Evaluasi dan Sosialisasi Rekonsiliasi Data Deputi Bidang Informasi Kepegawaian , 2013

1. BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA Evaluasi dan Sosialisasi Rekonsiliasi Data DeputiBidangInformasiKepegawaian, 2013

2. Arah Pengembangan Database PNS • Database tunggal • Satu struktur data, regulasi, tabel refferensi • Database PNS bersifat Nasional • Akurat, aktual dan komplit • Multi Purpose (dapat di integrasikan dengan data e-KTP, Bank, Pajak, data stakeholder dan lain-lain) • Format field Database bersifat umum (pengisan tanggal lahir, golongan ruang, TMT dan lain-lain) • Safety database (menjamin kepada instansi pengguna bahwa database aman) • User Management (pengaturan penggunaan user)

3. Upaya Akurasi Database • PUPNS tahun 2003 • Rekonsiliasi tahun 2006 • Konversi NIP 2008 s.d sekarang • Penerbitan KPE Tahun 2008 • Pertukaran Data dengan Stakeholder • Peremajaan Data • Entry Data Non PUPNS dan Non Database • Informasi data PNS di portal BKN (Website) • Rekonsiliasi data Tahun 2012 (Jabatan Struktural)

4. PROSES REKONSILIASI • Telah disiapkan Buku Standar Operasional Prosedur (SOP) Proses Rekonsiliasi Data sebagai pedoman pelaksanaan rekonsiliasi data. • Penerbitan Listing Perbedaan Data Hasil Proses Rekonsiliasi Data Instansi dan Data BKN • Kewenangan untuk Update/Peremajaan Data diserahkan ke Kanreg, kecuali tanggal, bulan dan Tahun Kelahiran. • Dokumen yang dibutuhkan (disesuaikan dengan PERKA BKN 14 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengembangan Database). • Sosialiasi proses rekonsiliasi kepada instansi/BKD dilakukan di Kantor Regional. • Proses Rekonsilaisi dilakukan secara bertahap, untuk tahap awal dilakukan untuk data pejabat struktural dan akan dilanjutkan ke data PNS lainya.

5. Permasalahan proses Rekonsiliasi Data • Data yang dikirim tidak sesuai dengan format dari BKN • Adanya kesalahan pengisian format data (karna input manual) dari instansinya. • Data yang tidak lengkap (ex. TMT Gol kosong, TMT CPNS kosong, eselon kosong dll) • Instansi yang belum menyerahkan data rekonsiliasi. • Data yang terkirim belum valid (data lama)

6. PermasalahandanHambatan Database PNS • Perbedaan struktur data antara BKN dan Instansi mengakibatkan sinkronisasi sulit dilakukan • Belum ter-update-nya Unit Organisasi (Unor) pada Instansi • Perbedaan (selisih) data PNS antara BKN dan Instansi (setelah dilakukan rekonsiliasi) cukup besar • Tidak tersedianya data di instansi/bkd sehingga menyulitkan meminta/mengambil data ke instansi/bkd • Permasalahan historikal data (Gol. Ruang, Jabatan, pendidikan dan lain-lain)

7. Format Permintaan Data Rekonsiliasi Tahap I ke Instansi/BKD (lampiran surat)

8. Format Permintaan Data Rekonsiliasi Tahap II ke Instansi/BKD (lampiran surat)

9. Keterangan Format Permintaan Data Rekonsiliasi Tahap II ke Instansi/BKD (lampiran surat) • Format pengisian nama tidak mencantumkan gelar (pendidikan, status dll) • Format tanggal lahir ; tanggal, bulan dan tahun kelahiran, contoh pengisian 10011960 untuk tanggal lahir 10 Januari 1960 • Format Jenis Kelamin : 1 = Pria, 2 = Wanita • Format TMT CPNS = tanggal, bulan dan Tahun TMT CPNS, contoh pengisian 01032000 untuk TMT CPNS 01 Januari 2000 • Format TMT PNS = tanggal, bulan dan Tahun TMT CPNS, contoh pengisian 01032001 untuk TMT PNS 01 maret 2001 • Format Golongan Ruang, contoh pengisian 11 untuk I.a, 21 untuk II.a, 31 untuk III.a, 32 untuk IIIb dan seterusnya • Format TMT Gol. Ruang = Tanggal, Bulan dan Tahun TMT Gol. Ruang, contoh 01042011 untuk TMT Gol. Ruang 01 April 2011 • Format Masa Kerja Golongan, sesuai dengan SK Pangkat/Gol terakhir , contoh pengisian 05 - 04 (untuk masa kerja 5 tahun 4 bulan) • Format nama jabatan fungsional tertentu sesuai dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi • Format nama jabatan fungsional umum sesuai dengan analisis jabatan pada masing-masing instansi • File di buat dalam bentuk Microsoft Exel

