Das BEV – ein moderner Dienstleister

1. Das BEV – ein moderner Dienstleister „Kunden, Ausrichtung, technische Basis, Perspektiven und Stärken“ Florian Doms, RefL 36 >IuK-Technik< / PL, BEV-HV RelL 36, PL BVF - online

2. Agenda Das BEV - ein moderner Dienstleister Stärken Unsere Stärken als Personaldienstleister IT-Anwendungen Geplante Optimierungen der Fachanwendungen Optimale Integration der Fachanwendung ins Netz Das IT- Netzwerk Dokumentation nach Arbeitsabläufen/Produkten Organisatorischer Ansatz Informationen als Basis zur Aufgabenerledigung Schnittstellen und Einflussgrößen Ausrichtung der Arbeitsabläufe an KLR-Produkten Kunden und Partner bestimmen die Abläufe Dienstleistungen Kunden Neue Kommunikationswege mit den Kunden Kundenportfolio Dienstleistungsportfolio RelL 36, PL BVF - online

3. Dienstleistungsportfolio ca. 228 000 Ruhestandsbeamte erhalten mtl. Versorgungsbezüge ca. 4 000 Arbeitnehmer erhalten mtl. Lohn bzw. Vergütung ca. 60. 000 Beamte erhalten mtl. Besoldung ca. 55 000 Leistungsempfänger der Familienkasse Rechtsaufsicht für ca. 60 000 Beamte bei der DBAG ca. 7 200 Liegenschaften sind zu vermarktet Aufrechterhaltung von gesetz- und betrieblichen Sozialeinrichtungen 103 Ärzte haben amts-, betriebs- und sozialmedizinische Aufgaben RelL 36, PL BVF - online

4. Kundenportfolio Gesetzgeber, Finanzverwaltung, Sparda-Bank, KVB, Krankenkassen, Landes- u. Kommunalbehörden, Sonstige (z. B. Printcom), Statistikempfänger, ZfA Berlin, Bundesbank 228 000 Zahlungsempfänger Versorgung 60 000 Zahlungsempfänger Besoldung Gesetzgeber, DB AG, DÜV-Stellen, Finanzverwaltung, Sparda-Bank, ZfA Berlin, KVB, Krankenkassen, Landes- u. Kommunalbehörden, Bundesbank Sonstige (z.B Printcom) 4 000 Zahlungsempfänger Lohn bzw. Vergütung Tarifvertragsparteien, DÜV-Stellen, RV-Träger, BSW EUK, Sparda-Bank, Krankenkassen, PKS, ZfA Berlin, Bundesbank 55 000 Zahlungsempfänger Familienkasse Gesetzgeber, Landes- u. Kommunalbehörden, Immobilienmaklern, Verwertungsgesellschaften, Geschäftsbesorger, Wohnungsbaugesellschaften DB AG, Katasterämter, Notariate, Grundbuchämter, Landes- und Kommunalbehörden Interessenten für 7 200 Liegenschaften Liegenschaften 60 000 Beamte Rechtsaufsicht Gesetzgeber, DB AG u.a. Personalkosten- abrechnung 103 Bahnärzte Bahnärzte DB AG/Gesellschaften, KVB, BAHN-BKK, BKK BVM, EUK, BMA (Statistikempfänger) 3 Gesetzl. Sozialeinrichtungen 5 Betriebl. Sozialeinrichtungen 8 Selbsthilfeeinrichtungen Sozialeinrichtungen DB AG, Gesellschaften RelL 36, PL BVF - online

5. Neue Kommunikationswege mit den Kunden Das BEV - ein moderner Dienstleister Internet u.a. Kommunikations-medien fördern die Tendenz zum >Single Point of Access< Kunden Geschäftspartner Telefon Service-Center des BEV Back Office des BEV Persönlicher Kontakt Darausfolgt: Der Kunde oder Geschäftspartner „startet“ die Arbeitsabläufe im BEV, er bestimmt damit die organisatorische Weiterentwicklung. Brief/Fax RelL 36, PL BVF - online

