A levéltári terület szabványai

1. A levéltári terület szabványai Sipos András Budapest Főváros Levéltára siposa@bparchiv.hu LEVÉLTÁRIGAZGATÁS – VEZETŐI ISMERETEK 2011. szeptember 22.

2. Szabvány: elismert szervezet által alkotott vagy jóváhagyott, közmegegyezéssel elfogadott olyan műszaki (technikai) dokumentum, amely tevékenységre vagy azok eredményére vonatkozik, és olyan általános és ismételten alkalmazható szabályokat, útmutatókat vagy jellemzőket tartalmaz, amelyek alkalmazásával a rendező hatás az adott feltételek között a legkedvezőbb. A magyar szabványokat az 1995. évi XXVIII. törvény szabályozza. A szabványosítás a felhasználó és a fogyasztó érdekében végzett szabályozó, egységesítő tevékenység. A szabványosítás célja a rendszeresen ismétlődő műszaki-, gazdasági feladatokra egységes és következetes megoldási módok alkalmazása. A jogszabály kimondhatja, hogy egy szabvány alkalmazása jogilag kötelező vagy csak ajánlott. (Wikipédia) Általánosságban: egységes eljárásra vonatkozó követendő irányelv, norma zsinórmérték, melyet elismert szervezet hagyott jóvá.

3. Levéltári terület specifikus szabványai Nemzetközi szabványok - ISO szabványok (pl. ISO 14721:2003 OAIS – Open archival information system -- Reference model) - Nemzetközi Levéltári Tanács (ICA) szabványai ISAD/G, ISAAR/CPF, ISAF, ISDIAH Nemzeti Szabványok Pl: A területi állami levéltárak fondjegyzékei 1. rész. Bevezetés. (Szerkesztési alapelvek) [szerk. Wellmann Imre et al.] (A magyar állami levéltárak fondjegyzéke 3.) Művelődésügyi Minisztérium Levéltári Osztálya, (LOK) Bp. 1962. Ajánlás a területi általános és a települési önkormányzati levéltárak új fond(jegyzék-)szerkezetéhez. Levéltári Kollégium 2. sz. ajánlása 2002

4. Kitekintés: Könyvtári katalogizálás nemzetközi szabványosítása 19. sz. második és 20. sz. első fele: egységes nemzeti katalogizálási szabályok kialakulása az európai országokban (porosz és angol-amerikai rendszer nemzetközi hatása) Magyarország: A központi címjegyzék katalogizálási szabályai, 1924 20. század első fele: törekvések a katalogizálási szabályok nemzetközi egységesítésére 1929 Katalóguscédula egységes nemzetközi formátumának elfogadása (I. Könyvtári és Bibliográfiai Világkongresszus, Róma) 1935 Könyvtáros Egyesületek és Intézmények Nemzetközi Szövetsége (IFLA) bizottságot küld ki a katalogizálási szabályok összehangolására

5. 1961 Párizsi Alapelvek (Katalogizálási világkonferencia) Az első nemzetközileg elfogadott keretszabályzat: meghatározza a katalogizálás alapelveit, a leíró katalogustól elvárt funkciókat és az érvényesülésüket biztosító eszközöket. Besorolási adatok megválasztásának szabályai és közlésmódja Kitűzött cél a besorolási adatok (hozzáférési pontok) egységesítése (Adott személy, testület vagy cím mindig ugyanazon a néven szerepeljen az adatbázisban – a katalógustól elvárt funkcionalitás az egyes szerzőkhöz köthető művek feltárása, ill. az egyes művek különféle kifejezési és megjelenési formáinak egységes kereshetősége) Az online katalógusok elterjedésével az egységesített besorolási adat – mint a katalógus konzisztenciájának alapvető eszköze – tovább növekszik.

6. Besorolási rekord (authority record): a bibliográfiai rekord hozzáférési pontjainak egységesített formájáit, a többi előforduló és lehetséges formákat, valamint a szükséges magyarázatokat és kiegészítéseket, a névváltozások során létrejött nevek közötti kapcsolatokat együtt tartalmazza. Egységesített besorolási adat-állomány (authority file): a besorolási rekordokból álló adatállomány (kitűzött cél az egységesített besorolási adatok általános használata a katalogizálás során és ezek nemzetközi cseréje). Besorolási adatok egységesítése (authority control): az egységesített névformák megállapítása, az egységesített besorolási adat állományok létrehozása, karbantartása, használata. 1984 Guidelines for authority and reference entries (GARE) besorolási rekordok adatelemeire, szerkezetére, a közlés formájára vonatkozó nemzetközi szabályozás – cél nemzetköz authority-rendszer kialakítása

