HUKUK SEKRETERLİĞİ KURSU

1. HUKUK SEKRETERLİĞİ KURSU DERS NOTLARI (2009 AĞUSTOS EYLÜL) MURAT ATALAY KURS ÖĞRETMENİ KURTKÖY TİC. MES LİS. BÜRO YÖNETİMİ ÖĞRT.

2. ÜNİTE 2DOSYALAMA VE ARŞİVLEME

3. Ünite 2 Dosyalama ve Arşivleme Dosyalama - - Sistemleri- - Çeşitleri- - Gelen evrak- - Giden evrak- - Dosya açma Dosya takibi Arşivleme Sistemleri- - Dosyaların arşivlenmesi

4. DOSYALAMA

5. DOSYALAMA; • Kurum veya kuruluşa çeşitli yollarla gelen ya da kurumun faaliyetleri neticesinde oluşan her türlü belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemlerine DOSYALAMA denmektedir.

6. Dosyalamanın Amacı Bürolarda dosyalama faaliyetleri evrak işlerinin daha düzenli, pratik ve kolay hale getirilmesini sağlamak amacıyla yapılır. Etkin bir dosyalama aynı zamanda evrakın bozulmasını önler ve korunmasını sağlar. Dosyalamanın amacı; evrak ve belgeleri arandıkları zaman kolaylıkla bulunmalarını sağlayacak şekilde ve belirli bir sisteme göre korunmasıdır.

7. Dosyalama Sisteminin Özellikleriİyi bir dosyalama sisteminin sahip olması gereken özellikler şunlardır :

8.  Basitlik :Dosyalama sistemi, herkes tarafından kolaylıkla anlaşılır ve kullanılabilir olmalıdır.  Ussallık (Akla Uygunluk) :Dosyalama sistemi akla uygun bir düzen içerisinde olmalıdır. Sistem kolayca kavranabilmeli, başlıklar anlaşılır ve eksiksiz olmalıdır.  Tutarlılık :Dosyalama sisteminde ana gruplar ve alt gruplar birbiriyle tutarlı olmalıdır. Her bir grubun sınırları iyi belirlenmeli, hangi bilginin nereye konulacağı kolaylıkla tespit edilmelidir.  Kullanışlılık:Bir büro için en uygun dosyalama sistemi, büronun ihtiyacını en uygun şekilde karşılayan sistemdir. Örneğin muhasebe bürosu için hazırlanmış bir dosyalama sistemi banka şubeleri için kullanışlı olmaz.  Transfer Kolaylığı : Bir dosyayı inceleyen kişi bu dosyayı bir başkasına veya arşive devredebilir. Dosyalama sistemi bilgilerin veya dosyaların kolaylıkla dolaşmasına ve izlenmesine imkan vermelidir.  Ekonomiklik : Dosyalama sistemi en az emek, en az maliyet, en az yer (alan, hacim) gerektirmelidir. Dosyalamada, sisteme en uygun olan malzeme kullanılmalıdır.

9. Dosyalama Yönetimi Neler Kazandırır. • İşlem gördüğü tarih ne olursa olsun ihtiyaç duyulan herhangi bir belgenin kolaylıkla bulunması mümkün olacaktır. • Kurumun geçmişten bugüne faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol altına alınmış olacaktır. • Bilgiye ulaşımın kolaylığı kurumun faaliyetlerini olumlu yönde etkileyecektir.

10. Dosyalama Yönetimi Neler Kazandırır. • Bilgi Edinme Hakkı doğrultusunda vatandaşın bilgi ve belge talebi anında karşılanarak, demokrasilerin vazgeçilmez ilkesi olan şeffaf yönetim anlayışı sağlanmış olacaktır. • Bilgi ve belgenin kontrol altında bulunması, İdarenin alacağı kararlarda ayrıntılı bilgilenmeimkanını sağlayacak; kararların doğru ve isabetli alınmasını sağlayacaktır.

11. Dosyalama Yönetimi Neler Kazandırır. • İdarenin bilgi ve belge talebi personeli telaş ve paniğe sevketmeyecektir. • İşlemi tamamlanan belgelerin kaldırılacağı dosyalar belli olduğu için bürolarda ortadan kaldırılmayı bekleyen kağıtlar uçuşmayacak, işlemi biten belgeler anında ilgili dosyasına kaldırılabilecektir. • Dosyalama yönetimi kurum ve kuruluşların verimini yükselterek, zaman ve iş kaybını engelleyecektir.

12. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ • Alfabetik Dosyalama Sistemi • Kronolojik Dosyalama Sistemi • Coğrafi Esasa Göre Dosyalama Sistemi • Sayısal Dosyalama Sistemi • Desimal Dosyalama Sistemi • Tek Konu-Tek Dosya Sistemi

13. Alfabetik Dosyalama Sistemi Sistemde, dosya isimleri esas alınarak, dosyalar alfabetik harf sırasına göre dizilmektedir. Sistemin uygulanabilmesi için mutlaka dosyaların isimlerle ilgili ve aramada isimlerin ön planda olması gerekmektedir. Bingöl, Esra Gönül, Hülya Gürsoy, Şakir Karslı, Güzden Köksal, Tahir Saraç, Selvet

14. Kronolojik Dosyalama Sistemi Bu sistemde tarihler ön plana çıkarılarak, dosyalar tarih sırasına göre dizilmektedirler. Bu tür dosyalamada esas olan dosyaların tarihidir. Tarih esasına göre kullanımı söz konusu olan dosyalar bu sisteme göre düzenlenir ve arşivlenirler. 01.01.1975-31.01.1975 01.02.1975-28.02.1975 01.03.1975-30.03.1975 01.04.1975-30.04.1975 01.05.1975-30.05.1975 01.06.1975-30.06.1975

15. Coğrafik Dosyalama Sistemi Sistem, kurum ve kuruluşların çalışma ve ilgi alanına giren coğrafik bölgeleri esas almaktadır. Belgeler, ait olduğu coğrafik bölge dikkate alınarak dosyalanır ve dosyalar alfabetik olarak arşivde yerleştirme işlemine tabi tutulurlar. Arama ve ulaşımda coğrafi yer adları kullanılır. Altındağ-ANKARA Çankaya-ANKARA Gölbaşı-ANKARA Keçiören-ANKARA Mamak-ANKARA Yenimahalle-ANKARA

16. Coğrafi Dosyalama Sistemi; • xx

17. Ana Gruplar Akdeniz Bölgesi Doğu Anadolu Bölgesi Ege Bölgesi Güneydoğu Anadolu Bölgesi İç Anadolu Bölgesi Karadeniz Bölgesi Marmara Bölgesi

18. Sayısal Dosyalama Sistemi Bu sistemin uygulanabilmesi için dosyaların sayılarla aranabilecek özellikler ihtiva etmesi gerekmektedir. Belgeler, ihtiva ettiği özel sayılar esas alınmak suretiyle dosyalanır ve bu sayılar dikkate alınarak arşivlenir.Sistem, dosyaları tanımlayan bir araştırma vasıtasına (katalog, indeks vb.) ihtiyaç duymaktadır. 63-752-125 63-752-126 65-752-034 65-752-105 67-752-011 67-752-013

19. Dosyanın Kod’u Ana Konu Grupları • AR-GE Araştırma – Geliştirme • HİLK Halkla İlişkiler • İKY İnsan Kaynakları Yönetimi • MUH Muhasebe • FİN Finansman • PAZ Pazarlama • REK Reklamcılık Konulara göre dosyalama sistemi

20. Desimal Dosyalama Sistemi • Bu dosyalama sisteminin amacı kurum ve kuruluşlara gelen yazıların konusu ön plana çıkarılarak, konu bazında ayrımının sağlanmasıdır. • Bu tasnif sisteminin özelliği, kurumda görülen hizmetlerin on ana konu grubuna bölünmesi ve her ana konu grubunun kendi içerisinde onlu olarak alt konulara ayrılması şeklinde düzenlemeyi esas almasıdır.

21. Desimal Dosyalama Sistemi • Bu sistemin uygulanabilmesi için kurum yada kuruluşun tüm hizmet ve faaliyetlerini içine alacak şekilde bir araştırma yapılarak, bu hizmet ve faaliyetleri kapsayacak on ana faaliyet belirlenmelidir. Belirlenen ana faaliyetlerle ilgili alt faaliyetler ise, ait olduğu ana faaliyetin altında gruplandırılmalı ve alt gruplara bağlı tali konular içinde aynı yöntem uygulanmalıdır.

