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INFORME DE SEGUIMIENTO AL MODELO INTEGRADO PLANEACION GESTION (MIPG) II TRIMESTRE 2013

INFORME DE SEGUIMIENTO AL MODELO INTEGRADO PLANEACION GESTION (MIPG) II TRIMESTRE 2013 Comité Institucional de Desarrollo Administrativo SNR Bogotá, Septiembre 16 de 2013. AGENDA COMITE. Apertura del Comité y verificación de asistencia

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INFORME DE SEGUIMIENTO AL MODELO INTEGRADO PLANEACION GESTION (MIPG) II TRIMESTRE 2013

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  1. INFORME DE SEGUIMIENTO AL MODELO INTEGRADO PLANEACION GESTION (MIPG) II TRIMESTRE 2013 Comité Institucional de Desarrollo Administrativo SNR Bogotá, Septiembre 16 de 2013

  2. AGENDA COMITE • Apertura del Comité y verificación de asistencia • Consideraciones Generales del MIPG (Modelo Integrado Planeación Gestión) • Avance del cumplimiento del Modelo Integrado Planeación Gestión al 30 de Junio de 2013 • MIPG SNR • Proposiciones y varios • Cierre del Comité 2

  3. 2. Consideraciones Generales del MIPG SNR • Se establece el Plan Estratégico Institucional PEI 2012-2014 de la SNR, aprobado por el Consejo Directivo mediante acuerdo No. 01 del 23 de Enero de 2012. • Por Resolución No. 0623 del 1 de octubre de 2012 se adoptan el plan estratégico ajustado del Sector Administrativo de Justicia y del Derecho para el período 2012-2014 y el plan de acción ajustado 2012 del Ministerio de Justicia y del Derecho. • Se expide el Decreto 2482 de fecha 3 de diciembre de 2012 por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión y se adoptan las Políticas de desarrollo administrativo ( Deroga el Decreto 3622 del 2005 – SISTEDA (Sistema de desarrollo administrativo). • Por resolución No. 1267 de fecha febrero 12 de 2013 se adopta el Plan Anual de Gestión de la Superintendencia de Notariado y Registro por la vigencia 2013. 3

  4. 2. Consideraciones Generales del MIPG SNR • En el mes de marzo como política de implementación del MIPG, se conforma matriz de líderes funcionales y sub-líderes para cada política del Modelo al interior de la SNR, con el fin de alcanzar su madurez, seguimiento y alineación. • Mediante Resolución No. 3672 de fecha 17 de abril del 2013 se crea el Comité de desarrollo administrativo de la Superintendencia de Notariado y Registro, y se adopta el Modelo Integrado de Planeación Gestión. • Por resolución No.7258 del 16 de julio de 2013 se ajustan las fechas de seguimiento a los Planes Anuales de Gestión de la Superintendencia de Notariado y registro y se establecen fechas de reporte de avance trimestral. 4

  5. 2. Consideraciones Generales del MIPG SNR • En el mes de julio se diligenció el Formulario Único de reportes de avance de la gestión (FURAG) en el aplicativo del DAFP para el primer semestre de 2013 . Este Formulario se constituye en una herramienta en línea para el monitoreo, evaluación y control de los resultados institucionales y sectoriales. • Para el segundo trimestre del año se alinearon los Planes anuales de gestión de cada uno de los Macroprocesos de la SNR (se incluyeron los indicadores del tablero de mandos del PEI 2012- 2014, los indicadores de cada uno de los proyectos de inversión, los indicadores de las metas de gobierno –SISMEG, indicadores sectoriales, las acciones de mejora al interior de cada macroproceso (políticas, estrategias, iniciativas lineamientos) y los planes operativos inherentes a cada Macroproceso). 5

  6. 2. Consideraciones Generales del MIPG SNR • Se precisa que algunos temas como Gobierno en Línea, Cero Papel, Seguridad de la Información, entre otros, requieren cronogramas de implementación y la definición de varias actividades específicas, es conveniente manejarlos como planes independientes pero artículados dentro de los Planes Anuales Estratégicos Integrados Institucional de gestión de la vigencia. Lo anterior, facilita su seguimiento y brinda una mayor comprensión sobre resultados obtenidos en cada iniciativa. • Para efectos de seguimiento al MIPG los planes Anuales Estratégicos integrados Institucionales se estructuraron en torno a las cinco (5) políticas de desarrollo administrativo (Misional y de Gobierno, Transparencia participación y atención al ciudadano, Talento Humano, Eficiencia Administrativa y Financiera). 6