6. Kunden und Partner bestimmen die Abläufe Das BEV - ein moderner Dienstleister Ausrichten des Handels am Kunden/Bürger Service-Center des BEV Back Office des BEV Arbeitsabläufe stetig optimieren Schnittstellen medienbruchfrei Information gezielt bereitstellen Dokumentation vereinheitlichen strukturieren, ablegen, wiederfinden IXOS- Archiv DMS Lauf- werke Öffentl. Ordner Intranet Internet A G H W P Ziel sind Kommunikationsprozesse möglichst ohne Medienbrüche. RelL 36, PL BVF - online

7. Ausrichtung der Arbeitsabläufe an KLR-Produkten Das BEV - ein moderner Dienstleister Service-Center des BEV Back Office des BEV Arbeitsabläufe Definiert nach KLR Versorgungsbezüge zahlen Verantwortung in einer Hand Sg 35 Versorgungsbezüge festsetzen Zahlungen einstellen Sg 11 Versorgungsbezüge ändern Sg 35 Anwendersoftware Unterstützung Dokumentenmanagement Workflow Produkt- und Prozessverantwortung sind natürliche Partner. RelL 36, PL BVF - online

8. Schnittstellen und Einflussgrößen Das BEV - ein moderner Dienstleister Service-Center des BEV Back Office des BEV Schnittstellen Unterschied- liche Übertragungs- medien Aufbauorga Zentraler Posteingang Personal- und Stellenkonzept Virtueller Posteingang Standortbestimmung Ablauforga Aufgaben Einflüsse Zentrale Komponenten Datenverschlüsselung Zentrale Komponenten Datenverschlüsselung Datenverschlüsselung Digitale Signatur Digitale Signatur Virtueller Posteingang, Verschlüsselung und Signatur sind die Basistechniken. RelL 36, PL BVF - online

9. Informationen als Basis zur Aufgabenerledigung Das BEV - ein moderner Dienstleister Service-Center des BEV Back Office des BEV Informationen Alle Info´s zur Aufgabenerledigung arbeitsplatz- und standortunabhängig Wissensmanagement Ziel Produktions- datenbanken Öffentl. Ordner Intranet Internet Internet Lauf- werke IXOS- Archiv DB 2 DB n Transaktionen ersetzen Aufgaben Die Techniken des Internets werden den Selbstbedienungsanteil erhöhen. RelL 36, PL BVF - online

10. Dokumentation nach Arbeitsabläufen/Produkten Das BEV - ein moderner Dienstleister Service-Center des BEV Back Office des BEV Scanner RK, Fin PAISY SAP Dokument MS OFFICE Int Mail Dokumentation DMS IXOS- Archiv Lauf- werke Öffentl. Ordner Intranet Internet A G H Einheitlich Einheitliche Struktur aller Archivmedien Ablauforga Systematik der Produkte nach KLR/Kienbaum Regelung Akten- und Dokumentationsplan Recherche mit hoher Qualität Steuerungsinstrument Revisions- und Controllingergebnisse RelL 36, PL BVF - online

11. Das IT- Netzwerk des BEV Vorberatungsstellen Med. Dienst BEV Berlin Cottbus Münster Frankfurt Rosenheim div. Oberbahnarzt-Stellen Internet BEV Hannover BEV Hamburg DT AG CCO Essen KVB Münster BEV Berlin BEV Essen Immobilien-Büros KVB Wuppertal Dresden Schwerin Halle Erfurt IVBB BEV Köln zu verkaufen KVB Kassel BEV HV Bonn BEV Frankfurt 2 23 DÜV-Stellen BEV Frankfurt 1 BEV Nürnberg HV KVB Frankfurt BEV Saarbrücken 30 Telearbeitsplätze 2003, 70 weitere in 2004 - 2005 KVB Rosenheim BEV Karlsruhe KVB Karlsruhe DB AG BEV München Host DB Systems BEV Stuttgart Das BEV - ein moderner Dienstleister Rückgrat für die interne und externe Kommunikation RelL 36, PL BVF - online

