Klubin johtaminen ja hallinto

1. DGE Leila Risteli ja DGN Paavo Enroth PETS 20.3.2010 Syötekeskus Klubin johtaminen ja hallinto

2. jäsenten luottamus -> tiedänkö, osaanko riittävästi - miten otan haasteen vastaan toiminta perustuu rotaryn arvoihin palvelu ystävyys, toveruus monipuolisuus lahjomattomuus, rehellisyys aktiivinen johtajuus (oikeus tehdä asioita uudella tavalla) miten ja milloin johtaminen on palkitsevaa? Rotaryklubin johtaminen

3. Tehokkaat klubit Tehokkaan klubin tuntomerkit Tukevat Rotary-säätiötä Kasvattavat johto-henkilöitä rotarya palvelemaan Säilyttävät ja kasvattavat jäsenistöään Toimeen-panevat onnistuneita projekteja Klubijohtosuunnitelma Neljä palveluväylää

4. tieto kulkee ja lisääntyy klubissa hyvin suunniteltu on puoliksi tehty... klubijohtosuunnitelma: pitkän tähtäyksen suunnitelma (strategia): missä olemme ... vuoden kuluttua missä olemme nyt millä askelilla nykytilasta haluamaamme tulevaisuuteen kuvaus kunkin viranhaltijan ja komitean tehtävistä Miksi suunnittelua

5. ”Anybody could have done it, but everybody thought that somebody would do it, so nobody did it.” Miksi tarvitaan yhteinen ymmärrys kunkin vastuulla olevista tehtävistä?

6. visio: minkälainen klubi olemme kolmen vuoden kuluttua tilannearvio: missä olemme nyt 3-vuotistavoitteet osa-alueittain edellisistä johdetut vuositavoitteet toimenpiteiden suunnittelu, toteutus, seuranta ja arviointi tehokas tavoite: yhteinen mitattava haasteellinen saavutettavissa tarkasti aikataulutettu Strategiasta suunnitelmaan

7. Strategiasta suunnitelmaan

8. Strategiasuunnittelun opas (SR:n jäsensivuilta): pitkään tähtäyksen suunnitteluun Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille (SR:n jäsensivuilta): klubin tilanteen analysointi- ja vuositavoitteiden asettamistyökalu RI:n materiaalit (www.rotary.org) RI:n presidentin kunniamaininta Mitä välineitä ja apua suunnitteluun?

9. Strategiasuunnittelun opas (SR:n jäsensivuilta): pitkään tähtäyksen suunnitteluun Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille (SR:n jäsensivuilta): klubin tilanteen analysointi- ja vuositavoitteiden asettamistyökalu Mitä välineitä ja apua suunnitteluun?

10. Strategiasuunnittelun opas (SR:n jäsensivuilta): pitkään tähtäyksen suunnitteluun Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille (SR:n jäsensivuilta): klubin tilanteen analysointi- ja vuositavoitteiden asettamistyökalu Mitä välineitä ja apua suunnitteluun?

11. presidentti past president tuleva presidentti sihteeri(t) klubimestari(t) rahastonhoitaja komiteat Toimijat klubissa

12. Uudet pysyvät klubikomiteat Klubin hallitus Klubin hallinto Suhdetoiminta Jäsenyys Palveluprojektit* Rotarysäätiö Nuorisovaihtotiimi *Lisäkomiteoita asetetaan tarpeen mukaan

13. Klubin hallitus Klubin hallitus Piirin tukikomiteat ym ja vastaavat klubikomiteat Klubin hallinto Suhdetoiminta Jäsenyys Palveluprojektit Rotarysäätiö Apulaiskuvernöörit Suhdetoiminta Jäsenyyskomitea Piirin ohjelmien komiteat Rotarysäätiö- komitea Piirin tukikomiteat ja AG:t

14. olemalla aktiivisesti yhteydessä tukikomiteoiden puheenjohtajiin, AG:ihin, palveluväylien neuvonantajiin ja kuvernööriin esittämällä kysymyksiä, toivomuksia, ideoita käyttämällä hyväkseen piirin koulutusta jäsenkehitys johtaminen nuorisovaihto Rotarysäätiö käyttämällä Suomen Rotaryn uudistettua opaskirjasarjaa käytännön ohjeita rotarymatrikkelin alussa olevasta tietopaketista Miten klubi voi hyödyntää piirin ja SR:n apua?