  7. 2. Consideraciones Generales del MIPG SNR • Informes de Seguimiento : Se establecen informes de seguimientos trimestrales al MIPG, tanto a nivel Institucional como Sectorial por los Comités conformados para tal fin, cumpliendo con los lineamientos del artículo 6 numerales A) Y B) del decreto 2482 de 2012. (Nota: Se deberá prever las fechas para la realización de los Comités tanto a nivel Institucional como sectorial, en razón a que el Comité Institucional se considera pertinente realizarlo ocho (8) días antes del comité sectorial). • Para el desarrollo de las políticas de desarrollo administrativo adoptadas, se deberá tener en cuenta la Estrategia de Gobierno en Línea que formula el Ministerio de Tecnologías de Información y Comunicaciones. (Parágrafo 1 artículo 3 del decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012). 7

  8. 3. Modelo Integrado Planeación Gestión - Resultados al 30 de Junio 2013 SNR 8 Fuente : Oficina Asesora de Planeación de la SNR – Grupo Estadística

  9. Plan Anual Integrado Institucional II Trimestre de 2013 9

  10. Plan Anual Integrado Institucional II Trimestre de 2013 10

  11. Plan Anual Integrado Institucional II Trimestre de 2013 11

  12. Plan Anual Integrado Institucional II Trimestre de 2013 12

  13. Plan Anual Integrado Institucional II Trimestre de 2013 13

  14. 3.1 AVANCE CONSOLIDADO AL CIERRE DEL II TRIMESTRE 2013 DEL MIPG • El avance al cierre del segundo trimestre del MIPG (Modelo Integrado Planeación Gestión) • de la Superintendencia de Notariado y Registro es de 45,58%. El grado de avance para cada una de las Políticas de desarrollo administrativo del MIPG al 30 de junio de 2013 fue el siguiente : • La Política de Gestión Misional y de gobierno con un grado de avance del 55,28%. • La Política de Transparencia , participación y atención al Ciudadano tuvo un avance del 40,96%. • La política de Gestión del Talento Humano se cumplió en un 43,42%. • La política de Eficiencia Administrativa tuvo un grado de avance del 42,57%. • L a Política de Gestión Financiera alcanzó un cumplimiento del 45,67%. • Tres (3) Políticas del Modelo Integrado de Gestión al cierre del semestre obtuvieron avances consolidados por debajo de lo programado, las cuales corresponden a la política de Transparencia, participación y atención al ciudadano con un 3,69%, la política de Eficiencia Administrativa con un 3,81% y la política de gestión Financiera con un 7,24%. 14

  15. 3.1 AVANCE CONSOLIDADO AL CIERRE DEL II TRIMESTRE 2013 DEL MIPG • Al Corte del segundo trimestre una (1) política del MIPG obtuvo avance por encima de la cifra programada y corresponde a la política de Gestión del Talento Humano con un 4% y la política de la Gestión Misional y de Gobierno podemos afirmar que se cumplió en términos de ejecución consolidada a la cifra programada, sin embargo el PAG del Macroproceso registral estuvo por debajo de lo programado en un 3,01%, el PAG de la Superintendencia Delegada de Tierras se ubicó en un 6,92% por debajo de lo programado y el Macroproceso de la Gestión Notarial se ubicó en un 10,78% por encima de la cifra programada. • Es Conveniente establecer planes de contingencia para los Macroprocesos que tienen % de avance por debajo del 40% al cierre del primer semestre del año entre los que se mencionan están el PAG de cultura del servicio y atención al ciudadano, el Plan Anual de Gestión de comunicación y divulgación y el PAG del Macroproceso de Gestión Logística. • En este informe se relacionan en detalle algunos indicadores que se consideran importantes en cada una de las políticas de desarrollo administrativo adoptadas y que se pueden ver para análisis y seguimiento de los resultados al cierre del semestre. 15

  16. 3.1 AVANCE CONSOLIDADO AL CIERRE DEL II TRIMESTRE 2013 DEL MIPG • Aspectos relevantes positivos por políticas del MIPG al 30 de junio de 2013: • Política Misional y de Gobierno: • El proyecto de Sistematización de las oficinas de registro a Nivel Nacional al corte de junio 30 de 2013 presenta un avance acumulado del 94,44% y que corresponde a la sistematización de diez y siete (17) oficinas de un total de 18 programadas para el año. • La implementación del modelo tecnológico y de gestión para la Ventanilla Única de Registro – VUR por Notarías Integradas al Modelo para el 2013 y con corte al primer semestre es del 61,45% que equivale a 51 Notarías de las 83 programadas para el año en curso. • El proceso de Orientación, Inspección, vigilancia y control registral a través de visitas generales al corte del semestre presenta un avance del 95%. • El proceso de intervención a oficinas de Registro a Nivel Nacional alcanzó al cierre del semestre un avance del 62,50% , cifra que equivale a la intervención de cinco oficinas de las ocho (8) programadas para la vigencia. 16

