Microsoft Access 2007

1. Microsoft Access 2007 Material didactic

2. Cuprins • Aplicareaoperaţiilorelementareşi a conceptelor de bază ale aplicaţiei Access • Operarea cu baze de date • Realizareaunoraplicaţii practice pentrutabele • Relatiiintretabele • Realizareaunoraplicatii practice pentrurelatii

3. 1. Aplicarea operaţiilor elementare şi a conceptelor de bază ale aplicaţiei Access • Deschiderea aplicaţiei • Deschiderea, salvarea şi închiderea unei baze de date existente • Folosirea funcţiei „ajutor” • Închiderea aplicaţiei • Moduri de vizualizare

4. Deschiderea aplicaţiei 1. Start – All Programs – Microsoft Office – Microsoft Access 2007 Sau 2. Dublu clic pe pictograma de pe desktop

5. Fereastra aplicatiei Access 2007 Butonul office Baze de date recent deschise Baza de date necompletata Sabloane

6. Deschiderea, salvarea şi închiderea unei baze de date existente • Deschiderea unei baze de date: • Dublu clic pe numele bazei de date din fereastra aplicatiei • Sau • - Se executa clic pe butonul office si se alege optiunea Open 2. Salvarea unei baze de date: 3. Inchiderea unei baze de date:

7. Folosirea funcţiei „ajutor” refresh Home print Type words to search for Search all Access

8. Închiderea aplicaţiei Clic pe butonul office si se alege butonul Exit Access

9. 2. Operarea cu baze de date • Proiectarea unei baze de date • Crearea unei tabele • Definirea unei chei primare • Stabilirea unui index • Modificarea proprietăţilor unui câmp • Introducerea de date în tabelă • Vizualizarea informaţiilor dintr-o tabelă • Modificarea datelor într-o tabelă • Adăugarea de înregistrări într-o bază de date • Ştergerea de înregistrări într-o bază de date

10. Proiectarea unei baze de date • In proiectarea unei baze de date se va tine cont de urmatorii pasi: • analizati obiectivul urmarit • determinaţi scopul bazei de date • determinaţi tabelele de care aveţi nevoie • determinaţi câmpurile de care o să aveţi nevoie în tabele • determinaţi relaţiile dintre tabele

11. Crearea unei tabele • Creareastructuriitabelelor se referă la definireacâmpurilor (coloanelor) tabelelor. Acestlucru se poate face întreimoduri: • Din meniul Create • Table – creareauneitabelenoiprindefinireacampurilor in mod direct • Table Templates - creareauneitabeleprinutilizareaunorsabloaneexistente • Table Design - creareauneitabele in modul Design View in care se pot adaugacampurisitipul de date fiecarui camp

12. Crearea tabelelor cu ajutorul ferestrei de proiectare Este modul cel mai eficient de creare a tabelelor În această fereastră se definesc • numele câmpurilor – FIELD NAME, • tipul de date – DATA TYPE • o descriere a câmpului respectiv (opţional)DESCRIPTION.

13. Crearea tabelelor cu ajutorul ferestrei de proiectare Numele: Microsoft Access 2007 permite ca numele de câmp să fie format din mai multe cuvinte (max. 64 caractere), de exemplu “Nume client”. În versiunile mai vechi de Access denumirea unui astfel de câmp ar fi putut fi scrisă cu simbolul underscore (_) Caractere nepermise in definirea unui nume de camp: punct (.), punct si virgula(;), doua puncte(:)

14. Crearea tabelelor cu ajutorul ferestrei de proiectare Tipul de date: este o caracteristică ce stabileşte modul în care datele sunt înregistrate pe suportul de memorare şi modul în care acestea sunt interpretate şi prelucrate

15. Tipuri de date in Access: • Tipuri de date in Access: • Text (siruri de max 255 caractere) • Numar – numere intregi sau cu zecimale • Monetar – pentru valori monetare • Data/Timp – date calendaristice • Da/Nu – pentru constante logice • Memo – siruri de lungime max 65536 • AutoNumarare – pentru serii incrementate automat cu 1 • Obiect OLE – incorporarea de fisiere (obiecte provenite din alte aplicatii (Word, Excel, imagini, sunete, etc) • -Atasament-Permite atasare de obiecte create cu alte aplicatii • Hiperlink – adrese URL • Lookup Wizard – lista de cautare

16. Crearea tabelelor cu ajutorul ferestrei de proiectare Proprietatilecampurilor de date Field size (Dimensiunea câmpului): în aceastã zonã se introduce numãrul maxim de caractere permis pentru câmpul respectiv, în functie de tipul de date al acestuia.

17. Crearea tabelelor cu ajutorul ferestrei de proiectare Format (Formatul în care sunt afişate datele): - în Access fiecare tip de date are maimulte opţiuni predefinite de afişare.

