Systèmes de gestion des procédures administratives

1. ROYAUME DU MAROC Ministère de l’Intérieur Wilaya du Grand Casablanca Systèmes de gestion des procédures administratives …….Sur le chemin d’une Administration territoriale numérique Omar ELALAMI DSI, Wilaya du Grand Casablanca eforum, Casablanca 13 juin 2006

2. ….Nous ne saurons atteindre les résultats escomptés si nous ne parvenons pas à dépasser certains handicaps qui entravent l'investissement et dont l'élimination est tributaire de l'accélération du rythme de fonctionnement de l'administration, de la lutte contre la lenteur et la routine administratives, de la simplification des procédures, de la coordination entre les centres de décision et du rétablissement de la confiance quant à la qualité des textes de loi et à leur saine application. Extrait du discours de S.M. le Roi Mohammed VI-ouverture de la session d’automne de la 3ème année législative (Vendredi 08 octobre1999) Ancrage du projet S’inscrit parfaitement dans les Hautes Directives de sa Majesté le Roi :

3. Ancrage du projet S’inscrit dans le cadre du projet ambitieux du Ministère de l’Intérieur de mise à niveau et de modernisation de l’Administration territoriale : • A ce propos le chantier Wilaya du Grand Casablanca compte dans son portefeuille : • Un portail Internet www.casablanca.ma • Un intranet • SAP, • Gestion budget • Autres applicatifs • Des projets structurants pour la région (SIG, connectivité,…)

4. eWilaya : la genèse • Portail National • Portail des Régions • Services en ligne • G to G • G to B • G to C • …. • Convention de partenariat • entre Ministère de l’Intérieur • et Ministère des Affaires Économiques et Générales / Département des Postes, des Technologies de l’Information et des Télécommunications • au sujet du projet e-Wilaya : • Portails des Régions • Gestion des procédures administratives

5. eWilaya = 2 projets • Réalisation des portails régionaux • Mise en place d’un système de gestion des procédures administratives 5

6. SGPA : Rappel des objectifs dans le cahier des charges • Rendre transparents les rapports entre l’administration et l’usager du service public. • Améliorer l’efficacité des services de l’administration par la prise en charge des tâches répétitives, par la fluidification de la communication inter administrations concernées par la production d’un document administratif et par le raccourcissement des délais de services. • Améliorer la qualité du service public par l’intégration d’une composante accueil et orientation de l’usager. • Évaluer et de mesurer la performance du personnel et de la qualité des prestations du service public. • Constituer des bases de connaissance de l’environnement de l’arrondissement : base de données relatives aux usagers, à leurs caractéristiques sociodémographiques, …

7. SGPA : Axes des objectifs Front office (citoyen)

8. Le Système de Gestion des Procédures Administratives SGPA ? • Le SGPA est un système générique (boite à outils) de prise en charge informatisée de procédures de l’Administration territoriale au profit du citoyen • Basé sur les invariants : • chaque procédure se compose d’étapes, • chaque étape est assuré par un acteur, • chaque étape peut utiliser un/des document(s) en entrée et peut produire un/des document(s) en sortie 8

9. Le système de Gestion des Procédures Administratives • - 1ère application - • Procédure : Délivrance du certificat de résidence • Sites : Deux régions pilotes : • Février 2007, Grand Casablanca : Préfecture Casa Anfa, • mars 2007, Souss Massa Daraâ : Préfecture Idaoutanan,

10. Citoyen Processus manuel : Nous étions……… • Vérifie les dossiers • Signe les documents • administratifs  Caïd/Khalifa     • Reçoit les dossiers • des demandes • Prépare les document • administratifs • Transmet les dossiers • au Caïd • Remet les documents • aux citoyens Agent administratif  • Reçoit les demandes • Fait les enquêtes • Transmet les résulats • à l’agent administratif Cheikh/Moqadem

11. En manuel Signe le document Citoyen En parallèle Écrit le résultat des enquêtes sur papier Opérateur Cheikh /Moqadem Processus automatisé : ……nous devenons Consulte statistique • Alimente la base de • données citoyens • Identifie et initialise la procédure • Affecte la demande au Moqadem concerné • Imprime le récépissé Imprime le document Caïd/Khalifa • Consulte la demande • d’enquête • Enregistre le résultat de l’enquête • Met à jour la base de données citoyens 11

12. Architecture et flux des données 1. Envoie les informations des localisations 2. Envoie les procédures BD Préfecture LL00 District urbain VPN VPN • Envoie les • statistiques Arrondissements

13. SGPA se compose de trois modules

14. SGPA, les services rendus • Délivrance des documents administratifs • Convivialité Citoyens Workflow et suivi des procédures Opérateurs Reporting et Contrôle de gestion Décideurs

15. SGPA, en back office

16. SGPA, en front office

17. Wali Chef district Gouverneur Caïd SGPA, en reporting • Exemple d’indicateurs • Délai moyen de délivrance par type de document • Nombre de documents délivrés par Arrondissement/District /Préfecture • Délai moyen de délivrance par opérateur • Nombre de documents établis par opérateur • Nombre de population par Arrondissement/District/Préfecture

18. masqué masqué Processus manuel : le document délivré

19. Processus automatise : le document délivré

20. Processus automatise : le récépissé

21. Retombées Citoyen • Un seul interlocuteur • Qualité du document délivré • Simplification des procédures • Réduction du délai • Remédier aux mauvaises pratiques Administration • Moderniser l’Administration territoriale • Améliorer la relation Administration - citoyen • Recentrer le service public sur le citoyen • Uniformiser les procédures • Suivre et évaluer l’activité des services

22. Perspectives • Généralisation du système à l’ensemble des préfectures et provinces • Généralisation du système aux autres procédures • Mise en ligne du service au profit du citoyen • Renforcement du Front Office: • Utilisation d’un système d’accueil moderne • Initialisation des demandes en ligne • Suivi des demandes en ligne • Utilisation des SMS pour informer sur l’état des demandes. • Migration vers une architecture complètement Web 22

23. Ne pas oublier : ewilaya = SGPA +…. • Ewilaya c’est aussi le portail des régions

24. Prochain version du site www.casablanca.ma

25. Merci pour votre attention