Présentation du dispositif de gestion au CNRS

1. Présentation du dispositif de gestion au CNRS

2. Le CNRS est un établissement public national Petit rappel : le contexte juridique • Personne morale autonome : • Possède des organes dirigeants ( instance délibérante et exécutif ) , un patrimoine, un budget propre ... • de droit public : Cette qualification est source : de diverses prérogatives : de règles plus contraignantes : - soumission aux règles de la comptabilité publique ( règles précises d ’exécution du budget ) - non soumis aux procédures de RJ / LJ ( pas de « faillite » ) - échappe aux voies d'exécution forcée du droit privé ( pas de saisie )

3. Un budget , acte de prévision, mais aussi traduction financière des choix politiques effectués. Tous les crédits ouverts ( y compris les RP ) sont validés dans le budget Une organisation qui garantit le respect des choix budgétaires dans l’exécution des dépenses et des recettes Des structures d’exécution et de contrôle qui assurent la régularité des opérations : Compétence des différents acteurs : Ordonnateur, comptable, DU, resp. scientifiques … Un dispositif comptable qui enregistre l’ensemble des opérations affectant le patrimoine de l’établissement ( Toutes les opérations justifiées doivent être enregistrées en comptabilité ). La gestion des fonds publics, c’est…

4. Le cadre budgétaire du CNRS O.I.P. Dotation globale Dep de personnel TOTAL Invest Non prog Fct Sur RP Sur SE ap cp physique Activités conduites par les Unités de recherche INHS INSTI Equip nat Actions communes F.P. Com Moy gnrx sces locaux Fonctions support A.S. Ent immob Const immob

5. Respectant un principe fort en finances publiques : la séparation des fonctions Ordonnateurs/Comptables Un principe aménagé pour tenir compte des réalités fonctionnelles de l’établissement Un principe rénové au regard des évolutions intégrées dans la L.O.L.F. Une organisation

6. Principe : Tous les crédits sont votés ( autorisés ) par le C.A. ; cela concerne tous les crédits, y compris les ressources propres. L’autorisation est valable 1 an . L’ordonnateur principal subdélègue ces crédits aux ordonnateurs secondaires ( délégués ) . Les unités utilisent ces crédits en engageant des dépenses Au quotidien les opérations, en dépense et en recette, sont enregistrées dans la comptabilité de l’établissement . Enregistrement des dépenses et des recettes par nature Le comptable règle les dépenses et encaisse les recettes ( impact sur la trésorerie ) . Le dispositif financier et comptable

7. Le contexte technique de la gestion financière et comptable • L’outil de gestion BFC • Le suivi des crédits dans BFC • L’articulation avec la gestion interne des laboratoires : XLAB / BFC

8. L’organisation des crédits dans BFC ► Des « adresses budgétaires » doivent être créées : * Pour chaque unité deux adresses au minimum doivent être créées : celle relative à ses crédits récurrents en subvention d’Etat celle relative à ses crédits en ressources propres (sans justification) * lorsqu’un contrat à justifier est créé * lorsqu’un programme scientifique est créé * lorsqu’un colloque à justifier est créé … …

9. Centre financier 1805 Compte Budgétaire NB Agrégat + Domaine Fonctionnel A1PHYS Fonds 1 Programme CB N/A Adresse budgétaire BFC Correspondance Xlab : origines de crédits Code de gestion1 Code de gestion2 donnée analytique 9ADO1805 1 B 1 PHYS Domaine Fonctionnel Fond Centre financier Compte budgétaire Agrégat Remarques • le code de gestion 1 est 9ADO1805 lorsque le programme CB de l’adresse budgétaire BFC est N/A • Le code de gestion1 est de type « 234567 » lorsque le programme CB de l’adresse budgétaire est codifié 000000/ANR-06-blan-0216

10. Origines de crédits XLAB 1) Sur Subvention d’État (SE): type de fonds 0 2) Sur Ressources propres (RP) : type de fonds 1 9ADO0481/0B1CHIM (adresse BFC : 0481-NB-A1Chimie-1-N/A) 2-1 Ressources propres banalisées 9ADO0481/1B1CHIM Toutes dépenses (adresse BFC : 0481-NB-A1Chimie-0-N/A) PACR0481/1B1CHIM Personnel (adresse BFC : 0481-NB-A1Chimie-1-N/A) 2-2 Ressources propres non banalisées Toutes dépenses 234567/1B1CHIM (adresse BFC : 0481-NB-A1Chimie-1-000000/ANR-08-blan010) Personnel 234569/1B1CHIM (adresse BFC : 0481-NB-A1Chimie-1-000000/ANR-08-blan010)

