RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMELİK

1. RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMELİK Yayımlandığı Resmî Gazete 02.12.2004 / 25658

3. BİRİNCİ BÖLÜMAmaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Bu Yönetmeliğin amacı; • Resmî yazışma kurallarını belirlemek, • Bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır. AMAÇ Madde 1

4. Kapsam Madde 2 Bu Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.

5. Dayanak Madde 3 Bu Yönetmelik, 10/10/1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 2 nci ve 33 üncü maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

6. BAŞBAKANLIK TEŞKİLATI HAKKINDA KANUN •            HÜKMÜNDE KARARNAMENİN DEĞİŞTİRİLEREK • KABULÜ HAKKINDA KANUN (1) •           Kanun Numarası          : 3056 •           Kabul Tarihi                 : 10/10/1984 •           Yayımlandığı R. Gazete          : Tarih : 19/10/1984   Sayı : 18550 •           Yayımlandığı Düstur    : Tertip : 5   Cilt : 24   Sayfa : 29

7. Görev: • Madde 2 – Başbakanlığın görevleri şunlardır:a) Bakanlıklar arasında işbirliğini sağlamak, Hükümetin genel siyasetinin yürütülmesini gözetmek, Anayasa ve kanunlarla verilen hizmetleri yerine getirmek maksadıyla gerekli tedbirleri almak, •              b) Devlet Teşkilatının düzenli ve müessir bir şekilde işlemesini temin edecek prensipleri tespit etmek, Hükümet Programı ve kalkınma planları ile yıllık programların uygulanmasını takip etmek, •              c) Kanun, kanun hükmünde kararname tüzük, yönetmelik ve karar tekliflerinin Anayasaya ve diğer mevzuata uygunluğunu incelemek ve Yasama Organı ile olan münasebetleri yürütmek,

8.   d) Mevzuat hazırlama usul ve esasları ile ilgili ilkeleri tespit etmek ve geliştirmek, yürürlükte bulunan mevzuatın sicillerini tutmak, kodlamak, tek metin haline getirmek, bilgi işlem sistemi içinde takip etmek ve yayınlamak, •              e) İdarede etkinliğin sağlanması, görevlerin tam ve verimli bir şekilde zamanında yerine getirilmesi, idari usul ve işlemlerin basitleştirilmesi, Devlet Teşkilatının düzenlenmesi için gerekli olan sistem ve prensiplerin geliştirilmesini ve uygulanmasını sağlamak,

9. Düzenleme görev ve yetkisi: • Madde 33 – Başbakanlık, kanunla yerine getirmekle yükümlü olduğu hizmetleri tüzük, yönetmelik, tebliğ ve genelgelerle düzenlemekle görevli ve yetkilidir.

10. Tanımlar Madde 4 Bu Yönetmelikte geçen; • Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,

11. Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri,

12. Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri,

13. Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini,

14. Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,

15. Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi,

16. Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,

17. Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı, ifade eder.

18. İKİNCİ BÖLÜMResmî Yazışma Ortamları, Nüsha Sayısı, Belge Boyutu ve Yazı Tipi Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır. Resmî yazışma ortamları ve güvenlik Madde 5

19. Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda daktilo veya bilgisayar kullanılır. Bu tür yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş (5) gün içerisinde Resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

20. Elektronik ortamdaki yazışmalar, ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerine uyularak yapılır. Elektronik ortamda yapılan yazışmalar, bu ortamın özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de işleme alınır.

21. Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu adresler arasında yapılır.

22. Kamu kurum ve kuruluşları elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla gerekli düzenlemeleri yapabilir.

23. Nüsha sayısı Madde 6 Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir.

24. Belge boyutu Madde 7 Resmî yazışmalarda A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır.

25. Yazı tipi ve karakter boyutu Madde 8 Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman" yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

26. ÜÇÜNCÜ BÖLÜMResmî Yazıların Bölümleri Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. Bu bölümde amblem de yer alabilir. Bölge müdürlüklerinde ise bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır (Örnek:1). Başlık Madde 9

27. Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk satıra "T.C." kısaltması, İkinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, Üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.

28. Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarında kullanılan başlıklar 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir.

29. Bölge müdürlüklerinde ise Bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır (Örnek:1).

30. ÖRNEK: 1-BAŞLIK T.C. BAŞBAKANLIK İdareyi Geliştirme Başkanlığı T.C. BAŞBAKANLIK Devlet Personel Başkanlığı T.C. GAZİ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı T.C. ÇORUM VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü T.C. SUNGURLU KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü T.C. BAYINDIRLIK VE İSKAN BAKANLIĞI Karayolları Genel Müdürlüğü 4. Bölge Müdürlüğü

31. TBMM GENEL SEKRETERLİĞİ • ÖRNEK: 1-A (BAŞLIK) • TÜRKİYE BÜYÜK MİLLET MECLİSİ BAŞKANLIĞI • Kanunlar ve Kararlar Dairesi Başkanlığı • ÖRNEK: 1-B (BAŞLIK) • TÜRKİYE BÜYÜK MİLLET MECLİSİ GENEL SEKRETERLİĞİ • Personel ve Muhasebe Dairesi Başkanlığı • Personel Eğitim ve Yönetim Müdürlüğü • ÖRNEK: 1-C (BAŞLIK) • TÜRKİYE BÜYÜK MİLLET MECLİSİ GENEL SEKRETERLİĞİ • Hukuk Müşavirliği

32. TBMM GENEL SEKRETERLİĞİ • TBMM Başkanlığı tarafından onaylanacak yazılar için, ilk satıra TBMM Başkanlığı koyu ve büyük harflerle, ikinci satıra ise birimin bağlı bulunduğu daire başkanlığının adı, Genel Sekretere doğrudan bağlı birimler için birimin adı koyu ve küçük harflerle yazılır (Örnek: 1/A)

33. TBMM GENEL SEKRETERLİĞİ • Diğer yazılarda ise; ilk satıra TBMM Genel Sekreterliği koyu ve büyük harflerle, ikinci satıra bağlı bulunulan daire başkanlığının adı koyu ve küçük harflerle, üçüncü satıra ise birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Genel Sekreterliğe bağlı birimler için ikinci satırda birimin adı küçük ve koyu olarak yazılır. (Örnek: 1-/B/C).