7. 1960-as évek végétől – a besorolási adatokon túl – szabványosítani törekednek a bibliográfiai leírás adattartalmát (az adatok körét és szerkezetét), valamint az adatok közlésmódját. 1969 ISBD (International Standard Bibliographic Description) program elindítása Párhuzamosan fut az Egyetemes Bibliográfiai Számbavétel (UBC) programmal. Cél: „minden kiadványt csak egyszer kelljen katalogizálni” – a nemzeti bibliográfiai központok a megjelent művekről a világon bárhol másutt felhasználható bibliográfiai rekordokat állítsanak elő. 1970-es évektől ISBD alapú nemzetközi szabályzatok megjelenése ISBD/G – szabványos bibliográfiai leírás általános szabályaiISBD/M – könyvek nemzetközi szabványos bibliográfiai leírása ISBD/CM – kartográfiai anyagok ISBD/S – időszaki kiadványokISBD/A – régi könyvek ISBD/ER – elektronikus dokumentumok (1997)

8. 1978-tól ISBD-alapú magyar szabványok megjelenése MSZ 3424/1-78. Bibliográfiai leírás. KönyvekMSZ 3424/2-1982 Bibliográfiai leírás. Időszaki kiadványok MSZ 3424/7-1984 Bibliográfiai leírás. Kották MSZ 3424/9-1988 Bibliográfiai leírás. Hangdokumentumok MSZ 3424/10-1992 Bibliográfiai leírás. VideodokumentumokKSZ/1:1999 Bibliográfiai leírás. Kartográfiai dokumentumokKSZ/2:2000 Bibliográfiai leírás. Elektronikus dokumentumok 1979- Besorolási adatok közlésmódjának szabványai MSZ 3440 szabványcsalád: A bibliográfiai leírás besorolási adatai. MSZ 3440/1-83 Fogalommeghatározások MSZ 3440/2-83 Személyek nevei MSZ 3440/3-83 Testületek nevei MSz 3440/4-81 Címek MSZ 3440/5-79 Földrajzi nevek.

9. ISBD-alapú szabványok Leírás adatcsoportjai pl. MSZ 3424/1-78 Bibliográfiaia leírás – Könyvek 1. Cím és szerzőségi közlés2. Kiadás3. Megjelenés 4. Terjedelem 5. Sorozat6. Megjegyzések7. Terjesztési adatok Leírás adatelemei , pl. 3. MegjelenésAz első megjelenési helyA második és minden további megjelenési helyA kiadó neveA megjelenés éveAz első nyomdai székhelyA második és minden egyes további nyomdai székhelyA nyomda neve

10. 1960-as évektől gépi adatcsereformátumok kifejlesztése MARC (Machine Readable Cataloguing) – az eltérő katalogizálásai szabályoknak megfelelően számos változata alakult ki (pl. HUNMARC) 1970-es évektől törekvés egységes nemzetközi adatcsereformátum kidolgozására – 1977 UNIMARC első verziója A különböző változatok közötti közvetlen adatcsere nem megoldott, fejlesztés fő iránya a kompatibilitás és a konverzió biztosítása Az 1980-as évek végén a könyvtári terület rendelkezik olyan nemzetközileg elfogadott szabályrendszerrel, amely alapul szolgál a nemzeti szabványoknak és gyakorlatoknak, kiterjed • a katalóguscédulák/bibliográfiai rekordok formájára és szerkezetére • a hozzáférési pontok (besorolási adatok) kialakítására • a leírás adattartalmára és adatszerkezetére • a leírás géppel olvasható formában történő rögzítésére.

