Instrukcja USOS

1. Instrukcja USOS Akademiki wersja 12.09.2013 by Marek Opacki

2. Podstawą rozpoczęcia pracy w module Akademiki jest wprowadzenie podstawowych danych. Zaliczają się do nich przede wszystkim informacje o adresie budynku, dostępnych telefonach oraz oczywiście liście pokoi. W menu Akademiki -> Akademiki-Informacje na odpowiednich zakładkach dane te można wprowadzić. Najważniejsza jest lista pokoi, gdzie podajemy numer pokoju, kod miejsca, liczbę miejsc oraz ewentualny opis (stan, wyposażenie, itd.) Dane te wprowadza się praktycznie tylko raz i w kolejnych latach ewentualnie koryguje. Akademik - Informacje

3. Typy miejsce określone są w Słowniku socjalnym i mogą być zmieniane jedynie przez administratora systemu. Każdy typ opisuje rodzaj pokoju ze względu na jego wielkość i ilość dostępnych miejsca, a także standard. Typy wykorzystywane są później do ustalenia wysokości czynszu. Typy miejsc w akademikach

4. Na początku każdego roku konieczne jest przygotowanie nowego rozdzielenia. W tym celu z menu Akademiki -> Centrala-Rozdzielania przechodzimy do odpowiedniego formularza, gdzie dodajemy wiersz (jeśli jeszcze nie istnieje) z kodem na dany rok. Na zakładce poniżej każdy z akademików podaje ilość dostępnych miejsc i wybiera dowolny kod typu miejsca, gdyż nie jest on później istotny. Rozdzielania

5. Najważniejszy formularz dostępny jest z menu Akademiki -> Pokoje, Mieszkańcy. Po wybraniu aktualnego Rozdzielenia, możliwe jest operowanie na poszczególnych pokojach akademika. W zależności od ustawienia daty Stan na dzień, widoczna jest zajętość wszystkich pokoi. Możliwe jest również szybkie przejście do szukanego pokoju za pomocą przycisku Znajdź pokój. Akademiki - Mieszkańcy

6. W formularzu Akademiki-Mieszkańcy, po wskazaniu odpowiedniego pokoju, za pomocą przycisku Zamelduj nową os.,otwieramy nowy dialog, w którym możliwe jest wybranie osoby, pokoju oraz okresu zameldowania. Pole Gr. mieszk. Ustawiamy na wartość S. W przypadku, gdy w pokoju nie ma już miejsc zostanie wyświetlony stosowny komunikat. Meldowanie osób

7. Za pomocą przycisku Zmiana okresu zameld. możliwe jest wprowadzenie nowych dat. Należy jednak pamiętać, o czym przypomina uwaga na czerwono, że ewentualne zmiany w płatnościach należy dokonać ręcznie. Zmiana okresu zameldowania

8. W przypadku, gdy meldunek został dokonany błędnie, wystarczy go usunąć za pomocą przycisku Usuń dane zameld. Kasowanie meldunku

9. W przypadku, gdy zmiany wymaga jedynie numer pokoju, wystarczy użyć przycisku Przekwateruj, a następnie wskazać nowy pokój. Bez zaznaczania dodatkowych opcji dane o zameldowaniu zostaną całkowicie przeniesione do nowego pokoju. Po zaznaczeniu opcji Podziel okres zameldowania, okres zameldowania zostanie podzielony na dwa pokoje, a datą graniczną będzie aktualna data wykonywania operacji. Przekwaterowanie

10. Każda osoba ma przypisaną do siebie historię meldunków oraz możliwość dołączenia uwag mogących mieć wpływ na przyznanie miejsca w akademiku. Informacje te znajdują się pod przyciskiem Historia akad. os. Historia

11. Raz do roku konieczne jest również przygotowanie aktualnego cennika. Służy do tego formularz z menu Płatności -> Cennik, gdzie tworzymy nowy cennik z kodem według wzoru: JJJJ-RRRR – JJJJ początek kodu jednostki akademika, RRRR rok cennika Następnie podajemy opis cennika, w cyklu aktualny rok oraz jednostkę akademika. Na zakładce Akademiki dodajemy nowy wiersz dla każdego typu pokoju występującego w akademiku, podajemy również datę realizacji należności i kod jednostki. Cennik

