DOSYALAMA;

1. DOSYALAMA; • Kurum veya kuruluşa çeşitli yollarla gelen ya da kurumun faaliyetleri neticesinde oluşan her türlü belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemlerine DOSYALAMA denmektedir.

2. Dosyalama Yönetimi Neler Kazandırır. • İşlem gördüğü tarih ne olursa olsun ihtiyaç duyulan herhangi bir belgenin kolaylıkla bulunması mümkün olacaktır. • Kurumun geçmişten bugüne faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol altına alınmış olacaktır. • Bilgiye ulaşımın kolaylığı kurumun faaliyetlerini olumlu yönde etkileyecektir.

3. Dosyalama Yönetimi Neler Kazandırır. • Bilgi Edinme Hakkı doğrultusunda vatandaşın bilgi ve belge talebi anında karşılanarak, demokrasilerin vazgeçilmez ilkesi olan şeffaf yönetim anlayışı sağlanmış olacaktır. • Bilgi ve belgenin kontrol altında bulunması, İdarenin alacağı kararlarda ayrıntılı bilgilenmeimkanını sağlayacak; kararların doğru ve isabetli alınmasını sağlayacaktır.

4. Dosyalama Yönetimi Neler Kazandırır. • İdarenin bilgi ve belge talebi personeli telaş ve paniğe sevketmeyecektir. • İşlemi tamamlanan belgelerin kaldırılacağı dosyalar belli olduğu için bürolarda ortadan kaldırılmayı bekleyen kağıtlar uçuşmayacak, işlemi biten belgeler anında ilgili dosyasına kaldırılabilecektir. • Dosyalama yönetimi kurum ve kuruluşların verimini yükselterek, zaman ve iş kaybını engelleyecektir.

5. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ • Alfabetik Dosyalama Sistemi • Kronolojik Dosyalama Sistemi • Coğrafi Esasa Göre Dosyalama Sistemi • Numaralı Dosyalama Sistemi • Desimal Dosyalama Sistemi • Tek Konu-Tek Dosya Sistemi

6. Alfabetik Dosyalama Sistemi Sistemde, dosya isimleri esas alınarak, dosyalar alfabetik harf sırasına göre dizilmektedir. Sistemin uygulanabilmesi için mutlaka dosyaların isimlerle ilgili ve aramada isimlerin ön planda olması gerekmektedir. Bingöl, Esra Gönül, Hülya Gürsoy, Şakir Karslı, Güzden Köksal, Tahir Saraç, Selvet

7. Kronolojik Dosyalama Sistemi Bu sistemde tarihler ön plana çıkarılarak, dosyalar tarih sırasına göre dizilmektedirler. Bu tür dosyalamada esas olan dosyaların tarihidir. Tarih esasına göre kullanımı söz konusu olan dosyalar bu sisteme göre düzenlenir ve arşivlenirler. 01.01.1975-31.01.1975 01.02.1975-28.02.1975 01.03.1975-30.03.1975 01.04.1975-30.04.1975 01.05.1975-30.05.1975 01.06.1975-30.06.1975

8. Coğrafik Dosyalama Sistemi Sistem, kurum ve kuruluşların çalışma ve ilgi alanına giren coğrafik bölgeleri esas almaktadır. Belgeler, ait olduğu coğrafik bölge dikkate alınarak dosyalanır ve dosyalar alfabetik olarak arşivde yerleştirme işlemine tabi tutulurlar. Arama ve ulaşımda coğrafi yer adları kullanılır. Altındağ-ANKARA Çankaya-ANKARA Gölbaşı-ANKARA Keçiören-ANKARA Mamak-ANKARA Yenimahalle-ANKARA

9. Numaralı Dosyalama Sistemi Bu sistemin uygulanabilmesi için dosyaların sayılarla aranabilecek özellikler ihtiva etmesi gerekmektedir. Belgeler, ihtiva ettiği özel sayılar esas alınmak suretiyle dosyalanır ve bu sayılar dikkate alınarak arşivlenir.Sistem, dosyaları tanımlayan bir araştırma vasıtasına (katalog, indeks vb.) ihtiyaç duymaktadır. 63-752-125 63-752-126 65-752-034 65-752-105 67-752-011 67-752-013

10. Desimal Dosyalama Sistemi • Bu dosyalama sisteminin amacı kurum ve kuruluşlara gelen yazıların konusu ön plana çıkarılarak, konu bazında ayrımının sağlanmasıdır. • Bu tasnif sisteminin özelliği, kurumda görülen hizmetlerin on ana konu grubuna bölünmesi ve her ana konu grubunun kendi içerisinde onlu olarak alt konulara ayrılması şeklinde düzenlemeyi esas almasıdır.

11. Desimal Dosyalama Sistemi • Bu sistemin uygulanabilmesi için kurum yada kuruluşun tüm hizmet ve faaliyetlerini içine alacak şekilde bir araştırma yapılarak, bu hizmet ve faaliyetleri kapsayacak on ana faaliyet belirlenmelidir. Belirlenen ana faaliyetlerle ilgili alt faaliyetler ise, ait olduğu ana faaliyetin altında gruplandırılmalı ve alt gruplara bağlı tali konular içinde aynı yöntem uygulanmalıdır.