22. Desimal Dosyalama Sistemi • Bu yapının oluşturulmasının ardından numaralandırma işlemine geçilerek, ana konular onlu dilimler halinde; ana konulara bağlı alt konular ise, bulunduğu dilim içerisinde bir rakam eklenmek suretiyle kodlanmalıdır. Alt konulara bağlı tali konular için de aynı usul uygulanarak, birer rakam eklenmek suretiyle kodlanmalıdır.

23. Desimal Dosyalama Sistemi • Numaralandırma da dikey bölünme “onlu” olarak sınırlı yatay bölünme ise sınırsızdır. • Desimal dosya tasnif sisteminde “0” rakamı ile biten numaralar daima “Genel” i; “9” ile biten rakamlar ise, daima “Diğer İşler”i ifade etmektedir.

24. Desimal Dosyalama Sistemi • ANA KONULAR • 00Mevzuat • 10Araştırma, Planlama,İstatistik • 20Personel, Eğitim • 30 Bütçe ve Tahakkuk İşlemleri • 40İdari, Mali, Yapı ve Onarım İşleri • 50Hukuk, Teftiş, Savunma, Enformasyon • 60Kültür Faaliyetleri • 70Kültür ve Tabiat varlıklarının Korunması • 80Uluslar arası İlişkiler • 90Kamu İlişkileri, Haberleşme

25. Desimal Dosyalama Sistemi • 1. ALT KONULAR • 20Personel, Eğitim • 21Kadro İşlemleri, • 22İş Talepleri, Sınavlar ve Atamalar • 23Personel Özlük İşleri • 24İzin İşleri • 25Emeklilik İşleri • 26Disiplin ve Ödüllendirme İşlemleri • 27Hizmetiçi Eğitim İşleri • 28Burs İşlemleri • 29Diğer İşlemler

26. Desimal Dosyalama Sistemi • 2. ALT KONULAR • 230Personel Özlük İşleri • 231Tezkiye İşlemleri • 232Terfi İşlemleri, • 233İntibak İşlemleri • 234Asalet Tasdik İşlemleri • 235Nakiller • 236...................... • 237...................... • 238...................... • 239Özlük konusunda diğer işlemler

27. Desimal Dosyalama Sistemi • Desimal dosya tasnif sisteminin uygulandığı kurum ve kuruluşlarda hazırlanan yazı, plana göre hangi konuyu ihtiva ediyorsa bu konu için belirlenmiş numara yazının sayı bölümüne yansıtılacaktır. Bu şekilde bir uygulama, yazının hangi konuyu ihtiva ettiğinin göstermesi yanında işlemi tamamlandıktan sonra hangi dosyaya kaldırılacağını da belirleme özelliğini taşımaktadır. • Bu sisteme uygun olarak hazırlanan dosyalar, dosya planına göre almış olduğu numara dikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır.

28. Desimal Dosyalama Sistemi Bu sisteme uygun olarak hazırlanan dosyalar, dosya planına göre almış olduğu numara dikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır. Desimal dosyalama tasnif sisteminde belirlenmiş konu numaraları merkez ve taşra birimleri olmak üzere tüm teşkilatta aynen kullanılmalıdır. 230. Pers. Özlük İşl 231. Tezkiye İşlemleri 232. Terfi İşlemleri 233. İntibak İşlemleri 234. A. Tasdik İşlem. 235. Nakiller

29. Tek Konu-Tek Dosya Sistemi • ANA KONULAR • ME Mevzuat • AP Araştırma, Planlama, Koord., İstatistik • PE Personel, Eğitim • BTBütçe ve Tahakkuk İşlemleri • İM İdari, Mali, Yapı ve Onarım İşleri • HT Hukuk, Teftiş, Savunma, Enformasyon • KÜ Kültür Faaliyetleri • KT Kültür ve Tabiat varlıklarının Korunması • UL Uluslar arası İlişkiler • Kİ Kamu İlişkileri, Haberleşme