  17. 3.1 AVANCE CONSOLIDADO AL CIERRE DEL II TRIMESTRE 2013 DEL MIPG • Aspectos relevantes positivos por políticas del MIPG al 30 de junio de 2013: • Política Misional y de Gobierno: • El proceso de nombramiento de Notarios al corte del semestre presenta un avance 47,73% en el cual se han nombrado 21 Notarios de los 44 establecidos a nombrar en el año. • El grado de avance del Concurso Registral al cierre del semestre se encuentra con cumplimiento del 43,75% del cronograma establecido, en el cual de las diez y seis (16) actividades programadas, se han ejecutado siete (7). • El avance de las jornadas de formalización y asesoría jurídica en el marco de la política de tierras las cuales se ubicaron en un cumplimiento del 46,67% , cifra que equivale a la realización de cincuenta y seis (56) jornadas de formalización a Nivel Nacional de las 120 programadas. • Política de Transparencia , participacion y Atención al Ciudadano : • El nuevo modelo de atención al ciudadano propuesto para la vigencia presenta un avance del 51% . • La divulgación de programas institucionales logró un avance del 64,29%, en el cual se han emitido por el canal institucional de televisión nueve (9) capítulos del programa Fé Pública de los catorce (14) programas a realizar en el año. 17

  18. 3.1 AVANCE CONSOLIDADO AL CIERRE DEL II TRIMESTRE 2013 DEL MIPG • Aspectos relevantes positivos por políticas del MIPG a 30 de junio de 2013: • Política Gestion Talento Humano: • El grado de avance del PIC (Plan institucional de Capacitación) con un grado de ejecución del 64% al cierre de 30 de junio de 2013. • Política de Eficiencia Administrativa : • Mejoramiento en la clasificación de registro de propiedades a Nivel Mundial al pasar Colombia del puesto 53 en el 2012 al puesto 52 en el 2013(Doing Business registering property 2013- Publicación del Banco Mundial y la Corporación Financiera Internacional). • El 22 de Abril del 2013 se llevó a cabo la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía la cual fué transmitida a través del Canal Institucional, de la Radio y Televisión de Colombia (RTVC). • La Superintendencia de Notariado y Registro obtuvo la renovación de las certificaciones de Calidad en las normas ISO 9000 en la versión 2008 y en la norma NTC–GP1000 versión 2009, por parte del Instituto Colombiano de Normas Técnicas – ICONTEC • El grado de avance de la estrategia organizacional y ajuste al modelo de operaciones de la Superintendencia se encuentra en el 52%, el cual está representado en el diagnóstico organizacional y la identificación de productos y servicios a través de la caracterización de usuarios de la SNR. 18

  19. 3.1 AVANCE CONSOLIDADO AL CIERRE DEL II TRIMESTRE 2013 DEL MIPG • Aspectos relevantes positivos por políticas del MIPG al 30 de junio de 2013: • Política de Eficencia Administrativa: • El % de ejecución del Plan de eficiencia administrativa al cierre del semestre se estableció en el 46,10%. • Política de Gestión Financiera : • El presupuesto Comprometido al cierre del semestre ascendió a la cifra del 71,74% que equivale a la suma de $523.693.459.395 sobre la apropiación total para la vigencia de $ 730.026.717.755. La ejecución comprometida se ubicó en 1,74% por encima de la cifra programada acumulada del semestre del 70%. 19

  20. 2. INDICADORES DE TRANSPARENCIA, PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO 4. INDICADORES POLITICA DE EFICIENCIA ADMINISTRATIVA 5. INDICADORES POLITICA GESTION FINANCIERA 1. INDICADORES POLITICA MISIONAL Y DE GOBIERNO 3. 2 INDICADORES POR POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL MIPG DE LA SNR DETALLANDO GRADO DE AVANCE AL AL 30 DE JUNIO DE 2013 3. INDICADORES POLITICA TALENTO HUMANO 20

  21. Implementación Interrelación Registro Catastro a Nivel Nacional Indicador : % de Folios Interrelacionados Meta 2011 - 2014: Lograr Interrelacionar 4.100.000 Folios de Matrícula Inmobiliaria Porcentaje de Avance total proyecto al 30 de junio 2013 : 51,12% (2.095.853 folios) Meta SISMEG 2013: 800.000 Folios de Matrícula Inmobiliaria Interrelacionados Porcentaje de Avance 2013 al 30 de junio: 24,27% Avance de la vigencia 2013: En el segundo trimestre del año se interrelacionaron 108.453 folios de matrícula inmobiliaria, que corresponde al 13,56% con lo cual el valor total acumulado al mes de junio del número de folios interrelacionados asciende a la cifra de 194.124 alcanzando el 24,27 % de grado de cumplimiento, que frente al programado acumulado del 50% refleja un valor por debajo de la cifra estimada del 25,73% en el semestre. Este atraso se justifica por problemas de asignación de recursos de inversión y retrasos en la contratación administrativa, sin embargo cuando el proyecto adquiere todo su potencial, es decir cuando cuenta con todos los recursos financieros, administrativos y logísticos, siempre se cumple con lo planeado, afectando únicamente los dineros que quedan en reservas presupuestales, los cuales no se van a dar en mayor cantidad en el 2.013, debido al trámite de vigencias futuras ordinarias. 21

