortissements • Pas de changement l’annexe à l’arrêté est disponible sur le portail officiel des pouvoirs locaux: • Réglement général de la comptabilité communale • Arrêté du Gouvernement wallon du 05 juillet 2007 portant le règlement général de la comptabilité communale, en exécution de l’article L1315-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation. • Format Word - 112 Ko • Format Pdf - 27 Ko • Annexe : durée des amortissements des biens selon leur nature(Article 22 du Règlement général de la comptabilité communale). • Format Word - 25 Ko • Format Pdf - 10 Ko

25. Fin de la distinction comptable entre « obligatoire » et « facultatif » • Suppression de l’ancien article 11. • + autonomie communale et simplification administrative. • >>> Toute dépense peut-être reportée. • >>> Toutes les dépenses entrent désormais dans le calcul du disponible de l’enveloppe. • >>> Faire disparaître les codes « F »

26. Conséquence sur les 12emes provisoires • assouplissement du régime des douzièmes provisoires découle de la suppression des dépenses facultatives • De ce fait, la mention « Les crédits provisoires ne concernent que les dépenses ordinaires obligatoires. » a été enlevée du nouveau texte. • Cela répond clairement à une volonté de simplification administrative dans le chef du Gouvernement Wallon.

27. Autre assouplissement en matière de 12eme provisoire • § 2. Les crédits provisoires ne peuvent excéder par mois écoulé ou commencé le douzième; • 1° du crédit budgétaire de l'exercice précédent lorsque le budget de l'exercice n'est pas • encore voté. • Cette restriction n'est pas applicable aux dépenses relatives à la rémunération du personnel, au paiement des primes d'assurances, des taxes et de toute dépense strictement indispensable à la bonne marche du service public. Dans ce dernier cas, l’engagement de la dépense ne pourra s’effectuer que moyennant une délibération motivée du collège, ratifiée à la plus proche séance du conseil communal; >>> garde-fou

28. Question relative à l’article 16> voir réponse complète du Ministre sur le site des pouvoirs locaux-rubrique questions-réponses RGCC • Le nouvel article 16 implique-t-il de devoir faire une modification budgétaire chaque fois que la commune a recours à une dépense urgente (ancien art 249 de la loi communale-devenu l1311-5 cdld)? • Le nouvel article 16 dispose que : « Doivent être inscrits à la plus proche séance du conseil communal, les crédits budgétaires nécessaires pour couvrir les dépenses effectuées en vertu de l'article L1311-5 du CDLD » • Réponse: • En référence au fait que le décret n’impose pas au Conseil de procéder à une modification budgétaire à sa plus proche séance, mais de « délibérer s’il admet ou non la dépense ». Le nouveau texte du RGCC , qui ne fait plus mention de modification budgétaire,doit se comprendre comme une obligation d’inscrire à l’ordre du jour de la plus proche séance l’information relative aux crédits budgétaires nécessaires à la couverture de la dépense urgente afin qu’il délibère s’il admet ou non la dépense et par voie de conséquence son inscription à la plus proche modification budgétaire. RAPPEL: Le G.W. a voulu réduire le nombre de M.B., (extension disponible code)

29. Conservation des données • MOINS DE PAPIER ! >>> Simplification et souci écologique ! • Art. 35. § 1er. A l'issue de la clôture de chaque compte d'exercice, les documents suivants doivent être imprimés et archivés • sur papier : • 1. le grand-livre des articles budgétaires; • 2. le grand-livre des comptes généraux. • MAIS, importance accrue de la sauvegarde informatique : • Le collège communal veillera à ce que les • données comptables soient régulièrement • sauvegardées sur un support informatique • stocké à l'extérieur du bâtiment abritant le • matériel informatique contenant les bases • de données comptables. <<<< Risque incendie ou dégâts des eaux, ou vol …

30. La Base de Données Comptables Standardisées • >> une obligation légale: Art 35: Selon les critères arrêtés par le Ministre (en test pilote et base XML téléchargeable sur le site des pouvoirs locaux),et dans le respect des dispositions relatives à la protection de la vie privée, les systèmes informatiques comptables devront comporter un module d'extraction des données en vue de constituer une base locale de données comptables standardisées dont une extraction des données constitutives des budgets, des modifications budgétaires, des comptes, et de leurs annexes légales sera transférée aux services compétents de la Région wallonne. TRES IMPORTANT !!! >>> Base du plan E-comptes

31. Volet interne du plan BDCS xml Gratuiciel E-comptes Outil d’analyse , d’assistance et de diagnostic financier. Serveur local Mises à jour régulières et automatiques nécessaires !!!