10. Permasalahanprosesperemajaan data Non Database / Non PUPNS • Perpindahan jabatan dari jabatan struktural ke fungsional tidak sesuai dengan norma standar dan prosedur yang dampaknya BUP menjadi lebih panjang. • Pengaktifan kembali data yang sudah masuk ke data pensiun (sesuai BUP jabatan ) ternyata ybs menduduki jabatan fungsional. • Permasalahan data diketemukan pada saat usul masuk (pensiun, KP dll) • Perbaikan NIP yang dilakukan di Kantor Regional ( Nama, Jenis Kelamin, TMT CPNS) • Data tidak dapat di entry usul (KP, pensiun) karena permasalahan data yang belum terpenuhi (field masih ada yang kosong/tidak sesuai)

11. SOP Induk Rekonsiliasi Database ( 1 ) START SURAT DEPUTI INKA KE BKD/INSTANSI PERIHAL REKONSILIASI DATA PNS TAHAP I DAN TAHAP II MENERUSKAN SURAT DEPUTI KE SEMUA INSTANSI MENERIMA SURAT MENGUMPULKAN /MENGISI DATA SESUAI FORMAT (EXCEL) MENGIRIM SURAT KE BKN PUSAT/KANREG BERIKUT SOFTCOPY (bisa menggunakan email) MENERIMA SOFTCOPY (CD) DARI INSTANSI PUSAT MENERIMA SOFTCOPY (CD) DARI BKD MEMERIKSA FORMAT DATA MEMERIKSA FORMAT DATA DATA OK INFORMASI- KAN KE INSTANASI MEMPERBAIKI DATA SESUAI FORMAT DARI BKN Tidak Ya MENERIMA SOFTCOPY /CD DARI KANREG DATA OK Ya Tidak 1 2 INFORMASI KE BKD

12. SOP Induk Rekonsiliasi Database ( 2 ) 1 2 MENYIAPKAN DATA PENDUKUNG PER JENIS PERBEDAAN DATA PROSES REKONSILIASI DATA DAN UPDATE UNOR DAN NAMA JABATAN STRUKTURAL KANREG/INSTANSI MENERIMA LISTING DAN MELAKUKAN VERIFIKASI KE INSTANSI/BKD MENGIRIM KE KANREG/INSTANSI LISTING REKONSILIASI PER INSTANSI (PERBEDAAN NIP LAMA, NIP BARU GOL. RUANG, TANGGAL LAHIR JENIS KELAMIN, TMT CPNS INSTANSI KERJA, INSTANSI INDUK) MENERIMA DATA PENDUKUNG (BKD) MENGIRIM KE BKN PUSAT / KANTOR REGIONAL MENERIMA DATA PENDUKUNG (KHUSUS INSTANSI PUSAT) DAN PERBEDAAN TANGGAL LAHIR DATA PENDUKUNG SESUAI MEMPERBAIKI DATA PENDUKUNG Tidak DATA PENDUKUNG SESUAI Tidak Ya BEDA TANGGAL LAHIR Ya Ya Tidak 3 5 4

13. SOP Induk Rekonsiliasi Database ( 3 ) 4 5 3 UPDATE 1. JENIS KELAMIN 2. TMT CPNS 3. GOLONGAN RUANG 4. INSTANSI KERJA 5. INSTANSI INDUK UPDATE 1. JENIS KELAMIN 2. TMT CPNS 3. GOLONGAN RUANG 4. INSTANSI KERJA 5. INSTANSI INDUK 6. TANGGAL LAHIR DATA PENDUKUNG MASIH BERMASALAH MENERIMA INFORMASI PERMASALAHAN DOKUMEN INSTANSI PUSAT / BKD Ya DATA PENDUKUNG MASIH BERMASALAH Tidak Ya Tidak FINISH (MASUK KE TAKAH) FINISH (MASUK KE TAKAH)

