Yhteisöviestinnän johtaminen-kurssi 2. teema: Yhteisöviestinnän organisointi ja järjestelyt

1. Yhteisöviestinnän johtaminen-kurssi2. teema: Yhteisöviestinnän organisointi ja järjestelyt Viestinnän erikoiskurssi professori Leif Åberg kevät 2006

2. Toinen teema: Yhteisöviestinnän organisointi ja järjestelyt • Viestinnän tarkoituksenmukainen organisointi • Viestintävastuiden määrittely • Viestinnän voimavara-analyysi • Viestinnän ihmisten yhteydet • strategiseen johtoon • ulkopuolisiin kumppaneihin ja muihin tärkeisiin tahoihin

3. ProCom (Suomen Tiedottajien Liitto): Yhteisön viestintä 2000-luvulla -asiakirja • Yhteisöviestintä on työyhteisön viestintätoiminto eli funktio, jossa viestinnän keinoin tuetaan työyhteisön strategioiden ja tavoitteiden saavuttamista • Viestintäyksikkö on organisaation strategisen tason asiantuntija- ja palveluelin. Se johtaa, konsultoi, koordinoi ja toteuttaa viestintää • Tärkeimmät keinot ovat • strategisia: pitkäjänteinen profilointi, maineenhallinta ja brandijohtaminen • vuorovaikutteisia: ulkoinen ja sisäinen viestintä kuten yhteystoiminta, sidosryhmäviestintä, markkinointiviestintä, sijoittaja- ja yhteiskuntasuhteet, sponsorointi ja yhteisöilme • luotaavia ja arvioivia: luotaus sekä viestinnän tutkimus ja mittaus

4. Peruslinjaukset = viestintästrategia • Viestintä johtamisen välineenä strategiaa tukemassa • johdattava osuus, joka asemoi viestinnän • linkkaus strategiseen johtamiseen • myös viestinnän yleiset periaatteet ja arvostukset kuten: ”aktiivista, avointa, suunnitelmallista, vuorovaikutteista”, huomaa linkki työyhteisön arvoihin! • Tahot • tärkeimmät stakeholder-ryhmät • Julkisuuden kentät, joilla toimitaan • Esim sisäinen, asiantuntija-, kansalais-, media- ja verkkojulkisuudet • Sisällön peruslinjaukset: • profiiliteemat käyttöön esimerkiksi 3x3x3-kuvalla tai tuloskortilla • Välineet • yleisellä tasolla: nykyiset ja kehitettävät • Viestintävastuut ja viestintäyksikön rooli • esimiesten ja henkilöstön viestinnän oikeudet ja velvollisuudet • viestintäyksikön rooli

5. Viestinnän järjestelyt (ProCom) • Viestinnän järjestelyissä on otettava huomioon yhteisön erityispiirteet

6. Viestinnän vastuut (ProCom) • Ylin johto vastaa viestinnästä, kuten kaikesta muustakin toiminnasta • Yhteisöviestinnän strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi on viestintävastuu delegoitava viestintäjohtajalle tai vastaavalle johtoryhmän jäsenelle

7. Käytännössä jokainen työyhteisön osa toteuttaa viestintää omalla vastuualueellaan yhteistyössä viestintähenkilöstön kanssa. Tämä edellyttää, että • viestintävastuut täsmennetään • viestinnän suunnittelu on osa työyhteisön strategista prosessia ja • viestinnän johtamisesta ja koordinoinnista huolehditaan • Kokonaisviestinnän näkökulma edellyttää toimivaa integrointia ja koordinointia

8. Viestintäjohtajan tehtävät • Viestinnästä vastaava on viestinnän suunnittelun ja toteutuksen ammattilainen sekä sisäinen konsultti: • johtaa, koordinoi ja konsultoi muita viestinnän kysymyksissä • tuntee ulkoiset viestintä- ja tutkimuspalvelut ja osaa hyödyntää näitä • omaa riittävät taidot viestintäyksikön ja -hankkeiden johtamiseen • hallitsee kokonaisviestinnän eri osa-alueet • Työssään häntä ohjaavat yhteisön toimintaa säätelevien lakien ja sopimusten lisäksi Suomen Tiedottajien Liiton hyväksymät eettiset säännöt

9. Uusi pizza, uusin maustein markki- kinointi, kumppa- nuus- verkot sisäinen operatii- vinen työvies- tintä tuote/ palvelu- profiili, brandi, näidentutkimus työhön pereh- dytys Tulos-vies-tintä yritys/johta- japrofiili, maine, näi- den tut- kimus työyhtei- söön pereh- dytys ulk. tiedotus, yhteys-toiminta ja luo-taus sis.tiedotus,yhteys-toiminta ja luo-taus Puska-radio Henkilölähiverkot eli läheisverkostot

10. Viestintäjohtajan vastuut: suora vastuuviestinnästä markki- kinointi, kumppa- nuus- verkot sisäinen operatii- vinen työvies- tintä tuote/ palvelu- profiili, brandi, näidentutkimus työhön pereh- dytys Tulos-vies-tintä yritys/johta- japrofiili, maine, näi- den tut- kimus työyhtei- söön pereh- dytys ulk. tiedotus, yhteys-toiminta ja luo-taus sis.tiedotus,yhteys-toiminta ja luo-taus VASTAA