34. Sayı : Sayı ve evrak kayıt numarası Sayı ve evrak kayıt numarası Madde 10 Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir. Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki "Sayı:" yan başlığından sonra yazılır.

35. Bu ifadeden sonra kod numarası verilir.( Başbakanlıkça belirlenmiş ve kuruma verilmiş olan “kurum ve birim kodu) Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası,( Evrakın gireceği dosya kodu) Dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur.

36. Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır (Örnek: 2). Resmî yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.

37. ÖRNEK: 2- SAYI Sayı : B.02.0.İGB-16-717-752/89 Sayı : B.02.2.TCZ-21-932/467 Sayı : B.08.4.MEM.202-148-694/253 1.Bölüm: Kurum Kodu 2. Bölüm: Kurum Dağılım Kodu 3. Bölüm: Birim Kodu 4. Bölüm: Birim Dağılım Kodu 5. Bölüm: Alt Birim Kodu 6. Bölüm: Ayrıntılı Alt Birim Kodu 7. Bölüm: Alt Tali (Şube) Kodu

38. B . 02 . 0 . PPG . 0 . 12 – 383 – 00258 / 253 Yasama, Yürütme, Yargı Kodu Kurum ve Evrak Kayıt Numarası Dosya Numarası Kurum Kodu Kurum Dağılım Kodu Şube Kodu Birim Dağılım Kodu Birim Kodu YAZIŞMALARDAKİ KOD DAĞILIMI

39. TBMM GENEL SEKRETERLİĞİ • ÖRNEK: 2- (SAYI) • Sayı: A.01.0.GNS.0.12.00.03–546 (İç yazışma sayı örneği) • Sayı : A.01.0.GNS-148/56082 (Dış yazışma sayı örneği) • Sayı : A.01.0.GNS.0.12.00.02-148/10386 (Dış yazışma sayı örneği) • Sayı: A.01.0.GNS.0.12.00.05–148/4468 • Genel Evrak Numarası • Evrak Kayıt Numarası • Müdürlük Yazışma Kodu • (Bütçe Maliye Müdürlüğü) • Birim Kodu • (Personel ve Muhasebe Dairesi • Başkanlığı Yazışma Kodu)

40. Sayı : 501- 4/4/2005 Tarih Madde 11 Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti konularak yazılır. (Yazının imzalandığı gün olarak, yazının çıkış kayıt numarasının verildiği ve dosyalandığı birimin bürosunda verilir.)

41. Konu Madde 12 Konu, sayının bir aralık altına "Konu:" yan başlığından sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir. (Resmi kağıtlarda “ Başlık”, “ Sayı”, “Konu” ve Adres bilgileri basılı olabilir)

42. Gönderilen makam Madde 13 Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.

43. Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresiküçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir. Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın" kelimesinden sonra Ad Küçük Soyadı BÜYÜK, Unvan ise küçük harflerle yazılır (Örnek: 3).

44. ÖRNEK: 3-GÖNDERİLEN MAKAM İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA (Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü) ANKARA VALİLİĞİNE (İl Milli Eğitim Müdürlüğü) TÜRKİYE ODALAR VE BORSALAR BİRLİĞİ BAŞKANLIĞINA Sayın Prof. Dr. Recep TOPARLI Türk Dil Kurumu Başkan Danışmanı

45. TBMM GENEL SEKRETERLİĞİ • ÖRNEK: 3- (GÖNDERİLEN MAKAM) • A- Konu: …........... • ÇALIŞMA VE SOSYAL GÜVENLİK BAKANLIĞINA • B- Konu: ….......... • ÇALIŞMA VE SOSYAL GÜVENLİK BAKANLIĞINA • (Sosyal Sigortalar Kurumu Genel Müdürlüğü) • C- Konu: ….......... • EMEKLİ SANDIĞI GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE • C- Konu: ….......... • EMEKLİ SANDIĞI GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE • (Tahsisler Dairesi Başkanlığı)

46. İlgi Madde 14 İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür. "İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır.

47. İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti“) " konularak kullanılır.

48. İlgide, " tarihli ve sayılı" ibaresi kullanılır. İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır.( En eski tarihli yazı en başta yer alır.Metin içinde ilgiden söz edildiğinde ilgi(a) biçiminde yazılır.) Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir (Örnek: 4).

49. ÖRNEK: 4-İLGİ İlgi:a) 13/04/2004 tarihli ve B.02.0.İGB.542/263 sayılı yazı, b) 28/09/2004 tarihli ve B.02.0.DİB.482-03/281 sayılı yazı, c) 30/09/2004 tarihli ve B.05.0.PGM.0.06.00.02-03-9804 sayılı yazı.

50. TBMM GENEL SEKRETERLİĞİ • ÖRNEK: 4 – (İLGİ) • İlgi: a) 03/01/2004 tarihli ve B.02.0.PPG.0.12 – 383 – 02084 sayılı Genelge • b) 14/07/1965 tarihli ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi. • c) Başbakanlığın 05/01/2005 tarihli ve 00204 Referans numaralı faksı