18. Crearea tabelelor cu ajutorul ferestrei de proiectare Input Mask (Formatul de introducere): se referã la impunereaunuianumit format pentrutoatedateleincluseîncadrulacestuicâmp. O mascã de intrareestefolositãîntr-un câmppentru a formatainformaţiaşi a controlacevalori pot fi introduse. Utilizatorulvaputea introduce încâmp exact formatulimpus de mască, încazcontrarAccess vaafişa un mesaj de eroare. Înlocuitorii de caractere pot fi: - 0 pentrunumere (0-9); - 9 pentrunumeresaupauze; - L pentrulitere (A-Z). Exemplu:pentrunumere de înmatriculare: LL00LLL

19. Crearea tabelelor cu ajutorul ferestrei de proiectare Caption (Eticheta): permite specificarea unui anumit nume atribuit câmpului, nume careva fi afişat în cadrul rapoartelor, formularelor, tabelelor. Default value (Valoare automatã): este valoarea atribuitã automat atunci când utilizatorulnu introduce nici o valoare în acel câmp. Validation rule (Regulile de validare): testeazã prin intermediul unui criteriu (expresieAccess) valorile introduse în câmpurile bazei de date şi nu lasã introducerea de date carenu respectã acel criteriu. Validation TEXT (Text de validare): Conţine textul care va apãrea pe ecran în cazul încare valoarea introdusã în câmp nu respectã criteriul impus de regula de validare. Required (Cerinţe): se stabileşte dacã prin introducerea unei înregistrãri în cadrul tabeleieste obligatorie şi completarea respectivului câmp. Indexed (Indexare): dintr-o listã derulantã se poate alege între un index care admite valoriduplicat sau unul care cere ca fiecare valoare a câmpului sã fie unicã

20. Definirea unei chei primare 1. Se selecteazăcâmpul • Cheia primara identifică în mod unic o înregistrare a tabelei. • Poate fi : - cheiesimplă-formatădintr-o singurăcoloană - cheiecompusă (multiplă)- formată din maimultecoloane • Într-un tabel pot existamaimultecoloane (sau set de coloane) ce pot conţinevaloriunice. Acestecoloanesuntcheicandidat • Stabilireacheiiprimare se poate face prindouãmodalitãti, dupã cum urmeazã: 2. Selectaţi fie simbolul iconic - cheie, din meniul Design, fie clicdreaptapecampulselectatsi se alege Primary Key

21. Operatii elementare asupra tabelelor • Deschiderea si inchiderea unei tabele: • - dublu clic pe tabela respectiva (deschiderea) • - clic pe butonul x de pe bara tabelei (inchiderea) • 2. Deplasarea in tabela: • - utilizand bara de deplasare pozitionata in partea de jos a ferestrei tabelei • 3. Sortarea datelor din tabele: • - prin sortare se obtin datele aranjate crescator sau descrescator dupa valorile unor chei- se utilizeaza butoanele • 4. Adaugarea inregistrarilor: • - in modul foaie de date se executa clic pe butonul • 5. Stergerea articolelor – clic dreapta pe articole si se alege Delete record

22. 3. Realizarea unor aplicaţii practice pentru crearea tabelelor

23. APLICATIA 1 Creati tabelul Infoclienţi, din baza de date Clienţi, care va conţine informaţii referitoare la clienţii unei firme. Tabelulare următoareastructură: • Cod_cl Numeric, întreg (cheie primara) • Nume Text (30) • Prenume Text(30) • Adresa Text (120) • Localitatea Text (30) • Cod_judeţ Text(2) • Cod_postal Text(10) • Telefon Text(15) • Data nasteriiDatăcalendaristică(Date/Time) Introduceti 10 inregistrari in tabelaInfoclienti

24. APLICATIA 1

25. APLICATIA 1 Vizualizareproiect

26. APLICATIA 1 Alegere tip de date

27. APLICATIA 1 Dimensiune camp de date

28. APLICATIA 1 Format data calendaristica

29. APLICATIA 1 Vizualizarefoaie de date

30. APLICATIA 1 Clicdreaptapeselectie – se afiseazameniul de context Pentrucoloane

31. APLICATIA 1 Clicdreaptapeselectie – se afiseazameniul de context pentrulinii

32. APLICATIA 1 Formatarefoaie de date

33. APLICATIA 1. CONTINUARE. Realizati un formularpentrutabelainfoclienti. In modulvizualizareproiectmodificatiaspectulformularului Vizualizatiformularulmodificat

34. APLICATIA 1. CONTINUARE.

35. APLICATIA 1. CONTINUARE.

36. APLICATIA 1. CONTINUARE.

37. APLICATIA 1. CONTINUARE.

38. APLICATIA 1. CONTINUARE.

39. APLICATIA 1. CONTINUARE.

40. APLICATIA 1. CONTINUARE.

41. APLICATIA 1. CONTINUARE.

42. APLICATIA 2 • Sase creeze baza de date Situatie in care sa se tina evidenta elevilor dintr-un liceu • Creati tabelulElevicu structura: • nr matricol (numar) • nume elev (text,50) • cod diriginte (numar) • data nasterii (data/timp) • absente motivate (numar) • absente nemotivate (numar)