11. Exemple d’une arborescence pour laboratoire Centre financier 1234 de l’UMR 5052 Domaine Fonctionnel A1MATH Programme CB :000000/0123547 Laboratoire CNRS SE 9ADO1234/0B1MATH RP banalisées Boîte de regroupe. RP non banalisées Contrat 1 Toutes dépenses 9ADO1234/1B1MATH Personnel PACR1234/1B1MATH Personnel 234563/1B1MATH Toutes dépenses 234561/1B1MATH

12. Principe : les recettes contractuelles sont comptabilisées au fur et à mesure de l’avancement du contrat, donc de la dépense réalisée sur le contrat. Ouverture des crédits : selon la prévision de dépenses de l’unité (qui peut être supérieure, inférieure ou égale à la tranche annuelle du contrat). Opérations de fin d’année : comptabilisation de la recette pour un montant égal à la dépense réalisée : Si la dépense est inférieure au crédit ouvert, le solde n’est pas reporté mais « réouvert » en recettes nouvelles sur N+1 et renotifié à l’unité ; Si le crédit ouvert est inférieur à la tranche contractuelle, le solde est conservé en comptabilité (produit perçu d’avance). La gestion à l’avancement : principes

13. Moins de report sur le plan budgétaire : Il n’est ouvert que les crédits dont les unités ont besoin . Une gestion comptable plus rigoureuse : Seule la créance effective de l’établissement est enregistrée. Une ouverture des crédits conforme aux besoins des unités : L’ouverture des crédits est effectuée sur la base des besoins exprimés par les unités et non selon l’échéancier du contrat Une procédure qui repose sur des prévisions fiables Conséquences

14. Déjà expérimentée en 2008, cette technique est désormais en place pour L’ensemble des ANR Les contrats européens Et plus généralement l’ensemble des contrats pluri annuels à obligation de moyens La mise en œuvre pour les contrats européens : Nécessité de n’imputer sur l’EOTP du programme que les coûts directs Difficulté pour bien articuler les pré-budgets recettes et dépenses du projet Planification annuelle des dépenses du projet à envisager dès la phase de montage du dossier Mise en oeuvre

15. Les réglementation en matière d’achat- Quelques rappels -

16. La promulgation de la Loi de Programme pour la Recherche n°2006-48 du 18/04/2006 a eu pour conséquence de soumettre le CNRS à une double réglementation. La Loi de Programme

17. Pour les achats effectués pour les délégations régionales uniquement ou pour les délégations régionales et les unités : le code des marchés publics(décret du 01.08.2006), Pour les achats effectués au bénéfice exclusif des unités du CNRS : l’Ordonnance du 6 juin 2005 et ses deux décrets d’application (décrets du 30.12.2005 et 24.04.2007). La réglementation

18. Pour les achats soumis au Code des marchés publics: retour au seuil de 4000€HT à compter du 1er mai 2010. Entre 4000€ HT et 90000€ HT, procédures d’achat adaptées (exemple: PUMA) Pour les achats soumis à l’ordonnance: le seuil de 20000€ HT est maintenu. Entre 20000€ HT et 125000€ HT: procédures d’achat adaptées (exemple: PUMA). En dessous de 20000€ HT: absence de publicité qui ne dispense pas de demander des devis. Les seuils

19. Depuis le 1er janvier 2009, le DU est PRM jusqu’à 125 000 € HT. Au-delà, Contactez le bureau des achats qui organisera la procédure (appel d’offres, marché négocié) Besoin > 125 000 € HT

20. Quatre marchés nationaux PC Bureau ( HP ) Portables ( Dell ) PC Bureau et portables Mac ( France Système ) Serveurs ( Dell ) Accès aux marchés : http//www.dgdr.cnrs.fr Mots de passe pour accéder à l’intranet Les achats informatiques