Gdańsk, 20.06.2013 r.

1. O sztuce rozmawiania z mediami Gdańsk, 20.06.2013 r.

2. Cel szkolenia • rozwój umiejętności prowadzenia dialogu i współpracy z dziennikarzami.

3. PLAN PREZENTACJI Współpraca z dziennikarzami i redakcjami – na czym polega, zasady. Udzielanie wywiadu. Przygotowanie komunikatu pisemnego.

4. WSPÓŁPRACA Podstawą działań dotyczących współpracy z dziennikarzamijest rzetelna informacja.

5. W kontekście współpracy z dziennikarzami należy zwrócić uwagę na dwie formy komunikacji: 1. Komunikowanie pośrednie: dostarczanie tekstów pisanych (teksty do upowszechnienia, materiały źródłowe); 2. Komunikowanie bezpośrednie: konferencje prasowe, wywiady, seminaria, dyskusje; WSPÓŁPRACA Z DZIENNIKARZAMI I REDAKCJAMI

6. Formy pisemne: komunikaty informacyjne, komunikaty prasowe, opracowania tematyczne, oświadczenia dla prasy, artykuły (przeglądowe, opracowania zbiorów informacji), opracowania specjalistyczne (komunikaty techniczne, komunikaty popularne), opracowania typu pytania odpowiedzi, studium przypadku, zdjęcia prasowe, memorandum, przedruk. KOMUNIKOWANIE POŚREDNIE:

7. Ponad 40%dziennikarzy dostaje około 10materiałów prasowych tygodniowo Publikowane są tylko 2-3 z nich Powód: brak istotnych danych, próby przemycenia informacji reklamowych o szkole. Przygotowanie pisemnych wypowiedzi Nie można zapominać, że materiał który przesyłamy redakcjom, to także jeden z czynników kształtowania wizerunku.

8. Relacje ze środkami masowego przekazu Analiza potrzeb, motywacji Komunikat zgodny z intencją nadawcy i oczekiwaniami odbiorcy Analiza potrzeb Nadawca Odbiorca Wiedza na temat procesów komunikowania, modyfikowania postaw

9. Podstawową zasadą we współpracy z dziennikarzami jest wyrzucanie śmieci do własnego kosza, nie redakcyjnego! WSPÓŁPRACA Z MEDIAMI

10. fałszywa alternatywa hipoteza sugestia nieobecna strona niekonsekwencja brak związku 6 metod odpowiedzi na trudne pytania ? ? ? ? ?

11. Fałszywa alternatywa – Przykład: "Kierował się Pan chęcią zysku czy ignorancją?” Zachowanie: Ignoruj napastliwą alternatywę i skup się na swoim przesłaniu. Nie pozwól zbić się z tropu. "Rozumiem, że u podstawy pytania leży chęć poznania mojej motywacji..." Hipoteza – Przykład: "Gdyby nie pastowano podłogi, nie doszłoby zapewne do wypadku."Zachowanie: Unikaj spekulacji. Szukaj pozytywnego przekazu. "Nie mam tutaj szklanej kuli, ale wszystkie dotychczasowe doświadczenia pokazują, że... "

12. Sugestia Przykład: „Dyrektor twierdzi, że nauczyciele nie przygotowali dobrze uczniów do egzaminów. Czy będą zmiany nauczycieli?"Zachowanie: Staraj się zmienić postrzeganie problemu na bardziej pozytywne. "Wręcz przeciwnie, całkowicie panujemy nad sytuacją i mamy gotowy plan naprawczy..." Nieobecna strona Przykład: "Pan Taki-a-Taki powiedział, że wynikom egzaminów grozi niebezpieczny impas..."Zachowanie: Nie dyskutuj z kimś kto nie jest obecny. Zamiast komentować to konkretne stwierdzenie, lepiej powiedzieć: "Nie znam tej konkretnej wypowiedzi, ale wiem, że... ".

13. Niekonsekwencja Przykład: „2 lat temu w wywiadzie dla „Dziennika Bałtyckiego" powiedział Pan, że już nigdy nie będzie ubiegać się o stanowisko dyrektora. Teraz znów stanął Pan do konkursu. Skąd ta zmiana?"Zachowanie: Przyjmij perspektywę historyczną. "Wtedy była odmienna sytuacja i nie sądziłem, że kiedyś się zmieni... " Brak związku Przykład: "Jako dyrektor szkoły, nauczyciel wychowania fizycznego i były mistrz Polski w biegach przez płotki, jak biegle potrafi Pan przeskakiwać przez przepisy oświatowe...?"Zachowanie: Krótko powiedz o Twoich sukcesach na bieżni i przejdź do głównego wątku. "Pierwszy złoty medal zdobyłem..."

14. Zasiadając do redagowania informacji (notatki) dla mediów trzeba odpowiedzieć sobie na następujące pytania: 1. Co chcemy przekazać? 2. Po co chcemy o tym poinformować? 3. Kto to przeczyta (obejrzy, wysłucha)? (źródło: W. Furman, Sekrety Public Relations, Rzeszów 2002)

15. Konstrukcja informacji dla mediów Język informacji: Zasada KISS (Keep it Short and Simple – krótkoiprosto) Innymi słowy i nieco rozwijając: krótko – żeby przeczytali (jedna, góra dwie strony wydruku); jasno – żeby zrozumieli; obrazowo – żeby zapamiętali; dokładnie – żeby było zgodne z rzeczywistością Inna kategoryzacja cech języka informacji: żywo obrazowo zrozumiale