11. Levéltári terület nemzetközi szabványosítási törekvései 1990. Nemzetközi Levéltári Tanács Leírási Szabványok Ad Hoc Bizottsága (ICA/DDS); intézményi hátterét a Kanadai Nemzeti Levéltár biztosítja Előzménye a kanadai Rules for Archival Description (RAD), 1990. Eredeti célkitűzése az angol-amerikai könyvtári katalogizálási szabályokkal (AACR) való kompatibilitás – problémák: - irat és dokumentum lényegi különbsége (kontextus jelentősége) - szerzőség (author) és iratképző (creator) lényegi különbsége- leírás többszintűsége

12. A nemzetközi levéltári szabványosítás logikája • A különböző levéltári leíró rendszerek közös jellemzője, hogy a leírási egységekről többszintű leírás keretében összefüggésükben, egy „információs csomagban” tartalmazzák az alábbi információ típusokat: • azonosító adatok • őrzőhely (repository) • kontextus információk (iratképző neve, szervezete, története, funkciói) • tartalom (iratanyag szerkezete, tartalmi jellemzői, benne lévő adatok) • kapcsolatok (eredeti, másolat, kapcsolódó leírási egységek stb.) • kapcsolódó digitális objektumok • ellenőrző adatok (a leírás létrejötte, karbantartása, hitelessége) • Az ISAD/G ezeket képezte le egy adott struktúrában (segédlet), majd az ISAAR/CPF. ISDF, ISDIAH megalkotásával lehetővé vált, hogy bizonyos információ típusokat önálló leírásba emeljenek ki, melyek összekapcsolását a komplex leíró rendszer biztosítja.

13. Nemzetközi Levéltári Tanács (ICA) szabványai

14. ICA-szabványok gondozója jelenleg a Legjobb Gyakorlatok és Szabványok Bizottsága (ICA/CBPS) gondozza Az eredetileg megfogalmazott célkitűzések közül nem valósultak meg az egyes irattípusokra vonatkozó ISAD/G-alapú nemzetközi szabványok, és a szabványok géppel olvasható adatcsere-formátumait is az ICA keretein kívül fejlesztették. EAD – University of California, Berkeley LibraryEAC – Society of American Archivist, Staatsbibliothek Berlin EAG – Spanyol Állami Levéltára Főigazgatósága

16. ISAD/G • „Cél levéltári leírások olyan általánosan használható rendszerének létrehozása (írásban vagy digitális formában), amely független az egyes iratőrző helyek segédleteitől.” • „A levéltári leírás részének tekintendő minden olyan információ, amely a levéltári anyag kezelésének bármely fázisa során születik és rögzítődik.” • „A leírás szabályai elsősorban a levéltári anyag életciklusának attól a ponttól kezdődő szakaszára koncentrálnak, amikor annak tartós megőrzésre való kiválasztása megtörténik, de alkalmazhatók korábbi fázisokban is.” • Alapvetően a fondnak és részeinek leírására többszintű leírására szolgál a legmagasabb szinttől az iratdarabok szintjéig. • A levéltári anyag leírására annak típusától, adathordozójától, egyéb jellegzetességeitől függetlenül ad útmutatást a rögzítendő információ struktúrájára és tartalmára vonatkozóan. • Nem ad előírásokat az információk megjelenítésének, publikálásának módjára vonatkozóan. A példák szemléltető és nem előíró jellegűek.

17. Többszintű leírás szabályai • Általánostól az egyediig. A leírások mindig tükrözzék a hierarchiát, a rész-egész viszonyt. • Mindig csak az adott leírási szintnek megfelelő információt közöljük. • Minden leírásnál meg kell határozni a leírás szintjét és össze kell kapcsolni a közvetlenül fölötte lévő leírási egység leírásával. • Ismétlődések kiküszöbölése – a magasabb szinten már megadott információt ne adjuk meg újra.

18. Hét adatcsoportba rendezve 26 leírási elemet határoz meg: 1. Azonosítási adatcsoport 2. Kontextusra vonatkozó adatcsoport 3. Tartalomra és szerkezetre vonatkozó adatcsoport 4. Hozzáférésére és használatra vonatkozó adatcsoport 5. Kapcsolódó anyagokra vonatkozó adatcsoport 6. Megjegyzések adatcsoportja 7. Ellenőrző adatcsoport Nemzetközi levéltári adatcseréhez kötelező elemek: • jelzet; • cím; • iratképző; • idő(kör); • terjedelem; • leírás szintje.

19. Kontextusra vonatkozó adatcsoport elemei: • Az iratképző(k) neve • Szervtörténet/életrajz • A megőrzés története • Levéltárba kerülés/gyarapodás Az adatcsoporthoz tartozó egyes információk – például az iratképzők neve, szervtörténet/életrajz – kapcsolódó ISAAR/CPF alapú azonosító leírásokba kerülhetnek.)

20. ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families – Szervezetek/testületek, személyek és családok levéltári azonosító leírásának nemzetközi szabványa • Cél: iratképzők („levéltári anyagot keletkeztető vagy azt megőrző entitások”) leírásához nyújt szabályokat • A kontextus információ az iratanyag leírásától függetlenül is rögzíthető és karbantartható – lehetővé teszi, hogy összekapcsoljuk egyazon iratképző több iratőrző helyen kezelt iratainak leírásával, valamint az adott iratképzőhöz köthető múzeumi vagy könyvtári tételek leírásaival. • Lehetővé teszi a kontextus-információk nemzetközi cseréjét és összekapcsolását (az irattermelés nemzetközi jellege, gyarmatosítás, migráció stb.) • Szabványosított elérési pontok létrehozása (hasonlóan a könyvtári besorolási rekordokhoz) • A kontextus információ rögzítésének szükségessége miatt a levéltári azonosító leírások sokkal mélyebbre jutnak és általában sokkal több információt tartalmaznak, mint a könyvtáriak

21. Négy adatcsoportban 26 leíró elem 1. Azonosítási adatcsoport 2. Leírási adatcsoport (létezés időköre, történet, helyek, jogállás, funkció, foglalkozás, tevékenység, jogállás, jogforrások, szervezeti felépítés/genealógia, tágabb összefüggések) 3. Kapcsolatok adatcsoportja 4. Ellenőrző adatcsoport Kötelező elemek: a) az entitás típusa b) kitüntetett névalak, c) létezésének időköre, d) az azonosító leírás azonosítási kódja

22. Lehetséges alkalmazás: névterek létrehozása és karbantartása (hiteles és ellenőrzött személy-, testületi és földrajzi neveket tartalmazó állományok - „authority control” funkció) Levéltári anyag esetében nem csak az iratképzők, hanem az iratokban szereplő személyek, családok, testületek, is szolgálhatnak elérési pontként – az ISAAR/CPF alkalmazásával ezekre is kiterjedő névtér-adatbázisok a megsokszorozhatják a keresés hatékonyságát.

23. ICA AtoM (Access to Memory) A nemzetközi leírási szabványokon alapuló szabadon letölthető levéltári leíró szoftver http://ica-atom.org/ Hazai alkalmazás: Magyar Zsidó Levéltár

25. Alkalmazások APEnet – Archives Portal Europe www.archivesportaleurope.eu (47 európai levéltár 7.794.952 leírási egysége érhető el) Szabványok alkalmazása: www.apenet.euHomeAbout APEnet Standards - APEnet EAD Mapping towards and normalisation in APEnet EAD– Best Practice Guide - APEnet EAG - adatcsere programok kifejlesztése

26. Alkalmazási példák: - Österreichisches Staatsarchiv (Ausztria) http://www.oesta.gv.athttp://www.archivinformationssystem.at/suchinfo.aspx - Archives départementales du Puy-de-Dôme (Fro.): http://www.archivesdepartementales.puydedome.com/ - Archives Hub (UK): http://www.archiveshub.ac.uk/ - Archives of the City of Geneva (Svájc): http://www.ville-ge.ch/geneve/archives/ - NRA - National Register of Archives (UK): http://www.nationalarchives.gov.uk/nra/default.asp - GASHE – Gateway to Archives of Scottish Higher Education (UK): http://www.gashe.ac.uk/ - National Archives of Australia: http://www.naa.gov.au/ - Censo Guía de España e Iberoamérica: http://aer.mcu.es/sgae/index_censo_guia.jsp

27. Hazai alkalmazások E-Archívum Mikó Zsuzsanna: E-archívum: az egységes levéltári nyilvántartási rendszer kialakításának szakmai dilemmái. Levéltári Szemle, 55. (2005) 4. szám Registrum – Budapest Főváros LevéltáraSzegőfi Anna: Fondismertető (fondtörténeti bevezető) tanulmányok készítése a BFL-ben. Levéltári Szemle, 2003/3. 22-46. p.A fondismertető „az áttekintő raktári jegyzék bevezetőjének bővített, a nemzetközi ajánlások felhasználásával készített, egységes leíró szabvány szerinti változata”.