15. Kevään 2010 aikana tehtävää raportti PETS:stä ja piirineuvottelusta klubin kokoukselle toimivan organisaation pystytys vuodeksi 2010-2011: työnjako presidentti - sihteeri hallituksen jäsenien tehtävät klubikomiteat ja niiden tehtävät, luotettavat ja toiminnasta kiinnostuneet vetäjät, klubin jokainen jäsen johonkin komiteaan nykyisen ja tulevan hallituksen yhteiskokous jäsenyystilanteen analyysi strategian ja klubijohtosuunnitelman päivitys klubineuvottelussa – kaikki jäsenet pääsevät vaikuttamaan -> vuositavoitteet Suunnitteluoppaan täyttö klubin informointi tulevan rotaryvuoden toiminnasta klubin rekisteröitymistä syytä käsitellä, ellei sitä vielä ole tehty • 15

16. johtaa klubia ja vastaa sen toiminnan asianmukaisuudesta, haasteellisuudesta ja tehokkuudesta huolehtii klubitoiminnan suunnittelusta ja varmistaa sen, että tavoitteet saavutetaan delegoi tehtäviä ja varmistaa niiden asianmukaisen toteutuksen innostaa jäseniä, antaa haastavia tehtäviä motivoi ja antaa tunnustusta edustaa klubia ulospäin Presidentin tehtävät

17. johtaa klubikokoukset ja hallituksen kokoukset osallistuu aktiivisesti piirin toimintaan (koulutustilaisuudet, piirikonferenssi) ja kannustaa muita osallistumaan toimii yhteistyössä klubin ja piirin johdon kanssa varmistaa klubin johtamisen ja palveluprojektien jatkuvuuden varmistaa sen, että klubi noudattaa RI:n nuoriso-ohjelmien riskinhallinnan toimintaohjeita varmistaa sen, että klubin jokaisella komitealla on tavoitteet ja että ne saavutetaan leader vai manager? Käytännössä presidentti

18. Klubisihteerin tehtävät kokouksista tiedottaminen; hallitus, komiteat, vuosikokous, vaalikokous jne. pöytäkirjojen laatiminen klubin kirjeenvaihto ja arkisto klubin posti tulee 1. sihteerille viikkokokousten valmistelu yhteistyössä muiden toimihenkilöiden kanssa kuvattu Klubin sihteerin opaskirjassa, sovelletaan harkiten oman klubin tarpeiden mukaan klubin viikkoseloste toimitetaan DG:lle, DGE:lle ja AG:lle • 18

19. Sihteerin tehtävät RI:n ja SR:n suuntaan jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen ylläpito Suomen Rotaryn ja Rotary Internationalin tietojärjestelmissä muutokset kannattaa päivittää samalla kertaa molempiin järjestelmiin läsnäolojen kirjaaminen ja raportoiminen SR:n jäsentietojärjestelmään seuraavan kuukauden 15. pv. mennessä RI:n edellyttämien raporttien laatiminen ja lähettäminen RI:n Official Directory: seuraavan vuoden presidentin ja sihteerin tiedot 31.12. mennessä puolivuotisraportointi (SAR) ja tähän liittyvät maksut heinäkuussa ja tammikuussa maksut Suomen Rotarytoimistolle ja Rotary Internationalille välittää laskut rahastonhoitajalle ja valvoo maksujen suorittamista • 19

20. klubin Rotarysäätiö-lahjoitustavoite DGE:lle (PETS) klubin jäsenkehitystavoite DGE:lle (PETS) Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille toimitetaan AG:lle niin, että hän voi toimittaa sen DGE:lle 30.6.2010 mennessä Tärkeät päivämäärät: suunnittelu