12. Optimale Integration der Fachanwendung ins Netz Das BEV - ein moderner Dienstleister Im Netz außerhalb des Netzes • Anwendungen zur Dienstleistungserfüllung • Personaldienstleistungen • PAISY – Besoldung -- Host DB AG • Eigenes Verfahren - Versorgung -- Host DB AG • SAP/R 3 – Lohn/Vergütung -- RZ BEV • PSV/ÖPDV – Personalmanagement -- RZ BEV • TARIS – Gleitzeit -- RZ BEV • Personalaktenverwaltung -- Fa. DB AG (Dst Bln) • Bahnärzte • IS MED – Gutachtenerstellung – Dst Berlin • Liegenschaften • LINA – Immobilienverwaltung -- Host DB AG • Internet – Vermarktung -- RZ BEV Informationsmanagement Internet - Externe/Kunden Intranet - Interner Infomarkt • Bürokommunikation • Mail-System Outlook • PC-Fax • MS Office Palette • Sondersoftware nach Bedarf • Dokumentenverwaltung • Öffentliche Ordner • Lokale Laufwerke • Übergeordnete Laufwerke Bahnärzte: ISVBS/IS ÄD Überwachung/Abrechnung – VBS/Oba-Stellen • Anwendungen für den internen Service • SAP/R 3 Modul FI – Finanzen -- RZ BEV • SAP/R 3 Modul CO – Controlling -- RZ BEV • SAP/R 3 Modul TV – Reisekosten -- RZ BEV • SAP/R 3 Modul PSM – Haushalt -- RZ BEV • IXOS – elektr. Archiv Finanzen – RZ BEV Personaldienstleistungen: DATVERS/VERSFEST Versorgungsfestsetzung Liegenschaften Elektr. Grundbuch- EGBU RelL 36, PL BVF - online

13. Geplante Optimierung der Fachanwendungen Das BEV - ein moderner Dienstleister • Anwendungen • zur Dienstleistungserfüllung • Personaldienstleistungen • Releasewechsel auf SAP-Enterprise 11/03 • Elektron. Versorgungsakte IXOS-Archiv 04/04 • Versorgungsfestsetzung in Netz integrieren 05/04 • Reorganisation im Projekt BVF online bis 03/06 • Entwicklung der Soll-Prozesse • Optimierung Aufbauorga (z.B.Call-Center) • Internetfähigkeit der IT-Verfahren • Datendrehscheibe für Datenaustausch fürz.B.Riesterrente,eSteuerkarte, SV-Träger • Optimierung Personalmanagementsystem (PSV, ÖPDV, TARIS) Machbarkeitsstudie 12/03 • Neue Datenbanklösung für Aktenarchiv Bln 01/04 • Bahnärzte • Neuentwicklung • Gutachterstellung 06/04 • Anwendungen für den • internen Service • Releasewechsel • auf SAP-Enterprise 11/03 • Aufbau Modulverantwortung • Bürokommunikation • Migration auf Windows 2003 12/04 • Terminalserver für Telearbeiter 03/04 • weiterer Ausbau Archiv- und DMS- Lösung 12/04 • CRM Lösungen für Call-Center 06/05 • Nutzung zentrale Komponenten Bund (virtuelle Poststelle, digitale Signatur 01/05 ff • Informationsmanagement • Internet = Daueraufgabe • Intranet = Daueraufgabe In Planung In Umsetzung Umsetzung im Abschluss RelL 36, PL BVF - online