30. Tek Konu-Tek Dosya Sistemi • 1. ALT KONULAR • PE Personel, Eğitim • PE-1 Kadro İşlemleri, • PE-2 İş Talepleri, Sınavlar ve Atamalar • PE-3 Personel Özlük İşleri • PE-4 İzin İşleri • PE-5 Emeklilik İşleri • PE-6 Disiplin ve Ödüllendirme İşlemleri • PE-7 Hizmetiçi Eğitim İşleri • PE-8 Burs İşlemleri • PE-9 Diğer İşlemler

31. Tek Konu-Tek Dosya Sistemi • 2. ALT KONULAR • PE-3 Personel Özlük İşleri • PE-3-1 Tezkiye İşlemleri • PE-3-2 Terfi İşlemleri, • PE-3-3 İntibak İşlemleri • PE-3-4 Asalet Tasdik İşlemleri • PE-3-5 Nakiller • PE-3-9 Özlük konusunda diğer işlemler

32. Tek Konu-Tek Dosya Sistemi Bu sisteme uygun olarak hazırlanan dosyalar, dosya planına göre almış olduğu numara dikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır. PE-3-1 Tezkiye İşlemleri PE-3-2 Terfi İşlemleri PE-3 Pers. Özlük İşl PE-3-3 İntibak İşlemleri PE-3-4 A. Tasdik İşlem. PE-3-5 Nakiller

33. Karma Dosya Sistemi Daha önce sayılan dosyalama sistemleri, bazı durumlarda tek başlarına yeterli olmayabilir. Dosyalama sistemlerinin kuruluşların ihtiyaçlarını tek başlarına karşılayamaması durumunda yapılacak iş, dosyalamayı karma biçimde yapmaktır. Karma dosyalama sistemi, dosyalama ihtiyacını karşılamak amacıyla birkaç dosyalama sisteminin birlikte kullanılmasıdır. Örneğin; bir işletmede dosyalama için kronolojik sistem esas alınır ve dosyalar tarihsel dilimler içerisinde coğrafi konuma göre sıralanabilir. Tüm bu gruplamalar yapılırken her grup da kendi içinde alfabetik bir sıralama takip eder. Karma dosyalamada, dosyalanacak belgeler önce ana gruba ayrılır; daha sonra da bunlar birinci ve ikinci alt gruplara ayrılır.

34. Karma Dosya Sistemi

35. Karma Dosya Sistemi Bu sisteme uygun olarak hazırlanan dosyalar, dosya planına göre almış olduğu numara dikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır. İSTANBUL 2009 MUHASEBE ANKARA 2009 MUHASEBE G.DOĞU 2009 BANKA İŞLEMLERİ ADANA 2009 MUHASEB AKDENİZ 2009 BANKA İŞLEMLERİ 2009 ÇEK

36. GELEN EVRAK GİDEN EVRAK • GELEN EVRAK DEFTERİ • GİDEN EVRAK DEFTERİ

37. Kurum ve kuruşlularda dosyalanacak belgeleri üç gruba ayırmak mümkündür. Bunlar:  Dışarıdan gelen belgeler, Dışarıya giden belgeler, Kurumun kendi faaliyetlerinin sonucunda ortaya çıkan belgeler.

38. Dışarıdan Gelen Belgeler Kurumlara; birlikte iş yaptıkları diğer kurumlardan, bağlı kuruluşlardan, şubelerden, kamu, özel, tüzel ve gerçek kişilerden çeşitli belgeler gelir. Bu belgeler yazılı, basılı kayıt araçları olabilir. Yazılı belgeler, resmi yazı, rapor, telgraf, teleks, mektup, faks mesajı, müşteri siparişi, kısa not, makale, reklam broşürü, hükümet emirleri ve sirküleri, gazete, dergi ve davetiye gibi belgelerdir. Kayıt araçları veya kayıtlı belgeler ise; radyo, teyp ve bilgisayar aracılığı ile kaydedilmiş olan belgelerdir.

39. Dışarıya Gönderilen Belgeler Kurum ve kuruluşların bürolarında sürekli belge akışı vardır. Dışarıdan gelenlerin yanında, örgütten de dışarıya bir çok belge gönderilir. Örgüt dışına gönderilecek belgelerde izlenecek prosedür, işletmenin örgüt yapısına ve uygulanan politikalara göre değişir. Belgeyi göndermek isteyen kişi ya da bölüm tarafından hazırlatılan belge, yetkili kişinin onayından sonra "giden evrak kayıt defteri" ne kaydedilir.