12. Za polem raty znajduje się strzałka, po wciśnięciu której przechodzimy do okna tworzenia planu ratalnego. W pierwszej kolejności podajemy kod planu, a następnie wciskamy przycisk Generuj raty akad. W kolejnym oknie ustalamy miesiące graniczne, dzień opłat w miesiącu oraz kwotę i naliczanie odsetek. Po wciśnięciu przycisku Generuj utworzona zostanie lista rat, które zawsze można ręcznie modyfikować. Po zatwierdzeniu planu możliwa jest dalsza edycja cennika. Cennik - Raty

13. Wywołując formularz z menu Płatności -> Proponowane należności podajemy jedynie wybrany cykl dydaktyczny, a następnie na zakładce Akademiki wciskamy przycisk Proponuj i w nowym oknie wybieramy odpowiedni cennik, a następnie zaznaczamy opcję Zameldowanie. Po zatwierdzeniu wyświetlona zostanie lista proponowanych należności dla wszystkich studentów zamieszkujących w danym okresie w akademiku. Zapisanie danych spowoduje utworzenie należności. Prócz zameldowania student musi być również studiować w danym semestrze, a więc niemożliwe jest od razu wygenerowanie należności na oba semestry. Należności

14. Po automatycznym wygenerowaniu należności, w pojedynczych przypadkach, konieczne będzie ręczne ich modyfikowanie. W tym celu z menu Płatności -> Wpłaty i rozliczenia wyszukujemy odpowiedniego studenta, a następnie należność. Po wciśnięciu przycisku Szczeg. transakcji nowe okno pozwala na wprowadzenie stosownych zmian, przy czym konieczne jest podanie powodu wprowadzonej zmiany. Z tego okna możliwe jest również anulowanie transakcji, a tylko takie mogą być usuwane (widoczne jako przekreślone po wybraniu filtra Wszystkie). Należności – edycja i usuwanie

15. Wybierając opcję z menu Płatności -> Nieopłacone / Opłacone należności, możemy podać kod naszej jednostki, daty graniczne, zaznaczyć pole Akademiki i wskazać kod akademika, dzięki czemu otrzymamy listę należności osób, z danego okresu z podziałem na należności nieopłacone i opłacone. Należności – nieopłacone / opłacone

16. Z menu Płatności -> Transakcje przeterminowane, zaznaczając odpowiedni cykl, jednostkę akademika oraz daty transakcji i ewentualnie minimalną kwotę, można wygenerować listę zaległych należności, a następnie na przykład wydrukować dla wszystkich wezwania do zapłaty. Należności – przeterminowane

17. Wpłaty należności wczytywane są bezpośrednio z serwisu banku. W tym celu należy wejść na stronę: https://www.cm.pekao.com.pl/ Zalogować się, a następnie odnaleźć odpowiedni rok, miesiąc i dzień. Plik z wpłatami należy skopiować do katalogu na lokalnym komputerze z zachowaniem oryginalnej struktury. Ważne by przy tworzeniu katalogów nie używać polskich znaków. Wpłaty - pobranie

18. Wracamy do systemu USOS i z menu Płatności -> Import plików -> Bank Pekao SA przechodzimy do formularza importu wpłat. Tu po wciśnięciu przycisku Importuj nowy plik wskazujemy plik z wpłatami pobrany ze strony banku i zatwierdzamy. Dane o wpłatach zostaną wczytane do odpowiednich studentów, a należności automatycznie rozliczone. Wpłaty - wczytanie

19. W formularzu Akademiki – Mieszkańcy, dostępny jest przycisk Raporty, po wciśnięciu którego otrzymujemy dostęp do listy różnych przydatnych wydruków. Jest tu między innymi lista studentów zameldowanych w wybranym okresie w akademiku. Po wybraniu odpowiedniego raportu i wciśnięciu przycisku Drukuj, pojawi się jeszcze okno z ustawieniami szczegółowymi wydruku, takimi jak krańcowe daty zameldowania. Po wprowadzeniu odpowiednich danych wciskamy przycisk Uruchom raport (ikona świateł ulicznych), po chwili raport zostanie wyświetlony w oddzielnym oknie. Raporty

20. W menu Administracja -> Wydruki raportów, dostępne są raporty przygotowane na potrzeby PB zgodnie z obowiązującymi wzorami. W dziale AKAD, dostępne są raporty: - Sprawozdanie za zamieszkanie w DS. - Zaległości z tytułu opłat za zamieszkanie w DS. - Zestawienie należności z tytułu zamieszkania w DS Wydruki raportów