  22. Elaboración del proyecto de creación de círculos registrales y oficinas de registro y la reubicación de círculos y oficinas de registro. Indicador : Elaboración del proyecto Meta 2013:Proyectoelaborado y radicado Porcentaje de Avance al 30 de junio 2013 : 100% Descripción del Avance : Se elaboraron dos estudios; el primero relacionado con la creación de oficinas y el segundo con la reorganización de círculos . Los estudios se radicaron en el Ministerio de Justicia para su respectivo estudio y aprobación. 22

  23. Sistematización y Modernización de los Servicios de la Superintendencia de Notariado y Registro a Nivel Nacional Indicador : Número de Oficinas de Registro Sistematizadas Meta 2011 - 2014: Lograr la sistematización de 51 Oficinas de Registro Porcentaje de Avance total del proyecto a junio 30 de 2013: 96,08% (49 oficinas de Registro) Meta SISMEG 2013: 18 Meta PAG 2013 :19 (Incluye rezago 1 oficina 2011) Porcentaje de Avance de la vigencia: 94,44% Avance: En el segundo trimestre del año el número de oficinas de registro sistematizadas fué de diez(10), las cuales son : Socha, Barichara, Salamina, Apia, Tumaco, Miraflores, Mompós, La Unión, Aguadas y Manzanares que adicionadas a las sistematizadas en el primer trimestre que fueron siete (7) (Amalfi, Yolombó, Santuario, Pacora, Zapatoca, San Andrés (Santander) y Charalá) representa un total de diez y siete (17) oficinas, logrando así un avance acumulado del 94,44%. 23

  24. Diseño e Implementación del Modelo Tecnológico y de Gestión para la Ventanilla Única de Registro a Nivel Nacional (VUR). Indicador : Número de Notarías Integradas al Modelo VUR Porcentaje de Avance total acumulado del proyecto al 30 de junio del 2013: 100% Meta SISMEG 2013: 83 Notarías Meta 2011 – 2014: 191 Notarías Avance total Jun 2013 : 200 Notarías Porcentaje de Avance de la vigencia al junio 30 : 61,45% (51 Notarías) Avance: Para el primer semestre del año se integraron al Modelo de servicio de Ventanilla Única de Registro -VUR cincuenta y un (51) Notarias de las 83 programadas en diez y ocho (18) ciudades del país (Cali, Cúcuta, Neiva, Tunja, Santa Marta, Villavicencio, Pasto, Buenaventura, Palmira, Envigado, Sogamoso, Popayán, Montería, Facatativá, Tuluá, Bello, Itagüí y Ríonegro). El avance acumulado es del 61,45% correspondiendo a 15% para el primer trimestre y del 46.45% en el segundo trimestre. El grado de cumplimiento acumulado es positivo ya que se refleja un avance superior en un 11,45% para el primer semestre del año respecto a un programado del 50%. El comportamiento de integración mensual de notarías en el primer semestre del año fue de 0, 8, 4, 26, 6 y 7 (Enero a Junio). 24

  25. Fortalecer la Orientación, Inspección , Vigilancia y Control Registral Indicador T. M : Número de Visitas Generales a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos a Nivel Nacional Meta 2013: Realizar 100 visitas generales en coordinación con el grupo de apoyo a la inspección y vigilancia Porcentaje de Avance de la vigencia a Junio 30 : 95% Avance: Durante el segundo trimestre se adelantaron 95 visitas generales de las 100 programadas cumpliendo el programa de visitas generales en un 95%. El balance es positivo considerando que se programaron visitas a realizar en el año para cada trimestre de veinticinco (25) y al corte del primer semestre este programa ya se encuentra cumplido en un alto porcentaje. 25

  26. Fortalecer la Orientación, Inspección , Vigilancia y Control Registral Indicador T. M : Número de Visitas Especiales a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos a Nivel Nacional Meta 2013: Realizar 70 visitas especiales Porcentaje de Avance de la vigencia a junio 30 : 51, 43%(36 visitas especiales) Avance: En el primer trimestre del año se realizaron once (11) visitas especiales y el segundo trimestre las visitas especiales fueron de veinticinco (25), para un acumulado total de 36 visitas realizadas al corte del primer semestre del año. La ejecución se llevó de acuerdo a la programación establecida. 26