40. Örgütten gönderilecek belge eğer, gelen bir belgenin karşılığı olarak gönderiliyorsa, çıkış numarası, gelen belgenin kayıt edildiği defter üzerine o belgeye karşılık gelen yere kayıt edilir. Kaydetme işlemi bittikten sonra belgeler; gidecekleri yerler, hangi yollarla gidecekleri, zaman sınırlılıkları, gizlilikleri vb. kriterlere göre gruplandırılırlar. Genellikle kişiye özel ve gizli belgeler dışındaki belgeler, belge işlemi bölümüne zarfsız olarak gönderilir.

41. Kurumun Kendi Faaliyetlerinin Sonucunda Ortaya Çıkan Belgeler Dosyalanan belgelerden işletme içinde yaratılan kağıt ve belgeler, tüm bölümlerin faaliyetlerinin sonucudur. Örneğin personel bölümü personel sicillerini, işe alma, terfi, nakil, personel değerlendirmeleri personel sözleşmeleri gibi belgelerini; pazarlama bölümü Pazar araştırmaları fiyat analizleri, istatistikleri ve benzerlerini; muhasebe bölümü, tüm muhasebe kayıtlarını, raporlarını; ayrıca diğer bölümler değişik kayıt ve belgelerini dosyalamaktadır.

42. Evrakın Numaralandırılması Kayıt defterleri, her yılın ilk gününde “1” numarayla başlatılır ve 31 Aralıkta yapılan son kayıttan sonra kapatılır. Bu defterde, her belgeye birbirini izleyen numaralar verilir. Servislere gelen ve giden evraklar, genel evrak kayıt departmanında "gelen" ve "giden" evrak kayıt defterlerine her yıl l’den başlayarak numaralandırılır ve kaydedilir. Her yıl yeni defter açılmıyorsa, kayıt defterlerinde bir sayfa boşluk bırakılarak, yeni yıla ait kayıtlar ile ilgili numaralar l’den başlamak üzere ve bir artırılarak verilir. Evrak numaralandırmada, numaratörler kullanılır. Bunlar tarih tertibatlı ve tarih tertibatsız olmak üzere iki kısma ayrılır. Tarih tekerlekleri numaratörlerin 30 yıl kullanıma uygun olanları vardır.

44. Kayıt Sistemi

45. Kayıt Edilir ve Saklanır? • Kuruluşlar yaptıkları işlerle ilgili olarak, gelen yazıların çoğunu, gönderdiği yazılarınbirer örneğini, yaptıkları kayıtları kanunen saklamak zorundadır. Saklanan evrak,denetlemeye yetkili olanlar tarafından incelenebilir.

46. -- Türk Ticaret Kanunu'nun 68. maddesinde "Defter tutmak mecburiyetinde bulunan kimse ve işletmeye devam eden halefleri, defterleri son kayıt tarihinden ve saklanması mecburi olan diğer hesap ve kayıtları, tarihlerinden itibaren 10 yıl geçinceye kadar saklamaya mecburdur" denilmektedir.

47. -- Aynı kanunun 82. maddesinde, ticari defter kayıtlarının delil olarak kabul olunacağı hükme bağlanmıştır.

48. -- Vergi Usul Kanununun 227. maddesinde, " bu kanuna göre tutulan ve üçüncü şahıslarla olan münasebet ve muamelelere ait olan kayıtların belgelendirilmesi hükmü vardır.

49. -- Vergi Usul Kanunu'nun 241. maddesinde tüccarların her nevi muameleleri dolayısıyla yazdıkları ve aldıkları mektuplar muhabere (haberleşme) evrakını teşkil eder. Gönderilen ve gelen muhabere evrakının işlerinin icabına göre dosyada muhafaza edilmesi mecburidir" hükmü bulunmaktadır.

50. Ayrıca, aynı kanunun • 256. maddesi, kişilerin saklanan her türlü defter, belge ve karneleri saklama süresi içinde • yetkili makam ve memurların isteği üzerine göstermeye, incelemelerine vermeye mecbur • olduklarını belirtmektedir. Bunların yanında dosyalama, kuruluşları çabuk ve yerinde karar • alarak yönetebilmek, yasal gerekleri yerine getirebilmek bakımından önemlidir.