21. Vaihtokokous xx.6.2010/2011 Muutostiedot yhdistysrekisteriin 1.7.2010 Toimintasuunnitelmat Piirikonferenssi ajankohta vaihtelee Kesä RI:lle puolivuotis- raportti (SAR) ja per capita-maksut PETS Heinä Touko Elo Juoksevasti: - jäsenistömuutosilmoitukset • kokouspaikka ja – aikamuutokset Kuukausittain: - läsnäoloraportointi Huhti Nv-seminaari Valmistautuminen seuraavaan vuoteen Vuosikokous Syys Rotaryklubin vuosikello Sihteerin perustehtävät on merkitty punaisella Maalis Loka Helmi SR:lle ja piirille maksuerä I Marras Tammi Joulu Nv-haku ja valinta * SR:lle ja piirille maksuerä II * Matrikkelitiedot ajantasalle RI:lle puolivuotisraportti (SAR) ja per capita -maksut Koulutusseminaarit Vaalikokous • 21 Official Directory- tiedot RI:lle ja SR:lle (uudet virkailijat) Nv-hakemukset tehty

22. jatkuva jäsentietojen päivitys RI:lle Member Accessin kautta RI:n SAR-raportit (Semi-annual report) palautetaan 31.7.2010 ja 31.1.2011 mennessä jäsentietojen jatkuva päivitys SR:lle jäsentietojärjestelmän kautta (www.rotary.fi/rekisteri/) SR:lle piirin jäsenmaksut (sis. SR:n jäsenmaksut) 15.10.2010 ja 15.3.2011 mennessä tulevan rotaryvuoden toimihenkilötiedot SR:lle ja RI:lle heti vaalikokouksen jälkeen, ennen 31.12.2010 matrikkelitiedot SR:lle tammikuussa 2011 Tärkeät päivämäärät: jäsenasiat ja maksut

23. Klubin talous talousarvio laaditaan keväällä 2010 yhdessä toiminnan suunnittelun kanssa varmistetaan maksuvalmius! klubitoiminnan tuotot & kulut pidetään erillään palvelutoiminnan tuotoista & kuluista • 23

24. Maksettavat jäsenmaksut Suomen Rotary ry:n jäsenmaksu ja piirin per capita –maksu peritään yhdessä 2 erässä, lasku tulee sihteerin osoitteella -> rahastonhoitajalle maksua varten lasku perustuu SR:n jäsenrekisterin tietoihin Suomen Rotaryn jäsenmaksu on 2010-2011 entisellään, 27 € / jäsen piirin per capita –maksu päätetään piirineuvottelussa, esitys = 55 € (28 € + SR:n jäsenmaksu 27 €) lokakuun maksun yhteydessä peritään 2 € + 4 € erillishankkeisiin Rotary Internationalin per capita –maksu on 2 x 24,50 US$ (peritään 2 erässä) lasku perustuu SAR-tietoihin • 24

25. Mille tilille maksut suoritetaan? tilitiedot löytyvät rotarymatrikkelin alusta pidä erillään – 3 eri tiliä! Suomen Rotary Rotary International: jäsenmaksut ja mahdolliset lehtitilaukset (The Rotarian) Rotarysäätiö: lahjoitukset eri rahastoihin, merkittävä selvästi tarkoitettu rahasto (myös PolioPlus) • 25

26. sähköinen asiointi Member Accessin kautta; jäsentiedot oltava ajan tasalla 31.5. ja 30.11., jotta SAR-lasku oikein maksut hyvissä ajoin ennen deadlinea SAR-raportti ja maksutietolomake lähetetään presidentin ja sihteerin allekirjoituksin RI:n Zürichin toimistoon Club and District Support (CDS) Elisabeth Forslund Peter Schnell Rotarysäätiöön liittyvät asiat hoitaa Zürichissä Vanessa Court-Payen PHF ym. tunnustukset Klubin yhteys Rotary Internationaliin ja Rotarysäätiöön

29. ei automaattisesti, vaatii rekisteröitymisen yhdistysrekisteriin (www.prh.fi) vain ry on oikeushenkilö SR:n jäsensivuilla Suomalaisen rotaryklubin sääntömalli, joka soveltuu rekisteröintiin periaatteessa näihin vain pakolliset asiat virallisia sääntöjä täydentävät RI:n määrittämät Rotaryklubin säännöt ja Rotaryklubin järjestysmuoto ry:n hallituksen jäsenissä tapahtuneet muutokset ilmoitettava yhdistysrekisteriin Rotaryklubi = rekisteröity yhdistys?

30. piirissämme 30/41 rekisteröitynyttä klubia miksi kannattaa rekisteröityä? tavoite: kaikki piirin klubit ovat rekisteröityneitä yhdistyksiä rotaryvuoden loppuun mennessä Rotaryklubi = rekisteröity yhdistys?