  27. Fortalecer la Orientación, Inspección , Vigilancia y Control Registral Indicador PAG : Número de Visitas de apoyo a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos a Nivel Nacional por necesidades de personal Meta 2013: Realizar 100 visitas de apoyo Porcentaje de Avance de la vigencia a junio 30 : 66%(66 visitas de apoyo) Avance: Al corte del semestre se han realizado por parte de la Delegada de registro sesenta y seis (66) visitas de apoyo a las oficinas de registro a nivel nacional. En el primer trimestre se realizaron 25 y en el segundo 41 para un total de 66 visitas de apoyo realizadas a las oficinas de registro. Se resalta que se sobrepaso lo programado en el semestre en la cantidad de diez (10) visitas de apoyo. 27

  28. Fortalecer la Orientación, Inspección , Vigilancia y Control Registral Indicador PAG : Número de Intervenciones a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos a Nivel Nacional Meta 2013: Realizar ocho (8) Intervenciones según el Estatuto Registral. Porcentaje de Avance de la vigencia a junio 30 : 62,50% (5 Intervenciones) Avance: Al corte del semestre se han realizado cinco (5) intervenciones a oficinas de registro de Instrumentos públicos. En el primer trimestre se realizaron tres (3) y en el segundo trimestre dos (2) para un total de cinco (5) que con respecto a la programación anual se establece en un cumplimiento del 62,50% para el primer semestre del año. Mas sin embargo respecto a la programación para el semestre se establece que se dejó de cumplir en una (1) intervención que se ajustará al tercer trimestre de la vigencia. 28

  29. Desarrollar procesos de selección a traves de concursos Indicador T. M : Número de registradores nombrados por concurso Público a Nivel Nacional Meta 2013: Hacer seguimiento al indicador del tablero de mando "Numero de Registradores nombrados por concurso" de acuerdo al cronograma (16 actividades a ejecutar en la vigencia) a "Concurso de méritos para la provisión de cargos de Registradores de Instrumentos Públicos en propiedad e ingreso a la carrera registral" Porcentaje de Avance de la vigencia a junio 30 : 43,75% (7 actividades del cronograma de 16 actividades para la provisión de cargos a registradores) Avance: En el primer trimestre se llevaron a cabo tres (3) actividades del cronograma como: Publicación de la convocatoria, apertura del proceso y recepción de los documentos. Para el segundo trimestre: cuatro (4) actividades en las que se puede mencionar la Publicación de aviso de admitidos y no admitidos, recepción de recursos, publicación aviso de convocatoria a pruebas y aplicación de pruebas 29

  30. Fortalecer la Orientación, Inspección , Vigilancia y Control Notarial Indicador T. M. : Número de visitas Generales a las Notarias a Nivel Nacional Meta PAG 2013: Realizar 454 visitas generales distribuidas trimestralmente ( 0, 147, 228 y 79) Porcentaje de Avance total a junio 30 de 2013 : 31,50% (143 visitas a Notarías). Avance: De las 147 se han ejecutado a las fecha 143 en cada una de las regiones del país, conforme al plan de Visitas 2013 . Las 4 visitas que corresponden al departamento de Antioquia por problemas logísticos se ejecutan en el siguiente trimestre.

  31. Fortalecer la Orientación, Inspección , Vigilancia y Control Notarial Indicador T. M. : Número de visitas Especiales a las Notarias a Nivel Nacional Meta PAG 2013: Realizar 150 visitas especiales distribuidas trimestralmente ( 0, 50, 50 y 50) Porcentaje de Avance total a junio 30 de 2013 : 66% (99 visitas especiales a Notarías). Avance: De las 150 visitas se han practicado 99 atendiendo los requerimientos de entrega de notarias, traslado por derecho preferencial, verificación de los hechos por quejas de los usuarios y práctica de pruebas en actuación disciplinaria. 31

  32. Establecer mecanísmos para la resolución de Investigaciones Disciplinarias en la Superintendencia Delegada de Notariado Indicador T. M. : Número de investigaciones disciplinarias por resolver ( años 2008 y 2009 siempre que se cuente con elementos probatorios). Meta PAG 2013: 60 Investigaciones años anteriores Porcentaje de Avance total a junio 30 de 2013 : 60% (36 Investigaciones disciplinarias resueltas) Avance: A la fecha se está haciendo seguimiento de manera mensual por parte de la coordinadora para el cumplimiento de la meta programa. En el segundo trimestre se evacuaron 36 procesos disciplinarios que corresponden a los años 2008 y 2009. 32