16. Konstrukcja informacji dla mediów ŻYWO(a więc czynności, działanie, ruch). Tekst ożywiają czasowniki osobowe w stronie czynnej, pełnoznaczeniowe, ograniczające wielosłowie: otworzył, zamiast: dokonał otwarcia pomógł, zamiast: udzielił pomocy Unikamystrony biernej piszmy: złapali go,a nie: został złapany

17. Konstrukcja informacji dla mediów OBRAZOWO (używamy wyrazów konkretnych, możliwie najbardziej szczegółowych, aby widzieć, czuć, smakować, przeżywać) Konkret to przeciwieństwo abstraktu: to coś, co można sfotografować, zobaczyć, narysować; abstrakcyjne są pojęcia typu: miłość, wiara, wiedza (wiary nie zobaczymy, modlitwę - czyjąś - można). Szczegółowy to przeciwieństwo ogólnego: fiat 126p jest terminem bardziej szczegółowym niż fiat, a fiat niż auto; wyraz „gorzki” oznacza większe uszczegółowienie niż „niesmaczny”

18. Konstrukcja informacji dla mediów ZROZUMIALE: Unikamy sztuczności, urzędowości, nadmiernej technicyzacji Używamy słów rodzimych (piszmy „przykładem”, a nie „egzemplifikacją”) Piszemy o konkretnych przedmiotach i osobach Unikamy wielosłowia zielona farba, a nie: farba w kolorze zielonym; wygrał, a nie: uzyskał zwycięski wynik, czyli czasowniki pełnoznaczeniowe!

19. Konstrukcja informacji dla mediów KRÓTKIE ZDANIA, KRÓTKIE AKAPITY Używamy zdań krótkich, pojedynczych, unikamy wielokrotnie złożonych Wyniki badań nad rozumieniem tekstu uzmysławiają, że: Trudnośćrozumienia zdania rośnie wraz z jego długością i nasyceniem wyrazami rzadko używanymi w mowie potocznej i długimi. Łatwiejprzyswajalne są teksty krótkie, podzielone na krótkie akapity, rozdzielone śródtytułami lub wytłuszczonymi początkami.

20. KONSTRUOWANIE KOMUNIKATU MUSI być powiedziane kto? co? gdzie? kiedy?) to, co POWINNO się powiedzieć (dlaczego? Co z tego wynika? Z kim?) to, co można jeszcze powiedzieć (dodatkowe informacje zawierające nowości, krótkie informacje o głównym temacie z ewentualnym wykorzystaniem wypowiedzi autorytetów, itp.) to, co wolno powiedzieć (wskazanie źródła dodatkowych informacji, materiałów, osób upoważnionych do udzielania informacji, itp.) Rysunek 4. Zasada piramidy według Krystyny Wojcik.

21. ĆWICZENIE • POLECENIE: • Sformułuj, zgodnie z zasadą piramidy wg Krystyny Wójcik,komunikat do prasy na temat: • NABÓR DO PIERWSZYCH KLAS W MOJEJ SZKOLE

22. Zasady współpracy z mediami 1. Traktuj dziennikarzy nie jako zagrożenie, leczjako szansę. On chce mieć materiał, Ty możesz mu go dać 2. Buduj sieć kontaktówz właściwymi dziennikarzami 3. Sam podejmuj kontakt z mediami (opracuj program i realizuj go) 4. Zachowaj umiar – nie zalewaj mediów informacjami 5. Nie nawiązuj kontaktu z mediami, jeśli nie masz nic do powiedzenia 6. Zawsze wyrażaj gotowość do współpracy, bądź otwarty, rzetelny, wiarygodny – także, gdy przekazujesz news branżowy, niezwiązany wprost z twoją szkołą

23. Zasady współpracy z mediami cd. 7. Poznaj zasady dziennikarstwa (zrozumiesz środowisko, jego potrzeby, nauczysz się właściwie budować swoją ofertę) 8. Zawsze zaczynaj od najważniejszej informacji. Na więcej może nie starczyć miejsca lub czasu 9. Posługuj się prostym językiem(bez żargonu technicznego, bez skomplikowanych szczegółów, których czytelnik/słuchacz może nie zrozumieć). Pisz tak, jakbyś mówił 10. Bądź szybki w przekazie, precyzyjny (konkretny), zwięzły. Lepiej ty skróć swoją informację po swojej myśli – nie oczekuj tego od dziennikarza. Mediów elektronicznych dotyczy to tym bardziej 11. Masz z dziennikarzem wspólny cel– zainteresować czytelnika/słuchacza/widza/internautę (mów i pisz o tym, co sam chciałbyś przeczytać, obejrzeć, czego chciałbyś wysłuchać)

24. Zasady współpracy z mediami cd. 12. Nie chwal się wprost, że twoja szkoła jest najlepsza (rób to między wierszami) 13. Znaj swoje prawa (znaj prawo prasowe, wiedz, czego możesz się domagać) 14. Nie daj się terroryzować dziennikarzowi – oczekuj szacunku, nie musisz rozmawiać z tym, który cię obraża, udzielać wywiadu temu, o którym wiesz, że przyjął już tezę i od niej nie odstąpi 15. Bądź przygotowany do kontaktu z dziennikarzem (nie improwizuj, miej dokumenty potwierdzające to, o czym mówisz) 16. Prowadź/zleć monitoring mediów (badaj, co media interesuje, jak was widzą). Przygotuj się na wszelkie niespodzianki...

25. POWODZENIA I DZIĘKUJEMY Beata Dunajewska - Daszczyńska Beata M. Wierzba