14. Unsere Stärken als Personaldienstleister Das BEV - ein moderner Dienstleister Die hohe Fachkompetenzdes BEV als Personaldienstleister wird u.a. Monat für Monat bei über 290.000 Abrechnungsfälle bewiesen. Die Basis bildet eine umfas-sende Personalverwaltung mit einer kompetenten Anwendung des Beamtenrechts. 100% = Bund, Länder, Kommunen, Kirchliche Organisationen, ... Beispiel Marktanteil Versorgung ( insb. Sozialverbände, kirchl. Organisationen ) KIDICAP stellt kein einheitliches EDV-System dar. Der Ab-rechnungskreis ist inhomogen. Organisationsspezifi-sche Modifikationen haben zum Teil den Charakter von Eigenentwicklungen. Das BEV ist einer der großen Personaldienstleister Deutschlands. RelL 36, PL BVF - online

15. Unsere Stärken als Personaldienstleister Das BEV - ein moderner Dienstleister Wirtschaftliche IT-Verfahren • Kostengünstiger Host-Betrieb für Besoldung und Versorgung • Kostengünstige Eigenentwicklung für den Gesamtprozess der Versorgung >Festsetzung>Änderung>Zahlung>Einstellung • Langjährige Erfahrung im Customizing und bei der Anwendung von Standardsoftware z.B. SAP- Produkten • Kostengünstige Lizenzbeschaffungen über Servicepartner DB Systems (PAISY von Beginn, SAP seit 1995) • Einsatz von Personalverwaltungssystemen (PSV, ÖPDV) mit sehr hohem Integrationsgrad (Schnittstellen) in den Abrechnungssystemen und zu den Partnern (DB AG, DÜV-Stellen etc.) • Die zentrale IXOS-Archivlösung ist modular aufgebaut. Sie archiviert derzeit die Produktions- datenbank aus den SAP-Anwendungen, die Buchhaltungsbelege, die Versorgungsakte und stellt die Daten standortunabhängig zur Verfügung. Neue Verfahren müssen diesen hohen, wirtschaftlichen Integrationsstand auf-weisen. Die Webfähigkeit kommt als Herausforderung für die Migration hinzu. RelL 36, PL BVF - online

16. Unsere Stärken als Personaldienstleister Das BEV - ein moderner Dienstleister Wirtschaftlicher Personaleinsatz Besoldung/Versorgung BEV ca. 390 Anwender 292 000 Zahlungsempfänger davon Personalstammdatenverwaltung BEV ca. 228 Anwender 58 000 Stammsätze Die hohe Integration der IT-Verfahren, sowie die Netz- und Kommunikationsinfrastruktur ermöglichen diesen wirtschaftlichen Personaleinsatz. Die von der Fa. Kienbaum in der 2. Jahreshälfte 2002 durchgeführte Organisationsuntersuchung bescheinigt folgende Verfahrensstärken: Niedrige Lizenzkosten Geringer Personalbedarf für Betrieb Bedarfsgerechte Funktionalität Spezielles Fach-Know-how Unabhängigkeit von externen Dienstleistern (Know-how im Haus) Zukunftsorientierte Projekte sind aufgesetzt (Neuorganisation Hardware, Archivlösung, ...) Die Studie der Fa. Kienbaum wird beim BEV als Projekt BVF online zur Ausrichtung auf die neuen Anforderungen der Kunden umgesetzt. Projektlaufzeit bis Mitte 2006, Positiver Kapitalwert 4,5 Mio € RelL 36, PL BVF - online

17. BEV - Dienstleistungsportal„Gebot der Stunde“ Kunden, Partner und Gesetzgeber verlangen eine offensive Ausrichtung! Bezügeempfänger, Behörden und Firmen stellen immer höhere Anforderungenan den elektronischen Austausch von Daten und Informationen (z.B. Steigende Nutzung des Internets, Wegfall der Lohnsteuerkarte in 2005)Gesetze, Verordnungen setzen die Online-Fähigkeit voraus (z.B. SignaturG, GdPDU, EStG) RelL 36, PL BVF - online

18. Das BEV – ein moderner Dienstleister mit Perspektiven! RelL 36, PL BVF - online