Manfred Obermüller – GDG HG I

1. Controlling und Kontraktmanagement Seminar – Grundkurs III der Hauptgruppe I • Manfred Obermüller – GDG HG I

2. Ziel des Seminars • Information • Diskussion • Erfahrungsaustausch • Sensibilisierung • Vergleiche • Zukunftsvisionen • Strategien entwickeln • Spaß, Spaß, .... • Manfred Obermüller – GDG HG I

3. Controlling oder doch Kontrolle • Was ist unter dem Begriff Controlling tatsächlich zu verstehen ? • Welche Auswirkungen hat dies für die Dienststellen und Abteilungen im Magistrat ? • Wo wird Controlling und Kontraktmanagement bereits angewandt ? • Welcher Werkzeuge bedient man sich bei der Umsetzung ? • Warum wird Controlling überhaupt eingesetzt ? • Was sind die dienstrechtlichen Grundlagen ? • Manfred Obermüller – GDG HG I

4. Controlling Definition • Controlling ist der Versuch eine Organisation betriebswirtschaftlich in den Griff zu bekommen • Controlling ist nicht Kontrolle, sondern eher „unter Kontrolle halten“ • Controlling ist aktive Steuerung auf Ziele hin • Controlling ist eine Denkhaltung, die sich auf ein konkretes Instrumentarium stützt • Controlling ist systematische, informationsgestützte und zielorientierte Steuerung • Manfred Obermüller – GDG HG I

5. Das Konzept des Controlling „Der Regelkreislauf“ Planung Realisation Plananpassung Ist-Erfassung Ergebnisanpassung Kontrolle (Vergleich Plan mit Ergebnis) • Manfred Obermüller – GDG HG I

6. Controllingmodell(Quelle MD-O) Rahmenbedingungen Zielsetzung Planung IST-Stand IST-Erfassung Informationsgewinnung Abweichungsanalyse Maßnahmenkonzeption Controller Beschlussfassung Umsetzung Entscheidungsträger Ungeplante Einflüsse • Manfred Obermüller – GDG HG I

7. Aufgabe des Controllers • Unterstützung bei Zielsetzung und Planung • Analyse und Aufbereitung steuerungsrelevanter Informationen • zentrale Informationsdrehscheibe • Hinterfragen (auch eigene Aufgaben) und Ergebnisse analysieren • Beratung und Aufzeigen von Handlungsbedarf • Moderation von Problemlösungsprozessen • Manfred Obermüller – GDG HG I

8. Organisation einer Dienststelle PV • Manfred Obermüller – GDG HG I

9. Voraussetzungen für ein funktionierendes Controlling • Eindeutig definierte Ziele nach Inhalt, Ausmaß und Zeitbezug • Unterstützung durch die Führungskräfte • Controlling muss „Chefsache“ sein • Gutes Instrumentarium • Manfred Obermüller – GDG HG I

10. Voraussetzungen für ein funktionierendes Controlling • Bereichs- und abteilungsübergreifende Kommunikation • Vorhandensein von Rahmenbedingungen • Führungsphilosophie: „Führen durch Ziele als Ergebnisorientierung“ • Umsetzung der neuen Managementrichtlinien • Manfred Obermüller – GDG HG I

11. Klassische Grundprinzipien • Zweckmäßigkeit (bedarfsgerecht, angepasst) • Wirtschaftlichkeit (Relation Nutzen-Aufwand) • Sparsamkeit (nicht alles neu erfinden) • Ordnungsmäßigkeit (Systematik, Regelkreis) • Manfred Obermüller – GDG HG I

12. Klassische Grundprinzipien • „Rechtzeitigkeit“ ist wichtiger als „Detailgenauigkeit“ • Berichtswesen nach dem Prinzip: „Quick and dirty“ • Nachvollziehbarkeit (Verfahren, Offenlegung von Quellen,...) • Begründbarkeit („Warum ?“ beantworten) • Manfred Obermüller – GDG HG I

13. Strategisches – Operatives Controlling • Strategisches Controlling: Effektivität – Welcher Zweck ?„Do the right things“ • Inwieweit erfüllen die Leistungen der öffentlichen Verwaltung den gewünschten gesellschaftlichen Zweck ? • Operatives Controlling: • Effizienz – Wie zweckmäßig ?„Do the things right“ • Werden die Leistungen der öffentlichen Verwaltung wirtschaftlich erstellt ? • Manfred Obermüller – GDG HG I

14. Definition der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) • Welche Kosten entstehen für welche Leistungen ? • Aufgaben der KLR ? • Planung • Ist-Erfassung • Kontrolle • Vergleich der anfallenden Kosten über mehrere Perioden • Manfred Obermüller – GDG HG I

