1 / 112

YAZIŞMA VE DOSYALAMA USULLERİ

YAZIŞMA VE DOSYALAMA USULLERİ. Resmi yazı: Kamu Kurum ve Kuruluşlarının aralarında veya özel ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazılardır. RESMİ YAZIŞMA KURALLARI DEĞİŞTİ.

callum-sampson
Download Presentation

YAZIŞMA VE DOSYALAMA USULLERİ

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. TOKAT İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ YÖNETİM HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ NİSAN 2013

  2. YAZIŞMA VE DOSYALAMA USULLERİ

  3. Resmi yazı: Kamu Kurum ve Kuruluşlarının aralarında veya özel ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazılardır.

  4. RESMİ YAZIŞMAKURALLARI DEĞİŞTİ 17.02.1994 ve 1994/4 sayılı genelge ile uygulanan Resmi yazışma kuralları yürürlükten kaldırıldı. Yeni Resmi Yazışma Kuralları 03.12.2004 Tarih ve 25659 sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe girdi. 29/06/12 4

  5. YASAL GEREKÇE • 13/08/1991 tarih ve 08-3-383-16649(1991/17) sayılı Başbakanlık genelgesi ile 01/01/1992 tarihinden itibaren yürürlüğe konulan “ Resmi Yazışmalarda Kod Sistemi ” ne ve(Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü’nün 24/03/2005 tarih ve 2005/7 sayılı genelgesi’ne göre mutlaka uyulacaktır. 29/06/12 5

  6. YAZININ BÖLÜMLERİ • BAŞLIK • SAYI • BİRİM KOD NUMARASI- STANDART DOSYA NUMARASI- KAYIT NUMARASI • KONU • TARİH • GÖNDERİLEN MAKAM • İLGİ • METİN • İMZA • EK • DAĞITIM • PARAF 29/06/12 6

  7. BAŞLIK • Başlıklar 3 Satırı geçmemeli ve • Kağıda ortalanarak yazılmalıdır. T.C. TOKAT VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü 29/06/12 7

  8. Başlık, kağıdın üst kenarından iki aralık aşağıda ve orta bölümünde bulunur. • İlk sıraya T.C. kısaltması, bir aralık altına ortalanarak kuruluşun yasal adı büyük harflerle, bunun bir aralık altına da yine ortalanarak birimin adı küçük harflerle yazılır. 29/06/12 8

  9. 2 KOL ARALIĞI T.C. TOKAT VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü 29/06/12 9

  10. T.C.ALMUS KAYMAKAMLIĞIİlçe Sağlık Müdürlüğü 29/06/12 10

  11. T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIDenetim Hizmetleri Başkanlığı 29/06/12 11

  12. KAYIT NUMARASI, YAZININ EVRAK KAYIT DEFTERİNDE KAYDEDİLDİĞİ NUMARADIR. 29/06/12 12

  13. *BAŞLIĞIN SON SATIRINDAN İKİ ARALIK AŞAĞIDAN VE KAĞIDIN SOL KENARINDAN, 12 KARAKTER İÇERİDEN BAŞLANARAK Sayı YAZILIR VE ÖNÜNE ( : ) İŞARETİ KONUR. 29/06/12 13

  14. T.C.TOKAT VALİLİĞİİl Sağlık Müdürlüğü 2 ARALIK Sayı : 12 ARALIK 29/06/12 14

  15. KOD NUMARASI VERİLİR, KOD NUMARASINDAN SONRA ( - ) İŞARETİ KONULARAK STANDART DOSYA NUMARASI, SONRA DA YİNE ( - ) İŞARETİ KONULARAK KAYIT NUMARASI YAZILIR. GENEL EVRAK BİRİMİNDEN SAYI VERİLMESİ DURUMUNDA ( / ) EĞİK ÇİZGİ KONULARAK YAZILIR. 15 29/06/12

  16. T.C.TOKAT VALİLİĞİİl Sağlık Müdürlüğü Sayı : 83938013-.............- ....... EVRAK KAYIT NUMARASI KOD NUMARASI STANDART DOSYA NUMARASI 29/06/12 16