  33. Desarrollar procesos de selección a través del Concurso Notarial Indicador T. M. : Número de Notarios nombrados por concurso Público. Meta 2012 T. M. : 159 Notarios. Meta PAG 2013: 44 Notarios Porcentaje de Avance total a junio 30 de 2013 : 85,53% (136 Notarios) Porcentaje de Avance de la vigencia 2013 respecto a la meta del año: 47,73% (21 Notarios Nombrados). Avance: De los oficios enviados a los que se encuentran en lista de elegibles se les hizo el ofrecimiento de las notarias que se encontraban en concurso y se hizo el trámite respectivo con las autoridades nominadoras y una vez cumplido los requisitos legales se ordenó la entrega y recibo de los archivos y protocolos notariales a los nuevos notarios que ingresan a la carrera notarial. En la medida que se reciben las cartas de aceptación de los que se encuentran en lista de elegibles, corresponde a la SNR enviar a cada uno de los nominadores los requisitos para su nombramiento por esa razón se superó la meta del trimestre siendo 5 y 9 para el 1er. Y 2do. trimestre respectivamente. 33

  34. Indicador Sectorial: Número de diagnósticos registrales para los procesos de restitución, Formalización y Protección. Meta 2011 – 2014 Sectorial: 32 Diagnósticos Registrales Porcentaje de Avance total a junio 30 de 2013 : 46,88% (15 Diagnósticos Registrales) Meta 2013 Sectorial : 10 Diagnósticos Porcentaje de Avance 2013 : 30% (3 Diagnósticos). Avance: Se han realizado cuatro (4) visitas de diagnóstico registral, se aclara que no se han realizado sobre las zonas previstas en el primer informe de seguimiento, por lineamientos de la dirección de la Delegada se han establecido otras zonas, pero el procedimiento para cualquier zona surte el mismo efecto. De las cuatro visitas que se realizaron una (1) en el primer trimestre y tres (3) en el segundo se tienen tres (3) diagnósticos registrales . Nota : En el PAG 2013 se tiene una meta de siete (7) diagnósticos, la cual se debe ajustar o aclarar frente a la meta sectorial para el 2013 de diez (10) diagnósticos. Política Integral para la Protección, Formalización y Restitución de Tierras. 34

  35. Política Integral para la Protección, Formalización y Restitución de Tierras. Indicador : Número de jornadas de formalización y asesoría Jurídica a Nivel Nacional Meta PAG 2013 : Realizar 120 Jornadas de Formalización y Asesoría Jurídica Porcentaje de avance al 30 de junio : 46,67% (56 Jornadas de formalización) Avance: Al primer semestre del año se han realizado por parte de la Superintendencia Delegada de Tierras cincuenta y seis (56) con lo cual el avance de cumplimiento es del 46,67%. En el primer trimestre se realizaron 21 jornadas y en el segundo trimestre treinta y cinco (35) para un total de 56. Comparando las jornadas programadas para el semestre y que fueron sesenta (60), se observa que se dejaron de cumplir sólo con cuatro (4) jornadas las cuales se realizarán junto con la programación del tercer trimestre.

  36. Política Integral para la Protección, Formalización y Restitución de Tierras. Indicador Sectorial : Estudios registrales de títulos requeridos por la Unida de Gestión de de Restitución de Tierras en el marco del proceso de Restitución de Tierras Meta 2012 - 2014 : Dar respuesta del 100% de las solicitudes de estudios de títulos que la Unidad de Restitución de Tierras requiera. Porcentaje de avance a Diciembre 2012 : 100% Meta 2013 : 100% de Respuesta a las solicitudes requeridas Porcentaje de avance al 30 de junio 2013 : N. D. Avance: NOTA: Se debe incluir este indicador sectorial en el PAG 2013 de la Delegada de Tierras y diligenciar el % de avance correspondiente a la vigencia. 36

  37. Política Integral para la Protección, Formalización y Restitución de Tierras. Indicador T. M. : Número de Oficinas de Registro Supervisadas por la Superintendencia delegada de Tierras en el marco de la Política de Tierras. Meta 2013 : 28 Oficinas de Registro. Porcentaje de avance al 30 de junio 2013 : 35,71% (10 oficinas de Registro) Avance: Al corte del segundo trimestre se han supervisado diez (10) oficinas de Registro de Instrumentos Públicos con logrando un avance del 35,71% al cierre del semestre. En el primer trimestre se supervisó una (1) oficina de Registro y en el segundo trimestre nueve (9) para un total de diez (10) oficinas de registro de instrumentos públicos supervisadas. La programación era de catorce (14) oficinas para el primer semestre lo cual significa un atraso de cuatro (4) oficinas que se sumaran a las ocho (8) oficinas programadas a supervisar en el tercer trimestre del año. El atraso en la programación de oficinas a supervisar se debe a la falta de personal idóneo para las labores de inspección y vigilancia, porque los cronogramas de contratación de servicios profesionales (contratistas de apoyo a las orips) y las capacitaciones han impedido que los funcionarios a cargo puedan desplazarse según lo previsto. 37