15. Kostenartenrechnung • Welche Kosten fallen an ? • Rechnungsbeleg in der Buchhaltung wird die Ausgabe bzw. Einnahme einer bestimmten Budgetpost zugeordnet. • z.B. Personalkosten (ca. 65% des Gesamtbudget); • objektiver Vergleich verzerrt (z.B. 1 Person für verschiedene Kostenstellen,...) • z.B. Anlagen, Anschaffungen, Abschreibungen • Manfred Obermüller – GDG HG I

16. Innerbetriebliche Leistungsverrechnung • Dient dazu, um den Aufwand einer Kostenstelle zuordnen zu können – (schafft dadurch Kostenbewusstsein beim Empfänger) • verursachungsgerechte Kostenzurechnung • verantwortungsgerechte Kostenkontrolle • höhere Genauigkeit der Kostenträgerechnung • Bessere Entscheidungsfindung zwischen Eigenproduktion und Fremdleistung • Aufbau eines internen Leistungsmarktes • Manfred Obermüller – GDG HG I

17. Kostenträgerechnung -Kalkulation • Wofür fallen die Kosten an ? • Kostenträger sind Produkte und Dienstleistungen (z.B. Bescheide) oder Projekte einer Organisationseinheit und aus der Kundensicht wahrnehmbar. • Auf Kostenträgern werden Erlöse erfasst • Die KLR kennt eine Ist-, Plan-, Voll-, und Teilkostenrechnung • Manfred Obermüller – GDG HG I

18. Einführung einer KORE (1) • Die Aufgabe: Begrenzte Finanzmittel werfen verschiedene Probleme und Fragen bei Politik und Verwaltung auf: • Für welche Leistungen und Produkte entstehen welche Kosten ? • Sind diese Kosten vermeidbar, oder müssen sie entstehen ? • Wie sind diese Kosten beeinflussbar ? • Manfred Obermüller – GDG HG I

19. Einführung einer KORE (2) • Die Schlüssel für die Einführung einer KORE: • Kosten- und Leistungstransparenz • Kostenbewusstsein • Kostendisziplin • Manfred Obermüller – GDG HG I

20. Widerstände gegen Controlling • Politisches Führungssystem &. • Administratives Führungssystem • verminderte Machtposition • Minderung der Profilierungschance • Gefahr der Aufdeckung von Fehlern • Erkennen von Führungsschwächen • Manfred Obermüller – GDG HG I

21. Widerstände gegen Controlling • Öffentlich Bedienstete • Angst vor laufender Leistungskontrolle • erhöhter Leistungsdruck • Gefahr der Aufdeckung von Fehlern • Privilegienabbau • „der gläserne Bedienstete“ • Manfred Obermüller – GDG HG I

22. Unterschied zw. Controlling und Interner Revision &. Personalressourcensteuerung ? ? ? • Manfred Obermüller – GDG HG I

23. Was ist Qualität ? • Qualität ist der Grad der Eignung für den Verwendungszweck • Qualität ist die Fähigkeit von Produkten/Leistungen festgelegte und vorausgesetzte Anforderungen zu erfüllen (z.B. Isonormen) • Qualität in NPO´s ist dann gegeben, wenn die angestrebten Ziele aus der subjektiven Sicht aller relevanten Anspruchsgruppen erreicht werden (z.B. KundInnenzufriedenheit) • Manfred Obermüller – GDG HG I

24. Bürger Politik Mitarbeiter Eingehen auf Wünsche Popularität Stabilität rasche Erledigung Akzeptanz Einkommen wenig Verantwortung Macht gutes Arbeitsklima geringe Kosten Wiederwahl Karriere Qualitätsgleichgewicht • Manfred Obermüller – GDG HG I

25. New Public Management • Ergebnisorientierung (Output) vordergründig • Wirtschaftlichkeit (Relation Input/Output) • Relation Auftraggeber/Auftragnehmer (Zielvereinbarung, Ressourcenverantwortung) • Eigenverantwortung bei der Umsetzung • Laufende Erfolgsevaluierung => CONTROLLING • permanente Optimierung der Prozesse • Manfred Obermüller – GDG HG I

26. Kontraktmanagement • Handelnde Personen • Gegenstand des Kontraktes • Rahmenbedingungen • Kontraktevaluierung • Umgang mit Abweichungen • Entscheidungswege • Allgemeines • Manfred Obermüller – GDG HG I

27. Vorgangsweise beim Kontrakt • Kooperation und Dialog mit MD-O • Kommunikation &. Interessensausgleich • Auftraggeber  Magistratsdirektor &. amtsführende Stadträte • Auftragnehmer  Dienststellen • Pilotprojekte bewirken schrittweisen Abbau nicht mehr erforderlicher Strukturen „step by step“ • Manfred Obermüller – GDG HG I

28. Kontraktmanagement im Magistrat der Stadt Wien • Einrichtung einer zentralen Controllingstelle (MD-O), Gruppe Konzerncontrolling • Strategieplan (Kontrakte bis 2006) • Ziele, Produkte, Leistungen &. Ressourcen werden zugeteilt • Dies ermöglicht eine erweiterte und umfassende Information über die Abläufe und Ziele in den Dienststellen aus Sicht der Führungsebene • BSC als Instrument • Manfred Obermüller – GDG HG I