12. Desimal Dosyalama Sistemi • Bu yapının oluşturulmasının ardından numaralandırma işlemine geçilerek, ana konular onlu dilimler halinde; ana konulara bağlı alt konular ise, bulunduğu dilim içerisinde bir rakam eklenmek suretiyle kodlanmalıdır. Alt konulara bağlı tali konular için de aynı usul uygulanarak, birer rakam eklenmek suretiyle kodlanmalıdır.

13. Desimal Dosyalama Sistemi • Numaralandırma da dikey bölünme “onlu” olarak sınırlı yatay bölünme ise sınırsızdır. • Desimal dosya tasnif sisteminde “0” rakamı ile biten numaralar daima “Genel” i; “9” ile biten rakamlar ise, daima “Diğer İşler”i ifade etmektedir.

14. Desimal Dosyalama Sistemi • ANA KONULAR • 00Mevzuat • 10Araştırma, Planlama,İstatistik • 20Personel, Eğitim • 30 Bütçe ve Tahakkuk İşlemleri • 40İdari, Mali, Yapı ve Onarım İşleri • 50Hukuk, Teftiş, Savunma, Enformasyon • 60Kültür Faaliyetleri • 70Kültür ve Tabiat varlıklarının Korunması • 80Uluslar arası İlişkiler • 90Kamu İlişkileri, Haberleşme

15. Desimal Dosyalama Sistemi • 1. ALT KONULAR • 20Personel, Eğitim • 21Kadro İşlemleri, • 22İş Talepleri, Sınavlar ve Atamalar • 23Personel Özlük İşleri • 24İzin İşleri • 25Emeklilik İşleri • 26Disiplin ve Ödüllendirme İşlemleri • 27Hizmetiçi Eğitim İşleri • 28Burs İşlemleri • 29Diğer İşlemler

16. Desimal Dosyalama Sistemi • 2. ALT KONULAR • 230Personel Özlük İşleri • 231Tezkiye İşlemleri • 232Terfi İşlemleri, • 233İntibak İşlemleri • 234Asalet Tasdik İşlemleri • 235Nakiller • 236...................... • 237...................... • 238...................... • 239Özlük konusunda diğer işlemler

17. Desimal Dosyalama Sistemi • Desimal dosya tasnif sisteminin uygulandığı kurum ve kuruluşlarda hazırlanan yazı, plana göre hangi konuyu ihtiva ediyorsa bu konu için belirlenmiş numara yazının sayı bölümüne yansıtılacaktır. Bu şekilde bir uygulama, yazının hangi konuyu ihtiva ettiğinin göstermesi yanında işlemi tamamlandıktan sonra hangi dosyaya kaldırılacağını da belirleme özelliğini taşımaktadır. • Bu sisteme uygun olarak hazırlanan dosyalar, dosya planına göre almış olduğu numara dikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır.

18. Desimal Dosyalama Sistemi Bu sisteme uygun olarak hazırlanan dosyalar, dosya planına göre almış olduğu numara dikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır. Desimal dosyalama tasnif sisteminde belirlenmiş konu numaraları merkez ve taşra birimleri olmak üzere tüm teşkilatta aynen kullanılmalıdır. 230. Pers. Özlük İşl 231. Tezkiye İşlemleri 232. Terfi İşlemleri 233. İntibak İşlemleri 234. A. Tasdik İşlem. 235. Nakiller

19. Tek Konu-Tek Dosya Sistemi • ANA KONULAR • ME Mevzuat • AP Araştırma, Planlama, Koord., İstatistik • PE Personel, Eğitim • BTBütçe ve Tahakkuk İşlemleri • İM İdari, Mali, Yapı ve Onarım İşleri • HT Hukuk, Teftiş, Savunma, Enformasyon • KÜ Kültür Faaliyetleri • KT Kültür ve Tabiat varlıklarının Korunması • UL Uluslar arası İlişkiler • Kİ Kamu İlişkileri, Haberleşme

20. Tek Konu-Tek Dosya Sistemi • 1. ALT KONULAR • PE Personel, Eğitim • PE-1 Kadro İşlemleri, • PE-2 İş Talepleri, Sınavlar ve Atamalar • PE-3 Personel Özlük İşleri • PE-4 İzin İşleri • PE-5 Emeklilik İşleri • PE-6 Disiplin ve Ödüllendirme İşlemleri • PE-7 Hizmetiçi Eğitim İşleri • PE-8 Burs İşlemleri • PE-9 Diğer İşlemler

21. Tek Konu-Tek Dosya Sistemi • 2. ALT KONULAR • PE-3 Personel Özlük İşleri • PE-3-1 Tezkiye İşlemleri • PE-3-2 Terfi İşlemleri, • PE-3-3 İntibak İşlemleri • PE-3-4 Asalet Tasdik İşlemleri • PE-3-5 Nakiller • PE-3-9 Özlük konusunda diğer işlemler

22. Tek Konu-Tek Dosya Sistemi Bu sisteme uygun olarak hazırlanan dosyalar, dosya planına göre almış olduğu numara dikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır. PE-3 Pers. Özlük İşl PE-3-1 Tezkiye İşlemleri PE-3-2 Terfi İşlemleri PE-3-3 İntibak İşlemleri PE-3-4 A. Tasdik İşlem. PE-3-5 Nakiller