  38. Política Integral para la Protección, Formalización y Restitución de Tierras. Indicador T. M. : Número de Convenios de Cooperación Internacional firmados en el marco de la Política de Tierras. Meta 2013 : 1 (un convenio) Porcentaje de avance al 30 de junio 2013 : 0% Avance: Este indicador es sujeto de medición para el último trimestre de esta vigencia, sin embargo se han adelantado mas de 10 reuniones de trabajo con funcionarios de embajadas de Suiza, Japón, Gran Bretaña para adelantar gestiones que permitan la suscripción de un acuerdo de cooperación previsto para esta vigencia desde la Delegada para Tierras. 38

  39. Fortalecer el Modelo de Atención al Ciudadano MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Indicador : Modelo de Atención al Ciudadano implementado Meta PAG 2013: 100% Modelo implementado Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 51% Avance: El grado de avance acumulado de ésta actividad es del 51%. En el primer trimestre se realizó el diagnóstico y en el segundo trimestre se definió el modelo de atención y se presentó la propuesta para su aprobación, representando un avance del 30% y del 21% respectivamente a cada trimestre. 39

  40. Adoptar protocolo y estándares mínimos para los distintos canales de atención MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Indicador : Protocolo de Atención al Ciudadano implementado Meta PAG 2013: 100% protocolo implementado Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 40% Avance: Se revisaron las cartillas de protocolos actuales de la Entidad y con esta información se elaboró una propuesta para cada canal de atención, tomando como referencia los existentes y ajustando a las necesidades actuales en articulación con los procedimientos que pertenecen proceso de Cultura de Servicio y Atención al Ciudadano. En el primer trimestre el avance fue del 25% que corresponde a la etapa de revisión y diagnostico y en el segundo trimestre se elaboró el protocolo y esta pendiente su aprobación para continuar con la etapa de socialización, el avance fue del 15% para un total acumulado de la actividad del 40% al primer semestre del año. 40

  41. Mejorar los tiempos de respuesta de las PQRS y consultas MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Indicador T. M.: Número de días promedio de respuesta de las PQRS Meta PAG 2013: Cumplir con el tiempo Mínimo de respuesta (15 días) Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 19 días ( segundo trimestre) Avance: Para el segundo trimestre el tiempo promedio de las PQRS se ubicó en 19 días, con lo cual se incumplió la meta establecida de 15 días, ya que nos estamos demorando cuatro (4) días mas del término establecido para la vigencia. Lo anterior representa un cumplimiento del 18,33% respecto a una cifra programada del 25% que es de 15 días. NOTA: Indicador que se establece por las PQRS que ingresan al Grupo de Cultura de Servicio y Atención al Ciudadano de la SNR. 41

  42. Mejorar el índice de satisfacción al ciudadano MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Indicador T. M.: Índice de satisfacción Meta PAG 2013: Lograr un índice de satisfacción del 78% Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 71% Avance: El Índice de satisfacción acumulado al segundo trimestre se ubicó en el 71% por lo cual refleja que esta por debajo en un 7% respecto a la meta establecida para la vigencia del 78%. NOTA: Índice que se calcula por medio de la tabulación de encuestas que se realizan en la Oficinas de Registro 42

  43. Fortalecer el conocimiento de los grupos de interés sobre la Entidad MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Indicador : Caracterización del usuario y levantamiento de la información que impacte al Ciudadano. Meta PAG 2013: Establecer lineamientos que permitan fortalecer el conocimiento que tiene el Ciudadano sobre la Entidad. Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 75% Avance: En el primer trimestre se realizó la caracterización de los usuarios para organizaciones e individuos, aspecto que representa un avance del 50% y en el segundo trimestre el proceso de levantamiento de la información va en el 25% esperando culminar la actividad en el tercer trimestre del año. 43

  44. Divulgación de programas Institucionales MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Indicador : Emisión del programa Fé Publica Meta PAG 2013: Emitir catorce (14) Capítulos del programa Fé Pública a través del Canal Institucional de Televisión. Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 64,29% (9 programas emitidos) Avance: Se llevaron a cabo 9 programas institucionales de televisión entre los cuales se realizó la emisión de la Teleconferencia de rendición de cuentas. El contenido de estos programas se divide en Técnico e Informativo. En lo técnico se le explicó al ciudadano sobre cómo acceder a los servicios y en el Informativo se le entregó información actualizada del avance de los planes, programas y proyectos de la SNR . El porcentaje de avance acumulado al segundo trimestre es del 48,22% respecto al peso dado a la actividad y del 73,22% acumulado respecto al total programado y corresponde a dos (2) programas realizados en el primer trimestre y siete (7) en el segundo trimestre sobre los catorce (14) programados a realizar en el año. 44