  17. T.C. TOKAT VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü Sayı : 83938013- 774.08.09-185 …/04/2013 Konu: Protokol Kuralları Semineri. ALMUS KAYMAKAMLIĞINA (İlçe Sağlık Müdürlüğü) İlgi: a) 31/12/2010 tarihli ve B.08.4.MEM.60.00.13-…...-… -17 sayılı yazı. b) 28/12/2010 tarihli ve B.08.04.MEM.60.00.13- …..-…-21 sayılı yazı. Eğitim Müfettişleri Başkanlığı’nın…(1. paragrafta yazılacak yazının amacı belirtilir- Eğer cevabi yazı ise “ilgi” bir cümle ile özetlenir.)………. Müdürlüğümüzce, ... (2. paragrafta yazıya bir görüş istenir- cevabi yazıda ise olumlu/olumsuz bir görüş belirtilir/verilir)…………………………………………………………………………………………………………………….. …………………….. Bilgilerinizi ve gereğini arz/ arz ve rica/rica ederim (3. paragrafta bunlardan uygun olanı ile bitirilir.). imza Dr. Sadettin YAZI İl Sağlık Müdürü EKLER: 1-……..’nın ilgi (a) yazısı. 2-………’nün ilgi (b) yazısı. DAĞITIM: Gereği : Bilgi: (Alt birimler belirtilir) (Üst birim belirtilir) 05/01/2011 Memur: A. UZUN (paraf) 05/01/2011 Şef : Ş.AYKUT (paraf) 05/01/2011 Müd.Yar. N.AKIN (paraf) ______________________________________________________________________________________________________________ Adres: Dr.Remzi Topçam Cad.Valilik Binası Kat:1 TOKAT Tel: 0-356-2128505 fax: 2145428 e-posta: tokat@saglik.gov.tr 29/06/12 17

  18. GENEL EVRAK NUMARASI DAMGA VEYA YAZI İLE YAZININ ORTA KISMINA GELECEK ŞEKİLDE BASILMAZ VE YAZILMAZ. 29/06/12 18

  19. KONU *Konu sayının bir aralık altına “Konu”yan başlığından sonra, başlık bölümündeki “T.C.”kısaltmasının hizasını geçmeyecek biçimde yazılmalıdır. 29/06/12 19

  20. Konu sonunda; “Hk”, “Dair”, “Ait “ GİBİ KISALTMALAR YAPILMAZ. 29/06/12 20

  21. *Konu bölümü kesinlikle başlık bölümündeki T.C. kısaltması hizasını geçmemelidir. *İlk satıra sığmazsa, alt satır Konu:sözcüğünün altı boş bırakılarak, ilk satırın hizasından başlatılır. *Yazının konusu anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilmelidir. 29/06/12 21

  22. GÖNDERİLEN MAKAM *Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. *Konunun son satırından 2-4 satır aşağıdan kağıdı ortalayacak biçimde yazılır. * Yazının gönderileceği makamın resmi adı kısaltma yapılmadan büyük harflerle, *Yazı bir alt makama gönderiliyorsa parantez içerisinde küçük harflerle yazılır. 29/06/12 22 i

  23. T.C.TOKAT VALİLİĞİİl Sağlık Müdürlüğü Sayı : 83938013-660.00-35 .../04/2013 Konu: Teftiş Tebliği 2-4 Aralık SİVAS İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE (Yönetim Hizmetleri Şube Müdürlüğü) 29/06/12 23

  24. *Resmi görevli olmayan kişilere yazılan yazılarda;“ Sayın” kelimesinden sonra ad küçük, soyadı BÜYÜK harflerle yazılır. Varsa unvanı adın hizasında ve alt satırda yer alacaktır.. 29/06/12 24

  25. T.C. TOKAT VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü Sayı : 83938013-774.04-135 .../04/2013 Konu : Hizmet İçi Eğitim Sayın: Doç. Dr.Ayşe UYANIK Bahçelerçıkmazı Mah. Kaleyolu Cad. Şair Sokak No: 9 60100 TOKAT 25 29/06/12

  26. Resmi görevli kişilere yazılan yazılarda da ad küçük, soyadı büyük yazılır. Unvan ise yine küçük harflerle yazılır. 29/06/12 26

  27. Kuruluş dışı yazılarda,gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir. 29/06/12 27

  28. İLGİ *YAZILAN YAZININ ÖNCEKİ BİR YAZIYA EK YA DA KARŞILIK OLDUĞUNU YA DA BAZI BELGELERE BAŞVURULMASI GEREKTİĞİNİ BELİRTEN BÖLÜMDÜR 29/06/12 28

  29. Gönderilen makamdan sonra üç aralık verilerek kağıdın sol kenarından 12 karakter içerden başlanır ve “İlgi” sözcüğü küçük harflerle yazılır. İlgi sözcüğünden sonra ( : ) işareti konulur. 29/06/12 29

  30. Gerekli durumlarda mevzuat da, ilgi olarak gösterilebilir. • İlgi’de zorunluluktan kaynaklanan hallerde kurum veya kuruluş isminin anlaşılabilirliğinin bozulmaması kaydıyla (Gn.Md.lüğü, D.Bşk.lığı vb. ) şekillerde kısaltmalar yapılabilir. 30 29/06/12

  31. “Fax” ile gelen yazı üzerinde işlem yapılmış ve bu işleme Fax’la cevap verilmeyecek ise ilgide belirtilen yazının Fax’la geldiği ve fax referans numarasının belirtilmesi gerekir. 29/06/12 31

