Yhteisöviestinnän johtaminen-kurssi 4. teema: Luotaus, seuranta ja viestinnän toimivuuden arviointi

1. Yhteisöviestinnän johtaminen-kurssi4. teema: Luotaus, seuranta ja viestinnän toimivuuden arviointi Viestinnän erikoiskurssi professori Leif Åberg kevät 2006

2. Neljäs teema: Luotaus, seuranta ja viestinnän toimivuuden arviointi 1 Luotaus Luotaus prosessina. Luotauksen kohteet 2 Viestinnän toimivuuden arviointi Säännöllinen, suunnitteluun linkattu arviointi Muodot ja kohteet

3. Luotaus (scanning tai monitoring) • Luotauksen avulla työyhteisö pyrkii havaitsemaan toiminnan kannalta olennaiset ulkoiset ja sisäiset muutokset ajoissa, jotta oikaiseviin toimiin voidaan ryhtyä • sisäinen luotaus ja ympäristöluotaus

4. Muutoslajit 1 trendit • kohdistuvat samalla tavalla kaikkiin samalla alalla toimiviin 2 satunnaismuutokset • ohimeneviä ilmiöitä, joilla yleensä ei ole suurta merkitystä 3 vain meidän työyhteisöömme vaikuttavat, olennaiset muutokset • uhkia tai mahdollisuuksia, jotka usein aiheutuvat omista toimenpiteistämme

5. Trendit Satunnais-vaihtelut Koskevat vain meitä,itse aiheu-tettuja ?

6. Luotaukselle tyypillistä: • Heikko signaali ei itsessään kerro, millaisesta muutoksesta on kyse • Heikko signaali voi tulla mistä tahansa • Heikkoon signaaliin reagointi tai reagoimattomuus vaikuttaa prosessin jatkoon (eli kyseessä on dynaaminen järjestelmä!)

7. Siksi on tärkeää, että • jokainen luotaa • työyhteisön sisällä on areenoita, keskustelufoorumeita, joissa heikkoja muutoksen merkkejä voi pohtia • kun heikko signaali on havaittu, on nopeasti pohdittava, • millaisesta muutoksesta on kenties kyse • onko muutos uhka vai mahdollisuus

8. Keinoja: • Rinnakkaistarkistus • jos on kyse siitä, mitä arvelemme, miten muutoin se voisi ilmetä? • Siivutus ja ulotteistaminen • (Saul Wurman: slicing and dimensionizing)

9. -- ++ -- ++ -- ulotteistaminen: ++ siivutus:

10. 1 Olennaistentekijöiden tunnistus 6 Valvonta Luotaus 5 Toimenpiteet 2 Seuranta 4 Toimenpide-suositukset 3 Tulkinta Luotaus jatkuvana prosessina

11. primaariset stakeholder-ryhmät tunnistettavissa yksilöitävissä yhteinen intressi voidaan määrittää yhteydenpito voidaan virallistaa ja se on säännöllistä viestintä painottuu yhteisen intressin vahvistamiseen sekundaariset yleisöt, jotka huolestuvat huoli (issue) voidaan identifioida luotaamalla löytyykö yhteinen intressi? Tilanne ei ole win-win, vaan ainakin aluksi näyttää win-loose-tilanteelta viestintä painottuu issuen hoitoon, ettei muodostuisi kriisiksi yleisöjä vaikea identifioida: keulakuva, spokesperson, komitea Stakeholder-ryhmien jatkumo

12. Siispä • primaarisuus / sekundaarisuus ovat • tilannekohtaisia • arvioitavissa sen mukaan, millainen vaikutus vaihdannalla on työyhteisön mission ja tavoitteiden saavuttamiseen • Copenhagen charterin kiinnostus-vaikutus –matriisi voisi toimia (kuva edempänä) • stakeholder-tilannetta tulee siis tarkastella säännöllisesti • luotauksen rooli korostuu

13. edellyttävätjatkuvaaluotaamista edellyttävätmuutostenluotaamista Kiinnostus – vaikutus -matriisit stakeholder-ryhmänvaikutus asian (issuen)painoarvo pieni suuri pieni suuri Stakeholder-ryhmän kiinnostus pieni pieni Asian (issuen) kiinnostavuus suuri suuri lähde: sovellus Copenhagen Charter 1999:sta

14. Viestinnän toimivuuden arviointi • teoriassa viestintä on vaikuttanut silloin, kun se on saanut aikaan muutoksia. Siten vaikuttavuuden arviointi edellyttää aina vertaamista • vertaamista voi tehdä kolmeen suuntaan: • eteenpäin: tuloksia verrataan tavoitteisiin • taaksepäin: tietyn ajankohdan tilannetta verrataan aikaisemman ajankohdan tilanteeseen • sivulle: omaa toimintaa verrataan kilpailijoiden tai muiden ulkoisten kohteiden vastaavaan toimintaan tai johonkin normiin

15. Arviointimuodot • itsearviointi • vertaisarviointi • ulkoinen arviointi

16. ProComin Kvast (yleinen): 1 Strategia ja tavoitteellisuus Liiketoimintastrategian osa ja tuki Onko strateginen viestintäohjelma Viestinnän kytkeminen vuosisuunnitteluun 2 Organisointi ja viestinnän järjestelyt Organisoinnin tarkoituksenmukaisuus Viestintävastuut määritelty Viestinnän voimavarat Osa-alueet koordinoitu Testattu viestintäpolitiikka poikkeusoloja varten 3 Viestintävalmiudet Esimiehet Avainhenkilöt Viestinnän ammattilaiset Henkilöstö 4 Luotaus, seuranta ja arviointi Yhteisökuva (sisäinen ja ulkoinen) Käytössä olevat omat viestimet Joukkoviestimet Yhteistyö- ja kohderyhmäviestintä Heikot muutossignaalit (issues) Oman toimialan ja viestinnän alan yleinen kehitys Säännöllinen itsearviointi ja huipputasovertailu CRC:n VISA (julkishallinto): 1 Viestinnän asema strategian toteuttamisessa 2 Strategisen viestintäsuunnitelman merkitys 3 Viestinnän kytkeminen vuosisuunnitteluun 4 Viestinnän organisointi ja vastuusuhteet 5 Viestinnän resurssit ja varautuminen kriiseihin 6 Viestinnän toteutus ja laadun seuranta 7 Julkisen keskustelun seuranta 8 Kansalaisjulkisuus 9 Asiantuntija julkisuus ja kansalaisyhteisöt 10 Verkkojulkisuus 11 Viestinnän osaamisen kehittäminen 12 Viestinnän seuranta ja arviointi Yhteisöviestinnän ydinsisällöt.Arviointimallien teemojen kautta: Kvast-testi löytyyosoitteestawww.procom.fiPolku: linkit-> viestinnänarviointi Visa-testi osoitteestahttp://www.valt.helsinki.fi/staff/aberg/yleisvisa.htm