11. Viestintäjohtajan vastuut: osallistuminenkoordinointiin markki- kinointi, kumppa- nuus- verkot sisäinen operatii- vinen työvies- tintä KOORDINOI tuote/ palvelu- profiili, brandi, näidentutkimus työhön pereh- dytys Tulos-vies-tintä yritys/johta- japrofiili, maine, näi- den tut- kimus työyhtei- söön pereh- dytys ulk. tiedotus, yhteys-toiminta ja luo-taus sis.tiedotus,yhteys-toiminta ja luo-taus

12. Viestintäjohtajan vastuut: sisäinen konsultti,opastaja OPASTAA markki- kinointi, kumppa- nuus- verkot sisäinen operatii- vinen työvies- tintä tuote/ palvelu- profiili, brandi, näidentutkimus työhön pereh- dytys Tulos-vies-tintä yritys/johta- japrofiili, maine, näi- den tut- kimus työyhtei- söön pereh- dytys ulk. tiedotus, yhteys-toiminta ja luo-taus sis.tiedotus,yhteys-toiminta ja luo-taus

13. Vuosi Ihmiset Tekniikka Muut Rahaa Voimavara-analyysi: esimerkki 2003: fokus maailma 2002: fokus ympäristö 2001: fokussisäinen Hlöstöosastot, markkinointi Yrityksen asian- tuntijat Intranet-ihminen extranet internet Intranet, infokios-kit, palautekanavat Tavoitekeskustelu traditiona Asiantuntijoidenviestintäkoulutus Esimieskoulutus, sisäinen markkinointi 100 000 95 000 90 000

14. Tuloskortti • professorit Kaplan ja Norton esittivät vuonna 1992 Harvard Business Review'ssä balanced scorecard -mittariston (BSC) • työyhteisön toimintaa arvioidaan neljästä näkökulmasta • asiakas • prosessi • talous • innovatiivisuus ja oppiminen • Huomion kohteeksi otetaan muutama ratkaiseva tunnusluku kultakin olennaiselta tavoitealueelta • Tavoitteita asetetaan siis jokaiselle neljälle alueelle

15. Tuloskorttiin liittyvä viestintä • kehitetään viestintämalli, jossa määritellään, miten viestitään tuloskortin • avaintulosalueista, mittareista ja niiden seurannasta • täsmennetään siis • sisällöt: mitä kerrotaan • otsikkoalueet, graafiset esitykset (suunta !) • muodot: millaisilla strategisilla areenoilla • keskinäisviestintä, verkkoviestintä ja kirjallinen viestintä

16. long term road map short termroad map Muutoksen suuntaaminen:rullaava suunnittelu ja tiekartat Vision, or THE palmislands 2009 2008 2007 Strategy time ”times of turbulences” present ”good old times”

17. Viestinnän vuosisuunnittelun haaste • suunnittelussa otettava huomioon samaan aikaan • viestintäyksikön toiminnan suunnittelu • tämä tapahtuu normaalin vuosisuunnittelun rytmissä • muiden yksiköiden sellaisen toiminnan suunnittelu, joka edellyttää heiltä panostusta viestintään • tähän voi vaikuttaa oikeastaan vasta, kun muut yksiköt ovat tehneet normaalit vuosisuunnitelmansa (ellei ennakoiva työ ole kantanut hedelmää!)

18. Toimintaohjeet • Yhteisöviestinnän eri osa-alueiden pysyväisohjeita • esimerkkejä: • graafiset ohjeet • henkilöstölehden toimituspolitiikka • yhdyshenkilöverkoston toimintaohje • sponsorointiohjeet • yritysilmeen ohjeistaminen • poikkeusolojen ohjeet

19. unohtui päällekkäin eri tahtiin Koska koordinointi korostuu, on hyvä tunnistaa yleisimmät koordinoinnin ongelmat checkpoint baseline A B C

20. Koordinoivan viestinnän parantaminen • baseline-viestintä kuntoon • varmista että kaikki tietävät, mitä sovittiin • dokumentoi! Verkko on oiva paikka! • checkpoint-rytmitys • ensin tarkistuksia tiiviimmin, keskellä harvemmin, lopuksi taas tiiviimmin • motivoiva viestintä • korosta koordinoinnin tärkeyttä • pidä ohjat käsissäsi! • jämäkkyyttä suorastaan odotetaan

21. Muita haasteellisia alueita • Viestinnän ihmisten yhteydet • Strategiseen johtoon • miten luoda palvelumalli, jossa eri alueiden viestinnän osaajat voivat tarjota asiantuntemuksensa koko organisaation käyttöön? • ulkopuolisiin kumppaneihin ja muihin toiminnan kannalta tärkeisiin tahoihin • miten luoda malli, joka toimii aidon kumppanuuden pohjalta?