29. Steuerungsmodell Stadt Wien(Quelle MD-BC) gewählte Vertretung der BürgerInnen => diesen verantwortlich polit. Auftragnehmer Mittelverwalter sachl. Auftraggeber Politik Mittel Steuerung politischer Auftrag = Wählerwille => polit. Kontrakt Leistungsauftrag Mittelzuteilung => Kontrakt Wien Finanzierung (direkt/indirekt) Abgaben, Entgelte Budget Ressourcen Bürger Verwaltung Politischer Auftraggeber Zahler Leistungsempfänger Leistung (direkt/indirekt) Sachlicher Auftragnehmer Mittelempfänger Leistungserbringer • Manfred Obermüller – GDG HG I

30. Kontraktmanagement (1) • Handelnde Personen • Magistratsdirektor • Amtsführende Stadträte • Dienststellen • MD – OC • Manfred Obermüller – GDG HG I

31. Kontraktmanagement (2) • Gegenstand des Kontraktes • = Abbildung der Leistungen einer Dienststelle • Manfred Obermüller – GDG HG I

32. Kontraktmanagement (3) • Rahmenbedingungen Einerseits gesetzliche Voraussetzungen, andererseits z.B.Personal- und Sachaufwand • Manfred Obermüller – GDG HG I

33. Kontraktmanagement (4) • Evaluierung • Berichtswesen nach der Grundlage „quick and dirty“ • Periodische Messungen • Manfred Obermüller – GDG HG I

34. Kontraktmanagement (5) • Umgang mit Abweichungen • z.B. gesetzliche Änderungen, äußere Einflüsse, Änderung der Geschäftordnung,... • Manfred Obermüller – GDG HG I

35. Kontraktmanagement (6) • Entscheidungswege • Wer hat wann, was, wie, wo, warum, wozu, usw. zu entscheiden ? • Manfred Obermüller – GDG HG I

36. Kontraktmanagement (7) • Allgemeines • Allgemeine Vereinbarungen jeglicher Art, auch mit Sanktionsmöglichkeiten (z.B. Bonussysteme, ...) • Manfred Obermüller – GDG HG I

37. Fehlprognosen von Experten • Lord Kelvin (Mathematiker und Erfinder) „Das Radio hat absolut keine Zukunft“ • Wilbur Wright 1901 (Flugpionier) „Der Mensch wird es in den nächsten 50 Jahren nicht schaffen, sich mit einem Metallflugzeug in die Luft zu erheben“ • Thomas Watson 1943 (Vorstand von IBM) „ Auf dem Weltmarkt besteht Bedarf für maximal fünf Computer“ • Ken Olsen 1977 (Vorstand von Digital) „ Ich sehe keinen Grund, warum einzelne Individuen ihren eigenen Computer haben sollten“ • Manfred Obermüller – GDG HG I

38. Informationsinstrumente • ABC Analyse • Benchmarking • Manfred Obermüller – GDG HG I

39. ABC Analyse • Ursprünglich aus dem Lagerbereich • wichtiges und unwichtiges zu trennen • oftmals 20% Material (Menge) etwa 80 % Wert • Aufmerksamkeit auf Bereiche mit hoher wirtschaftlicher Bedeutung lenken • Arbeitsaufwand so gering wie möglich halten • Es entstehen keine Informationen, sondern es wird verdichtet und selektiert • Manfred Obermüller – GDG HG I

40. Benchmarking • Vergleiche dich mit den „Besten“ und entwickle dich ! • Der Vergleich zu Branchenfremden ist absolut zulässig und sogar erwünscht. • Die Firma BOEING (Flugzeuge und Triebwerke)  Vergleich mit dem Ablauf in der Formel 1 • Im Bereich der öffentlichen Verwaltung dient Benchmarking als Ansatz für Verbesserungen der Abläufe und nicht für Schuldzuweisungen. • Manfred Obermüller – GDG HG I

41. Anforderungen an Ziele • Ziele geben eine Richtung vor (Fokus) • Ziele sollen motivieren und herausfordern, aber müssen erreichbar sein • Die Ziele müssen durch eigene Anstrengung erreichbar sein • Ziele anstreben heißt Leistungen erbringen und Ressourcen zuteilen • Ziele müssen messbar sein (Zielerreichung) • Ohne Ziele kein Controlling ! • Manfred Obermüller – GDG HG I

42. Konkretisierung der Ziele • Zielinhalt: was ? • Zielausmaß: wieviel ? • Zeitausmaß: wann ? wieoft ? wie lange ? • Umsetzung: wer ? • Ziel: OUTCOME • Manfred Obermüller – GDG HG I

43. ControllerIn &. Personalvertretung • Manfred Obermüller – GDG HG I