14. SOP Proses Rekonsiliasi Database di BKN Pusat ( 1 ) START LAPORAN DATA MASUK MENERIMA DATA DARI KANREG/INSTANSI (FISIK DAN SOFTCOPY PEMILAHAN DATA MASUK MENGATUR FORMAT DATA LAPORAN DATA YANG SUDAH PROSES REKONSILIASI PROSES REKONSILILIASI DENGAN DATABASE SAPK CETAK LISTING PERBEDAAN NIP, JENIS KELAMIN, TMT CPNS, GOL. RUANG, INSKER, INSDUK KIRIM KE KANREG/INSTANSI LISTING PERBEDAAN TANGGAL LAHIR VERIFIKASI PERBEDAAN TANGGAL LAHIR LISTING NON PUPNS 1

15. SOP Proses Rekonsiliasi Database di BKN Pusat ( 2 ) MENERIMA DOKUMEN PERBEDAAN TANGGAL LAHIR DAN NON PUPNS 3 1 SESUAI TAKAH MENYURAT KE INSTANSI/KANREG PERIHAL PERBEDAAN TANGGAL LAHIR DAN NON PUPNS Ya Tidak 3 Tidak KHUSUS SENGKETA PERMASALAHAN TANGGAL LAHIR MEMO DINAS KE DIREKTORAT STATUS KEPEGAWAIAN 2 INPUT PUPNS SK KA. BKN PERUBAHAN TANGGAL LAHIR 2 UPDATE TANGGAL LAHIR CETAK SK KONVERSI NIP (CETAK BARU DAN PERBAIKAN) MENYURAT & KIRIM KE KANREG/INSTANSI SK KONVERSI Ya PEMILAHAN DOKUMEN MASALAH MENERIMA DOKUMEN PERBEDAAN DATA SIMPAN DOKUMEN DI TATA NASKAH Tidak LAPORAN UPDATE PERBEDAAN DATA UPDATE PERBEDAAN DATA

16. SOP Penyelesaian Masalah Data PNS START TEMBUSAN SURAT MENERIMA SURAT DARI INSTANSI/BKD/KANREG PEMILAHAN PERMASALAHAN DAN KELENGKAPAN BERKAS LAPORAN DAN BALAS SURAT KE INSTANSI MENERIMA SURAT PEMBERITAHUAN BERKAS LENGKAP TIDAK YA MENERIMA SURAT DAN CETAK KONVERSI (KEWENANGAN KANREG) PERMASALAHAN 1. KONVERSI NIP (TGL LAHIR, TMT CPNS. JENIS KELAMIN) 2. BELUM TERIMA KONVERSI NIP 2. NON PUPNS 3. NON DATABASE CEK DATABASE (SAPK) CEK TATA NASKAH / REGISTER MENERIMA SURAT DAN HASIL PERBAIKAN LAPORAN DAN BALAS SURAT KE INSTANSI TEMBUSAN KANREG CETAK KONVERSI (KEWENANGAN PUSAT) DATA SESUAI TAKAH/REGISTER PEREMAJAAN DATA UPDATE / INSERT DATABASE TIDAK MENERIMA MEMO DINAS MASALAH PERBEDAAN TANGGAL LAHIR ANTARA BERKAS & TATA NASKAH YA KHUSUS PERBEDAAN TANGGAL LAHIR MEMBUAT MEMO DINAS KE DIR. STATUS MEMBUAT JAWABAN MEMO DINAS BUAT SURAT PERBEDAAN DATA LAINNYA TIDAK TGL LAHIR BERUBAH TIDAK SURAT JAWABAN/MEMO DINAS/KEP. KA. BKN/ DLL MASUK KE TATA NASKAH YA

17. Rekonsiliasi Tahap I (Jab. Struktural)Data Masuk

18. Rekonsiliasi Tahap I (Jab. Struktural)Rekapitulasi Perbedaan Data

19. HasilRekonsiliasiTahap IKanreg IV BKN Makassar

20. HasilRekonsiliasiTahap IKanreg IV BKN Makassar

21. Jadwal Pelaksanaan Rekonsiliasi Database

22. Rekonsiliasi Tahap II (JFT & JFU)Data Masuk

23. Rekonsiliasi Tahap II (JFT & JFU)Data Masuk

24. HasilRekonsiliasiTahap IIKanreg IV BKN Makassar

25. HasilRekonsiliasiTahap IIKanreg IV BKN Makassar

26. CONTOH LISTING PERBEDAAN

27. m a T e r i a h k s i