43. APLICATIA 3 Realizatibaze date sitabelecorespunzatoaredatelor prezentatemaijos. APLICATIA 4

44. APLICATIA 5 1. Să se creeze o bază de date nouă, în directorul CLASA şi subdirectorul NUME, sub numele Moldova.accdb2. Să se creeze un tabel, în modul de vizualizare tip proiect, care conţine următoarele 5 câmpuri:Judet ID, de tip Text, dimensiune 2, cheia primara a tabelului;NumeJudet, de tip Text, dimensiune 50;Populatia, de tip Numar, dimesiune Long Integer;Suprafata, de tip Numar, dimensiune Integer;Resedinta, de tip Text, dimensiune 50.3. Să se salveze tabelul sub numele Tabel_judete.4. Deschideţi obiectul Tabel_judete, în modul de vizualizare tip foaie de date, şi introduceti următoarele 8 articole:

45. APLICATIA 6 Deschideţi aplicaţia Microsoft Access. Creaţi o nouă bază de date. Salvaţi-o sub numele byblyos în folderul clasei. Creaţi în această bază de date un tabel cu numele Carte cu următoarea structură: Cod_c – codul cărţii Număr întreg N_c_a –titlul cărţii şi autorul – Text 40 Ed – editura – Text 25 An_ap – anul apariţiei – Număr întreg Stabiliţi Cod_carte drept cheie primară Câmpul Cod_c nu poate avea valori mai mici decât 100. Transmiteţi mesajul de eroare “Introduceţi valori mai mari decât 99” Introduceţi 10 înregistrări în tabel

46. APLICATIA 6 Creaţi în aceeaşi bază de date un nou tabel, cu numele Elevi cu următoarea structură: CNP – codul numeric personal –Text 13 Nume_e – numele_elevului – Text 15 Adr – adresa – Text 40 Cl – clasa – Text 10 Sc – şcoala – Text 30 Stabiliţi CNP drept cheie primară Câmpul Cl nu poate avea valori mai mari decât 12. Transmiteţi mesajul de eroare “Introduceţi valori mai mici decât 13” Introduceţi 10 înregistrări în tabel

47. APLICATIA 6 Creaţi în aceeaşi bază de date un nou tabel cu numele Imprumut : Data_i – data la care s-a imprumutat cartea – dată şi oră – dată scurtă Data_r – data la care s-a returnat cartea– dată şi oră – dată scurtă CNP– Codul numeric personal – Text 13 Cod_c – codul cărţii – Număr întreg Cod_i – cod împrumut – Număr întreg Stabiliţi Cod_i drept cheie primară de identificare (primary key). Completati tabela Imprumut cu 5 înregistrări.Valorile introduse pentru CNP trebuie să se găsească şi în tabelul Elevi iar valorile pentru Cod_c să se regăsească şi în tabelul Carte.

48. Între două tabele dintr-o bază de date există o relaţie atunci când unul sau mai multe câmpuri cheie dintr-un tabel se potrivesc cu unul sau mai multe câmpuri cheie din celălalt tabel. Tabelul părinte (Departments) este tabelul care conţine cheia principală iar tabelele copil sunt tabelele corelate (Employees) Pentru a implementa relaţiile dintre tabele se folosesc cheile externe 4. Relaţii între tabele Cheie externa Cheieprincipala

49. Tipuri de relaţii în Access • 1. Relaţia One to One (unu la unu) - fiecărei înregistrări din tabelul părinte îi corespunde exact o singură înregistrare din tabelul copil. • 2. Relaţia One to Many (unu la mai mulţi) - fiecărei înregistrări din tabelul părinte îi corespunde mai mult de o înregistrare în tabelul copil. • 3. Relaţia Many to Many (mai mulţi la mai mulţi) – fiecărei înregistrări din tabelul părinte îi corespunde mai mult de o înregistrare în tabelul copil iar fiecărei înregistrări din tabelul copil îi poate corespunde mai mult de o înregistrare în tabelul părinte.

50. Reguli de protejare a datelor din tabelele relationate Integritatea referenţială: 1. fiecare valoare a cheii externe trebuie să se găsească printre mulţimea valorilor cheii candidat corespondente, cu alte cuvinte nu putem adaugă înregistrări în tabelul copil fără ca acestea să aibă corespondent în tabelul părinte; 2. nu putem şterge o înregistrare din tabelul părinte dacă există înregistrări corespondente în tabelele copil. Alte reguli referitoare le cheia externă: 1. o cheie externă este simplă dacă şi numai dacă cheia candidată corespondentă este simplă, şi este compusă dacă şi numai dacă cheia candidată corespondentă estecompusă; 2. fiecare câmp component al unei chei externe trebuie să aibă acelaşi tip de date şi dimensiune cu al câmpului corespondent din cheia candidat; 3. o valoare a unei chei externe reprezintă o referinţă către o înregistrare care conţine aceeaşi valoare pentru cheia candidată corespondentă.