  32. T.C. TOKAT VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü Sayı : 83938013-774.09-75 .../04/2013 Konu : Hizmet İçi Eğitim MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE ( Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a) 4/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi b) Başbakanlığın 05 / 02 / 2001 tarih ve 0024 Referans No’lu fax’ı c) 15 /01 / 2005 tarih ve 1549 sayılı yazımız. 29/06/12 32

  33. ÖRNEK-1 İlgi: 15/03/2010 tarih ve 83938013- 929.01-1189 sayılı yazı. 29/06/12 33

  34. İlginin birden fazla olması halinde ; “a,b,c,d” gibi küçük harfler kullanılır. İlgiyi belirleyen harften sonra parantez kapatma işareti konulur ve bir karakter boşluk bıraktıktan sonra ilginin içeriğine geçilir, 34 29/06/12

  35. İlgi birden fazlaysa a,b,c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti konularak kullanılır. ÖRNEK2 İlgi: a) 10/01/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 14 sayılı yazı, b) 25/02/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 15 sayılı yazı, c) 03/03/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 16 sayılı yazı, 29/06/12 35

  36. İlgi’de “..........tarihli ve ...........sayılı” ifadeleri kullanılır. • İlgi tarih sırasına göre yazılır. 29/06/12 36

  37. T.C. TOKAT  VALİLİĞİ İl Kültür Müdürlüğü Sayı : B.104.KM.4.10.0010-                              .../04/2013 Konu: Hizmet İçi Eğitim TOKAT SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE ( Yönetim Hizmetleri Şube Müdürlüğü ) İlgi : a) 4/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi b) Başbakanlığın 05 / 02 / 2001 tarih ve 0024 Referans No’lu fax’ı c) 15 /01 / 2006 tarih ve 1549 sayılı yazımız 29/06/12 37

  38. METİN • “İlgi”den sonra başlayıp “İmza”ya kadar süren kısımdır. İlginin son satırından sonra 2 aralık, ilgi yoksa gönderilen yerden sonra 3 aralık bırakılarak başlanır. Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır. 29/06/12 38

  39. METİNLERDEUYULACAK KURALLAR • Şekil Yönünden • İçerik Yönünden • Metin yönünden 29/06/12 39

  40. ŞEKİL YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR *Metin bölümü maddeler halinde yazılıyorsa: Sayı ve harf dizileri aynı hizada bulunmalıdır. *Sayı ve harflerden sonra ( - ) işareti konularak satıra başlanmalıdır. 29/06/12 40

  41. Yazılar kağıdın bir yüzüne okunaklı olarak yazılmalı, kazıntı, silinti ve düzeltmeler olmamalıdır. • Paragraf başı, satır başı ve sonları aynı hizada olmalıdır. 29/06/12 i 41

  42. Zorunlu haller dışında yazı metni tek sayfaya sığdırılmalı, tek satırla ikinci sayfanın bitirilmemesine özen gösterilmelidir. • Metin içinde geçen sayılar rakamla ya da yazı ile yazılmalıdır. • Metinde kullanılan noktalama işaretlerinden sonra bir vuruşluk boşluk bırakılmalıdır. 29/06/12 42

  43. İÇERİK YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR *Yazı Türk Dil Kurumunca çıkartılan İmla kılavuzu ve sözlüğünde yer alan yazım kurallarına uygun, duru bir Türkçe ve kısa cümlelerle yazılmalıdır. *Metinde zorunlu haller ve teknik terimler dışında yabancı kelimelere yer verilmemelidir. *Kısaltma yapılmamalıdır. 29/06/12 43

  44. Alt makama yazılan yazılar “ Rica ederim” Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar “Arz ederim” Üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar. “Arz ve rica ederim” ŞEKLİNDE BELİRTİLMELİDİR. 29/06/12 44

  45. İMZA • Metnin bitiminden sonra 2-4 aralık bırakılır. • İmzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve ünvanı yazı alanının en sağına yazılır. • İmza ad ve soyadın üzerine atılır. • Ad küçük, soyad BÜYÜK harflerle yazılır. • Ünvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. 29/06/12 45

  46. *Akademik kariyer unvanları ismin sol başına küçük harflerle kısaltılarak yazılabilir 29/06/12 46

  47. Yazıyı imzalayacak olan makam yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun “ İmza Yetkileri Yönergesi ” ne veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir. 29/06/12 47

  48. Yazıyı makam sahibi yerine başka bir yetkili imzalayacaksa ad ve soyadı altına ortalanarak yazılacak ve bunun altına da gene ortalanarak makam unvanı yazılır. • Vekaleten imza atılıyorsa, vekalet eden kişinin adı soyadı ile vekalet edilen görev ve vekaleten imza ettiği belirtilir. 29/06/12 48

  49. ÖRNEK İmza Dr.Murat KARAMURAT İl Sağlık Müdürü V. İl Sağlık Müdür Yard. 29/06/12 49

  50.                         İmza                      Adı Soyadı                          Vali a.                   Vali Yardımcısı ÖRNEK: 29/06/12 50

More Related