32. Le gratuiciel E-comptes En quelques minutes il analyse automatiquement les centaines de milliers de données des bases comptables Il permet déjà de générer la synthèse analytique, comporte des modules de Recherche et d’analyse.

33. Le gratuiciel E-comptes Fonctionnalités de "reporting financier" pour aider à la maîtrise des dépenses et au suivi des perceptions des recettes.

34. Le gratuiciel E-comptescomporte un puissant outil d’analyse entièrement paramétrable par l’utilisateur

35. Le gratuiciel E-comptesconçu pour évoluer ! Comporte un outil accessible aux non-informaticiens permettant de développer des modules d’analyse échangeablesentre communes

36. Exemple de module de requête SITE INTERNET des Pouvoirs Locaux Téléchargement Commission E-comptes VALIDATION Club d’utilisateurs MODULE Traitement et collecte des déchets: Calcul du coût vérité avec historique. Communes Logiciel E-comptes

37. L’outil: • Le logiciel « e-comptes » développé en collaboration avec les fédérations de receveurs, qui sera offert gratuitement aux communes et aux CPAS (implantation par phasage durant 2008)

38. Schéma du plan E-comptes A l’étude actuellement Gratuiciel E-comptes Tableau d’Analyse Financière Prospective Appui avis Commission Budgétaire art 12 RGCC

39. Projet génération Tableau d’Analyse Financière Prospective (Développement avec pilotes et l’expertise dans le domaine prospectif du CRAC) B.D.C.S. Logiciels salaires Gratuiciel E-comptes Base de Données Salariales Standardisées Base: Données de la synthèse analytique (4 derniers comptes) Injection des chiffres du budget Ou De la modification budgétaire Outil de projection Objectivé par des données externes: Evolution du personnel- Dette Données bancaires de projection de la dette

40. Tableau d’Analyse Financière ProspectiveUn outil de projection entièrement paramétrable, alimenté automatiquement par les données comptables et budgétaires.

41. Volet externe du plan BDCS xml extraction des données constitutives des budgets, des modifications budgétaires, des comptes, et de leurs annexes légales < Economie d’échelle: 1 seul module d’extraction Serveur local Services RW compétents; DGPL,DGASS,CRAC PR10-12 +développements ultérieurs

42. Objectifs du plan e-comptes: • Fédérer les compétences des administrations locales et régionales autour d’un concept novateur , dynamique, et collaboratif. • Mutualiser les applications dans un souci d’économie d’échelle . • Instaurer une cohérence dans l’analyse • Créer un outil public évolutif et performant d’analyse et de prospective au service de l’amélioration de l’efficience de la gestion financière des pouvoirs locaux.

43. Officialisation des extraits électroniques: • Art 35 § 9. Les extraits bancaires sous forme numérique sont admis au titre de pièces justificatives moyennant leur certification électronique. L'annotation prévue au § 2 du présent article est sans objet dans ce cas.(no d’écriture)

44. Ventilation des comptes généraux • Art. 38. § 1er. Aux comptes généraux de • bilan sont adjoints les comptes particuliers • nécessaires. • >>> Tous les comptes généraux (actif et passif) sont ventilables par comptes particuliers << déjà le cas dans la pratique. • § 2 Les comptes généraux de charges et de produits peuvent être ventilés ou regroupés afin d'en permettre l'analyse, • selon les modalités arrêtées par le Ministre. Ouvre la porte à une comptabilité analytique facultative. Sera développée par un groupe de travail Projet sur 2008-2009