  45. Fortalecer las competencias del Talento Humano MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIAPARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Indicador : % de ejecución del Plan Institucional de Capacitación (PIC) Meta PAG 2013: Cumplir con el 100% del PIC Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 64% Avance: Dando cumplimiento a lo aprobado en el PIC 2013, en el cual se encuentra desagregado en 4 componentes a saber: 1. 14 Talleres Registrales (peso porcentual sobre el PIC del 30%) de los cuales se han realizado seis talleres de conformidad a la programación, entre los cuales podemos mencionar Cinco Talleres de Gestión Documental, para líderes del proceso de archivo de la ORIPS los cuales se realizaron en Barranquilla, Bogota, Manizales Cali y Bucaramanga, no obstante y para lograr las metas plateadas en el proyecto de Proceso administrativos y Jurídicos de la SNR, se hizo la sensibilización a los coordinadores administrativos de las oficinas de Registro para que acaten lo preceptuado en la normatividad de archivo. Por otra parte se ejecuto el Taller Registral 2013, programado en Barranquilla para servidores de los niveles técnicos, asistenciales y administrativos. 2. 6 Foros Notariales,(peso porcentual sobre el PIC del 30%) realizados en las ciudades de Barranquilla, Bucaramanga, Manizales, Medellín, Cali y Bogotá. 3. Educación Virtual, (peso porcentual sobre el PIC del 25%) se programaron 4 diplomados en: tierras, registro, notariado y justicia transicional, a la fecha se cumplió con el primer Diplomado (Tierras). 4. Suscripción de 5 Convenios (peso porcentual sobre el PIC del 15%), a la fecha se han suscrito 7 convenios es decir la actividad se cumplió en su totalidad. 45

  46. Evaluación del desempeño laboral MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIAPARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Indicador : % de evaluaciones de desempeño realizadas a funcionarios de carrera administrativa Meta PAG 2013: Cumplir con el 100% de las evaluaciones de desempeño de los funcionarios de carrera Administrativa. Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 50% Avance: El avance del 50% es medido teniendo en cuenta que se realizan dos evaluaciones al año y se reportan el último periodo del año inmediatamente anterior y primer semestre del año en curso, de acuerdo a los períodos de entrega, según el acuerdo 137 de la Comisión Nacional del Servicio Civil. Durante el primer trimestre del año 2013, se consolidó la evaluación de desempeño de 948 funcionarios de carrera administrativa de un total de 1094, correspondiente al período del 01 de julio al 31 de diciembre de 2012. De acuerdo a lo anterior se obtuvo como resultado que el 87% de los funcionarios reportaron La Evaluación del Desempeño. 46

  47. Desarrollar el programa de Bienestar social e incentivos MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIAPARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Indicador : % de evaluaciones de desempeño realizadas a funcionarios de carrera administrativa Meta PAG 2013: Cumplir con el 100% de las evaluaciones de desempeño de los funcionarios de carrera Administrativa. Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 59,75% Avance: El avance acumulado es del 59,75% en el cual una de las acciones es el diseño del programa de bienestar social y estímulos, que se cumplió en su totalidad con un 30% de avance, el avance acumulado del plan de bienestar es del 17,50% y el del plan de estímulos es del 12,50%. 47

  48. Elaboración y actualización del Manual de funciones y Competencias laborales MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIAPARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Indicador : Manual de funciones y competencias laborales actualizado Meta PAG 2013: Manual de funciones y competencial laborales actualizado y socializado. Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 37,50% Avance: Esta actividad esta en un 37,50% de avance precisando que de las cuatro acciones establecidas para su desarrollo una (1) ya se cumplió, la segunda y que corresponde a la formulación del Manual de funciones y competencias laborales esta en un 50% de avance y las otras dos acciones se desarrollarán en el cuarto trimestre. 48

  49. Elaborar el plan anual de vacantes según lo establecido en el Art. 17 de la ley 909 de 2004 MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIAPARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Indicador : Plan Anual de Vacantes establecido Meta PAG 2013: Contar con el Plan Anual de Vacantes correspondiente a la próxima vigencia Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 0% Avance: Actividad prevista para el cuarto trimestre y corresponde al plan de vacantes de la vigencia 2014 49

  50. Medición del Clima organizacional MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIAPARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Indicador : Medición del Clima organizacional de la Entidad Meta PAG 2013: lograr contar con la medición del Clima organizacional Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 0% Avance: Actividad prevista para el segundo semestre de 2013. 50

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