28. A hazai segédletkészítési rendszer, gyakorlat és a szabványok 10/2002. NKÖM rendeletben meghatározott leíró segédlettípusok- fondtörzskönyv- áttekintő raktári jegyzék adattartalma megfeleltethető, adatszerkezete összhangba hozható az ISAD/G-vel. Raktári jegyzék: a levéltári egységeknek a raktári egység mint szint alá történő besorolása nincs összhangban az ISAD/G-vel – raktári jegyzékek kapcsolása a felsőbb levéltári egységek ISAD/G alapú leírásaihoz viszont nincs vele ellentétben. (Ember Győző: A levéltári segédletek, Bp. 1958. egyértelműen megkülönböztette a raktári jegyzéket (mely csak őrzési, nyilvántartási célt szolgál) és a konspektust, mely a legkisebb tárgyi egységek szintjén készül.

29. Segédletkészítési gyakorlatra jellemző a kontextus-információk („szervtörténet”) és az iratanyag tárgyára, tartalmára vonatkozó információk szétválasztásának hiánya. Ember Győző: „Regisztratúrajellegű fondok tárgyát legcélszerűbben és legegyszerűbben a fondképző történetének a segítségével határozhatjuk meg, oly módon, hogy röviden összefoglaljuk annak legfontosabb adatait.” (50.) Nem szokásos az iratképzőnek a leírási egység címétől elkülönített meghatározása (a cím általában tartalmazza) Kutathatóság: Ember Győző meghatározása szerint arra ad választ, hogy anyag "kutatásának mi a legcélszerűbb módja, milyen segédleteket, milyen sorrendben és miként kell használni„. A jogi helyzetre, kutatási korlátozásokra vonatkozó önálló leírási elem általában nem használatos.

30. Levéltári Szabványügyi Bizottság munkaprogamja Levéltári leírások adatszerkezetének és adattartalmának szabványosítása 2011- Levéltári leírás magyar szabványának (ISAD/G adaptáció) előkészítése - Irattípus leírási szabványok előkészítése azokról az irattípusokról, melyeket a levéltárakban jelenleg folyó tömeges adatbázis-építés és digitalizálás elsősorban érint: egyházi és állami anyakönyvek, testületi jegyzőkönyvek építészeti tervek térképek iskolai anyakönyvek, felsőoktatási hallgatói nyilvántartások 2012 - Fond- és állag elnevezési szabvány előkészítése - Irattípus szabványok (oklevelek, fotók) - Hazai levéltárak szabványosított ISDIAH-leírása

31. Levéltári leírás magyar szabványa • - Leírási elemek körének és struktúrájának teljes körű meghatározása • Leírási szintek és az egyes szinteken kötelező leírási elemek • (fond feletti szintek kérdése) • Adatok, adatelemek szabványosítása meghatározott körben • Jelzet • Cím (Fond- és állag elnevezés szabványa) • Időkör • Leírás szintje • Személynevek • Földrajzi nevek • Dátumok • Vallás • Vitakérdés: kontextusra vonatkozó leírási elemek elhelyezése, ISAAR/CPF-el való kapcsolat • „Az adatcsoporthoz tartozó egyes információk – például az iratképzők neve, szervtörténet/életrajz – kapcsolódó azonosító leírásokba kerülhetnek.”

32. Segédletek leírási elemei A Szabványügyi Bizottság javaslata (tervezet) K= az adott leírási szinten kötelező A= az adott leírási szinten ajánlott O= az adott leírási szinten opcionális N= az adott leírási szinten nem használandó

33. Irattípus szabványok • Leírási elemek teljes körű szabványosításra, ugyanakkor nem ír elő kötött adatszerkezetet, az egyes leírási elemek a forrás adottságai és a leírás célja szerint több adatmezőre bonthatók, elnevezésük is változtatható. • Az leírás módjára nézve minden leírási elemnél irányelveket ad, melyek szemléltetik a szabvány alkalmazásának módját és lehetőségeit, de nem tekinthetők kitöltési útmutatóknak. • Pl egyházi és állami anyakönyvek • Anyakönyvi kötetek leírása Azonosító adatelemek – Levéltár/őrzőhely, jelzet, cím, típus Megjegyzés adatelemek – Megjegyzés, NyelvKapcsolat adatelem • Anyakönyvi bejegyzés leírása Bejegyzés azonosító adatelemei – Anyakönyvi esemény, Dátuma, Bejegyzés azonosítójaBejegyzés személyi adatelemei – Résztvevő státusza, Név, Nem, Életkor, Születés ideje, Születés helye, Státus/foglalkozás, Lakhely, Vallás, Családi állapot etc. Bejegyzés idő adatelemei – pl. kihirdetés, temetés stb. Bejegyzés hely adatelemeiMegjegyzés adatelemek Kapcsolat