45. Informations sur la perception • Art. 46. Le grand livre des opérations budgétaires mentionne en regard de chaque article budgétaire de recettes : • … • 4° la différence entre le crédit budgétaire et le total des droits à recette, sous déduction des irrécouvrables et des non valeurs; • 5° le total perçu en regard de chacun des droits constatés. Implique que le grand-livre doit comporter un récapitulatif: Qui, par article, totalise en une ligne: D.C. no xxxx - Montant du DC – Irréc/non valeurs – D.C.net – Perçu à la date d’édition – Solde à percevoir Information ponctuelle < aide au suivi (à l’écran) Information officielle du grand-livre éditée avec les comptes

46. Informations sur la perception • Question: faut-il prévoir en + une colonne « perçu » dans les comptes? • ! Rien n’a été décidé < cela implique une révision par le Ministre du document obligatoire. • Problème des DC des exercices antérieurs qui ne figurent pas dans les comptes > on n’aurait de toute façon qu’une information partielle. • Cette information est donnée par la liste des droits constatés restant à recouvrer

47. Transparence et contrôle interne des opérations de paiement en classe 4: • Art 52 …Les opérations sur les comptes généraux d'attente donnant lieu à décaissement doivent faire l'objet d'un ordonnancement et d'un mandatementsans indication budgétaire. Il faut une opération de décaissement Ne concerne donc pas les prélèvements Par souci de simplification de gestion les logiciels devront permettre de constituer des listes de paiements en classe 4 et des mandats collectifs. >>> permet de suivre le même processus que les autres paiements. Ne concerne que les comptes d’attente au plan comptable: Soit les 49***

48. Transparence et contrôle interne des opérations de paiement en classe 4: • Art 52 …Les opérations sur les comptes généraux d'attente donnant lieu à décaissement doivent faire l'objet d'un ordonnancement et d'un mandatementsans indication budgétaire. Le collège est seul compétent pour ordonnancer >donc les décaissements en 49 doivent être repris dans la liste d’ordonnancement > normal puisque la volonté était d’en permettre le contrôle par le Collège. Cas particulier: un paiement (salaire, aide sociale, fournisseur, …) fait l’objet d’un retour bancaire. Faudra-t-il attendre un collège pour pouvoir remettre en paiement la somme ? Ce qui causerait un préjudice évident. L’intention du Gouvernement de rétablir un contrôle interne ne visait évidemment pas ces cas. Aussi le Ministre considère que les cas de remise en paiement suite à une erreur ou à un problème bancaire doivent transiter par le compte général d’origine de l’opération et son compte particulier associé et plus par le 49800. Exemple: 45500 002045500  retour au crédit  remise en paiement au débit 44000 255878321  retour au crédit  remise en paiement au débit Sa. Sartmoulin Avantage: meilleure lisibilité : la consultation du compte donnera l’information qu’un retour de paiement a eu lieu et que la remise en paiement s’est effectuée à la date x

49. Art.56 Envoi des bons de commandes • Toujours visés par le Collège seul compétent pour l’engagement • Assouplissement pour sortir des difficultés de terrain: Si marché sur simple facture acceptée (<à 5.500€) suppression de l’obligation de passage au Collège préalable à l’envoi. • Concept: le Collège garde la compétence d’engagement mais peut organiser une délégation strictement balisée vers différents responsables de service. • Les modalités de cette délégation vont être étudiées en concertation avec les fédérations et les autorités de Tutelle.

50. La liste d’ordonnancement :document arrêté par le Collège communal • Section 3. - De l'ordonnancement des • dépenses et de l'établissement des • mandats de paiement • Art. 61. § 1er. Les dépenses sont ordonnancées en séance du collège sous la forme d'une liste, signée par le secrétaire et le bourgmestre ou son représentant et un membre du collège communal. • Cette liste reprend pour chaque dépense: • 1° l'article budgétaire, son disponible • calculé conformément à l'article 11, et • l'exercice d'origine; • 2° la nature de la dépense; • 3° les ayants droit; • 4° la somme à payer; • 5° les voies et moyens lorsqu'il s'agit de • dépenses extraordinaires. Important ! ce n’est pas le mandat qui doit passer en collège, mais cette liste d’ordonnancement À lister grâce au lien du numéro de projet extraordinaire